b. Hình thức kế toán và phương pháp kế toán
3.3.2.2. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng CPSX của công ty. Tại giai đoạn này, nguyên vật liệu chính của công ty là nguyên liệu tái chế, hạt nhựa nguyên sinh và hạt nhựa tái sinh.
- Chứng từ sử dụng: Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho do bộ phận kho lập. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần). Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho tổng giám đốc ký, rồi giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng.
Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào 2 cột số lượng thực xuất của từng thứ, ghi ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận ký tên vào phiếu xuất kho (ghi rõ họ, tên).
Liên 1: Lưu ở bộ phận kho
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào cột 3,4 và ghi sổ kế toán.
Liên 3: Giao cho người nhận vật tư để theo dõi ở bộ phận sử dụng.
- Tài khoản sử dụng: Để tập hợp chi phí NVL trực tiếp giai đoạn này, kế toán sử dụng TK621 – Chi phí NVL trực tiếp
- Trình tự kế toán:
Nguyên liệu sau khi về nhập kho, căn cứ vào phiếu xuất kho sẽ được xuất dùng cho sản xuất.
Công ty tính giá NVL xuất kho theo giá bình quân gia quyền, theo công thức:
Trị giá vật tư xuất
kho trong kỳ = Số vật tư xuất kho
Khi phân xưởng có yêu cầu dùng thêm NVL để sản xuất, phân xưởng sẽ lập phiếu yêu cầu xuất kho, thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho và ký xác nhận số lượng thực tế xuất vào phiếu xuất kho. Chỉ ghi số lượng chứ không ghi giá trị NVL xuất. Phiếu xuất kho sẽ được chuyển lên phòng kế toán hàng tháng, cụ thể là vào cuối mỗi tháng. Kế toán sẽ nhập số liệu vào phiếu xuất kho trên phần mềm kế toán BRAVO theo định khoản:
Nợ TK621
Có TK1521
Với phần mềm kế toán đã cài đặt, phần mềm sẽ tự động chạy chương trình ghi vào sổ Nhật Ký Chung.
Đối với sản phẩm hỏng trong định mức thì các chi phí liên quan được tính cho thành phẩm, phế liệu sau khi thu hồi có thể nghiền nhỏ tiếp tục đưa vào sản xuất sản phẩm. Đối với phế liệu nhập kho, kế toán sẽ lập phiếu nhập kho phế liệu. Còn đối với sản phẩm hỏng ngoài định mức, công ty bắt công nhân bồi thường bằng tiền mặt phần thiệt hại sau khi trừ đi phế liệu thu hồi, kế toán lập phiếu thu.
Cuối tháng tất cả NVL xuất dùng đều được phần mềm máy tính tự động chuyển vào sổ chi tiết vật tư TK1521, sổ chi tiết TK621, sổ Nhật Ký Chung.
Ví dụ: Trong tháng 4 năm 2011, không có vật tư tháng trước không dùng hết để lại, xuất hạt nhựa phục vụ sản xuất lần 1 là 5 000kg (Phiếu xuất kho số AP2.PX764,
ngày 1/4), lần 2 là 5 500kg (Phiếu xuất kho số AP2.PX765, ngày 11/4), lần 3 là
7 500kg (Phiếu xuất kho số AP2.PX766, ngày 20/4). Cuối tháng, các chứng từ xuất kho sẽ được tập hợp và chuyển lên phòng kế toán. Kế toán tính giá NVL xuất kho Đơn giá xuất kho =
Trị giá vật tư tồn đầu
kỳ +
Trị giá vật tư nhập trong kỳ Số lượng vật tư tồn đầu kỳ Số lượng vật tư nhập trong kỳ +
theo phương pháp bình quân gia quyền dựa vào dư đầu kỳ và bình quân trong tháng là 17 785 đồng/kg. Kế toán lập phiếu xuất kho trên phần mềm kế toán như sau: Khi xuất kho NVL dùng cho chế biến, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho (Biểu 3.1) và giá NVL xuất kho tiến hành nhập dữ liệu vào máy.
Vào giao diện chính của phần mềm BRAVO – hình 1. Kế toán thực hiện:
Chọn phân hệ: “Hàng tồn kho”/ “phiếu xuất kho”/”cập nhật số liệu”. Rồi chọn và tiến hành cập nhật thông tin chứng từ trên phiếu xuất kho mới. Phiếu xuất kho được nhập vào máy theo định khoản:
Nợ TK621 320 130 000
Có TK1521 320 130 000
Sau khi nhập số liệu vào máy thì máy tính sẽ tự cập nhật vào các sổ: Sổ chi tiết TK1521 (Biểu 3.2), sổ chi tiết TK621(Biểu 3.8), sổ nhật ký chung (Biểu 3.12),.