Bước 1: Tìm hiểu và hướng dẫn khách hàng
- Khách hàng có nhu cầu vay vốn sẽ đến phòng tín dụng ngân hàng Á Châu. - Nhân viên tín dụng sẽ tiếp xúc và hướng dẫn khách hàng làm thủ tục vay vốn - Nhân viên tín dụng có trách nhiệm tìm hiểu:
+ Những vấn đề khách hàng trình bày, tư cách pháp lý (năng lực hành vi dân sự, năng lực pháp luật dân sự) của khách hàng
+ Đánh giá tính cách, uy tín, thu nhập, chi tiêu, tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính , tình hình công nợ của khách hàng
+ Mục đích vay vốn
+ Đề nghị khách hàng cung cấp hồ sơ, tài liệu liên quan đến phương án vay vốn + Tài sản đảm bảo
- Nếu khách hàng cung cấp đủ những thông tin cần thiết và nhân viên tín dụng xét thấy họ đã hội đủ những điều kiện vay vốn thì sẽ hướng dẫn họ tiến hành làm thủ tục vay vốn.
• Thủ tục vay gồm:
+ Đơn xin vay vốn (theo mẫu của ngân hàng) + Tờ khai về tài sản thế chấp, cầm cố
…
- Sau đó khách hàng lấy hồ sơ vay vốn từ nhân viên tín dụng
- Nhân viên tín dụng lập tờ trình sơ bộ về khách hàng lên trưởng phòng tín dụng, nêu rõ ý kiến , lý do đề xuất
- Nhân viên tín dụng ghi vào sổ theo dõi tiếp nhận hồ sơ xin vay để trình Ban Giám Đốc phân loại hồ sơ cho vay đối với từng nhân viên tín dụng
Bước 2: Nghiên cứu thẩm định hồ sơ vay của khách hàng
Ngay sau khi nhận đầy đủ hồ sơ vay vốn từ khách hàng hoặc từ nhân viên dịch vụ tín dụng được phân công, nhân viên tín dụng tiến hành gởi hồ sơ đảm bảo cho nhân viên định giá tài sản và đồng thời tiến hành thẩm định khách hàng theo các nội dung sau:
- Thẩm định tính khả thi,hiệu quả của phương án sản xuất kinh doanh, dự án đầu tư của khách hàng
- Xác định nhu cầu vốn, mục đích sử dụng vốn, nguồn trả nợ và thời hạn trả nợ - Xác minh tính hợp pháp của tài sản thế chấp, cầm cố hoặc bảo lãnh của khách hàng và định giá tài sản đó
* Việc thẩm định hồ sơ khách hàng , nhân viên tín dụng phải khảo sát thực tế tại đơn vị vay vốn để xác minh những thông tin về khách hàng. Còn các tư liệu khách hàng cung cấp và thông tin khác chỉ có tín chất tham khảo.
- Nhân viên tín dụng có quyền từ chối cho vay với lý do rõ ràng nếu khách hàng không đáp ứng đủ các điều kiện tín dụng.
Bước 3: Lập tờ trình thẩm định về hồ sơ vay của khách hàng
- Sau khi đã nghiên cứu tỷ mỷ về khách hàng và hồ sơ vay, nhân viên tín dụng sẽ lập 2 tờ trình thẩm định
+ Tờ trình thẩm định bất động sản trình Ban Tín Dụng Chi Nhánh gồm các nội dung sau:
Chừng từ pháp lý về bất động sản (hợp đồng mua bán nhà, tờ khai lệ phí trước bạ, bản vẽ, bộ chứng từ chủ cũ…)
Mô tả bất động sản (đất và nhà)
Định giá bất động sản ( đơn giá đất, đơn giá xây dựng, tổng giá trị bất động sản)
+ Tờ trình thẩm định khách hàng, trình Ban/ Hội đồng Tín dụng phê duyệt hạn mức tín dụng cho khách hàng gồm có các nội dung:
Giới thiệu khách hàng( tư cách pháp lý, qui mô hoạt động, vị trí trên thương trường, quan hệ tín dụng với ACB và các tổ chức tín dụng khác)
Tình hình tài chính của khách hàng (tình hình hoạt động SXKD, vốn tự có, tình hình công nợ, kết quả kinh doanh : lời,lỗ, thu nhập…)
Nhu cầu vay của khách hàng (nhu cầu vay, mục đích sử dụng vốn vay,phần trả nợ vay, thời hạn trả nợ)
Tài sản đảm bảo cho khoản vay
Nhận xét, đánh giá của nhân viên tín dụng viên tín dụng
Bước 4: Quyết định cho vay
- Tờ trình thẩm định được Ban tín dụng xem xét và ra quyết định cho vay. - Trường hợp Ban Tín Dụng từ chối cho vay:
+ Lập văn bản từ chối và trình Ban tín dụng
+ Thông báo lý do từ chối bằng văn bản cho khách hàng - Trường hợp Ban Tín Dụng chấp thuận cho vay:
+ Thông báo cho khách hàng về nội dung xét duyệt + Nếu khách hàng không đồng ý thì thực hiện từ chối
+ Nếu khách hàng đồng ý thì chuyển hồ sơ cho nhân viên tín dụng viên pháp lý chứng từ để lập hợp đồng thế chấp, cầm cố đi công chứng.
Bước 5: Tiến hành thủ tục công chứng và ký kết hợp đồng tín dụng
- Nhân viên pháp lý chứng tư căn cứ biên bản họp ban tín dụng để soạn thảo hợp đồng thế chấp, cầm cố hoặc bảo lãnh hay giấy cam kết thế chấp, cầm cố, bảo lãnh, hợp đồng đăng ký thế chấp
- Tiến hành thủ tục công chứng việc thế chấp, cầm cố, bảo lãnh đảm bảo nợ vay theo đúng qui định, cùng ký tên với khách hàng trên hợp đồng thế chấp, cầm cố hoặc bảo lãnh tại phòng công chứng
- Tiến hành đăng ký thế chấp tại phòng tài nguyên của quận hay trung tâm đăng ký thế chấp
- Hoàn tất các thủ tục công chứng, đăng ký thế chấp và nhận các giấy tờ liên quan đến tài sản thế chấp
- Lập hợp đồng tín dụng ( 4 bản)
- Hướng dẫn khách hàng ký tên trên hợp đồng tín dụng và các giấy tờ có liên quan - Sau khi hoàn tất, hồ sơ được trình lên Trưởng phòng tín dụng xem lại, sau đó ký tên và trình lên lãnh đạo ký hợp đồng tín dụng
Bước 6: Giải ngân
- Sau khi ký kết hợp đồng tín dụng nhân viên tín dụng lưu 1 bản hợp đồng để theo dõi, giao 1 bản cho khách hàng, chuyển cho phòng giao dịch ngân quỹ 2 bản
- Phòng ngân quỹ căn cứ hợp đồng tín dụng đã ký kết, tiến hành thủ tục giải ngân cho khách hàng
- Trường hợp món vay giải ngân nhiều lần, tất cả các lần giải ngân sau phải được sự chấp thuận của Trưởng phòng tín dụng trên phiếu đề nghị giải ngân do nhân viên tín dụng viên tín dụng lập
Bước 7: Kiểm tra sau khi giải ngân
- Thực hiện việc kiểm tra trước, trong và sau khi giải ngân theo qui chế cho vay - Quản lý hồ sơ vay, lập thông báo-lưu trữ thay đổi lãi suất gởi cho khách hàng - Kiểm tra thường xuyên việc khách hàng sử dụng tiền vay có đúng mục đích không, theo dõi chặt chẽ tình hình SXKD, tình hình tài chính, công nợ của khách hàng
- Ghi sổ theo dõi cho vay, thu nợ, kỳ hạn nợ, in danh sách khách hàng trả nợ không đúng hạn và nhắc nhở khách hàng trả lãi và vốn đúng hạn
- Kiểm kê tài sản thế chấp, cầm cố , tái thẩm định tài sản thế chấp, cầm cố. - Việc kiểm tra, kiểm kê phải thực hiện mỗi tháng 1 lần. Mỗi lần kiểm tra, nhân viên tín dụng phải lập biên bản đề xuất ý kiến lãnh đạo.
- Trường hợp khi khách hàng trả một phần nợ vay và có thể xin giải chấp một phần tài sản thế chấp, cầm cố, ngân hàng có thể xét cho khách hàng nhận lại một phần tài sản có giá trị tương đương với số vốn vay đã trả.
Nhân viên tín dụng lập lệnh giải chấp đối với tài sản thế chấp, lệnh xuất kho đối với tài sản cầm cố, trình Giám đốc chi nhánh duyệt.
Sau khi xuất tài sản xong, nhân viên tín dụng lập biên bản kiểm kê lại tài sản với đủ chữ ký của các bên có liên quan
Bước 8: Thu nợ- Đối chiếu dư nợ
- Hàng tháng theo đúng ngày đã qui định trong hợp đồng tín dụng, khách hàng phải đến ngân hàng trả nợ vay(gốc và lãi)
- Trước khi đến hạn trả nợ 7 ngày, nhân viên tín dụng liên lạc với khách hàng qua điện thoại hay thư báo nhắc nhở về việc trả nợ hàng tháng
- Cuối tháng, cán bộ tín dụng tiến hành đối chiếu số liệu với phòng giao dịch ngân quỹ
- Nếu khách hàng trả nợ góp hàng tháng trễ 2 kỳ trở lên, nhân viên tín dụng có nhiệm vụ gởi thư báo hoặc trực tiếp xuống nhà khách hàng để nhắc nhở họ đến ngân hàng trả nợ. Khi đó khách hàng phải chịu một khoảng tiền phạt trễ hạn được tính theo số dư nợ, số ngày trễ hạn và lãi suất phạt.
Bước 9: Thanh lý hợp đồng tín dụng
- Khi khách hàng trả hết nợ vay gồm cả vốn và lãi, nhân viên tín dụng tiến hành thanh lý hợp đồng tín dụng cho khách hàng đồng thời lập biên bản giải chấp đối với tài sản đã thế chấp trước đó, trao trả lại tài sản cho khách hàng theo đúng qui định
- Trường hợp khách hàng làm đơn xin gia hạn nợ, nhân viên tín dụng sẽ xem xét tình hình SXKD của khách hàng và lập tờ trình lên ban lãnh đạo quyết định. Việc gia hạn được thực hiện theo nguyên tắc:
+ Thời gian gia hạn tối đa không vượt quá thời hạn cho vay trước + Bên vay có khó khăn chính đáng và đã trả hết lãi vay
- Khi tài khoản vay được tất toán, nhân viên tín dụng phải tạo hồ sơ tín dụng để lưu ghi rõ ngày tháng thanh lý các hợp đồng tín dụng ngoài bìa và đưa vào bộ hồ sơ khách hàng và lưu trữ tại phòng tín dụng quản lý theo chế độ mật.
Bước 10: Xem xét, đánh giá lại quá trình
Với mục đích không ngừng hoàn thiện qui trình phục vụ khách hàng tốt hơn, tiện ích hơn, phát hiện và phòng ngừa rủi ro, đảm bảo an toàn cho hệ thống, việc xem xét, đánh giá lại qui trình là một khâu quan trọng trong suốt quá trình hoạt động.
Công việc của nhân viên tín dụng : - Tham khảo ý kiến khách hàng
- Tiếp thu các ý kiến đóng góp xây dựng của khách hàng - Thu thập các ý kiến phàn nàn của khách hàng
- Thực hiện việc kiểm tra nội bộ, đánh giá việc thực hiện các qui trình trong hệ thống