II. Thực trạng quản trị vốn lưu động tại MTL-Chi nhánh Hà Nội
2.2.2. Thực trạng quản trị tiền mặt
Khởi điểm của việc kiểm soát đầu tư vào tài sản ngắn hạn là sự kiểm soát một cách hữu hiệu tiền mặt hay những khoản tương đương tiền mặt. Tương đương tiền mặt là các chứng khoán khả nhượng .
Tiền mặt của Công ty thường được giữ dưới hình thức tiền mặt tồn tại quỹ, tiền gửi ngân hàng trong tài khoản Tổng công ty và dạng ngân phiếu.
Phân tích sự luân chuyển tiền mặt thuần của MTL trong giai đoạn qua ta có:
Bảng 5: Bảng tóm tắt lưu chuyển tiền tệ thuần
Chỉ tiêu 2006 2007 2008
Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động
SX- KD 536,356,869 896,589,250 683,586,235
Lưu chuyển tiền thuận từ hoạt động đầu
tư 125,589,568 136,746,586 (325,956,350)
Lưu chuyển tiền thuần trong kỳ 661,946,437 1,033,335,836 357,629,885 Tiền và tương đương tiền đầu kỳ 321,435,123 384,698,756 294,478,693 Tiền và tương đương tiền cuối kỳ 352,743,421 312,693,425 189,746,258
( Nguồn: trích bản báo cáo lưu chuyển tiền tệ giai doạn2006- 2008)
Bảng 6: tỷ lệ % theo quy mô của tiền mặt:
Năm
So với 2006 2007 2008
Tổng tài sản 8.371% 10.769% 7.472% Tài sản lưu động 51.413% 55.359% 43.258%
( Nguồn: dựa trên bảng cân đối kế toán của MTL giai đoạn 2006- 2008)
hướng giảm trong 3 năm qua. Điều đó thể hiện việc sử dụng tiền mặt một cách hiệu quả của Công ty, tránh tình trạng tiền nhàn rỗi quá nhiều. Tuy nhiên bản thân Công ty cần phải hạch toán nhu cầu tiền mặt dự trữ cần thiết một cách chính xác nhất có thể đủ để trang trải cho các hoạt động kinh doanh thường nhật của Công ty và sử dụng trong những trường hợp cấp bách.
Dựa vào lí thuyết đã được trình bày ở chương I ta có vòng quay tiền mặt qua các năm 2006- 2008 như sau:
Bảng 7: Vòng quay tiền mặt
Năm
Chỉ tiêu 2006 2007 2008
Vòng quay tiền mặt 108.961 162.621 320.534
Như vậy trong 3 năm vừa qua vòng quay tiền mặt của MTL liên tục tăng cao, đặc biệt là trong năm 2007 và 2008, đây là một tín hiệu không tốt cho hiệu quả kinh doanh của Công ty. Cùng với sự phát triển của ngành giao nhận và kho vận của cả nước, Công ty đang đứng trước một sự cạnh tranh gay gắt chưa từng có trong lịch sử của Công ty. Đặc biệt ở thời điểm cuối năm 2008, do tình hình kinh tế thế giới cũng như là Việt Nam đang hết sức khó khăn.Các doanh nghiệp xuất khẩu của Việt Nam gặp vô vàn khó khăn trong việc khai thác thị trường mới và duy trì được thị trường xuất khẩu cũ. Do vậy MTL phải rất linh hoạt trong chính sách bán hàng, cung cấp dịch vụ, mở rộng quan hệ để thu hút khách hàng nhằm nâng cao doanh thu cũng như lợi nhuận của mình. MTL sẽ phải cung cấp tín dụng cho khách hàng nhiều hơn nhằm mục đích thu hút các doanh nghiệp xuất nhập khẩu sử dụng dịch vụ của mình. Tuy nhiên, chính sách bán hàng này lại cũng là một nguyên nhân quan trọng trong việc làm giảm mức độ dự trữ tiền mặt của MTL, đây sẽ là một trở ngại lớn đối với Công ty nếu Công ty không đủ tiền mặt trang trải cho các khoản đầu tư ngắn hạn, vốn bị chiếm dụng không phải là điều mà các doanh nghiệp dễ dàng chấp nhận đánh đổi trong hoạt động kinh doanh của mình bởi vì điều đó sẽ tạo ra một chi phí cơ hội khá lớn trong việc sử dụng tiền mặt.
Cùng với biện pháp đẩy mạnh doanh số bán hàng và mở rộng đối tượng khách hàng như trên thì MTL cũng đã biết vận dụng một số các biện pháp nhằm tăng tốc độ thu hồi tiền mặt cụ thể như sau:
+ Việc giải quyết các thủ tục giấy tờ hành chính đã được tinh giảm một cách tối thiểu, mỗi bộ phận tự quản lí hoạt động của mình và báo cáo lại giám đốc vào cuối mỗi tháng, hết một quý lại có cuộc họp báo cáo kết quả kinh doanh của toàn Công ty. Cơ chế này giúp các phòng tự chủ động điều chỉnh hoạt động của mình, tránh tình trạng toàn quyền của ban giám đốc làm quy trình thủ tục hành chính trở nên phức tạp hơn.
+ Về phương thức thanh toán thì sử dụng hình thức chuyển tiền thông qua hệ thống Ngân hàng. Lợi ích của phương thức này là doanh nghiệp có thể fax báo cáo về Công ty và chuyển tiền vào tài khoản Công ty mở tại ngân hàng hay rút tiền tại Ngân hàng đáp ứng kịp thời các nhu cầu cấp thiết, đảm bảo thông suốt trong quá trình thực hiện hợp đồng.
+ Về việc chi trả lương cho công nhân viên được thực hiện thông qua phòng tổ chức hành chính, phòng này có vai trò nhận lương cho tất cả các nhân viên trong Công ty và nhân viên phải tự xuống lấy phần lương của mình bằng cách kí vào giấy xác nhận. Với biện pháp này nên Công ty không thể kéo dài thời gian chi trả lương cho công nhân viên, trong khi đó tiền được chuyển đến phòng tổ chức hành chính phải nằm đợi một khoản thời gian thì tất cả các nhân viên mới nhận đủ khoản lương của mình. Với xu thế quản lí lương hiện nay, Công ty còn khá lạc hậu khi chưa vận dụng được biện pháp trả lương cho nhân viên thông qua tài khoản ở Ngân hàng, vừa nhanh gọn lại vừa thuận tiện, với quan hệ sẵn có với các hệ thống Ngân hàng thì điều này không phải là khó, tuy nhiên nó chưa thực sự phổ biến và còn khó làm quen với toàn bộ công, nhân viên Công ty, đòi hỏi một khoảng thời gian dài để thích nghi.
chậm. Công ty có gắng thuyết phục nhà cung cấp bán hàng theo phương thức trả chậm để tranh thủ sử dụng các khoản tiền vào các hoạt động đầu tư ngắn hạn khác. Ngoài ra, Công ty không có một phòng ban hay có người cụ thể chịu trách nhiệm về quản lí tiền mặt, mà hầu hết trách nhiệm này thuộc vào bản thân các phòng thực hiện kinh doanh. Vì vậy, các phòng ban phải tự cân đối thời gian cho khách hàng nợ với thời gian nợ tiền của nhà cung cấp sao cho hoạt động được hiệu quả nhất, không bị ứ đọng hay chiếm dụng vốn quá dài hạn.