b. Hình thức kế toán và phương pháp kế toán
3.3.2.4. Kế toán chi phí sản xuất chung
- Chứng từ sử dụng
+ Phiếu xuất kho: Trình tự lập và luân chuyển giống như phiếu xuất kho NVL.
+ Phiếu chi: để xác định các khoản tiền mặt, ngoại tệ thực tế xuất quỹ, là căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ và ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ kế toán.
Phiếu chi lập thành 3 liên, sau khi có đủ chữ ký của: người lập phiếu, kế toán trưởng, tổng giám đốc, thủ quỹ mới được xuất quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên, ghi rõ họ tên vào phiếu chi.
Liên 1: Lưu ở nơi lập phiếu
Liên 2: Thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng chứng từ gốc để ghi sổ kế toán.
Nếu chi ngoại tệ phải ghi rõ tỷ giá, đơn giá tại thời điểm xuất quỹ để tính ra tổng số tiền theo đơn vị đồng tiền ghi sổ. Công ty sử dụng tỷ giá do ngân hàng Vietcombank công bố tại thời điểm xuất quỹ.
Liên phiếu chi gửi ra ngoài công ty phải đóng dấu. - Tài khoản sử dụng
Chi phí SXC của công ty bao gồm: chi phí nhân viên phân xưởng, chi phí NVL, chi phí CCDC, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. Để tập hợp chi phí sản xuất chung kế toán sử dụng TK627 – Chi phí sản xuất chung.
- Trình tự kế toán
Hạch toán chi phí nhân viên phân xưởng
Chi phí nhân viên phân xưởng gồm các khoản phải trả cho phục vụ sản xuất tại phân xưởng như: Tiền lương, phụ cấp, các khoản trích theo lương… của nhân viên vệ sinh phân xưởng, nhân viên thống kê phân xưởng… Đối với lương của những nhân viên phân xưởng cũng áp dụng theo hình thức trả lương theo thời gian. Các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN…cũng tính tương tự như công nhân trực tiếp sản xuất.
Hàng tháng căn cứ vào bảng chấm công, kế toán lập bảng thanh toán tiền lương cho nhân viên phân xưởng, số liệu sẽ tự động cập nhật vào sổ chi tiết TK627- chi tiết cho từng phân xưởng.
Hạch toán chi phí NVL, CCDC, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác.
Chi phí NVL bao gồm các khoản chi phí về NVL dùng chung tại phân xưởng như chi phí dầu mỡ, nhiên liệu…để bảo dưỡng máy móc.
Chi phí vật liệu dùng cho phân xưởng, kế toán căn cứ vào các chứng từ có liên quan sẽ lập sổ chi tiết TK627.
CCDC của công ty bao gồm: áo sơ mi đồng phục nhân viên phân xưởng, bảng điện, bình oxy, bơm dầu, bơm mỡ, bóng đèn, dây dẫn gas, bình gas, bộ dao răng cưa…tùy theo giá trị lớn nhỏ mà công ty phân bổ một lần hoặc phân bổ dần
vào chi phí SXC. Kế toán vào phân hệ: “Quản lý TSCĐ và CCDC” lập bảng phân bổ CCDC, phần mềm sẽ tự động cập nhập số liệu vào sổ chi tiết TK627.
Đối với các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác như: tiền điện, tiền nước, …
Khi có các khoản chi phí khác phát sinh, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy theo định khoản:
Nợ TK627
Có TK 111, 331…
Ví dụ: Có phiếu chi tiền (biểu 3.6), kế toán thực hiện các thao tác:
Trong menu các phân hệ nghiệp vụ chọn: “Phân hệ mua hàng – phải trả”/ “phiếu chi”/ “cập nhật số liệu”. Sau đó kế toán nhập số liệu vào phiếu chi của phần mềm kế toán. Theo định khoản:
Nợ TK627 850 000
Nợ TK133 85 000
Có TK111 935 000
Hạch toán chi phí khấu hao TSCĐ
TSCĐ công ty gồm nhiều loại như nhà xưởng, máy móc thiết bị, máy thổi, máy cắt…và công ty tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
Hàng tháng, để trích khấu hao cho TSCĐ kế toán chỉ cần thực hiện thao tác tính khấu hao mặc định có sẵn trên máy.
Mức trích khấu hao trung bình hàng năm = Nguyên giá Thời gian sử dụng Mức trích khấu hao trung bình hàng tháng = Mức KH trung bình 1 năm 12
Ví dụ: Khi tiến hành trích khấu hao TSCĐ tháng 4/2011. Kế toán thực hiện: Chọn phân hệ nghiệp vụ “Tài sản cố định”/ vào mục “hạch toán khấu hao”. Sau khi giao diện hiện ra cập nhật ngày, tháng, năm tính khấu hao TSCĐ, máy sẽ tự động chạy. Khi việc trích khấu hao TSCĐ được thực hiện bằng các thao tác trên máy tính xong thì phần trích khấu hao TSCĐ sẽ được chuyển đến sổ chi tiết TK627 (Biểu 3.10), bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (Biểu 3.7), Nhật Ký Chung (Biểu 3.12).