c. Các báo, tạp chí trong ngành và ngoài ngành
2.2.4.Phƣơng pháp lựa chọn thông tin
Mặc dù thông tin đã đƣợc xác định độ tin cậy nhƣng giữa “mênh mông của biển thông tin” chuyên viên phải biết chọn lựa những thông tin phù hợp để cung cấp thông tin cho lãnh đạo. Mục đích cuối cùng của quá trình thông tin là có những thông tin có giá trị để phục vụ cho việc ra các quyết định quản lý.
Qua khảo sát thực tế, lựa chọn thông tin được coi là phương pháp quan trọng thứ 2 trong các phương pháp xử lý thông tin. Chuyên viên thƣờng áp dụng các căn cứ sau để lựa chọn thông tin cần cung cấp:
- Một là, chuyên viên lựa chọn thông tin có giá trị về nội dung
Giá trị về nội dung thông tin là một trong những căn cứ quan trọng để lựa chọn thông tin. Đây là tiêu chuẩn ƣu tiên hàng đầu trong việc lựa chọn và sắp xếp theo thứ bậc quan trọng của các thông tin.
Về lý thuyết, giá trị về nội dung thông tin không chỉ là sự đáp ứng nhu cầu cần cung cấp thông tin mà còn phụ thuộc vào tác dụng của thông tin đối với hoạt động quản lý.
Trong thực tế, những thông tin có giá trị về nội dung là những thông tin có nguồn gốc xuất xứ tin cậy, có tính chính xác cao, phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị và cơ quan bộ về các lĩnh vực công tác.
Ví dụ: Các thông tin về số lƣợng cán bộ, công chức, viên chức của Bộ Nội vụ trong năm 2004 đƣợc lựa chọn để làm căn cứ xây dựng quy hoạch đội ngũ cán bộ và giao chỉ tiêu biên chế cho các đơn vị là:
+ Học viện Hành chính Quốc gia: 320 ngƣời + Cục Văn thƣ – Lƣu trữ Nhà nƣớc: 340 ngƣời + Văn phòng Bộ Nội vụ: 238 ngƣời
+ Lãnh đạo Bộ: 5 ngƣời
+ Lãnh đạo cấp Vụ và tƣơng đƣơng: 67 ngƣời
+ Lãnh đạo cấp Phòng và tƣơng đƣơng: 82 ngƣời [3;28].
Nếu xây dựng báo cáo đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức của Văn phòng Bộ thì trong những số liệu trên, chuyên viên chỉ lựa chọn thông tin liên quan đến Văn phòng Bộ về số lƣợng (238 ngƣời) và thống kê chi tiết hơn về trình độ học vấn, tuổi tác, giới tính vv.
- Hai là, thông tin phải phù hợp với yêu cầu và đối tƣợng cần đƣợc cung cấp tin:
Đáp ứng yêu cầu này chuyên viên cần nắm vững yêu cầu tin để lựa chọn thông tin phù hợp. Nhƣ đã trình bày ở chƣơng 1, đối tƣợng cần chuyên viên cung cấp thông tin là: lãnh đạo bộ, lãnh đạo văn phòng và các cá nhân, đơn vị thuộc bộ.
Tuỳ theo từng yêu cầu tin và đối tƣợng cần tin mà chuyên viên lựa chọn các thông tin khác nhau để cung cấp. Ví dụ:
Lãnh đạo Bộ Công nghiệp yêu cầu cung cấp thông tin về tiến độ thực hiện kế hoạch quý 2 năm 2005 lĩnh vực công nghiệp tiêu dùng và thực phẩm. Để đáp ứng yêu cầu này, chuyên viên tổng hợp Văn phòng Bộ đã xác định cần lựa chọn thông tin liên quan đến lĩnh vực công nghiệp tiêu dùng và thực phẩm nhƣ:
+ Tiến độ thực hiện quý 2 năm 2005 của Ngành Giấy
+ Tiến độ thực hiện quý 2 năm 2005 của Ngành Dầu thực vật + Tiến độ thực hiện quý 2 năm 2005 của Ngành Thuốc lá + Tiến độ thực hiện quý 2 năm 2005 của Ngành Dệt may
+ Tiến độ thực hiện quý 2 năm 2005 của Ngành Rƣợu, bia, nƣớc giải khát
+ Tiến độ thực hiện quý 2 năm 2005 của Ngành Da giầy
+ Tiến độ thực hiện quý 2 năm 2005 của Ngành Chế biến bột và tinh bột
+ Tiến độ thực hiện quý 2 năm 2005 của Ngành Sành sứ – thuỷ tinh Đó là những thông tin có liên quan đến lĩnh vực công nghiệp tiêu dùng và thực phẩm cần lựa chọn và cung cấp. Để lựa chọn chính xác thông tin thì chuyên viên tổng hợp cần xác định rõ nội hàm của những vấn đề đƣợc yêu cầu cung cấp thông tin.
- Ba là, việc lựa chọn thông tin căn cứ vào tính mới và tính kịp thời của thông tin:
Tin tức, trƣớc hết đó là cái gì mới lạ, cho nên khi sàng lọc, lựa chọn thông tin, chuyên viên thƣờng phải trả lời câu hỏi: “Cung cấp tin gì? Tin cung cấp mọi người đã biết chưa?”. Cùng một vấn đề đƣợc phản ánh nhƣng thông tin của vấn đề mới đƣợc cập nhật mới hơn thì chuyên viên phải lựa chọn thông tin đó.
Ví dụ: khi lãnh đạo yêu cầu cung cấp thông tin quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản, chuyên viên có hai văn bản:
(1) Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996;
(2) Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật (sửa đổi, bổ sung năm 2002);
chuyên viên sẽ phải sử dụng văn bản số (2) để cung cấp thông tin cho lãnh đạo và cung cấp kèm theo văn bản số (1) để lãnh đạo tham khảo .
Nhƣ vậy, khi lựa chọn thông tin, chuyên viên chọn thông tin cập nhật nhƣng không phủ nhận thông tin cũ.
- Bốn là, chuyên viên phải lựa chọn thông tin có độ tin cậy cao (đáp ứng yêu cầu tính chính xác của thông tin):
Sau khi đã xác định độ tin cậy của thông tin, chuyên viên phải chọn lọc thông tin chính xác. Trong đó những thông tin có bằng văn bản thƣờng đƣợc ƣu tiên lựa chọn hàng đầu.
Ví dụ: Khi lãnh đạo Bộ Nội vụ yêu cầu chuyên viên báo cáo tình hình triển khai đề án 112 của Thủ tứơng chính phủ, chuyên viên gọi điện thoại,
chuyên viên Vụ Đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ công chức Nhà nƣớc trả lời đã mở 50 lớp đào tạo nhƣng báo cáo tháng trƣớc của Vụ là mở 52 lớp. (nhƣ vậy thông tin trao đổi miệng không thống nhất với thông tin qua báo cáo. Do đó chuyên viên đã lấy thông tin trong báo cáo của Vụ).
- Năm là, chuyên viên phải lựa chọn các thông tin tiêu biểu - điển hình và có tính khái quát cao:
Thông tin tiêu biểu - điển hình là thông tin không chỉ phản ánh đúng về bản chất của sự vật, hiện tƣợng mà còn phản ánh đúng nhu cầu của các đối tƣợng cần thông tin. Đồng thời đó cũng là những thông tin phản ánh về các mặt hoạt động, các lĩnh vực quan trọng của cơ quan, đơn vị hoặc toàn ngành. Mặt khác, khi có nhiều thông tin phản ánh về một sự vật, hiện tƣợng, thì thông tin tiêu biểu - điển hình là những thông tin có sự nổi bật về tính mới, tính thời sự, tính trung thực, đầy đủ và quan trọng hơn các thông tin khác.
Ví dụ: Trong các báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo 6 tháng, báo cáo năm của các đơn vị của Bộ Nội vụ đều báo cáo về tình hình cập nhật thông tin lên mạng nội bộ (mạng LAN) của bộ. Tuy nhiên, để lựa chọn thông tin tiêu biểu nhất phản ánh về vấn đề này thì chuyên viên tổng hợp đã lựa chọn các thông tin từ báo cáo năm của Trung tâm tin học. Vì đây là đơn vị có chức năng quản lý, theo dõi và thực hiện việc cập nhật, trao đổi thông tin trên mạng LAN của Bộ.
Thông tin có tính khái quát cao là những thông tin tổng hợp có khả năng bao hàm các thông tin khác. Việc lựa chọn thông tin có tính khái quát cao không chỉ giúp cho lãnh đạo nắm đƣợc một cách tổng thể và đầy đủ về các mặt hoạt động, các lĩnh vực công tác mà còn nhằm rút ngắn thời gian nghe báo cáo, tiết kiệm thời gian.
Ví dụ: Khi lãnh đạo Bộ Nội vụ cần thông tin về tình hình triển khai và thực hiện về cải cách hành chính theo mô hình "một cửa - một dấu" tại các địa phƣơng thì chuyên viên tổng hợp lựa chọn những thông tin phản ánh khái quát nhất về vấn đề này nhƣ: Số lƣợng các địa phƣơng (tỉnh, thành phố) đã triển khai và thực hiện; số lƣợng địa phƣơng đang áp dụng thí điểm (tại các quận, huyện, xã, phƣờng, thị trấn); số lƣợng địa phƣơng chƣa triển khai thực hiện; địa phƣơng thành công nhất khi triển khai và áp dụng.
- Sáu là, chuyên viên cần kết hợp lựa chọn giữa thông tin cũ và thông tin mới có liên quan đến nhau.
Theo căn cứ này, việc lựa chọn thông tin mới không chỉ nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin vừa mới xảy ra hoặc những thông tin có thể lãnh đạo chƣa đƣợc biết theo sự lựa chọn tiêu chuẩn cái mới mà còn có thể kết hợp giới thiệu những thông tin cũ có liên quan đến những thông tin mới. Việc kết hợp này có tác dụng giúp cho đối tƣợng đƣợc cung cấp thông tin có cái nhìn tổng quan, toàn diện về sự việc để có sự kế thừa và những quyết định, biện pháp phù hợp.
Ví dụ: Khi nhận đƣợc thông tin về tình trạng sập lò ở Mỏ than Mông Dƣơng đầu năm 2006, chuyên viên tổng hợp khi lựa chọn thông tin để báo cáo lãnh đạo về tình hình sự việc (thông tin mới) đồng thời có thể thống kê về tình trạng sập lò khai thác than từ các năm trƣớc nhƣ năm 2003, năm 2004, năm 2005 (thông tin cũ). Những thông tin cũ và mới đó có tác dụng phản ánh về thực trạng không an toàn trong một số mỏ than cũ. Từ đó kiến nghị với lãnh đạo Bộ Công nghiệp bổ sung những quy định "Quy chế về khai thác than tại các mỏ than có tuổi thọ cao" để ban hành trong năm 2006.
Việc lựa chọn những thông tin có giá trị là một phƣơng pháp xử lý thông tin cần thiết. Để lựa chọn thông tin đƣợc thực hiện tốt thì từ quá trình thu thập thông tin, xử lý và phân tích, xác định độ tin cậy của thông tin phải đƣợc tổ chức khoa học.
***
Nhƣ vậy, phƣơng pháp xử lý thông tin là nghiệp vụ rất quan trọng của chuyên viên. Để đảm bảo giá trị của thông tin khi cung cấp, chuyên viên phải sử dụng các phƣơng pháp xử lý thông tin theo trật tự logic từ phân loại và tổng hợp thông tin đến phân tích tin, xác định độ tin cậy của thông tin và lựa chọn thông tin. Tuy nhiên trong thực tế, các chuyên viên không tiến hành theo các phƣơng pháp xử lý thông tin nêu trên mà chủ yếu làm theo kinh nghiệm và ý kiến chủ quan của cá nhân. Điều này đôi khi đã làm giảm mất giá trị của thông tin cung cấp cho các đối tƣợng.