6. Kết cấu đề tài
2.2.2. Các bước thực hiện 5S tại công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ và giả
tiêu chiến lược mà Hội đồng quản trị và Ban giám đốc đã đề ra cho công ty.
2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng áp dụng hệ thống 5S tại công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ và giải pháp môi trường T-Việt.
2.2.1. Giới thiệu về hệ thống 5S tại công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ và giải pháp môi trường T-Việt. pháp môi trường T-Việt.
Tuy là một doanh nghiệp nhỏ nhưng hoạt động áp dụng hệ thống 5S được công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ và giải pháp môi trường T-Việt thực hiện ngay từ những ngày đầu thành lập. Nhận thức được tính cấp bách trong việc lựa chọn công cụ quản lý xây dựng môi trường làm việc của công ty. Nhằm tạo ra một môi trường làm việc ngăn nắp, khoa học, phát huy tính sáng tạo của cán bộ công nhân viên thì 5S là lựa chọn hoàn toàn phù hợp. Được sự hỗ trợ và tư vấn của lãnh đạo công ty đã tiến hành đào tạo điểm nhân viên với mục đích tiếp cận đầy đủ và đúng đắn về 5S nhằm áp dụng một cách đồng bộ cho toàn bộ nhân viên trong công ty.
Môi trường làm việc của các phòng ban chức năng của công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ và giải pháp môi trường T-Việt cơ bản là một môi trường làm việc phù hợp với nhu cầu làm việc của nhân viên. Vấn đề quản lý môi trường làm việc nói chung vẫn mang tính chất truyền thống. Quản lý môi trường làm việc của công ty vẫn nằm trong cồn tác quản lý chung thuộc quyền quản lý của ban lãnh đạo công ty do ban quản lý tòa nhà quản lý.
Cụ thể T-Việt đã thực hiện áp dụng hệ thống 5S tại doanh nghiệp của mình như sau:
2.2.2. Các bước thực hiện 5S tại công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ và giải pháp môi trường T-Việt. pháp môi trường T-Việt.
Bước 1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng
Qua quan sát thực tế thấy được rằng hoạt động khảo sát, xem xét tại công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ và giải pháp môi trường T-Việt được thực hiện bởi tổ giám sát với 3 thành viên bao gồm trưởng phòng tổ chức, trưởng phòng kế toán, tài chính và trưởng phòng kỹ thuật. Với chức năng hỗ trợ, khuyến khích, giám sát, nhắc nhở, đánh giá, cải tiến việc triển khai 5S đồng thời cũng có trách nhiệm trong việc triển khai hệ thống này.
Trong giai đoạn này toàn công ty được thông báo về quyết định thực hiện phong trào 5S trong công ty, nội dung 5S là gì, đối tượng, phạm vi, mục tiêu và lợi ích mà 5S mang lại, đồng thời giới thiệu các thông tin, dụng cụ, các vấn đề chung nhất để thực hiện, thông báo cam kết thực hiện phong trào. Cam kết của lãnh đạo thể hiện trách nhiệm, và sự
quyết tâm thực hiện 5S đến cùng. Sự cam kết thực hiện của lãnh đạo là một việc làm rất quan trọng đối với việc thực hiện chương trình 5S. Cam kết của lãnh đạo là cơ sở và là động lực thúc đẩy các nhân viên thực hiện nghiêm túc các tiêu chuẩn 5S đặt ra. Các thông tin: nội dung thực hiện 5S, khẩu hiệu 5S, nguyên tắc thực hiện, phân công thực hiện, phân công chịu trách nhiệm vẹ sinh tại các khu vực… đều được thể hiện rõ ràng cụ trên bảng tin chung của công ty cũng như được thiết kế dưới dạng áp phích, nội quy phòng làm việc dán tại các phòng ban và các vị trí dễ nhìn, dễ đọc trong công ty như cầu thang bộ, thang máy, cửa ra vào, nhà ăn, nhà xe, phòng họp.
Nhìn chung thông tin về 5S đều tới được với hầu hết nhân viên trong công ty thể hiện ở hiệu quả truyền tải thông tin qua các phương tiện như bảng tin, áp – phích là khá lớn.
Qua đây có thể thấy được hầu hết cán bộ nhân viên đều có thể tiếp cận được với 5S một cách dễ dàng và đầy đủ. Các thông tin đều được thể hiện trên các công cụ được đặt tại các vị trí dễ thấy, dễ quan sát và gây được chú ý.
Bước 2: Phát động chương trình
Công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ và giải pháp môi trường T-Việt đã tổ chức một buổi lễ khai mạc áp dụng hệ thống 5S vào toàn bộ công ty với sự có mặt đầy đủ của ban lãnh đạo cũng như cán bộ công nhân viên trong công ty.
Hình 2.3: Biểu đồ thể hiện hiệu quả truyền tải thông tin 5S qua các hình thức, phương tiện khác nhau của công ty.
Giám đốc Nguyễn Anh Tuấn đã thay mặt ban lãnh đạo phát biểu trước toàn thể công ty về ý nghĩa, tầm quan trọng, và mong muốn nhằm thể hiện cam kết đối với sự
thành công của 5S và phát động phong trào “Toàn thể cán bộ nhân viên T-Việt tích cực
thực hiện 5S”.
Ngay sau khi chương trình được phát động công ty cũng tổ chức các buổi tập huấn, đào tạo, tìm hiểu về 5S cho toàn bộ nhân viên để họ thấy được lợi ích to lớn của 5S. Mọi nhân viên đều được cung cấp “Sổ tay 5S” có đầy đủ mục tiêu, nội quy, quy cách thực hiện, đồng thời sổ tay này còn là công cụ hỗ trợ cho hoạt động kiểm tra đánh giá thực hiện sau này của mỗi nhân viên, phòng ban cụ thể.
Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh
Từ việc có những nhận thức đúng đắn về việc áp dụng hệ thống 5S toàn thể cán bộ nhân viên công ty đều tham gia. Tổ giám sát 5S đã phân công cụ thể nhiệm vụ thực hiện cũng như cung cấp dụng cụ cho việc tiến hành vệ sinh tại nơi làm việc. Chuẩn bị kho, giá để, thùng đựng rác.
Hoạt động tổng vệ sinh toàn công ty được T-Việt thực hiện vào ngày cuối cùng hàng tháng. Có tới hơn 50% nhân viên trong công ty rất tích cực tham gia các buổi tổng vệ sinh toàn công ty được tiến hành vào cuối hàng tháng, điều này phần nào thể hiện được tinh thần tự giác, ý thức cao trong việc thực hiện 5S đang trở thành một nét văn hóa tại công ty. Nhân viên đã ý thức được việc làm tốt 5S là việc làm có lợi trực tiếp cho chính bản thân mình thay vì lợi ích chung.
Tuy nhiên bên cạnh bộ phận tích cực tham gia vẫn còn một số nhân viên chưa tham gia nhiệt tình thậm chí không tham gia làm tổng vệ sinh, việc này đòi hỏi cần có biện pháp khiển trách phù hợp.
Bước 4: Bắt đầu bằng sàng lọc
Để thực hiện “Sàng lọc”, mỗi đơn vị/bộ phận của T-Việt đưa ra các tiêu chí để xác định những loại vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hàng ngày, đồ dùng hỏng… không liên quan, chưa cần thiết cho hoạt động tại mỗi khu vực làm việc sẽ được tách biệt khỏi những thứ cần thiết rồi đen vào kho chứa hoặc hủy bỏ.
Sau đó nhân viên sẽ tự xem xét các vật dụng cá nhân trên bàn làm việc, đánh giá mức độ cần thiết thông qua sổ tay 5S. Trong giai đoạn này nhân viên sẽ thực hiện việc Không tham gia Tham gia nhưng không thường xuyên Tham gia rất đầy đủ
Hình 2.4: Biểu đồ thể hiện tỷ lệ tham gia tổng vệ sinh
phân loại, kiểm tra các vật dụng xem xét tính cần thiết của nó để sàng lọc và loại bỏ phù hợp. Những vật dụng, tài liệu như công văn, quyết định, hợp đồng, tài liệu tham khảo, hồ sơ khách hàng, hồ sơ các dự án tư vấn, kết quả phân tích mẫu thí nghiệm… máy móc thí nghiệm, văn phòng, bàn ghế để sao cho sử dụng một cách dễ dàng, thuận tiện nhất.
Sau đó chúng sẽ được tập hợp lại và tổ giám sát 5S sẽ thực hiện việc rà soát và kiểm định lại lần nữa. Những vật dụng không thường xuyên được lưu giữ ở những nơi thích hợp, có chỉ dẫn và nhận biết thích hợp để có thể lấy được khi cần sử dụng. Chỉ có đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc. Những vật dụng không cần thiết cũng cần được để riêng và phân loại để xử lý. Các vật cần dùng đều có các thứ tự ưu tiên rõ ràng với vật thường dùng nhiều nhất, thứ hai, thứ ba .... để thuận tiện cho các bước thực hiện các S tiếp theo. Các vật không cần dùng đều phải có các phương án để xử lý nó. Kết thúc quá trình thực hiện SEIRI là bản tổng hợp kết quả hoạt động theo danh sách cụ thể
Qua khảo sát thực tế thấy rằng các vật dụng thừa, không cần thiết hiện diện nhiều nhất tại các bàn/phòng làm việc là ấm chén, cốc uống nước (46%), giấy in các loại (23%) và dập ghim, kẹp giấy.
Hình 2.5: Quy trình xử lý các vật dụng không cần thiết.
Danh sách đúng theo tiêu chuẩn
Hoạt động ra soát
Đánh giá phân loại
Loại bỏ vật dụng không cần thiết
Danh sách đúng theo tiêu chuẩn
Không sử dụng vào việc gì
Đang không được sử dụng Quá thừa Trả lại Bán Chuyển đổi Phế liệu Danh sách các vật dụng không cần thiết
Tại công ty mỗi nhân viên đều có bàn làm việc riêng kèm theo đó là các không gian riêng. Ấm chén và cốc uống nước thừa nhiều do nhu cầu pha cà phê của nhân viên cũng như mời nước khi có khách hàng tới công ty, chủ yếu cốc được sử dụng là cốc giấy, sau khi sử dụng xong mọi người chưa có thói quen bỏ vào thùng rác mà vẫn để trên bàn làm việc hoặc nơi pha nước, dẫn tới lưu cữu nhiều ngày… Ngoài ra do đặc thù công việc nên nhân viên trong công ty thường xuyên phải sử dụng tới máy in và các hoạt động in ấn văn bản, giấy tờ, hợp đồng… Do đó việc phát sinh giấy tờ in hỏng, lỗi là không tránh khỏi nhưng một số cá nhân còn chưa xử lý phân loại ngay lúc đó mà để giấy thừa, in lỗi, dập ghim, kẹp ghim ngay tại khu vực máy in, photo hoặc trên bàn làm việc.
Trong sắp xếp hồ sơ, vật dụng của các phòng ban vẫn còn có những vật dụng không cần thiết, tuy việc điều tra bảng hỏi là theo ý kiến chủ quan nhưng đó cũng là một hạn chế. Trong công ty chưa có những quy định về cách thức lưu trữ và quản lý về các hồ sơ của cá nhân trong công ty. Hồ sơ lưu trữ để sai quy định chủ yếu còn gặp tại phòng kế toán tài chính và phòng tổ chức nơi lưu giữ giấy tờ, công văn của toàn bộ công ty. Các loại giấy tờ chưa được sắp xếp chủ yếu là công văn giấy tờ phục vụ sử dụng cho công việc trong ngày. Một số nhân viên chưa thực hiện việc sắp xếp ngăn nắp, đúng quy định giấy tờ.
Đặc biệt hoạt động này được thực hiện rất cẩn thận tại các phòng thí nghiệm của T-Việt – nơi tiến hành thí nghiệm, phân tích các mẫu thu được từ cơ sở của khách hàng. Phòng thí nghiệm là nơi đòi hỏi mọi thứ có sự ngăn nắp, gọn gàng luôn ở mức cao, do có nhiều thiết bị, máy móc, dụng cụ và hóa chất đắt tiền. Nó quyết định thời gian làm thí nghiệm, tính chính xác của kết quả thu được từ đó ảnh hưởng tới cả hoạt động tư vấn đưa ra sau khi thu được các kết quả thí nghiệm mẫu đó. Khu vực phòng thí nghiệm được đánh giá là nơi thực hiện việc sàng lọc tốt nhất trong toàn bộ công ty
Bước 5: Thực hiện sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ hàng ngày
Hình 2.6: Biểu đồ thể hiện tỷ lệ các vật dụng không cần thiết tại nơi làm việc.
Giá đựng giấy tờ, sách báo Giấy in các loại
Dập ghim, kẹp giấy Hồ sơ lưu trữ
Ấm chén, cốc uống nước Khác
Khi 5S đã được triển khai thì nó không dừng lại ở một lần duy nhất mà được thực hiện nhiều lần và ở mức độ cao hơn, tiêu chuẩn khắt khe hơn và hướng đến hiệu quả cao hơn. Thực hiện Seiri, Seito, Seison hàng ngày thành thói quen nhưng nội dung công việc không phải như nhau mà phải có kế hoạch và thay đổi hợp lý nhằm đưa đến hiệu quả tốt nhất. Khi 3S đầu đã trở thành thói quen các tiêu chuẩn sẽ trở nên không còn gò bó và nhân viên công ty sẽ sống chung với 5S tạo thành một nét đẹp trong công ty.
Hiện tại T-Việt đã và đang duy trì việc thực hiện 5S khá tốt. Nó được biểu hiện qua ý thức tự giác thực hiện làm vệ sinh của nhân viên. Hàng ngày hoạt động vệ sinh tòa nhà, lau dọn của kính, hành lang, cầu thang, sàn nhà do nhân viên vệ sinh của công ty phụ trách riêng, được tiến hành vào tất cả các buổi sáng trước giờ làm việc và cuối mỗi ngày. Còn lại trong thời gian làm việc việc giữ gìn, đảm bảo vệ sinh được giao cho từng
cá nhân, các cá nhân sẽ phụ trách vị trí của làm việc của riêng mình và có trách nhiệm chung với cả phòng làm việc với mọi người trong cùng một phòng ban. Tuy nhiên hoạt động duy trì này vẫn được thực hiện theo các quy định cũ từ những ngày đầu áp dụng mà chưa hề có biện pháp cải tiếng, nâng cao nào giúp thực hiện 5S hiệu quả hơn, nhanh chóng hơn, tiết kiệm thời gian mà vẫm đảm bảo.
Cụ thể lịch phân công còn được thông báo nhắc nhở tại bảng tin và các buổi họp giao ban hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoạt động này dần trở thành thói quen của nhiều nhân viên trong công ty. Phần lớn nhân viên có thói quen thường xuyên vệ sinh bàn làm việc, khu vực làm việc của mình từ 3-5 lần trong một tuần. Có thể thấy ý thức tự giác của mộ bộ phận không nhỏ nhân viên là rất cao. Họ đã ý thức được việc sắp xếp bàn làm việc, khu vực làm việc giúp công việc thuận lợi hơn nhiều. Nhân viên trong công ty thường tranh thủ thời gian nghỉ giữa các buổi trưa hoặc đầu giờ làm việc để thực hiện việc sắp xếp lại bàn làm việc, khu vực xung quanh nơi làm việc cho ngăn nắp, sạch sẽ.
Hơn nữa hoạt động này được thực hiện một cách thường xuyên nên mỗi lần thực hiện cũng không tốn quá nhiều thời gian, chỉ cần vài phút mà vẫn đem lại hiệu quả cao không hề ảnh hưởng tới các công việc chính khác.
Bên cạnh vệ sinh bàn làm việc, khu vực làm việc còn có các hoạt động tổ chức vệ sinh tổng thể cũng như vệ sinh hàng ngày máy móc, vật dụng, và khu vực làm việc.
Hình 2.7: Biểu đồ thể hiện tần suất vệ sinh bàn làm việc, khu vực làm việc
Luôn kiểm tra để bàn làm việc, đồ dùng, máy móc, thiết bị, không bị bụi bẩn. Giữ gìn sạch sẽ hướng tới việc cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn, đồng thời nâng cao sự chính xác của máy móc thiết bị (do ảnh hưởng của bụi bẩn).
Công ty duy trì định kỳ và chuẩn hóa 3 nguyên tắc trên một cách có hệ thống và khoa học. Để đảm bảo việc sạch sẽ được duy trì, công ty đã sử dụng các phương pháp hiệu quả như: Tất cả cán bộ nhân viên của công ty không phân biệt vai trò chức vụ lẫn lượt đều thực hiện một cách tự giác và tạo thành thói quen cũng như văn hóa của toàn công ty.Vì thế mà T-Việt đã đạt được bước “Sẵn sàng”. Để đạt được điều này, người phụ trách từng bộ phận, phòng ban của T-Việt không ngừng gương mẫu và đi đầu trong việc thực hiện 5S. Hơn nữa có tới 73% số nhân viên trong công ty rất hưởng ứng việc công ty thực hiện 5S thường xuyên tại nơi làm việc. Mọi nhân viên đều tuân thủ các quy định chung, thực hiện tự giác và coi nơi làm việc như ngôi nhà chung.
Ngoài ra cũng cần đề cập tới việc công ty hiện nay chưa có sự phát động, khuyến khích nhân viên tham gia suy nghĩ, đóng góp ý kiến nhằm cải tiến hệ thống 5S của công