- Phòng Tổ chức hành chính:
3.2.1.3 Tăng cường công tác thu hồi nợ
Thông thường ở các DN, bộ phận kế toán có trách nhiệm theo dõi khoản phải thu và đôn đốc, ghi nhận thời hạn trả nợ của khách hàng. Bộ phận kế toán có thể kết hợp với bộ phận kinh doanh trong việc gửi thư thông báo thời hạn trả nợ hoặc điện thoại với khách hành xác nhận thời hạn trả nợ, vì thực tế khách hàng biết rõ nhân viên kinh doanh hơn là nhân viên kế toán. Hơn nữa, nói chuyện thanh toán nợ với “người quen” dễ hơn nhiều so với nói chuyện với người mới biết lần đầu.
Để xây dựng bộ sưu tập thông tin về khoản nợ, bộ phận kế toán cần có thông tin chi tiết về các khoản: khách nợ, ngày mua hàng, hạn thanh toán, số tiền nợ, điện thoại khách hàng... để có thể thông báo nhắc nợ, đối chiếu công nợ nhanh nhất. Muốn thế, DN nên chủ động liên hệ với khách hàng sớm, thay vì chờ đến ngày hoá đơn hết hạn thanh toán. Điều này không chỉ giúp DN quản lý tốt các khoản phải thu, mà còn giúp DN giữ được mối quan hệ tốt với khách hàng. Đối với những công ty có mạng lưới bán hàng rộng, khoản phải thu lớn, công tác quản lý công nợ trở nên phức tạp và khó khăn hơn. Các DN này có thể đầu tư phần mềm quản lý công nợ, giúp việc theo dõi khoản nợ nhanh chóng, chính xác, hiệu quả và giảm bớt nhân sự trong công tác quản lý công nợ.
Khi DN có khoản phải thu lớn, sử dụng dịch vụ thu hộ sẽ giúp DN thu nợ nhanh, hiệu quả. Dịch vụ thu hộ có tác dụng như một nhân viên quản lý khoản phải thu của DN, giúp theo dõi, thu tiền, tất toán các khoản, thông báo với khách hàng về tình trạng thu tiền. Nhờ đó, DN có thể giảm bớt nhân viên thu nợ, hưởng lợi ích từ dịch vụ thu hộ chuyên nghiệp, tuy nhiên DN phải trả chi phí sử dụng dịch vụ.
Khi khách hàng chậm thanh toán một khoản nợ, DN có thể tìm hiểu thông tin và sẵn sàng trợ giúp. Chẳng hạn, khách hàng chậm thanh toán do bản thân họ không giải quyết được lượng hàng tồn kho, DN có thể giúp khách hàng bằng cách thu hồi lại một phần hàng đã cung cấp và qua kênh phân phối của DN tìm phương án giúp giải tỏa lượng tồn kho để có tiền để trả nợ cho DN.