1.1. Các cơng thức: Quy ƣớc: Quy ƣớc:
- Phải bắt đầu bằng dấu “=”
- Thành phần của một cơng thức gồm các tốn tử nhƣ: + (cộng), - (trừ), * (nhân),/ (chia),^ (mũ, lũy thừa), () ( dấu ngoặc đơn), & ( tốn tử liên kết) và các tốn tử so sánh (<,>,<=,>=,=).
- Độ ƣu tiên của các tốn tử xếp theo thứ tự nhƣ sau: (), ^, * và /, + và -. Trƣờng hợp cĩ hai tốn tử cĩ cùng độ ƣu tiên thì tốn tử nào đứng trƣớc sẽ đƣợc tính trƣớc.
VD: = 4+5 cho kết quả là 9 = 5^2 cho kết quả là 25
= “ trƣờng “&”TC nghề” cho kết quả là “ trƣờng TC nghề” = (4+5)*3 cho kết quả là 27
= 4+5* 3 cho kết quả là 19.
1.2.Cú pháp chung của hàm trong Excel: = tên hàm ({ các đối số}) Trong đĩ:
- Tên hàm phải đúng theo tên Excel đã đặt, cĩ thể gõ bằng chữ thƣờng hoặc chữ hoa. - Các đối số trong hàm rất đa dạng, nĩ cĩ thể là một số cụ thể, một địa chỉ ơ hay khối, hoặc lại là một hàm khác ( hàm lồng hàm).
- Đối số phải d0ƣợc đặt trong dấu ngoặc đơn(), các đối số đƣợc phân cách nhau bởi dấu phẩy (,) hoặc chấm phẩy (;) tuỳ theo khai báo List Separator trong Control Panel/Regional Setting
- Số đối số trong hàm tối đa là 30 với điều kiện tổng số ký tự cĩ trong cơng thức khơng đƣợc vƣợt quá 1024.
- Trong hàm khơng đƣợc cĩ ký tự trắng trừ trƣờng hợp ký tự trắng nằm trong chuỗi trong dấu nháy kép “”.
- Excel cĩ một số hàm khơng cĩ đối số nhƣ Hàm Now(): trả về ngày giờ hiện hành. Colunm(): trả về cột hiện hành, Row(): trả về hàng hiện hành.
VD:
=Sum(1,45,4): đối số là số cụ thể.
=Sum(D1,B5,C1:C10): đối số là địa chỉ ơ và khối.
=Sum(product(D1, D3),A2:A4): đối số là hàm và địa chỉ khối.
2. CÁC HÀM XỬ LÝ DỮ LIỆU DẠNG SỐ: 2.1. Hàm ABS(): 2.1. Hàm ABS():
+ Cơng dụng: Trả về gía trị tuyệt đối của một giá trị kiểu số. + Cú pháp: =ABS(number)
+ VD: = ABS(-7) cho kết quả là 7
=ABS(sum(-7,12)) cho kết quả là 5.
2.2. Hàm SQRT():
+ Cơng dụng: Trả về căn bậc hai của một giá trị kiểu số. + Cú pháp: =SQRT(number)
+ VD: = SQRT(9) cho kết quả là 3
=SQRT(sum(-7,32)) cho kết quả là 5.
2.3. Hàm POWER():
+ Cơng dụng: Tính lũy thừa của một giá trị kiểu số. + Cú pháp: =POWER(number,power)
+ VD: = POWER(9,2) cho kết quả là 81
=POWER(sum(-30,32),4) cho kết quả là 16.
2.4. Hàm INT():
+ Cơng dụng: Làm trịn số trong hàm đến số nguyên gần nhất nhỏ hơn số trong hàm + Cú pháp: =INT(number)
+ VD: = INT(20/3) cho kết quả là 6
=INT(sum(-7,12)/12 ) cho kết quả là 2.
2.5. Hàm MOD():
+ Cơng dụng: Trả về số dƣ của phép chia nguyên. + Cú pháp: =MOD(number, divisor - number)
Trong đĩ: - number: là số bị chia hay địa chỉ ơ chứa số bị chia. - divisor – number: là số chia hay địa chỉ ơ chứa số chia. + VD: = MOD(19,2) cho kết quả là 1
2.6. Hàm ROUND():
+ Cơng dụng: Làm trịn giá trị số đến số chỉ định. + Cú pháp: =ROUND(number, number-digits)
Trong đĩ: - number: là số muốn làm trịn hay địa chỉ ơ chứa số muốn làm trịn. - number -digits: là vị trí chỉ định làm trịn.
+ VD: = ROUND(19.123456,2) cho kết quả là 19.12 =ROUND(30/16,2) cho kết quả là 1.88.
2.7. Hàm PRODUCT():
+ Cơng dụng: Tính tích các đối số trong hàm.
+ Cú pháp: =PRODUCT(number 1, number 2, … , number n)
+ VD: = PRODUCT(19,2) cho kết quả là 38
=PRODUCT(sum(-7,12),5) cho kết quả là 125.
2.8. Hàm SUM():
+ Cơng dụng: Tính tổng các đối số trong hàm.
+ Cú pháp: =SUM(number 1, number 2, … , number n)
+ VD: = SUM(19,2) cho kết quả là 21
=SUM(PRODUCT(-7,12),5) cho kết quả là -89.
2.9. Hàm SUMIF():
+ Cơng dụng: Tính tổng cĩ điều kiện.
+ Cú pháp: =SUMIF(Range, Criteria, Sum - range)
Trong đĩ: - Range: là phạm vi các ơ mà hàm sẽ xét xem cĩ ơ nào thỏa điều kiện Criteria hay khơng để tính tổng.
- Criteria: là điều kiện xét, cĩ thể đƣợc ghi dƣới dạng địa chỉ ơ hay đƣợc ghi trong dấu nháy kép “”.
- Sum – range: là phạm vi tƣơng ứng với các ơ trong phạm vi range thỏa điều kiện criteria.
Hàm Sumif sẽ dị trên phạm vi range, nếu gặp ơ nào thỏa điều kiện criteria thì hàm sẽ tính
tổng giá trị của các ơ tƣơng ứng trên phạm vi sum-range. + VD:
Tính doanh số bán hàng của Hƣơng:
=Sumif(A2:A6,”A3”,B2:B6) cho kết quả là 2.550.000
3. CÁC HÀM XỬ LÝ DỮ LIỆU DẠNG CHUỖI: 3.1. Hàm LEN():
+ Cơng dụng: Trả về chiều dài chuỗi. + Cú pháp: =LEN(Text)
+ VD: = LEN(“Truong TC nghe”) cho kết quả là 14 = LEN(“Trƣờng TC nghề”) cho kết quả là 16
3.2. Hàm LEFT():
+ Cơng dụng: Lấy number ký tự bên trái chuỗi Text. + Cú pháp: =LEFT(Text, number)
+ VD: = LEFT(“Truong TC nghe”,6) cho kết quả là Truong = LEFT(“Trƣờng TC nghề”,6) cho kết quả là Trƣờn
3.3. Hàm RIGHT():
+ Cơng dụng: Lấy number ký tự bên phải chuỗi Text. + Cú pháp: =RIGHT(Text, number)
+ VD: = RIGHT(“Truong TC nghe”,4) cho kết quả là nghe = RIGHT(“Trƣờng TC nghề”,5) cho kết quả là nghề
3.4. Hàm MID():
+ Cơng dụng: Lấy number ký tự của chuỗi Text bắt đầu từ vị trí number-start. + Cú pháp: =MID(Text, number-start,number)
+ VD: = MID(“Truong TC nghe”,7,2) cho kết quả là TC = MID(“Trƣờng TC nghề”,9,1) cho kết quả là T
3.5. Hàm LOWER():
+ Cơng dụng: Đổi chuỗi thành chữ thƣờng. + Cú pháp: =LOWER(Text)
+ VD: = LOWER(“Truong TC nghe”) cho kết quả là truong tc nghe = LOWER(“TRƢỜNG TC NGHỀ”) cho kết quả là trƣờng tc nghề
3.6. Hàm UPPER():
+ Cơng dụng: Đổi chuỗi thành chữ hoa. + Cú pháp: =UPPER(Text)
+ VD: = UPPER(“Truong TC nghe”) cho kết quả là TRUONG TC NGHE = UPPER(“trƣờng tc nghề”) cho kết quả là TRƢỜNG TC NGHỀ
3.7. Hàm PROPER():
+ Cơng dụng: Đổi chuỗi Text thành chuỗi cĩ các ký tự đầu của mỗi từ là chữ hoa, các ký tự sau là chữ thƣờng.
+ Cú pháp: =PROPER(Text)
+ VD: = PROPER(“Truong TC nghe”) cho kết quả là Truong Tc Nghe = PROPER(“TRƢỜNG TC NGHỀ”) cho kết quả là Trƣờng Tc Nghề
3.8. Hàm TRIM():
+ Cơng dụng: Bỏ đi tất cả các khoảng trắng thừa trong chuỗi. + Cú pháp: =TRIM(Text)
+ VD: = TRIM(“Truong TC nghe”) cho kết quả là Truong TC nghe
3.9. Hàm VALUE():
+ Cơng dụng: Đổi chuỗi ký số (kiểu text) ra kiểu số. + Cú pháp: =VALUE(Text)
4. HÀM XỬ LÝ DỮ LIỆU DẠNG NGÀY THÁNG: 4. 1. Hàm NOW():
+ Cơng dụng: Trả về ngày và giờ hệ thống vào thời điểm gọi hàm, trị nhìn thấy tùy theo định dạng.
+ Cú pháp: =NOW() 4.2. Hàm TODAY():
+ Cơng dụng: Trả về ngày hiện tại vào thời điểm gọi hàm. + Cú pháp: =TODAY()
4.3. Hàm DATEVALUE():
+ Cơng dụng: Đổi một chuỗi dạng ngày thành một trị ngày tháng (serial number). + Cú pháp: =DATEVALUE(date text)
Trong đĩ: Deta Text: ngày ghi ở dạng Text ( ghi trong dấu ngáy kép “”) + VD: =DATEVALUE(“1/3/1996”) cho kết quả là 35855.
4.4. Hàm MONTH():
+ Cơng dụng: Đổi 1 trị ngày tháng (serial number) ra tháng. + Cú pháp: =MONTH(serial number)
Trong đĩ: Serial number là dạng số tuần tự của một ngày, cĩ thể ghi ở dạng datetext. +VD: =MONTH(DATEVALUE(“25/6/1996”) cho kết quả là 6.
4.5. Hàm YEAR():
+ Cơng dụng: Đổi 1 trị ngày tháng (serial number) ra năm. + Cú pháp: =YEAR(serial number)
Trong đĩ: Serial number là dạng số tuần tự của một ngày, cĩ thể ghi ở dạng datetext. +VD: =YEAR(DATEVALUE(“25/6/1996”) cho kết quả là 1996.
4.6. Hàm WEEKDAY():
+ Cơng dụng: Đổi 1 trị ngày tháng (serial number) ra ngày trong tuần. ( 1 là Chủ nhật, 2 là thứ Hai, …. 7 là thứ Bảy)
+ Cú pháp: =YEAR(serial number)
Trong đĩ: Serial number là dạng số tuần tự của một ngày, cĩ thể ghi ở dạng datetext. +VD: =WEEKDAY(DATEVALUE(“12/5/2000”) cho kết quả là 6.
5.CÁC HÀM THỐNG KÊ VÀ THỐNG KÊ CĨ ĐIỀU KIỆN: 5.1. Hàm AVERAGE():
+ Cơng dụng: Tính trị trung bình của các đối số trong hàm. + Cú pháp: =AVERAGE(number 1, number 2, … , number n)
+ VD: = AVERAGE(18,2) cho kết quả là 10
=AVERAGE(PRODUCT(-1,12),4) cho kết quả là -32.
5.2. Hàm MAX():
+ Cơng dụng: Cho biết giá trị lớn nhất của các đối số trong hàm. + Cú pháp: =MAX(number 1, number 2, … , number n)
+ VD: = MAX(18,2) cho kết quả là 18
=MAX(PRODUCT(-1,12),4) cho kết quả là 4.
5.3. Hàm MIN():
+ Cơng dụng: Cho biết giá trị nhỏ của các đối số trong hàm. + Cú pháp: =MIN(number 1, number 2, … , number n)
+ VD: = MIN(18,2) cho kết quả là 2
=MIN(PRODUCT(-1,4),4) cho kết quả là -4.
5.4. Hàm COUNT():
+ Cơng dụng: Đếm các giá trị số của các đối số trong hàm. + Cú pháp: =COUNT(Value 1, value 2, … , value n)
+ VD: = COUNT(18,2,a,b,2,4,) cho kết quả là 4
=COUNT(PRODUCT(-1,12),a) cho kết quả là 1.
5.5. Hàm COUNTA():
+ Cơng dụng: Đếm các giá trị khác rỗng của các đối số trong hàm. + Cú pháp: =COUNTA(Value 1, value 2, … , value n)
+ VD: = COUNTA(18,2,a,b,2,4,) cho kết quả là 6
=COUNTA(B2:B10) đếm các giá trị khác rỗng trong phạm vi B2:B10.
5.6. Hàm COUNTIF():
+ Cơng dụng: Đếm các giá trị trong phạm vi các ơ thỏa điều kiện. + Cú pháp: =COUNTIF(range, criteria)
Trong đĩ:
- range: là phạm vi các ơ mà hàm sẽ xét xem cĩ ơ nào thỏa điều kiện criteria hay khơng.
- criteria: là điều kiện xét, cĩ thể đƣợc ghi dƣới dạng địa chỉ ơ hay trong dấu nháy kép “”.
+ VD: = COUNTIF(B1:B4,”>3”) đếm các giá trị thỏa điều kiện >3 trong phạm vi B1:B4
5.7. Hàm RANK():
+ Cơng dụng: Trả về thứ bậc của một trị kiểu số theo chỉ định order trong phạm vi. + Cú pháp: =RANK(number, list,order)
Trong đĩ: - number: là giá trị cần so sánh. - list: là phạm vi để so sánh.
- order: là 0 hay 1. Nếu là 1: thứ bậc xếp theo giá trị số tăng dần. Nếu là 0 ( hay khơng ghi):thứ bậc xếp theo giá trị số giảm dần
A B 1 Điểm Xếp hạng 2 10 3 7 4 8 5 6 6 5
6. CÁC HÀM LOGIC: 6.1. Hàm AND():
+ Cơng dụng: Hàm trả về giá trị true khi tất cả các đối số trong hàm đều đúng, trả về giá trị false khi chỉ một đối số trong hàm sai.
+ Cú pháp: =AND(logical_1, logical_ 2, …, logical_ n) -Trong đĩ: logical_1: là điều kiện 1
logical_2: là điều kiện 1 ………..
logical_n: là điều kiện 1 Hay:
+ VD: = AND(2>1,5<7) cho kết quả là True = AND(3<2,1<4) cho kết quả là False
6.2. Hàm OR():
+ Cơng dụng: Hàm trả về giá trị true khi chỉ cần một đối số trong hàm đúng, trả về giá trị
false khi tất cả các đối số trong hàm sai.
+ Cú pháp: =OR(Logical_1, logical_ 2, …, logical_ n) -Trong đĩ: Logical_1: là điều kiện 1
Logical_2: là điều kiện 1 ………..
Logical_n: là điều kiện 1
+ VD: = OR(2>1,5>7) cho kết quả là True = OR(3<2,1>4) cho kết quả là False
6.3. Hàm IF():
+ Cơng dụng: Thực hiện biểu thức đúng (value if True) khi logical-test cho trị true, ngƣợc lại sẽ thực hiện biểu thức sai (value if False) khi logical-test cho trị false.
+ Cú pháp: =IF(logical-test , value_ if_ True, value_ if_ False)veliu
Hay IF ( Điều kiện, giá trị trả về nếu điều kiện đúng, giá trị trả về nếu điều kiện sai)
+ VD: Tại ơ B4 chứa giá trị 4
= IF(B4>3,B4+2,B4+7) cho kết quả là 6
Cho Bảng tính nhƣ sau: Hãy xếp loại học tập dựa vào điểm TB theo quy định
A B C
1 Tên Điểm Xếp loại
2 An 7.5 3 Bình 5.0 4 My 8.0 5 Khánh 4.5 6 Nhi 6.3 Cơng thức tại ơ C2 sẽ là: =IF(B2>=8.0,”Giỏi”,IF(B2>=7.0,”Khá”,IF(B2>=6.0,”Tbkhá”,IF(B2>=5,”TB”,”Yếu”))). 7. HÀM VỀ TÌM KIẾM VÀ THAM SỐ: 7.1. Hàm VLOOKUP():
Cơng dụng: Hàm dị tìm theo cột.
Cú pháp: =VLOOKUP(lookup_value , table_array, col_index_num, range_lookup) Hay VLOOKUP ( Trị dị, bảng dị, cột chứa kết quả, cách dị)
Trong đĩ:
- Lookup_value(trị dị): là số, text, hay địa chỉ ơ chứa giá trị kiểu số, text hay biểu thức cho kết quả là một gái trị kiểu số, text.
- Table_array ( bảng dị): dùng địa chỉ hay tên vùng là khối ơ gồm 2 phần:
+ Cột đầu( là cột đầu tiên tính từ trái qua phải – gọi là cột 1): chứa các trị dùng để so sánh với trị dị.
Nếu range_lookup ( cách dị) =1, bảng dị phải đƣợc sắp xếp theo thứ tự tăng dần của cột 1 ( từ trên xuống dƣới và dị tìm là gần đúng, nếu khơng tìm thấy chính xác trị dị, hàm sẽ dừng lại ở ơ chứa trị gần bằng trị dị và nhỏ hơn trị dị và cho kết quả là giá trị của ơ cùng dịng với ơ mà hàm dừng lại, thuộc cột chứa kết quả.
Nếu range_lookup ( cách dị) =0, bảng dị khơng cần sắp xếp theo thứ tự tăng dần của cột 1 ( từ trên xuống dƣới và dị tìm là chính xác, nếu khơng tìm thấy hàm sẽ trả về thơng báo #N/A (value not available).
+ Các cột cịn lại bên phải: chứa kết quả cần lấy ra.
- Col_index_num ( cột chứa kết quả): là số thứ tự của cột chứa kết quả cần lấy ra, đƣợc tính theo thứ tự từ trái sang phải với cột đầu của bảng dị đƣợc tính là 1.
VD:Cho Bảng tính nhƣ sau:
A B C
1 Mã số Họ tên Chức vụ
2 A001 Nguyễn Quỳnh Nhƣ P.Giám đốc
3 A002 Nguyễn Thanh Vân TP Kỹ thuật
4 B001 Võ Thị Mai Hiền Chuyên viên
5 B003 Trần Thanh Tùng Kế tốn
6 C012 Lâm Hải Long Lái xe
Với bảng dị là: $A$1:$C$6
= VLOOKUP(“A001”,$A$1:$C$6,3) cho kết quả là “P.Giám đốc”
= VLOOKUP(“A003”,$A$1:$C$6,3) cho kết quả là “TP.Kỹ thuật” ( vì range_lookup =1: dị tìm gần đúng)
= VLOOKUP(“A012”,$A$1:$C$6,3,0) cho kết quả là #N/A
= VLOOKUP(“C012”,$A$1:$C$6,2,0) cho kết quả là “Lâm Hải Long”
= VLOOKUP(“A001”,$A$1:$C$6,4,0) cho kết quả là #REF! ( vì col_index_num> số cột cĩ trong bảng dị)
7.2. Hàm HLOOKUP():
Cơng dụng: Hàm dị tìm theo hàng.
Cú pháp: =HLOOKUP(lookup_value , table_array, row_index_num, range_lookup) Hay HLOOKUP ( Trị dị, bảng dị, dịng chứa kết quả, cách dị)
Trong đĩ:
- Lookup_value(trị dị): là số, text, hay địa chỉ ơ chứa giá trị kiểu số, text hay biểu thức cho kết quả là một gái trị kiểu số, text.
- Table_array ( bảng dị): dùng địa chỉ hay tên vùng là khối ơ gồm 2 phần:
Nếu range_lookup ( cách dị) =1, bảng dị phải đƣợc sắp xếp theo thứ tự tăng dần của dịng 1 ( từ trái sang phải và dị tìm là gần đúng, nếu khơng tìm thấy chính xác trị dị, hàm sẽ dừng lại ở ơ chứa trị gần bằng trị dị và nhỏ hơn trị dị và cho kết quả là giá trị của ơ cùng cột với ơ mà hàm dừng lại, thuộc dịng chứa kết quả.
Nếu range_lookup ( cách dị) =0, bảng dị khơng cần sắp xếp theo thứ tự tăng dần của dịng 1 ( từ trái sang phải và dị tìm là chính xác, nếu khơng tìm thấy hàm sẽ trả về thơng báo #N/A (value not available).
+ Các dịng cịn lại : chứa kết quả cần lấy ra.
- Row_index_num ( dịng chứa kết quả): là số thứ tự của dịng chứa kết quả cần lấy ra, đƣợc tính theo thứ tự từ trên xuống dƣới với dịng đầu của bảng dị đƣợc tính là 1.
VD: Cho Bảng tính nhƣ sau:
A B C D E
1 Mã số A001 A004 B001 B003
2 Họ tên Quỳnh Nhƣ Thanh Vân Mai Hiền Thanh Tùng
3 Chức vụ P.Giám đốc TP.Kỹ thuật Chuyên viên Kế tốn Với bảng dị là: $A$1:$E3
= HLOOKUP(“A001”,$A$1:$E$3,3) cho kết quả là “P.Giám đốc”
= HLOOKUP(“A003”,$A$1:$E$3,3) cho kết quả là “TP.Kỹ thuật” ( vì range_lookup =1: dị tìm gần đúng)
= HLOOKUP(“A012”,$A$1:$E$3,3,0) cho kết quả là #N/A = HLOOKUP(“B001”,$A$1:$E$3,2,0) cho kết quả là “Mai Hiền”
= HLOOKUP(“A001”,$A$1:$E$3,4,0) cho kết quả là #REF! ( vì row_index_num> số hàng cĩ trong bảng dị)
------
BÀI 7: CƠ SỞ DỮ LIỆU
1. CÁC KHÁI NIỆM
- Cơ sở dữ liệu là tập hợp thơng tin, dữ liệu đƣợc tổ chức theo cấu trúc dịng và cột để cĩ thể liệt kê, truy tìm, xĩa, rút trích những dịng dữ liệu thỏa mãn một tiêu chuẩn nào đĩ nhanh chĩng. Để thực hiện các thao tác này ta phải tạo ra các vùng Database, Criteria và Extract.
- Vùng Database là vùng cơ sở dự liệu gồm ít nhất 2 dịng. Dịng đầu tiên chứa các tiêu đề cột, gọi là tên Field (Field name) của cơ sở dữ liệu. Tên các Field phải là dữ kiện kiểu chuỗi và khơng đƣơc trùng lặp. Các dịng cịn lại chứa dữ liệu, mỗi dịng gọi là một mẫu tin CSDL ( Record).
- Vùng Criteria là vùng tiêu chuẩn chứa điều kiện để tìm kiếm, xĩa, rút trích, điều kiện của vùng tiêu chuẩn. Vùng Extract cũng cĩ dịng đầu tiên chứa các tiêu đề cịn các thao tác tìm kiếm , xĩa ... khơng cần dùng đến vùng này.