d. Thông tin góp phần quan trọng trong việc phân tích, dự báo, phòng ngừa và ngăn chặn rủi ro
1.2.3.Nhiệm vụ của chuyên viên trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý
cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý
Thực tế hiện nay, một số văn phòng bộ đã ban hành quy định về nhiệm vụ - quyền hạn của chuyên viên tổng hợp (nhƣ Bộ Nội Vụ, Bộ Công nghiệp) nhƣng cũng có nhiều văn phòng bộ chƣa có quy định về nhiệm vụ - quyền hạn của chuyên viên tổng hợp (Bộ Thuỷ sản, Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ, Bộ Y tế).
Qua kết quả khảo sát một số cơ quan bộ chúng tôi thấy trong Phòng Tổng hợp - Văn phòng Bộ, có chuyên viên đƣợc giao nhiệm vụ trợ lý giúp việc trực tiếp cho bộ trƣởng hoặc các thứ trƣởng, có chuyên viên đƣợc giao nhiệm vụ làm công tác tổng hợp thông tin một số mảng công tác của bộ, có chuyên viên đƣợc giao nhiệm vụ tổng hợp thông tin các lĩnh vực công tác của bộ.
Nhìn chung, chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ có thể đƣợc giao thực hiện các nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin nhƣ sau:
- Tổng hợp, quản lý các cơ sở dữ liệu thông tin phục vụ sự lãnh đạo, điều hành, khai thác sử dụng của lãnh đạo bộ, lãnh đạo văn phòng cũng nhƣ các yêu cầu khai thác sử dụng thông tin của các đơn vị, cá nhân trong bộ.
- Xây dựng chƣơng trình công tác hàng ngày, tuần của lãnh đạo bộ và lãnh đạo văn phòng. Giúp lãnh đạo văn phòng bộ phối hợp với các đơn vị xây dựng chƣơng trình công tác tháng, công tác quý, công tác 6 tháng, công tác năm của bộ.
- Tổng hợp thông tin từ các đơn vị để xây dựng các báo cáo định kỳ, báo cáo chuyên đề và báo cáo đột xuất về tình hình hoạt động của bộ.
- Giúp lãnh đạo văn phòng xây dựng và theo dõi đôn đốc, báo cáo việc thực hiện chỉ thị, kế hoạch công tác của bộ theo quy chế làm việc của bộ.
- Tổ chức tổng hợp thông tin hàng ngày để lãnh đạo văn phòng cung cấp cho bộ trƣởng về các vấn đề đã và đang đƣợc bộ trƣởng và các thứ trƣởng quan tâm giải quyết; thông tin về những vấn đề quan trọng do các cơ quan khác gửi bộ; các thông tin quan trọng khác trong ngành.
- Giúp lãnh đạo văn phòng cập nhật vào mạng tin học nội bộ (LAN) của bộ các loại thông tin điều hành, các chƣơng trình công tác và thông tin về
hoạt động hàng ngày của văn phòng bộ và lãnh đạo văn phòng bộ, các văn bản do văn phòng bộ xây dựng đã đƣợc bộ trƣởng, thứ trƣởng ký ban hành (trừ văn bản mật)
- Soạn thảo, tham gia soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ có liên quan đến văn phòng bộ, lãnh đạo văn phòng. - Tham gia, phối hợp với các đơn vị tổ chức các cuộc họp giao ban tuần, tháng, các hội nghị sơ kết, tổng kết công tác của bộ và các cuộc họp của lãnh đạo bộ.
- Giúp lãnh đạo văn phòng hƣớng dẫn, theo dõi, đôn đốc các đơn vị thuộc Bộ, các đơn vị trong ngành thực hiện chế độ thông tin báo cáo và tổ chức khai thác thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo bộ.
- Giúp lãnh đạo văn phòng chuẩn bị điều kiện để lãnh đạo bộ tổ chức họp báo, cung cấp thông tin cho các cơ quan báo chí và công dân theo các yêu cầu hợp lệ.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo yêu cầu của lãnh đạo bộ và lãnh đạo văn phòng.
Tuy nhiên, do quy định của từng cơ quan các nhiệm vụ trên không phải ở văn phòng bộ nào chuyên viên tổng hợp cũng phải thực hiện. Ví dụ: ở Văn phòng Bộ Công nghiệp, nhiệm vụ xây dựng chƣơng trình công tác và báo cáo công tác quý, 6 tháng, năm do Vụ Kế hoạch tổng hợp, xây dựng; chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ chỉ phối hợp xây dựng (chủ yếu là kiểm tra thể thức các văn bản).