II. Thực trạng quản trị vốn lưu động tại MTL-Chi nhánh Hà Nội
2015.
1.3. giải pháp
1.3.1.Quản lý khoản phải thu.
Hiện nay, các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) không đầu tư đầy đủ nguồn lực cũng như chính sách trong việc theo dõi và thực hiện việc thu nợ, mặc dù khoản này chiếm phần không nhỏ trong tổng vốn lưu động. Thời gian thu hồi nợ càng ngắn thì DN càng có nhiều tiền để quay vòng vốn. Dễ rút ngắn thời gian trung bình từ khi bán hàng đến khi thu được nợ từ khách hàng, nhà quản lý SME nên đưa ra một giải pháp toàn diện từ chính sách, hệ thống, con người, công cụ hỗ trợ đến kỹ năng, quy trình thu nợ. Đối với MTL, một công ty hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải và kho vận, với đặc điểm của ngành dịch vụ vận tải thì khoản phải thu luôn chiếm một lượng lớn trong cơ cấu vốn lưu động ròng (của MTL năm 2008 là 50.532). Do vậy, MTL cần phải hết sức chú ý đến vấn đề quản lý khoản phải thu, thu hồi công nợ với các giải pháp như sau:
a) Về chính sách:
Quy đinh về điều kiện khách hàng đủ tiêu chuẩn được nợ, hạn mức nợ sau khi đã kiểm tra các thang bậc đánh giá cho từng tiêu chí cụ thể về khả năng thanh toán, doanh thu dự kiến, lịch sử thanh toán, cơ sở vật chất... của từng khách hàng.Quy định về người phê chuẩn cho các hạn mức nợ khác nhau trong nội bộ công ty, từ giám đốc, trưởng phòng, đến nhân viên sales. Thưởng hợp lý cho những nhân viên thu nợ đạt được chỉ tiêu đề ra để động viên, khuyến khích nhân viên làm việc. Các chính sách này
là nền tảng, là tài liệu hướng dẫn cho cả hệ thống và là một kênh thông tin hiệu quả liên kết các phòng, ban trong công ty trong quá trình phối kết hợp để quản lý công nợ .b) Về Con người
MTL nên có một bộ phận chuyên trách về quản lý thu nợ và theo dõi công nợ, có thể là phòng tài chính kế toán với sự giúp đỡ của nhân viên Sales và nhân viên chứng từ, hoặc bộ phận hiện trường phụ trách cung cấp dịch vụ trực tiếp cho từng đối tượng khách hàng khác nhau, chia theo ngành nghề kinh doanh của khách hàng, vị trí địa lý hoặc giá trị công nợ. Những nhân viên này được đào tạo về kỹ năng giao tiếp qua điện thoại, khả năng thuyết phục khách hàng thanh toán hoặc cam kết thanh toán, cách xử lý các tình huống khó, sử dụng thành thạo các phần mềm hỗ trợ...
c) Công cụ.
MTL nên đầu tư phần mềm kế toán có phần hành (module) hỗ trợ quản lý công nợ. Những phần mềm ứng dụng này có thể ra được các báo cáo tổng hợp cũng báo cáo công nợ chi đến khách hàng theo các tiêu chí quản trị, giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc của nhân viên thu nợ.
d) Quy trình.
Trước khi ký hợp đồng cho khách nợ, nhân viên Sales nên trực tiếp đến thăm trụ sở công ty khách hàng để trao đổi, thu thập thông tin, tiến hành đánh giá xem khách hàng có điều kiện được nợ không. Sau đó đề xuất hạn mức tín dụng cho khách hàng.
Khi ký hợp đồng phải qua sự kiểm tra của bộ phận quản lý công nợ để chắc chắn rằng khách hàng không có lịch sử về nợ xấu, nợ khó đòi đã bị đóng hợp đồng. Mẫu hợp đồng nên có đầy đủ các điều khoản về hạn mức nợ, thời hạn thanh toán...
Sau khi ký hợp đồng, MTL nên gửi invoice (bản liệt kê), hóa đơn cho khách đúng kỳ hạn bằng chuyển phát nhanh, thư đảm bảo để chắc chắn rằng khách hàng nhận được giấy tờ và trong thời gian ngắn nhất; liên lạc với khách hàng để giải quyết vướng mắc, đẩy nhanh tiến trình; gửi thư nhắc nợ lần 1, 2, 3 với các mốc thời gian cụ thể cho khách hàng có tuổi nợ cao hơn thời gian cho phép; hẹn gặp và đến thăm khách hàng
nếu thấy trao đổi qua điện thoại không hiệu quả... Nếu khó thu hồi nợ, có thể nhờ công ty chuyên thu nợ hoặc bán nợ.
Trong cơ cấu vốn lưu động của MTL thì khoảng phải thu chiếm một tỷ lệ khá cao vì vậy ban giám đốc, phòng tài chính kế toán và các nhân viên có liên quan đến thu hồi công nợ cần phải cân nhắc để lựa chọn những phương thức phù hợp nhất cho công ty mình dựa trên phương châm "lợi ích và chi phí", nhiều khi phải đánh đổi giữa tính thanh khoản và lợi nhuận . Nếu MTL gắt gao trong việc thu nợ, tính thanh khoản được cải thiện nhưng có rủi ro là khách hàng sẽ chuyển sang ký hợp đồng với các doanh nghiệp khác có chính sách tín dụng thương mại mềm dẻo hơn.
1.3.2. Quản trị tiền mặt.
Có thể nói tiền mặt kết nối tất cả các hoạt động liên quan đến tài chính của doanh nghiệp. Vì thế, nhà quản lý cần phải tập trung vào quản trị tiền mặt để giảm thiểu rủi ro về khả năng thanh toán, tăng hiệu quả sử dụng tiền, đồng thời ngăn ngừa các hành vi gian lận về tài chính trong nội bộ doanh nghiệp hoặc của bên thứ ba.
Quản trị tiền mặt là quá trình bao gồm quản lý lưu lượng tiền mặt tại quỹ và tài khoản thanh toán ở ngân hàng, kiểm soát chi tiêu, dự báo nhu cầu tiền mặt của DN, bù đắp thâm hụt ngân sách, giải quyết tình trạng thừa, thiếu tiền mặt trong ngắn hạn cũng như dài hạn. Tương tự như khoản mục khoản phải thu, lượng tiền mặt ở MTL trong nhưng năm vừa qua cũng luôn chiếm một tỷ lệ rất lớn, do vậy ban lãnh đạo công ty cần phải làm tốt việc quản lý lượng tiền mặt để có thể sử dụng một cách tốt nhất mà không bị đọng vốn, ít bị ảnh hưởng bởi tỷ giá hoặc lạm phát…
a) Xác định và quản lý lưu lượng tiền mặt.
Dự trữ tiền mặt (tiền tại quỹ và tiền trên tài khoản thanh toán tại ngân hàng) là điều tất yếu mà MTL phải làm để đảm bảo việc thực hiện các giao dịch kinh doanh hàng ngày cũng như đáp ứng nhu cầu về phát triển kinh doanh trong từng giai đoạn.Nếu MTL giữ quá nhiều tiền mặt so với nhu cầu sẽ dẫn đến việc ứ đọng vốn, tăng rủi ro về tỷ giá (nếu dự trữ ngoại tệ), tăng chi phí sử dụng vốn (vì tiền mặt tại quỹ không sinh lãi, tiền mặt tại tài khoản thanh toán ngân hàng thường có lãi rất thấp so với
chi phí lãi vay của MTL). Hơn nữa, sức mua của đồng tiền có thể giảm sút nhanh do lạm phát.
Nếu MTL dự trữ quá ít tiền mặt và không đủ tiền để thanh toán sẽ bị giảm uy tín với nhà cung cấp, các hãng tàu và các bên liên quan. MTL sẽ mất cơ hội hưởng các khoản ưu đãi giành cho giao dịch thanh toán ngay bằng tiền mặt, mất khả năng phản ứng linh hoạt với các cơ hội đầu tư phát sinh ngoài dự kiến.
Lượng tiền mặt dự trữ tối ưu của MTL phải thỏa mãn được 3 nhu cầu chính: chi cho các khoản phải trả phục vụ hoạt động sản xuất - kinh doanh hàng ngày của công ty như trả cho nhà cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ, trả người lao động, trả thuế; dự phòng cho các khoản chi ngoài kế hoạch; dự phòng cho các cơ hội phát sinh ngoài dự kiến khi thị trường có sự thay đổi đột ngột.
MTL có thể sử dụng phương pháp Baumol hoặc mô hình Miller Orr để xác định mức dự trữ tiền mặt hợp lý. Sau khi xác định được lưu lượng tiền mặt dự trữ thường xuyên, công ty nên áp dụng những chính sách, quy trình sau để giảm thiểu rủi ro cũng như những thất thoát trong hoạt động:
- Số lượng tiền mặt tại quỹ giới hạn ở mức thấp chỉ để đáp ứng những nhu cầu thanh toán không thể chi trả qua ngân hàng. Ưu tiên lựa chọn nhà cung cấp có tài khoản ngân hàng. Thanh toán qua ngân hàng có tính minh bạch cao, giảm thiểu rủi ro gian lận, đáp ứng yêu cầu pháp luật liên quan. Theo Luật thuế Giá trị gia tăng (sửa đổi), có hiệu lực từ ngày 01/01/2009, tất cả các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên nếu không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. - Xây dựng quy trình thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, bao gồm danh sách các mẫu bảng biểu, chứng từ (hợp đồng kinh tế, hóa đơn, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận...). MTL cần phải xác định quyền và hạn mức phê duyệt của các cấp chức năng đồng thời đưa ra quy tắc rõ ràng về trách nhiệm và quyền hạn của các bộ phận liên quan đến quá trình thanh toán để việc thanh toán diễn ra thuận lợi và chính xác.
- Tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm, tách bạch vai trò của kế toán và thủ quỹ. Có kế hoạch kiểm kê quỹ thường xuyên và đột xuất, đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế, sổ
quỹ với số liệu kế toán . Đối với tiền gửi ngân hàng, định kỳ đối chiếu số dư giữa sổ sách kế toán của công ty và số dư của ngân hàng để phát hiện kịp thời và xử lý các khoản chênh lệch nếu có.
b) Xây dựng và phát triển các mô hình dự báo tiền mặt.
Tính toán và xây dựng các bảng hoạch định ngân sách giúp MTL ước lượng được khoảng định mức ngân quỹ là công cụ hữu hiệu trong việc dự báo thời điểm thâm hụt ngân sách để chuẩn bị nguồn bù đắp cho các khoản thiếu hụt này. Ban lãnh đạo phải dự đoán các nguồn nhập, xuất ngân quỹ theo đặc thù về chu kỳ tính doanh, theo mùa vụ, theo kế hoạch phát triển của công ty trong từng thời kỳ. Ngoài ra, phương thức dự đoán định kỳ chi tiết theo tuần, tháng, quý và tổng quát cho hàng năm cũng được sử dụng thường xuyên.
Nguồn nhập ngân quỹ thường bao gồm các khoản thu được từ hoạt động sản - xuất kinh doanh, tiền từ các nguồn đi vay, tăng vốn, bán tài sản cố định không dùng đến...
Nguồn xuất ngân quỹ bao gồm các khoản chi cho hoạt động sản xuất - kinh doanh, trả nợ vay, trả tiền vay, mua sắm tài sản cố định, đóng thuế và các khoản phải trả khác.
Mặc dù công ty có thể đã áp dụng các phương pháp quản trị tiền mặt một cách hiệu quả, nhưng do đặc thù về mùa vụ hoặc do những lý do khách quan ngoài tầm kiểm soát, công ty bị thiếu hoặc thừa tiền mặt, ban giám đốc có thể áp dụng những biện pháp sau để cải thiện tình hình:
Thứ nhất, biện pháp cần làm khi thiếu tiền mặt: đẩy nhanh tiến trình thu nợ; giảm số lượng hàng tồn kho; giảm tốc độ thanh toán cho các nhà cung cấp bằng cách sử dụng hối phiếu khi thanh toán hoặc thương lượng lại thời hạn thanh toán với nhà cung cấp; bán các tài sản thừa, không sử dụng; hoãn thời gian mua sắm tài sản cố định và hoạch định lại các khoản đầu tư; giãn thời gian chi trả cổ tức; sử dụng dịch vụ thấu chi của ngân hàng hoặc vay ngắn hạn; sử dụng biện pháp "bán và thuê lại" tài sản cố định.
Thứ hai, biện pháp cần làm khi thừa tiền mặt trong ngắn hạn: thanh toán các khoản thấu chi; sử dụng các khoản đầu tư qua đêm của ngân hàng; sử dụng hợp đồng tiền gửi có kỳ hạn với điều khoản rút gốc linh hoạt; đầu tư vào những sản phẩm tài chính có tính thanh khoản cao (trái phiếu chính phủ); đầu tư vào cổ phiếu quỹ ngắn hạn .Thứ ba, biện pháp cần làm khi thừa tiền mặt trong dài hạn: MTL nên đầu tư vào các dự án mới; mua sắm tài sản cố định nhằm mục đích mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, đầu tư vào thị trường chứng khoán, bất động sản hoặc thậm chí mua lại công ty khác.[12]
KẾT LUẬN
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt trên tất cả các lĩnh vực hoạt động kinh doanh nói chung và trong ngành giao nhận vận tải, kho vận nói riêng thì vấn tề quản trị tài chính doanh nghiệp là một vấn đề cốt lõi, có ý nghĩa quyết định đến thành bại trên thương trường của doanh nghiệp. Nhận thức được vấn đề như trên, em đã đã cố gắng tìm hiểu, học hỏi để hoàn thành đề tài về “nâng cao hiệu quả quản trị vốn lưu động tại công ty TNHH Thương mại và Vận tải MTL-Chi nhánh Hà Nội”. Đề tài viết về vấn đề nâng cao hiệu quả quản trị vốn lưu động tại một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ điển hình là công ty MTL, một công ty hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải và kho vận tương đối lớn trên thị trường Việt Nam, trong những năm qua mặc dù tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty luôn đạt được những kết quả rất khả quan nhưng vấn đề quản trị vốn lưu động tải công ty MTL vẫn chưa được chú ý đúng mức và vì vậy đã gây ra những hạn chế rất đáng tiếc trong vấn đề quản lý vốn lưu động, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của MTL. Mặc dù, đề tài còn nhiều thiếu sót và hạn chế nhưng nhìn chung đã nêu lên được những cơ sở lý thuyết cơ bản nhất về vốn lưu động và quản trị vốn lưu động, sau đấy là về thực trạng quản trị vốn lưu động tại công ty MTL và đã đưa ra được những giải pháp cần thiết nhằm giúp công ty có thể nâng cao hiệu quả quản trị nguồn vốn này. Em rất mong rằng đề tài có thể giúp cho tình hình quản trị vốn lưu động tại công ty MTL nói riêng và các SME nói chung được tốt hơn.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Nguyễn Tấn Bình. Giáo trình phân tích hoạt động doanh nghiệp (2006). Nhà xuất bản Thống kê.
[2] Nguyễn Hải Sản. Giáo trình quản trị tài chính doanh nghiệp. Nhà xuất bản Thống kê.
[3] Ths.Vũ Quang Kết và TS. Nguyễn Văn Tấn. Giáo trình Quản trị tài chính. Trường Học Viện Công Nghệ Bưu Chính Viễn Thông. Lưu hành nội bộ
[4] Ths. Phan Anh Tuấn. Bài giảng lí thuyết tài chính tiền tệ. Trường ĐH Kinh Tế TP.HCM. Lưu hành nội bộ
[5] Công ty TNHH Thương mại Vận tải MTL-Chi nhánh Hà Nội. Báo cáo tài chính các năm 2006, 2007, 2008. Lưu hành nội bộ.
[6] Công ty TNHH Thương mại Vận tải MTL-Chi nhánh Hà Nội. Chiến lược phát triển của công ty đến năm 2015. Lưu hành nội bộ.
[7] Công ty TNHH Thương mại Vận tải MTL-Chi nhánh Hà Nội. Tài liệu giới thiệu về công ty. Lưu hành nội bộ
[8] Cục Hải quan Việt Nam. Dự báo tỷ trọng xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển tại Việt Nam đến 2015.
[9] Viện Khoa học kinh tế giao thông vận tải. Dự báo khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu đến năm 2015.
[10] Phạm Thị Đức Hạnh. Khóa luận tốt nghiệp năm 2005. Trường Đại học An Giang [11] Cục Hải quan Việt Nam, Tỷ trọng các loại hàng hóa dự kiến vận chuyển tại các cảng biển đến năm 2010