* Tài khoản sử dụng:
- Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: Kế toán mở chi tiết TK 511 để theo dõi tình hình tiêu thụ từng mặt hàng. Mỗi quầy hàng được đánh
một mã hàng riêng để có thể theo dõi chi tiết, hàng điện máy sẽ được theo dõi như sau, TK 511 (510). Hàng hoá tại quầy hàng điện máy sẽ được theo doi doanh thu trên TK này. Quầy hàng điện máy bao gồm: Tivi, tủ lạnh, máy tính, điện thoại di động, laptop, máy in, máy fax….
- Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”: Dùng để phản ánh trị giá của hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ.
- Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng”: Theo dõi các khoản phải thu của khách, tình hình các khoản nợ và thanh toán của từng khách hàng được mở chi tiết trên TK 131.
Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác như TK 111 “Tiền mặt”, TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”, TK 3331 “Thuế GTGT đầu ra phải nộp”…
*Trình tự hạch toán nghiệp vụ bán hàng:
-Bán buôn qua kho:
Sau khi lập phiếu giao hàng và hóa đơn bán lẻ của hàng bán, kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ này để vào phần mềm. Khi vào xong các chứng từ sẽ làm tăng doanh thu bán và tăng thuế đầu ra phải nộp cho ngân sách Nhà Nước. Đồng thời tăng giá vốn hàng bán và giảm giá trị hàng hóa trong kho. Giá vốn hàng bán được ghi theo giá trị thực tế nhập của hàng.
- Bán lẻ:
Công ty bán cho cơ quan hoặc cá nhân tiêu dùng, trình tự hạch toán nghiệp vụ bán hàng cũng giống như bán buôn qua kho.
- Dù là bán buôn hay bán lẻ thì hình thức bán hàng đều được diễn ra theo quy trình sau:
+ Đối với hàng khách hàng tự vận chuyển được như: Laptop, ĐTĐD, máy tính…, khách hàng chỉ việc thanh toán tại quầy thu ngân số 45( Quầy thanh toán dành riêng cho hàng điện máy), bằng các phương thức thanh toán như: Tiền mặt, thẻ tín dụng, Phiếu mua hàng, hoặc mua bán trả chậm, trả góp. Sau đó, thu ngân sẽ in cho khách hàng hoá đơn bán hàng thông thường (Biểu mẫu 2.2). Nếu khách hàng
cần xuất HĐ GTGT, thì chỉ cần mang HĐ bán hàng thông thường này tới phòng chăm sóc khách hàng, nhân viên xuất HĐ GTGT sẽ xuất.
+ Đối với khách hàng cần vận chuyển và lắp đặt hàng hoá tại nhà, thì nhân viên kinh doanh sẽ xuất đơn đặt hàng cho khách, sau đó dẫn khách hàng thanh toán tại quầy thu ngân 45,tại đây, khách hàng có thể thanh toán hết số tiền hàng, cũng có thể thanh toán một phần nhỏ (Thanh toán trả chậm),nếu là thanh toán trả chậm, thì khi khách đã nhận được hàng và chập nhận sản phẩm khi được lắp đặt tại nhà, lúc này sẽ thanh toán nốt. Đây là hình thức ghi nhận trước doanh thu của hàng bán. Nếu khách thanh toán hết, khi nhân viên vận chuyển và lắp đặt hàng cho khách, khách không ưng và yêu cầu đổi hàng thì vẫn đổi sản phẩm khác cùng loại cho khách.
+ Nếu trong quá trình vận chuyển không có vấn đề gì, nhưng sản phẩm khách mua mới là bị lỗi, nếu khách không chấp nhận đổi sản phẩm khác mà yêu cầu trả lại tiền, lúc này dựa vào hoá đơn bán hàng thông thường, ta sẽ huy hoá đơn đó,trả tiền cho khách, hệ thống tự động ghi giảm doanh thu do hàng bán bị trả lại.