6. Kết cấu đề tài
2.3.2.Những khó khăn và nguyên nhân
Để có được những thành công như hôm nay Công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ và giải pháp môi trường T-Việt cũng gặp không ít khó khăn trong việc áp dụng 5S.
Thứ nhất, có thể kể đến là do ban lãnh đạo công ty chưa chỉ ra rõ mục tiêu thực hiện 5S theo từng giai đoạn mà mới chỉ đưa ra các ý chung chung, chưa phân cụ thể trách nhiện của từng phòng ban, cá nhân. Do bản thân ban lãnh đạo chưa có nhiều kiến thức và am hiểu sâu rộng về 5S nên khó tránh khỏi việc này.
Hơn nữa T-Việt là một doanh nghiệp mới thành lập chưa lâu nên các vấn đề khác như môi trường làm việc, tác phong vẫn chưa được chú trọng nhiều. Ban lãnh đạo công ty thường tập trung nhấn mạnh tới việc nhân viên phải gia tăng hiệu quả công việc, tăng doanh số nên việc thực hiện 5S còn chưa sát xao.
Hơn nữa việc kết hợp 5S với hoạt động xây dựng và phát triển thương hiệu là vấn đề vô cùng mới mẻ với công ty đặc biệt với một doanh nghiệp trẻ nhưu T-Việt. Nếu chỉ tính riêng việc xây dựng và phát triển thương hiệu thôi cũng đã là vấn đề rất mới chưa kể tới việc tăng cường áp dụng 5S nhằm gây dựng văn hóa doanh nghiệp để xây dựng thương hiệu cho công ty.
Thứ hai, chính là nhận thức của nhân viên trong công ty. 5S đi liền với văn hóa, nhận thức được 5S tức là nhận thức về sự thay đổi văn hóa, thay đổi về thái độ làm
việc. Như ta đã biết để làm thay đổi thái độ và suy nghỉ của mỗi người là rất khó khi những tư tưởng, thái độ đã thấm nhuần trong mỗi con người. Công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ và giải pháp môi trường T-Việt cũng vậy bên cạnh các cá nhân có hiểu biết đúng đắn và đầy đủ về 5S thì vẫn còn một số chưa hiểu rõ về lợi ích mà 5S đem lại chính vì vậy mà tinh thần tự giác thực hiện chưa cao. Hơn nữa với đặc trưng người lao động từ nhiều khu vực, vùng miền khác nhau, tích cách, phong cách sống khác nhau. Thì việc để thay đổi nhận thức của mỗi người bắt họ làm theo khuôn mẫu, theo quy định khi áp dụng 5S là rất khó.
Hơn nữa số lượng nhân viên là nam giới trong công ty nhiều hơn nữ giới nên việc linh hoạt tiếp nhận thực hiện 5S là hoạt động trong khuôn khổ và mang tính thường xuyên, đồi hỏi sự gọn gàng, ngăn nắp, sạch sẽ cũng khó khăn hơn nhiều.
Ngoài ra còn có một số nhân viên chưa có ý thức thực hiện 5S tích cực, chủ yếu vẫn mang tính chất thực hiện vì nội quy, quy định chứ chưa mang tính tự giác cao.
Để triển khai 5S, đòi hỏi doanh nghiệp phải sẵn sàng thay đổi phong cách làm việc của mình. Công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ và giải pháp môi trường T- Việt chưa áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng nào nên cách tiếp cận mới trên phương diện chất lượng khác sẽ gây một số khó khăn cho công ty. Công ty phải thực hiện đào tạo 5S từ đầu cho đội ngũ nhân viên công ty từ lãnh đạo cho đến các thành viên khác có liên quan. Đặc biệt là những nhân viên mới vào công ty chưa có kiến thức cũng như thông tin, sự am hiểu về thực tế hoạt động áp dụng hệ thống 5S tại công ty hiện nay như thế nào. Việc này dẫn tới tình trạng mắc lỗi hoặc thực hiện sai quy định của công ty
Nhưng vấn đề là tất cả mọi người trong công ty có thực sự mong muốn triển khai thành công 5S, hay sẽ từ bỏ 5S khi gặp khó khăn. Hoặc tất cả nhân viên có thực sự sẵn sàng đối phó với những trở ngại phát sinh, chẳng hạn như đối với những người chống đối, không muốn thay đổi. Những cách nói hay những cách trả lời như: Không có thời gian làm 5S? Tôi không rảnh? Tôi còn phải làm công việc của tôi? Chẳng lẽ ngày nào tôi cũng phải lau chùi, quét dọn? Cần phải được loại bỏ trong quá trình áp dụng 5S.
Khi thực hiện chương trình 5S cần phải có sự đầu tư về kinh phí cũng như thời gian, chính về sự gia tăng về chi phí này nếu không được thuyết phục bởi các lợi ích lâu dài sẽ khó được chấp nhận và thông qua.
Thứ ba, tổ giám sát 5S có số nhân lực còn mỏng và yếu. Hiện tại tổ giám sát 5S chỉ có 3 người với số lượng như vậy không đủ khả năng để giám sát toàn bộ hoạt động 5S của toàn công ty với 5 phòng ban và 73 người. Khối lượng công việc quá lớn từ đánh giá tình hình thực hiện chung cho tới kiểm tra định kỳ, ngẫu nhiên, xây dựng kế hoạch 5S… Chưa kể tới việc các thành viên của tổ giám sát vẫn phải thực hiện các công việc hàng ngày khác.
Việc chồng chéo như trên trước tiên là ảnh hưởng tới hiệu quả công việc, sau là ảnh hưởng tới hoạt động giám sát 5S của công ty. Hệ thống 5S khi đã được xây dựng, thực hiện muốn duy trì lâu dài không thể thiếu đi hoạt động giám sát, khi hoạt động này không được thực hiện tốt sẽ dẫn tới các hệ quả khác kèm theo.
Đông thời cũng do lực lượng quá mỏng nên các hoạt động kiểm tra, giám sát cũng không được ghi chép đầy đủ, cẩn thận việc này gây ảnh hưởng không nhỏ tới kết quả kiểm tra, đánh giá định kỳ 5S và hoạt động khen thưởng các cá nhân, phòng ban thực hiện tốt hay khiển trác những vi phạm. Vì vậy, cần tăng số người trong tổ giám sát 5S từ 3 lên 5 người, tương ứng với mỗi phòng ban sẽ có một giám sát viên. Như vậy sẽ giảm tải được khối lượng công việc phải làm cho tổ giám sát 5S hiện tại đồng thời giúp cho hoạt động này đạt hiệu quả cao hơn.
Thứ tư, hình thức khen thưởng còn ít, biện pháp phạt còn nhẹ chưa đủ tính răn đe. Hiện nay công ty vẫn duy trì việc khen thưởng khích lệ các cá nhân, phòng ban thực hiện tốt 5S chủ yếu là tuyên dương trước toàn công ty hoặc tặng quà như vé xem phim, vé xem ca nhạc, ăn tối, phiếu mua hàng… Ban đầu cũng tạo ra được các hiệu ứng tốt cho nhân viên. Nhưng lâu dài công ty không có đổi mới trong hình thức khen thưởng điều này khiến nhân viên bớt “mặm mà” với các phần quà và thực hiện thiếu tinh thần hơn.
Bên cạnh các hình thức khen thưởng thì các biện pháp phạt vẫn còn nhẹ chủ yếu là khiển trách vẫn chưa đủ sức răn đe với nhân viên. Nên dễ tạo ra tâm lý “mắc lỗi cũng chỉ bị khiển trách công khai thôi” điều này về lâu dài sẽ tạo ra hiệu ứng không tốt cho nhân viên trong công ty.
Thứ năm, hoạt động cải tiến còn yếu. Thời gian đầu thì mọi người còn sôi nổi hào hứng thực hiện, giai đoạn tiếp theo là sự hời hợt và giai đoạn cuối cùng là không quan tâm. Chủ yếu hệ thống 5S của công ty vẫn được thực hiện theo các quy định, phương pháp từ những ngày đầu phát động trong trào mà chưa có nhiều phương án cải tiến nhằm thực hiện 5S tốt hơn, hiệu quả hơn trong công ty.
Việc này có thể coi là một thiếu sót của ban lãnh đạo công ty chưa có những biện pháp để khuyến khích nhân viên tìm tòi, cải tiến 5S nếu T-Việt không kiên trì cố gắng đưa ra các chính sách linh hoạt để duy trì áp dụng thì dễ dẫn đến sự thất bại về 5S.
CHƯƠNG 3
ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM TĂNG CƯỜNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG 5S NHẰM XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN THƯƠNG HIỆU CỦA CÔNG TY
CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ