I. Tổng quan về công ty cổ phần xuất nhập khẩu ôtô Hà Nội 1.1 Giới thiệu chung về công ty
1.3.2.Cơ cấu tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh.
Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty cổ phần xuất nhập khẩu ô tô Hà
Nhìn vào sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty có thể thấy mối quan hệ giữa cấp trên với cấp dưới là một đường thẳng (trực tuyến), các bộ phận thực hiện chức năng của mình và chịu giám sát của phó giám đốc, giám đốc. Và giám đốc chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trước nhà nước. Cơ cấu tổ chức của công ty tương đối gọn nhẹ, phù hợp với tính chất của một doanh nghiệp thương mại. Các phòng ban tự chịu trách nhiệm về hoạt động của mình, đồng thời có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban tạo ra các hoạt động nhịp nhàng trong doanh nghiệp đưa công ty ngày một kinh doanh có hiệu quả. Cụ thể, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban như sau:
Giám đốc: là người đại diện cho công ty trước pháp luật và trước khách hàng, tổ chức và điều hành mọi hoạt động của công ty theo nghị quyết và quyết định của Hội đồng thành viên (HĐTV), là người được quyền tuyển dụng hoặc cho thôi việc người làm công không đáp ứng nhu cầu kinh doanh, người vi phạm nội quy và quy chế hoạt động của công ty. Ngoài ra, giám đốc còn là chủ tài khoản của công ty, thay mặt công ty ký kết các hợp đồng kinh tế với khách hàng. Giám đốc chịu trách nhiệm trước HĐTV về hiệu quả hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm trước nhà nước về việc chấp hành pháp luật trong công ty.
Giám đốc Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc
tài chính
Trụ sở chính Văn phòng đại diện
Phòng kế toán Phòng hành chính Phòng chăm sóc khách hàng Phòng kinh doanh
Phó giám đốc tài chính: Giúp giám đốc quản lí tài chính của công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác quản lí hoạt động tài chính, đánh giá hiệu quả của các hoạt động phát triển và đưa ra các giải pháp tài chính tối ưu.
Phó giám đốc kinh doanh: Phụ trách vận hành bộ máy kinh doanh, tiếp thị, quảng cáo...Chịu trách nhiệm trực tiếp đến doanh số cũng như thị phần của công ty.
Phòng tài chính kế toán: có nhiệm vụ căn cứ vào kế hoạch thực hiện sản xuất kinh doanh của công ty để lập kế hoạch cấp vốn đủ cho các hoạt động sản xuất. Theo dõi tình hình tài chính của công ty, quản lý quỹ tiền mặt và thu chi tiền mặt theo nguyên tắc chế độ. Quản lí chứng từ sổ sách có liên quan đến hoạt động tài chính của công ty. Theo dõi việc thực hiện các hợp đồng kinh tế, thanh quyết toán các khoản công nợ, phối hợp với ban giám đốc của công ty quản lí toàn bộ tài sản trang thiết bị máy móc của công ty.
Phòng chăm sóc khách hàng: Xây dựng tổ chức quản lý các công việc tại phòng đảm bảo đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng. Quản lý, duy trì mối quan hệ giữa công ty với các khách hàng hiện đang giao dịch, đảm bảo mục tiêu doanh số của công ty giao và các khách hàng mới. Tổ chức, triển khai thực hiện các chương trình xúc tiến bán hàng trên phạm vi được giao. Kiểm soát các cơ chế chính sách bán hàng phù hợp nhằm thúc đẩy doanh số và giảm công nợ khách hàng. Tổ chức thực hiện nâng cao chất lượng dịch vụ, chăm sóc khách hàng theo kế hoạch, chiến lược của công ty. Theo dõi đôn đốc, xử lý mọi thông tin liên quan đến khiếu nại khách hàng. Tổ chức giao nhận hàng hoá cho khách hàng đáp ứng được nhu cầu khách hàng. Tiếp nhận mọi thông tin của khách hàng, phân loại xử lý thông tin, quản lý hàng hoá của công ty. Đôn đốc và triển khai cung cấp hàng cho khách hàng và chi nhánh của công ty theo yêu cầu.
Phòng hành chính: Tham mưu cho giám đốc về lập kế hoạch quỹ tiền lương, các hình thức chi trả lương thưởng, đảm bảo công tác bảo hiểm xã hội, quan tâm đến những người có công trong phát minh sáng chế cho công ty. Quản lí lưu trữ hồ sơ văn thư bảo mật, điều động phương tiện giao và nhận hàng.
Phòng kinh doanh: Đảm nhận chức năng tham mưu cho ban lãnh đạo trong việc phát triển mở rộng thị trường, thị phần. Nghiên cứu chiến lược thị trường, nghiên cứu và phát triển sản phẩm, dịch vụ mới... Giữ gìn và gia tăng giá trị thương hiệu của đơn vị, và một số nhiệm vụ khác.
Ngoài ra, còn có một số bộ phận khác như bảo vệ, vệ sinh… cũng góp phần quan trọng trong việc đảm bảo các hoạt động diễn ra thuận lợi, thúc đẩy quá trình phát triển của công ty.