3.4.2.1 Thủ tục nhọ̃p và quy trỡnh luõn chuyờ̉n chứng từ khi nhọ̃p kho
* Thủ tục nhọ̃p kho
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của cụng ty từ đú xỏc định nhu cầu về sử dụng vật tư thụng qua cỏc hợp đồng mua bỏn, tổ cung ứng mua vật tư về cụng ty đều tiến hành làm thủ tục kiểm nhận về số lượng cũng như chất lượng mới tiến hành nhập kho.
Ví dụ: Ngày 03/01/2011 Cụng ty Cổ phần Happytex mua nhập kho một lụ
Vải chớnh MICRO của Cụng ty TNHH Tõn Hoàng Linh với số lượng là 19.200met, đơn giỏ 40.560đ/m, tổng trị giỏ lụ hàng là 856.672.100(đó bao gồm thuế GTGT 10%), chưa thanh toỏn cho người bỏn.
Căn cứ vào Húa đơn GTGT 0013899(Phụ lục 3.9), cụng ty tiến hành lập Biờn bản kiểm nhận chất lượng của từng lụ hàng ( phụ lục 3.10)
- Sau khi kiểm kờ kế toỏn tiến hành phõn loại nguyờn vật liệu để làm thủ tục nhập kho.
* Trình tự nhọ̃p kho
- Kế toỏn nhập “Tờn”, “Mọ̃t khõ̉u” cụng ty vào, cỏc phõn hệ trong phần mềm kế toỏn xuất hiện.
- Với lụ hàng trờn vỡ là nhà cung cấp thường xuyờn của doanh nghiệp nờn kế toỏn tiến hành nhập vào phiếu mua hàng luụn: kế toỏn vào phõn hệ “Kờ́ toán
mua hàng và cụng nợ phải trả”/ “cọ̃p nhọ̃t sụ́ liệu”/ “Phiờ́u nhọ̃p mua hàng”
- Với những loại nguyờn vật liệu mới nhập lần đầu kế toỏn vào phõn hệ “Kờ́
toán mua hàng và cụng nợ phải trả”/ “cọ̃p nhọ̃t sụ́ liệu”/ “Danh mục nhà cung cṍp”
- Với cỏc nhà cung cấp mới thỡ kế toỏn tiến hành khai bỏo bằng vào phõn hệ “Kờ́ toán hàng tụ̀n kho”/ “cọ̃p nhọ̃t sụ́ liệu”/ “Danh mục hàng hóa vọ̃t tư”
- Sau khi khai bỏo xong kế toỏn tiến hành nhập vào “Phiờ́u nhọ̃p mua hàng” như trờn
- Sau khi thực hiện nhập vào “Phiờ́u nhọ̃p mua hàng”, kế toỏn chọn “ Lưu”, sau đú chọn “In chứng tư” ta cú phiếu nhập kho( Phụ lục 3.11)
- Trong thỏng 01/2011 cũn phỏt sinh một số nghiệp vụ sau:
+ Ngày 08/01 nhập kho một lụ hàng Vải lút POLY theo húa đơn số 0013964 với số lượng là 14.124 met, đơn giỏ 5.148đ/m, tổng trị giỏ lụ hàng là 79.981.387,2 đồng (đó bao gồm cả thuế GTGT 10%) của Cụng ty THH Tõn Hoàng Linh.
+ Ngày 15/01/2011 căn cứ vào húa đơn số 0024589 nhập kho lụ hàng Khúa nep NILAN mua của Cụng ty SXTM Thỏi Thịnh với số lượng là 4.210 chiếc, đơn giỏ 1.257đ/ch, tổng giỏ trị bao gốm cả thuế VAT 10% của lụ hàng này là 5.821.167 đồng.
...
Căn cứ vào húa đơn GTGT số 0013964 (phụ lục 3.12), Kế toỏn tiến hành làm thủ tục nhập kho như trờn(Phụ lục 3.13.,3.14)
3.4.2.2 Thủ tục xuất và quy trỡnh luõn chuyờ̉n chứng từ khi xuất kho
- Vật tư sau kho mua về chủ yếu dựng cho sản xuất sản phõ̉m. Khi cú nhu cầu về vật tư, cỏc xớ nghiệp, cỏc đơn vị gia cụng đề nghị xin lĩnh vật tư. Đơn vị gia cụng căn cứ vào giấy đề nghị xin lĩnh vật tư được ký duyệt và chủng loại vật tư cần lĩnh đồng thời phũng cung ứng kiểm tra sổ vật tư ở trong kho cú đủ với số lượng xin lĩnh hay khụng.
- Sau đú làm thủ tục xuất kho, nếu số lượng lớn thỡ cú thể xuất làm nhiều lần, nếu số lượng vật tư trong kho khụng đủ so với nhu cầu về vật tư để sản xuất sản phõ̉m thỡ phũng cung ứng se lờn kế hoạch phự hợp để đi mua vật tư về kịp thời cho quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh khụng bị giỏn đoạn. Cán bộ vật t sẽ lập phiếu xuất kho và phiếu xuất kho đợc lập làm ba liên:
- Liên 1: phòng kế hoạch giữ lại để theo dõi về số lợng nguyên vật liệu và
công cụ dụng cụ nhập kho trên sổ sách thông qua các phiếu nhập kho.
- Liên 2: giao cho ngời mua hàng.
- Liên 3: giao cho thủ kho giữ để làm căn cứ ghi vào thẻ kho, định kỳ gửi lên
cho phòng kế toán thống kê, phòng kế toán thống kê sử dụng để làm căn cứ ghi vào các chứng từ sổ sách có liên quan, nhằm theo dõi về mặt số lợng cũng nh giá trị của hàng hoá nhập kho.
Vớ dụ: Ngày 05/01/2011 xuất kho một lụ vải cho phõn xưởng để sản xuất sản phõ̉m với tổng giỏ trị là 450.604.470 đồng. Biết rằng cụng ty hạch toỏn nguyờn vật liệu xuất kho theo phương phỏp thực tế đớch danh.
* Trình tự xuṍt kho như sau:
- Khi xuất kho hàng kế toỏn tiến hành nhập liệu vào phõn hệ “ Kờ́ toán
bán hàng và cụng nợ phải thu”/ “ Cọ̃p nhọ̃t sụ́ liệu”/ “Hóa đơn bán hàng kiờm phiờ́u xuṍt kho” sau đú chọn in chứng từ “ Phiờ́u xuṍt kho” như sau: (Phụ lục 3.15)
- Trong thỏng 01/2011 cũn phỏt sinh một số nghiệp vụ sau:
+ Ngày 09/01 Xuất kho một lụ nguyờn phụ liệu để sản xuất sản phõ̉m trị giỏ 179.333.120 đồng.
+ Ngày 18/01 một lụ nguyờn phụ liệu để sản xuất sản phõ̉m trị giỏ 10.331.110 đồng.
...
Kế toỏn tiến hành nhập vào như trờn sau đú chọn in chứng từ “ Phiờ́u
3.4.2.3 Nụ̣i dung phương phỏp kế toỏn chi tiết tại Cụng ty: phương phỏp thẻ song song.
Hiện nay Cụng ty cổ phần Happytex Việt Nam đang sử dụng: “Phương phỏp thẻ song song” để ghi chép, phản ỏnh nghiệp vụ nhập - xuất nguyờn vật liệu cũng như việc đối chiếu kiểm tra giữa kho và phũng kế toỏn.
Thủ kho sử dụng thẻ kho để hạch toỏn chi tiết NVL. Thẻ kho do kế toỏn lập rồi ghi vào sổ đăng kỳ thẻ kho, sau đú kế toỏn giao thẻ kho cho thủ kho ghi chép. Hàng ngày, kho cú chứng từ nhập- xuất nguyờn vật liệu, thủ kho kiểm tra tớnh hợp lệ, chớnh xỏc của chứng từ, đối chiếu số NVL nhập – xuất kho thực tế với số liệu nhập kho ghi trờn chứng từ rồi ghi số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Cuối nhày thủ kho tớnh ra số NVL tồn kho trờn thẻ kho, trờn cơ sở đú đối chiếu, kiểm tra số liệu trờn thẻ kho với số hiện cú trong kho
Kế toỏn tiến hành vào phõn hệ “ hàng tụ̀n kho”/ “báo cáo hàng tụ̀n
kho”/ “Thẻ kho/sụ̉ chi tiờ́t vọ̃t tư” (phụ lục 3.17; 3.18)
Cỏc chứng từ nhập- xuất NVL hàng ngày được thủ kho sắp xếp, phõn loại và định kỳ gửi lờn phũng kế toỏn để ghi sổ, thẻ kho được sử dụng để theo dõi số lượng nhập- xuất- tồn kho nguyờn vật liệu.