2.1. Nhập dữ liệu trong Excel: 2.1.1. Các loại dữ liệu:
Dữ liệu dạng chuỗi:
Là dữ liệu cĩ dạng chuỗi ký tự, VD: “ kết quả học tập”. Nếu muốn nhập dữ liệu là chuỗi dƣới dạng các ký tự số nhƣ “1234”, trƣớc tiên phải gõ dấu nháy đơn („) sau đĩ mới gõ ký tự số.
Dữ liệu dạng số:
Là những ký tự từ 0 đến 9, nếu nhập số âm thì gõ thêm dấu – đằng trƣớc hay gõ số đĩ trong dấu ().
2.1.2. Định dạng dữ liệu trong bảng tính:
Nhập dữ liệu bằng tiếng Việt:
- Chọn tồn bộ bảng tính. - Vào menu Home/Font.
Thao tác cơ bản trong ơ (cell):
- Khi nhập dữ liệu tại ơ nào, cần phải di chuyển đến ơ đĩ. Di chuyển trỏ ơ bằng phím mũi tên () hoặc nhấp trỏ chuột vào vị trí ơ đĩ và nhập dữ liệu, khi cần chỉnh sửa dữ liệu, đƣa trỏ ơ cần chỉnh sửa và nhấn phím F2 hoặc nhắp chuột vào trong ơ,
- Điều chỉnh độ rộng cột (hàng): Đƣa trỏ chuột vào vị trí giao điểm giữa hai cột (hàng), trỏ chuột trở thành mũi tên hai đầu (), di chuyển chuột để nới rộng hoặc thu hẹp cột (hàng).
- Khi cần chọn ơ, khối ơ, hoặc tồn bộ bảng tính, đặt trỏ tại vị trí đầu tiên, sau đĩ di chuyển chuột hoặc bấm tổ hợp phím Shift + Phím mũi tên.
2.2. Xử lý dữ liệu trong excel 2.2.1. Sao chép, di chuyển ơ, vùng: 2.2.1. Sao chép, di chuyển ơ, vùng:
Sao chép:
- Bƣớc 1: Chọn ơ, vùng cần sao chép.
- Bƣớc 2: Vào menu Edit/Copy hoặc nhấn Ctrl +C
- Bƣớc 3: Đặt trỏ ơ tại vị trí cần sao chép tới, nhấm Enter hoặc Ctrl +V. Di chuyển:
- Bƣớc 1: Chọn ơ, vùng cần di chuyển.
- Bƣớc 2: Vào menu Edit/Cut hoặc nhấn Ctrl + X
- Bƣớc 3: Đặt trỏ ơ tại vị trí cần di chuyển tới, nhấm Enter hoặc Ctrl +V. Chèn thêm ơ, cột, dịng Sheet:
- Bƣớc 1: Để trỏ chuột tại vị trí cần thêm ơ, dịng, cột. - Bƣớc 2: Vào menu Home/Insert, chọn lệnh:
+ Cell: chèn thêm ơ. + Rows: Chèn thêm hàng. + Columns: Chèn thêm cột.
Xĩa ơ, cột, dịng:
- Bƣơc 1: Chọn ơ, cột, hàng, cần xĩa.
- Bƣơc 2: Vào menu Home, chọn lệnh Delete, hoặc nhắp nút phải chuột vào ơ, cột, hàng cần xĩa, chọn lệnh Delete trên menu, sẽ xuất hiện hộp hội thoại Delete, chọn:
Shift cell left: Xĩa ơ, và đẩy ơ từ phải qua trái. Shift cell up: Xĩa ơ, và đẩy ơ bên dƣới lên trên. Entire row: Xĩa hàng.
Entire column: Xĩa cột.
2.2.2. Kẻ khung bảng tính:
- Bƣớc 1: Chọn vùng bảng tính cần kẻ khung.
- Bƣớc 2: Vào menu Home/Format, chọn lệnh FormatCell, chọn Tab Border.
+ None: Gỡ bỏ đƣờng kẻ. + Outline: kẻ xung quanh. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Inside: Kẻ khung lƣới bên trong. + Color: Chọn màu cho đƣờng kẻ. + Style: các loại đƣờng kẻ khung.
+ Các nút lệnh chọn để kẻ đƣờng, khi kẻ đƣờng nào, chọn nút lệnh cĩ vị trí phù hợp.
2.2.3. Đặt tên cho bảng tính:
- Nhắp nút phải chuột vào vị trí tên Sheet, chọn lệnh Rename và gõ lại tên cho Sheet.
2.2.4. Định dạng dữ liệu trong ơ:
- Bƣớc 1: Chọn vùng bảng tính cần định dạng.
+ Wraptext: Bật tắt chế độ xuống hàng trong ơ. + Shink to fit: Thu nhỏ dữ liệu cho vừa đủ ơ. + Merge cell: Ghép nhiều ơ thành một ơ.
+ Horizontal: Định dạng dữ liệu trong ơ theo chiều ngang. + General: Trả về vị trí mặc nhiên.
+ Center Across Selection: Canh dữ liệu vào giữa khối cột. + Vertical: Cho phép xác định vị trí dữ liệu theo chiều đứng. + Orientation: Xác định gĩc quay dữ liệu.
2.2.5. Định dạng kiểu dữ liệu:
- Bƣớc 1: Chọn vùng bảng tính cần định dạng.
- Bƣớc 2: Vào menu Home/Format, chọn lệnh FormatCell, chọn Tab Number.
+ General: Định dạng mặc nhiên kiểu dữ liệu nhập trong ơ. + Number: Định dạng kiểu số.
+ Curency: Định dạng kiểu tiền tệ. + Date: Định dạng ngày
+ Time: Định dạng giờ
+ Percentage: Định dạng kiểu %. + Fraction: Định dạng kiểu thập phân
+ Scientific: Định dạng số theo kiểu khoa học. + Text: Định dạng kiểu chuỗi.
+ Special:Định dạng theo một kiểu đặc biệt. + Custom: Định dạng kiểu ngƣời dùng
Một số code thơng dụng trong kiểu Custom:
Ký hiệu #: - Tƣợng trƣng cho vị trí xuất hiện của ký số. - Khơng hiển thị các số 0 vơ nghĩa.
- Giá trị số sẽ đƣợc làm trịn phần lẻ tùy thuộc số ký tự # nằm ở phần lẻ của code trong khung Type.
Ký hiệu 0: - Tƣợng trƣng cho vị trí xuất hiện của ký số. - Hiển thị các số 0 vơ nghĩa.
- Giá trị số sẽ đƣợc làm trịn phần lẻ tùy thuộc số ký tự 0 nằm ở phần lẻ của code trong khung Type.
- VD1: Nếu chọn trong khung Type, code là: 00 thì khi nhập số 09 sẽ hiển thị 09 Nhƣng với code là ## thì hiển thị là 9 ( bởi số 0 trƣớc số 9 là vơ nghĩa).
- VD2: Nếu chọn code là: #,###.00 thì nhập 1234.75 sẽ hiển thị 1234.75 Nếu chọn Code là:#,###.## thì cũng hiển thị 1234.75
Nhƣng nếu code là: #,###.# thì sẽ hiển thị 1234.8 (làm trịn số) Nếu vẫn với code trên mà nhập 1234.74 thì sẽ hiển thị 1234.7.
Lưu ý: Khi số đƣợc làm trịn trong ơ nên hiểu là chỉ làm trịn về mặt hình thức hiện ra, cịn giá trị số trong ơ khơng hề thay đổi.
Ký hiệu %: Giá trị hiển thị đƣợc nhân với 100 và kèm theo ký hiệu %.
VD: Code là: 0.00%, nếu nhập số 0.15 sẽ hiển thị là 15% (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ký hiệu “Text”: Hiển thị thêm nhĩm ký tự đặt trong dấu “ ” đi sau code
VD: code là #.### “USD”, thi khi nhập số 1200 sẽ hiển thị là 1.200 USD. Ký hiệu [color]: Hiển thị nội dung trong ơ với màu chỉ định color
Color cĩ các giá trị sau: red: đỏ, white:trắng, green: xanh lá cây, blue: xanh dƣơng, magenta: tím, yellow: vàng, cyan: gần giống xanh da trời. Hoặc cĩ thể dùng [color#] với # là giá trị từ 1 đến 56.
- VD: Code là [red]#.### (hoặc codelà[color3]#.###) thì khi nhập số 1234 thì sẽ hiển thị 1.234 cĩ màu đỏ
Ký hiệu [condition value]: thiết lập điều kiện định dạng số , thƣờng dùng chung với màu chỉ định [color][condition value]<code> hoặc [condition value][color]<code>. Nếu cĩ nhiều điều kiện và mẫu định dạng thì các phát biểu cách nhau bởi dấu ; .
- VD: Muốn định dạng số theo yên cầu sau:
+ nếu số nhập vào bằng 400: hiện ra với màu vàng.
Thì code sẽ là: [red][>400]#,##0;[blue][<400]#,##0;[yellow]#,##0
+ Khi nhập dữ liệu kiểu ngày tháng, muốn cho hiển thị theo kiểu ngày/tháng/năm, trong khung Type gõ DD/MM/YYYY.
2.3. Địa chỉ ơ:
Địa chỉ trong Excel gồm:
- Địa chỉ tƣơng đối: là địa chỉ sẽ thay đổi khi ta sao chép cơng thức đến vị trí mới. VD: B4, A12 ….
- Địa chỉ tuyệt đối: là địa chỉ khơng thay đổi khi ta sao chép cơng thức đến vị trí mới. VD: $B$4, $A$12, ….
- Địa chỉ hỗn hợp: Là kết hợp của hai loại địa chỉ trên. VD: B$4, $A12, ….
2.4 Chức năng Auto fill:
Là một chức năng sao chép đặc biệt đƣợc sử dụng rất nhiều trong Excel dùng để sao chép cơng thức, tạo seri số thứ tự, seri ngày tháng năm ….
Khi tạo seri số thứ tự , seri ngày tháng năm: Chọn ơ đầu tiên, nhập dữ liệu vào, nhập tiếp dữ liệu vào ơ tiếp theo liền kề, chọn hai ơ đã nhập đĩ, đƣa trỏ chuột xuống gĩc dƣới bên phải ơ thứ hai, trỏ chuột thành dấu cộng (+) màu đen nhỏ, kéo chuột để tạo thành seri.
Khi sao chép cơng thức: Đƣa trỏ chuột xuống gĩc dƣới bên phải ơ chứa cơng thức cần sao chép trỏ chuột thành dấu cộng (+) màu đen nhỏ, kéo chuột để tạo thành seri.
------
BÀI 6: HÀM TRONG EXCEL