- Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào bảng phân bổ CPSXC, kế toán kết chuyển CPSXC vào tài khoản tổng hợp CPSX là TK 154 ( hoặc TK 631) sau khi đã trừ đi phần CPSXC cố định không được
Nguyên vật liệu Phân xưởng sắt
3.3.2 Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Để tạo một sản phẩm bê tông nguyên vật liệu chính là Xi măng, sắt, thép, cát, đá… Nguyên vật liệu phụ: Gỗ kê đầu, măng sông cọc. mặt bích, mũ cọc, dầu quét khuôn …
Nguyên vật liệu chính là những thứ khi tham gia vào quá trình sản xuất, nó cấu thành nên thực thể sản phẩm. Tại XN mỗi nhóm nguyên vật liệu chính bao gồm nhiều thứ có chất lượng khác nhau, chủng loại khác nhau, kích cỡ khác nhau… Đáp ứng và phù hợp với yêu cầu kỹ thuật sản xuất từng loại sản phẩm.
Vật liệu phụ là vật liệu chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm làm tăng chất lượng sản phẩm…Ví du: ở xí nghiệp vật liệu phụ là mặt bích, mũ cọc…) đầu quét khuôn là nguyên liệu dùng để quét khuôn trước khi tạo hình SP tại phân xưởng hình thành, nó có tác dụng chống dính sản phẩm vào khuân khi tháo dỡ khuân sản phẩm. Để tập hợp chi phí NVL trực tiếp kế toán căn cứ vào chứng từ là các phiếu xuất kho và sử dụng TK 621. TK 621 được dùng để tập hợp chung chi phí NVL trực tiếp cho cả quy trình công nghệ và theo dõi chi tiết theo từng phân xưởng.
Hàng tháng căn cứ vào kế hoạch sản xuất trên cơ sở các hợp đồng đặt hàng và nhu cầu thị trường, phòng kinh tế tiến hành tính toán số lượng vật tư cần cấp cho bộ phận sản xuất dựa trên “ định mức sử dụng vật tư” để quyết định mua hay không mua khối lượng vật tư cần thiết. Kế toán vật tư viết phiếu xuất kho để giao cho quản đốc phân xưởng sản xuất căn cứ vào công việc cụ thể giao cho từng phân xưởng. Thủ kho căn cứ vào số lượng ghi trên phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho (mẫu 02- VT phụ lục 3.6)
Tại xí nghiệp hạch toán nguyên vật liệu theo cả hai phương pháp:
Phương pháp thủ công và phương pháp sử dụng phần mềm trên máy vi tính.
Theo phương pháp thủ công: Kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào phiếu xuất kho, sau khi
kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của phiếu xuất kho, kế toán ghi vào sổ “xuất vật tư” riêng của từng phân xưởng hoặc sổ “ xuất vật tư bán ra ngoài”(nếu có), cụ thể vật tư xuất cho phân xưởng nào thì sẽ được ghi vào sổ vật tư tháng của phân xưởng đó theo nội dung:
+ Tổng tiền (phần tổng tiền ghi trong phiếu xuất)
+ Ghi nợ TK (như phần định khoản ghi trong phiếu xuất)
Đồng thời từ phiếu xuất kho kế toán ghi vào bảng kê xuất, nhập, tồn vật tư. Sổ nhập, xuất, tồn được mở riêng cho vật liệu chính, vật liệu phụ, bảo hộ lao động, phụ tùng thay thế, công cụ lao động; mỗi trang sổ mở cho một tháng.
+ Bảng kê nhập vật tư hàng tháng.
+ Các sổ xuất vật tư tháng của từng phân xưởng, hoặc sổ xuất vật tư bán ra ngoài (nếu có) + Các sổ kê nhập, xuất, tồn vật tư tháng
Những số liệu tổng hợp này lấy làm căn cứ để lập bảng phân bổ nguyên vật liệu xuất kho Bảng phân bổ NVL xuất kho là căn cứ để kế toán tập hợp chi phí NVL trực tiếp.
Bảng phân bổ NVL xuất kho theo dõi riêng NVL trực tiếp xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng theo giá hạch toán ghi trên phiếu xuất và giá thực tế được tính bằng giá hạch toán x Hệ số giá
Tại Xí nghiệp Hệ số giá được tính theo công thức sau: Gía thực tế VT tồn đầu kỳ + Gía thực tế nhập trong kỳ
H =
Gía hạch toán tồn đầu kỳ + Gía hạch toán nhập trong kỳ
Hệ số giá này được tính duy nhất chung cho tất cả các loại vật liệu: Nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, bảo hộ lao động và các loại công cụ dụng cụ dùng chung một hệ số giá lấy từ các sổ sau:
- Gía thực tế vật liệu tồn đầu kỳ trong bảng cân đối của tháng trước chuyển sang, cột chỉ tiêu phần tài sản dòng nguyên liệu, vật liệu tồn kho, chiếu sang ngành tương ứng cột số cuối kỳ. - Gía thực tế vật liệu nhập trong kỳ là dòng tổng cộng trên bảng kê nhập kho vật tư tháng tương ứng với cột thành tiền giá kế hoạch.
- Gía hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ là tổng số của các dòng tổng cộng trên các sổ nhập, xuất, tồn vật tư tháng ứng cột thành tiền đầu kỳ.
Sau cùng kế toán tiến hành cộng số liệu của các phân xưởng theo cùng khoản mục chi phí để có số liệu tổng cộng cho cả XN rồi định khoản ngay trên bảng phân bổ.
Ví dụ: Tháng 1/ 2010 tại XN có bảng phân bổ NVL xuất kho như sau:
Bảng phân bổ vật liệu công cụ dụng cụ
Tháng 1/2010 I
Gía kế hoạch Giá thực tế Giá kế hoạch Giá thực tế 621 2.829.393.811 2.830.610.000 627.2 2.784.180 2.785.000 627.3 5.028.300 5.390.000 641 642 Cộng 2.832.177.991 2.833.395.000 5.028.300 5.390.000 Ngày 31/1/2010 Kế toán trưởng Nợ TK 621: 2.830.610.000 ( Ký tên) Nợ TK 6272: 2.785.000 Nợ TK 627.3: 5.390.000 Có TK 152: 2.833.395.000 Có TK 153: 5.390.000
Sau khi tiến hành các biện pháp thủ công để tính được giá thực tế vật liệu xuất kho vào ngày cuối tháng kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy theo nội dung chứng từ và định khoản như sau:
Từ màn hình giao diện kích chuột vào nút “ chứng từ” sẽ hiện ra bảng nhập chứng từ. Click chuột vào nút “ thêm mới” sau đó điền đầy đủ thông tin như sau:
Tại ô “Nhóm CT” chọn: Chứng từ xuất nguyên vật liệu để sản xuất Tại ô “ Chứng từ” chọn : Xuất nguyên vật liệu vào sản xuất
Tại ô “ Số hiệu chứng từ” đánh HT01 Tại ô “ Ngày ghi sổ” chọn 31/01/2010 Tại ô “ Ngày CT” chọn 31/01/2010
Tại ô “ Diễn giải ” viết: Xuất nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sau đó nhấn F3 phần mềm sẽ tự động cho định khoản.
Tại ô “ Số phát sinh nhập”: 2.830.610.000
Cuối cùng nhấn nút “ghi” để ghi lại chứng từ. Máy sẽ tự động cập nhật vào sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản liên quan.
- Cuối tháng căn cứ vào số chi phí NVLTT tập hợp kế toán lập chứng theo nội dung chứng từ kết chuyển chi phí bằng tay (chứng từ HT), rồi nhập dữ liệu vào máy theo nội dung chứng từ và định khoản:
Nợ TK 1541 2.830.610.000 Có TK 621 2.830.610.000 Quy trình nhập liệu:
Từ màn hình giao diện kích chuột vào nút “ chứng từ” sẽ hiện ra bảng nhập chứng từ. Click chuột vào nút “ thêm mới” sau đó điền đầy đủ thông tin như sau:
Tại ô “Nhóm CT” chọn: Chứng từ kế toán Tại ô “ Chứng từ” chọn : Chứng từ kết chuyển Tại ô “ Số hiệu chứng từ” đánh HT0001 Tại ô “ Ngày ghi sổ” chọn 31/01/2010 Tại ô “ Ngày CT” chọn 31/01/2010
Tại ô “ Diễn giải nhập ” Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất sau đó nhấn F3 phần mềm sẽ tự động cho định khoản. Máy sẽ tự động tạo định khoản Nợ TK154.1; Có TK621Tại ô “ Số phát sinh nhập”: 2.830.610.000
Cuối cùng nhấn nút “ghi” để ghi lại chứng từ. Máy sẽ tự động cập nhật vào sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản liên quan.
Muốn xem sổ cái TK 621 từ màn hình giao diện chọn mục “ báo cáo” sau đó chọn “báo cáo theo phương pháp ghi sổ”. Khi đó sẽ xuất hiện ra giao diện hệ thống báo cáo. Chọn loại báo tổng hợp. Sau đó chọn sổ cái. Tại ô “ tài khoản” nhập 621. Chọn khoảng thời gian cần xem (tháng 1/ 2010 đến tháng 1/ 2010) sau đó click chuột vào nút “Xem” để xem báo cáo. Nếu muốn in thì click chuột vào nút “ in”.
Tương tự nếu muốn xem sổ nhật ký chung thì trên màn hình giao diện của hệ thống báo cáo chọn “ Nhật ký chung” và chọn thời gian theo tháng cần xem (tháng 1/2010 đến tháng 1/2010). Sau đó click chuột vào nút “ Xem” để xem báo cáo. Nếu muốn in thì nhấn nút “ in”