Ảnh hưởng của môi trưởng bên ngoài bao gồm: Các thông tư, nghị định, chế độ, chuẩn mực kế toán, chính sách kinh tế do nhà nước ban hành, sự phát triển của các
doanh nghiệp cùng ngành, sự phát triển kinh tế của thế giới… được coi là các yếu tố của môi trường bên ngoài tác động đến sự phát triển của DN:
- Chính sách thuế - các sắc luật thuế: ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận của Công ty. Hiện nay ở Việt Nam thì giữa chế độ kế toán và luật thuế đang còn nhiều khác biệt, cụ thể như:
+ Khi xuất hóa đơn bán hàng nhưng hàng chưa chuyển giao cho người mua thì theo Chuẩn mực kế toán trường hợp này chưa xác định doanh thu, nhưng theo Luật thuế thì đã được gọi là doanh thu.
+ Hay khi công ty thực hiện Chiết khấu Thương mại cho khách hàng mua với khối lượng lớn, nhưng khách hàng này lại không tiếp tục mua hàng nữa, mà khoản CKTM khách hàng được hưởng lớn hơn giá trị của hóa đơn cuối cùng khách hàng mua. Như vậy theo chuẩn mực kế toán thì khoản tiền mà công ty chi thêm để trả cho khách hàng đó sẽ được cho vào TK 521( Chiết khấu thương mại) và làm giảm trừ doanh thu. Nhưng theo Luật thuế thì khoản tiền đó không làm giảm trừ doanh thu mà được cho vào chi phí bán hàng.
Như vậy thì Luật thuế ảnh hưởng đến doanh thu của công ty, từ đó ảnh hưởng tới Lợi nhuận của công ty.
- Tác động của sự suy thoái chung của nền kinh tế dẫn đến nhu cầu in ấn giảm mạnh. Chỉ tính riêng số lượng in sách, báo, tạp chí đã giảm từ 20% đến 30%, trong đó giảm mạnh nhất là lượng sách in, trừ sách giáo khoa, còn các loại sách in khác đều tuột dốc. Thậm chí, nhiều loại sách tra cứu truyền thống như từ điển, danh bạ còn đang dần biến mất trong danh mục sản phẩm ngành in. Việc phát triển mạnh của truyền thông điện tử, các loại sách, báo điện tử… làm cho nhu cầu sách, báo in truyền thống giảm. Sự bùng nổ của internet và truyền thông kỹ thuật số tiếp tục trở thành mối đe dọa hàng đầu. Giá giấy in liên tục tăng đột biến, khiến giá thành sản phẩm in trở nên ngày càng đắt, ảnh hưởng đến sức mua của người tiêu dùng.
- Tác động của các đối thủ cạnh tranh: Cạnh tranh là quy luật phổ biến trong kinh doanh. Nhờ cạnh tranh mà công ty đã có những chính sách kinh doanh tốt hơn từ đó thúc đẩy bán hàng và tăng doanh thu của công ty. Tuy nhiên cạnh tranh đôi khi cũng gây ảnh hưởng không nhỏ đến thị phần bán hàng của công ty, làm cho công ty gặp nhiều khó khăn.
- Tác động của chính sách quản lý kinh tế của nhà nước: Chủ trương của nhà nước như: chuyển dịch cơ cấu kinh tế, hội nhập kinh tế thế giới đã có tác động mạnh đến hoạt động kinh doanh của công ty. Việt Nam sau 6 năm gia nhập Tổ chức Thương mại thế giới (WTO - World Trade Organisation) đã có những bước chuyển biến rõ nét như: xuất khẩu tăng cao, giảm rõ nét các thủ tục hành chính rườm rà, thu hút sự đầu tư của các DN nước ngoài vào Việt Nam.
2.1.2.2.Ảnh hưởng của môi trường bên trong.
Môi trường bên trong ảnh hưởng rất lớn tới tổ chức công tác kế toán. Việc phân tích rõ môi trường bên trong giúp cho việc phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán được rõ nét hơn. Ảnh hưởng đến kế toán bán hàng tại công ty bao gồm các nhân tố đó là: Đặc điểm tổ chức công tác kế toán và chính sách kế toán tại Công ty. Sự ảnh hưởng này gồm:
- Điểm mạnh: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty gọn nhẹ, linh hoạt, hiệu quả. Chức năng, nhiệm vụ của mỗi kế toán viên được giao theo đúng khả năng chuyên môn của mình. Chính sách kế toán được áp dụng rõ ràng thuận lợi cho kế toán bán hàng dễ dàng áp dụng trong công tác kế toán bán hàng của công ty.
- Điểm yếu: Công việc liên quan đến kế toán bán hàng là khá nhiều (có nhiệm vụ thực hiện quản lý theo dõi và ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến bán hàng và tình hình công nợ của từng khách hàng), vì vậy với lượng nhân viên kế toán bán hàng là 1 người là quá ít so với lượng công việc họ cần giải quyết.
- Thách thức: Tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ sẽ tiết kiệm được chi phí song áp lực trong công việc của nhân viên sẽ lớn hơn dẫn đến hiệu quả công việc cũng sẽ giảm. Phải cập nhật thường xuyên, liên tục các thông tin liên quan đến công tác tổ chức kế toán, từ đó có những tiếp thu kịp thời để thay đổi phù hợp với yêu cầu pháp luật của nhà nước cũng như phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
2.2 Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty CP Giải Pháp Dịch Vụ Số.
2.2.1 Đặc điểm và yêu cầu quản lý của nghiệp vụ bán hàng.
2.2.1.1 Đặc điểm của nghiệp vụ bán hàng
Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp, nó chính là quá trình chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa từ tay người bán sang tay người mua để nhận quyền sở hữu về tiền tệ hoặc quyền được đòi tiền ở người mua.
Hiện nay, công ty chủ yếu áp dụng hai phương thức bán hàng đó là + Phương thức bán buôn hàng hóa qua kho:
Bán buôn hàng hóa qua kho là phương thức bán buôn hàng hóa mà trong đó hàng bán phải được xuất ra từ kho bảo quản của doanh nghiệp.
Đây là phương thức bán hàng chủ yếu của công ty. Ưu điểm của phương thức này là tiêu thụ được một khối lượng hàng hóa lớn, thu hồi vốn nhanh, tránh được tình trạng tồn đọng hàng hóa trong kho. Mặt khác, hình thức này giúp công ty mở rộng quan hệ hợp tác kinh doanh với nhiều bạn hàng nhờ đó có thể mở rộng thị trường tiêu thụ nhờ chính sách chiết khấu kèm theo. Vì vậy để thu hút khách hàng, công ty đã luôn đưa ra chính sách bán buôn với những mức giá phù hợp với giá cả thị trường. Đơn đặt hàng có thể được chuyển bằng Fax, điện thoại hoặc trực tiếp với nhân viên công ty. Công ty thường bán buôn cho các khách hàng thường xuyên, quen thuộc trên cơ sở những hợp đồng kinh tế hoặc những đơn đặt hàng, căn cứ vào những hợp đồng đã ký để thực hiện trách nhiệm giao hàng theo đúng địa chỉ và thời gian ghi trên hợp đồng. Tùy theo thỏa thuận giữa hai bên mà chi phí vận chuyển có thể do công ty chịu hoặc khách hàng chịu.
+Phương thức bán lẻ thu tiền tập trung:
Phương thức này được thực hiện chủ yếu ở cửa hàng. Khách hàng thường là khách lẻ, mua với mục đích phục vụ tiêu dùng. Hiện nay công ty đang có kế hoạch mở rộng mạng lưới cửa hàng bán lẻ ra các khu vực khác trên địa bàn Hà Nội. Mạng lưới bán lẻ giúp công ty tìm hiểu, nghiên cứu nhu cầu của thị trường và đáp ứng tốt hơn yêu cầu của khách hàng.
- Hình thức bán hàng thu tiền tập trung: khi khách hàng có nhu cầu mua sản phẩm với tổng số tiền trên 20 triệu đồng thì công ty áp dụng hình thức bán hàng thu tiền tập trung. Theo hình thức này thì khách hàng và công ty sẽ ký kết hợp đồng, công ty thu tiền của khách và khách hàng sẽ đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao.
- Hình thức bán hàng thu tiền trực tiếp: đối với những đơn hàng có giá trị nhỏ hơn 20 triệu đồng, công ty áp dụng hình thức bán hàng thu tiền trực tiếp, nghĩa là nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách hàng. Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng phải kiểm kê hàng hóa tồn quầy, xác định số lượng hàng đã bán trong ca, trong ngày để lập báo cáo bán hàng đồng thời lập giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ.
Trong quá trình tổ chức tiêu thụ hàng hóa, công ty đã áp dụng đa dạng phương thức thanh toán nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong việc thanh toán. Việc áp dụng nhiều hình thức thanh toán tuy làm cho công tác kế toán có phần phức tạp hơn trong quá trình theo dõi nhưng bù lại đây là một trong những biện pháp nhằm thu hút thêm khách hàng đến với công ty. Hình thức thanh toán mà công ty thường áp dụng đó là:
+ Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc séc đối với những khách hàng mua ít, không thường xuyên hoặc những khách hàng có nhu cầu thanh toán ngay.
+ Thanh toán bằng hình thức chuyển khoản: hình thức này được công ty áp dụng chủ yếu khi thực hiện hoạt động bán hàng với công ty mua hàng với giá trị lớn.
+ Người mua ứng tiền trước: phương thức này được công ty áp dụng cho các khách hàng có nhu cầu đặt hàng mua theo yêu cầu, mua một lúc với số lượng lớn mà công ty chưa đáp ứng được ngay tức thời.
+ Thanh toán theo phương thức chậm trả: phương thức này được áp dụng cho khách hàng có quan hệ thanh toán thường xuyên, có uy tín và mối quan hệ tốt với công ty. Tuy bán hàng theo hình thức này công ty sẽ bị chiếm dụng vốn nhưng bù lại khách hàng phải chịu lãi suất cho việc trả chậm.
Chính sách bán hàng có liên quan
Công ty CP Giải Pháp Dịch Vụ Số có áp dụng nhiều chính sách bán hàng nhằm tạo điều kiện để thu hút khách hàng đến với công ty, như:
Chính sách chiết khấu thương mại: Được công ty áp dụng cho các khách hàng mua hàng với số lượng lớn. Khoản giảm giá có thể được công ty chiết khấu trên khối lượng từng đơn hàng mà khách hàng đã mua, cũng có thể giảm giá trên tổng khối lượng hàng lũy kế mà khách hàng đã mua trong một thời gian nhất định. Ngoài ra công ty còn thực hiện chính sách chiết khấu thương mại cho những khách hàng phải mua nhiều lần mới đạt được lượng hàng mua được hưởng chiết khấu và khoản chiết khấu này được ghi giảm trừ vào giá bán trên hóa đơn GTGT. Khách hàng sẽ được hưởng chiết khấu thương mại từ 10% tới 30% tùy thuộc vào trị giá của lô hàng với mức giá trị từ 10 tới 50 triệu đồng, giá trị càng lớn thì khách hàng được hưởng chiết khấu thương mại càng cao.
Chính sách giảm giá hàng bán: Công ty thực hiện chính sách giảm giá cho người mua khi hàng giao cho khách hàng bị kém, mất phẩm chất, xảy ra hỏng hóc do nhà sản xuất hay không đúng yêu cầu mà khách hàng đưa ra theo đúng hợp đồng kinh tế đã ký kết với phía người mua.
Chính sách đối với hàng bán bị trả lại: Công ty chấp nhận nhận lại hàng đã bán khi hàng bị lỗi do phía sản xuất, do vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng, hàng hóa bị kém chất lượng, không đúng chủng loại và quy cách mà người mua đã ký kết với công ty.
2.2.1.2 Yêu cầu quản lý nghiệp vụ bán hàng tại Công ty CP Giải Pháp Dịch Vụ Số.
Cũng như các doanh nghiệp thương mại khác, quản lý nghiệp vụ bán hàng là một yêu cầu thực tế, xuất phát từ mục tiêu của công ty. Quản lý tốt khâu bán hàng giúp công ty đánh giá một cách chính xác nhất hiệu quả kinh doanh qua mỗi kỳ. Do đó, vấn đề đặt ra cho phòng Tài chính – kế toán nói riêng và toàn công ty nói chung trong việc quản lý nghiệp vụ bán hàng là:
+ Quản lý, giám sát về phương thức bán hàng, từng khách hàng, tình hình thanh toán của khách hàng để có kế hoạch đôn đốc thanh toán đúng hạn, tránh hiện tượng thất thoát, ứ đọng vốn. Công ty luôn có kế hoạch nghiên cứu để lựa chọn phương thức bán đối với từng đơn vị, từng thị trường, từng khách hàng cụ thể nhằm đẩy nhanh việc tiêu thụ đồng thời là điều kiện để nghiên cứu thị trường, mở rộng quan hệ buôn bán.
+ Việc hạch toán tiêu thụ luôn được tổ chức chặt chẽ, khoa học, đảm bảo việc theo dõi chính xác, phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước đầy đủ, kịp thời.
+ Quản lý kế hoạch và tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng cho từng thời kỳ.
2.2.2 Kế toán bán nhóm hàng in ấn tại Công ty CP Giải Pháp Dịch Vụ Số.
2.2.2.1 Chứng từ kế toán và trình tự luân chuyển chứng từ.
Chứng từ kế toán.
Tổ chức hạch toán ban đầu là giai đoạn đầu tiên để thực hiện ghi sổ và lập báo cáo. Tại công ty, hệ thống chứng từ kế toán ban đầu được tổ chức hợp pháp, hợp lý, hợp lệ và đầy đủ theo theo quy định số 15/2006/QĐ – BTC đảm bảo phản ánh đúng đắn các nghiệp vụ kinh tế, tạo điều kiện cho việc ghi sổ và đối chiếu kiểm tra. Đối với các chứng từ bắt buộc( Phiếu thu, Phiếu chi, Hóa đơn GTGT…) công ty đều áp dụng theo đúng mẫu do BTC ban hành. Các chứng từ thanh tính hướng dẫn (Bảng chấm công, giấy đề nghị tạm ứng …) công ty đều áp dụng phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh.
Sau đây là một số mẫu chứng từ mà công ty sử dụng: - Hóa đơn GTGT ( Phụ lục 2.3, 2.6, 2.9, 2.13, 2.15 ).
Khi bán hàng, kế toán lập hóa đơn GTGT căn cứ vào hợp đồng kinh tế và phiếu xuất kho.
- Phiếu xuất kho ( Phụ lục 2.5, 2.7, 2.11, 2.14, 2.16 ): Dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và lập hóa đơn cho khách hàng. Trên Phiếu xuất kho chỉ ghi số lượng hàng bán, không ghi tiền. Phiếu xuất kho là căn cứ để xuất hàng và ghi số lượng hàng xuất vào thẻ kho của loại hàng hóa liên quan. Cuối ngày, kiểm kê số lượng hàng tồn để ghi vào cột tồn của thẻ kho. Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên:
- Phiếu thu ( Phụ lục 2.4, 2.8, 2.10 ): Đối với các khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu thu. Thông thường kế toán sẽ lập làm 2 liên, 1 liên giao cho khách hàng làm chứng từ, 1 liên lưu lại công ty nhằm làm căn cứ thực tế.
- Phiếu chi: Được kế toán thanh toán lập tại thời điểm thực phát sinh các khoản chi phí của doanh nghiệp.
- Giấy báo Nợ, giấy báo Có: là chứng từ được gửi từ ngân hàng để xác nhận khoản tiền thanh toán của công ty với khách hàng.
- Sổ ngân hàng của ngân hàng Techcombank - Ba Đình: Là chứng từ được ngân hàng cung cấp cho doanh nghiệp để xác nhận các khoản thanh toán thu, chi qua các tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp. Hàng tháng, kế toán thanh toán có nhiệm vụ kiểm tra và đối chiếu số liệu trên phần mềm và sổ sách của công ty với số liệu được gửi từ ngân hàng.
- Ủy nhiệm chi, séc: Là các chứng từ ngân hàng được dùng để chuyển khoản bằng số dư trên tài khoản của công ty thanh toán cho các nhà cung cấp.
- Một số chứng từ khác: chứng từ khác được kế toán lập theo yêu cầu quản lý và hạch toán của công ty.
Trình tự luân chuyển chứng từ.
Sau khi một hợp đồng in ấn được ký kết với khách hàng, kế toán sẽ tiến hành lập phiếu thu lần 1, làm khoản đặt cọc để thực hiện hợp đồng kinh tế. Phiếu thu này sẽ được in thành 2 liên, trong đó 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên lưu lại tại công ty.
Đến khi nhận được thông báo của thủ kho là lô hàng đã được giao cho khách hàng, kế toán thanh toán tiến hành thu nốt số tiền còn lại của hợp đồng. Đồng thời kế toán lập hóa đơn GTGT với đầy đủ các nội dung, hóa đơn GTGT được lập làm 3 liên, trong đó liên đỏ được dùng để giao cho khách hàng. Căn cứ vào hóa đơn bán hàng lập