I- Một số đặc điểm về công ty CP Vật TBVTV Hoà Bình 1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty CP Vật T BVTV Hoà
1.2Trình tự tổ chức công tác xây dựng kế hoạch bán hàng
Việc lập kế hoạch diễn ra theo trình tự sau:
Bớc 1: Thu thập thông tin thông qua việc nghiên cứu thị trờng và đánh giá khả năng thực tế của công ty
Việc nghiên cứu thị trờng là rất quan trọng nên phòng marketing tổ chức cho các cán bộ thị trờng phối hợp với các bộ phận khác tiến hành
nghiên cứu thị trờng để tìm cơ hội kinh doanh trên thị trờng và làm cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch.
Khi tiến hành nghiên cứu thị trờng công ty yêu cầu các cán bộ thị trờng phải tiến hành nghiên cứu những công việc sau:
- Đo lờng và dự báo nhu cầu thị trờng : Phải tiến hành nghiên cứu những công việc sau:
+ Nghiên cứu nhu cầu đòi hỏi của thị trờng về các loại sản phẩm mà công ty đang sản xuất, kinh doanh, hoặc đang có dự định kinh doanh hoặc công ty có khả năng kinh doanh.
+ Diện tích đất nông nghiệp, diện tích đất cho từng loại cây trồng + Cơ cấu cây trồng và mùa vụ
+ Tình hình diễn biến sâu bệnh phát sinh và gây hại trong từng vụ, từng năm + Thói quen sử dụng thuốc bảo vệ thực vật tại từng địa phơng trên địa bàn do
cán bộ thị trờng phụ trách
+ Với mỗi loại sâu bệnh gây hại trong vụ thì mức độ sử dụng thuốc bao nhiêu lần và mỗi lần sử dụng bao nhiêu thuốc cho một ha.
+ Tình hình cạnh tranh
- Nghiên cứu về sức tiêu thụ, khả năng tiêu thụ của thị trờng về những sản phẩm khác mà đang đợc thị trờng a chuộng
- Nghiên cứu về những vấn đề mà công ty đang triển khai trên thị tr ờng, xem xét những chỗ yếu, chỗ sai lầm để từ đó thay đổi, khắc phục, sửa chữa và xây dựng lại chính sách và chiến lợc mới, phát huy những điểm mạnh mà công ty đang thực hiện
- Nghiên cứu về những chính sách của các đối thủ cạnh tranh để từ đó tìm ra đối sách có hiệu quả
- Nghiên cứu toàn bộ nhu cầu của khách hàng đã, đang và cha hợp tác với công ty, những thị trờng mới tiềm năng nh thế nào? công ty có khả năng đáp ứng đợc những gì? những chính sách chiến lợc của các công ty trong và ngoài nớc đang hoạt động tại Việt Nam về đờng hớng phát triển của họ, điểm mạnh và điểm yếu, thuận lợi cũng nh khó khăn và đe dọa của họ.
- Nghiên cứu đặc thù tính chất của từng vùng, miền, khu vực trên thị trờng Từ việc nghiên cứu các công việc trên cán bộ thị trờng tập hợp tất cả các thông tin thu thập đợc, tiến hành xử lý sơ bộ sau đó chuyển về cho bộ phận kế hoạch xử lý tiếp. Sau khi nghiên cứu những thông tin đó, tiến hành phân đoạn thị trờng mục tiêu và dự đoán nhu cầu hớng vào doanh nghiệp
Trên cơ sở những mục tiêu và dự báo nhu cầu thì tiến hành đánh giá khả năng thực hiện của công ty để quyết định việc có theo đuổi mục tiêu không, cần đánh giá thông qua những nội dung sau:
- Công ty có đủ cơ sở pháp lý để kinh doanh sản phẩm đó hay không, nếu cha thì có khả năng bổ sung hay không, khi nào có đợc (giấy chứng nhận của cục bảo vệ thực vật cấp)
- Khả năng tài chính của công ty
- Khả năng sản xuất của công ty có đáp ứng nhu cầu, đòi hỏi từ phía thị trờng (chất lợng sản phẩm, mẫu mã sản phẩm, giá thành sản xuất, sản lợng sản xuất trong những thời gian nhất định, các tiêu chuẩn khác thị trờng đòi hỏi)
- Công ty có đủ nhân sự phù hợp cho việc kinh doanh trên thị trờng hay cha, có cần thay đổi gì không
- Khả năng cạnh tranh của công ty trong ngắn, trung, dài hạn
Từ những nghiên cứu trên công ty quyết định khai thác sản phẩm nào là chủ yếu, có phát triển sản phẩm mới không, thị trờng mới không, xây dựng kế hoạch bán hàng cho các sản phẩm trong từng thời điểm cụ thể trong năm kế hoạch
Bớc 2: Xác định mục tiêu
Căn cứ vào các thông tin đã phân tích và xử lý ở bớc 1 bộ phận kế hoạch cần xác định mục tiêu trong kỳ kế hoạch. Các mục tiêu này phải phù hợp với mục tiêu, chức năng và nhiệm vụ của công ty cũng nh khả năng thực tế của công ty. Các mục tiêu có thể là : Duy trì và mở rộng thị trờng truyền thống, xâm nhập và phát triển thị trờng mới, đa sản phẩm mới vào khai thác, tối đa hoá doanh thu để tăng thị phần, tối đa hoá lợi nhuận hay cũng có thể là tiêu thụ hàng hoá ứ đọng. Một mục tiêu đúng đắn sẽ đảm bảo tính cụ thể, tính định hớng, tính khả thi và tính hệ thống. Công ty thờng đạt mục tiêu doanh số thông qua việc cung cấp các sản phẩm có chất lợng cao với giá thành hạ nhằm thu hút nhiều khách hàng để tăng vị thế của công ty trên thị trờng kinh doanh thuốc bảo vệ thực vật.
Bớc 3 : Lên kế hoạch, kiểm tra, đánh giá và phê duyệt kế hoạch bán hàng Sau khi xác định đợc các mục tiêu bộ phận lập kế hoạch bắt đầu đi vào lập kế hoạch bán hàng theo từng vụ và theo từng tháng cụ thể.
Chịu trách nhiệm lập kế hoạch bán hàng là bộ phận kế hoạch của phòng Marketing. Trớc tiên bộ phận lập kế hoạch tiến hành thu thập các báo cáo của các cán bộ thị trờng gửi về hàng tuần. Cán bộ thị trờng là ngời có trách
nhiệm làm việc trực tiếp với các đại lý, các chi cục bảo vệ thực vật, chịu trách nhiệm thu thập thông tin về tình hình sâu bệnh trên địa bàn mình phụ trách, theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá của công ty, loại thuốc nào đợc bà con a dùng trên địa bàn mình phụ trách, loại thuốc đó do công ty nào cung ứng, theo dõi và đánh giá khả năng tiêu thụ của từng sản phẩm của công ty. Nh vậy có thể coi nh các cán bộ thị trờng nh những điều tra viên. Theo quy định họ phải báo cáo tình hình theo từng tuần và gửi về văn phòng công ty. Trên cơ sở những báo cáo của các cán bộ thị trờng, bộ phận kế hoạch tiến hành tổng hợp tình hình theo tháng để nắm bắt đợc những diễn biến mới nhất trên những thị trờng mà công ty đang cung ứng. Từ đây bộ phận kế hoạch cân đối và dự đoán nhu cầu về các loại thuốc bảo vệ thực vật mà công ty đang cung ứng cũng nh xác định đợc những loại thuốc nào tiếp tục sản xuất, loại nào có triển vọng bán tốt, triển khai các loại thuốc mới đáp ứng nhu cầu của ngời sử dụng. Kế hoạch bán hàng sơ bộ đợc lập với các chỉ tiêu bán hàng cho kỳ kế hoạch. Trên cơ sở kế hoạch sơ bộ đợc lập bộ phận kế hoạch của phòng marketing phối hợp với phòng kế toán để đánh giá khả năng tài chính của công ty trong kỳ tới có đáp ứng đợc những yêu cầu của kế hoạch sơ bộ hay không, phối hợp với phòng kế hoạch vật t để xác định khả năng mua nguyên vật liệu có đáp ứng đợc lợng hàng hoá đặt ra cho kỳ kế hoạch hay không cũng nh xác định năng lực sản xuất của các chi nhánh có đảm bảo có đợc hàng theo đúng thời gian hay không. Sau cùng bộ phận kế hoạch tiến hành cân đối các chỉ tiêu cho phù hợp với khả năng thực tế của công ty trong kỳ kế hoạch.
Kế hoạch đợc lập sẽ trình lên trởng phòng Marketing xem xét sau đó trình phó giám đốc phụ trách Marketing phê duyệt ban đầu và cuối cùng đ- ợc trình lên cho giám đốc phê duyệt chính thức. Bản kế hoạch chính thức sau khi đợc giám đốc phê duyệt sẽ chuyển sang cho phòng kế hoạch vật t để phòng này lên các kế hoạch đặt hàng và sản xuất nhằm đáp ứng đầy đủ yêu cầu có hàng để xuất bán theo đúng kế hoạch. Phòng Marketing trên cơ sở kế hoạch bán hàng chính thức sẽ triển khai việc phân bổ chỉ tiêu bán hàng cho từng cán bộ thị trờng tại từng địa bàn cụ thể và lên kế hoạch yểm trợ cho hoạt động bán nh quảng cáo, khuyến mãi, hội thảo...
Bớc 4: Xây dựng các kỹ thuật và hệ thống yểm trợ bán hàng
• Về nhân sự: Phân vùng cụ thể cho các cán bộ thị tr- ờng. Các cán bộ thị trờng tự chịu trách nhiệm về vùng của mình. Tiến hành
giao chỉ tiêu doanh số cho từng cán bộ thị trờng để các cán bộ này trực tiếp làm việc với các đại lý cấp I. Xây dựng chế độ thởng doanh số cho những cán bộ thị trờng thực hiện vợt mức kế hoạch đợc giao.
• Về sản phẩm : Đợc chia làm ba nhóm nh sau
Nhóm sản phẩm
Thuốc sâu Thuốc bệnh Thuốc cỏ
Nhóm I Wofacis 2.5 EC Rigenr 800 WG Lervil 50 SC Newtilt 75 WP Bem Super 75 WP Sunrius Acofit 300 EC Nhóm II Pertox 5 EC Supertox 5 EC Tiper Alpha 5 EC Cymerin 5,10,25 EC Superin 5,10 EC Cymkill 10,25 EC Sectox 40 EC Cyclodan 35 EC Sugadan 3 G Tilvil 50 SC Carbenvil 50 SC Ticarben 50 SC Ticarben 50 WP BL Kanamin 50 WP Fuzin 40 EC T.P. Sin 70 WP Go up 480 SC Tiposate 480 SC Clau up 480 SC B Glyphosate 41 SL Asedax 17 WP Saron 10 WP Nhóm III Neretox 95 WP Shaling Shuang 95 WP Shaling Shuang 50 WP Vacinmeisu 5 SL Vacinmeisu 3 SL Vacinmeisu 5 WP Alicin 5 SL Zineb 80 WP Saco 60 EC Tico 60 EC
Nhóm I: Sản phẩm có triển vọng và tiềm năng khai thác Nhóm II: Sản phẩm đang phát triển và khai thác
Nhóm III: Sản phẩm để khai thác
• Về chính sách giá cả: Vì công ty sử dụng hệ thống đại lý để tiêu thụ sản phẩm nên công ty xây dựng giá cho các đại lý theo một khung giá nhất định. Công ty đặc biệt chú trọng đến chính sách chiết khấu cho các đại lý, mức chiết khấu tuỳ thuộc theo từng khối lợng hàng hoá bán ra và tuỳ từng thời điểm.
• Về chính sách xúc tiến: Công ty sử dụng các hình thức quảng cáo trên các phơng tiện thông tin đại chúng trên từng địa bàn, dán Poster, phát tờ rơi, tài liệu, băng hình, tổ chức các đợt viếng thăm đại lý cấp
I, II, tổ chức hội nghị khách hàng, hội thảo đầu bờ. Vì vậy công ty phải xây dựng kế hoạch xúc tiến nh quảng cáo sản phẩm nào, nội dung quảng cáo, ngân sách cho quảng cáo, xây dựng kế hoạch khuyến mại nh tỷ lệ chiết khấu cho từng mức bán, phiếu thởng...., ngân sách dành cho hội thảo, hội nghị khách hàng.