Khi lãnh đạo yêu cầu, chuyên viên có thể cung cấp cho lãnh đạo các thông tin đã tóm tắt theo chủ đề (đây thƣờng là các yêu cầu đột xuất). Trong trƣờng hợp này, chuyên viên phải đảm bảo tính chính xác, khách quan của thông tin và cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo.
4). Kiểm tra, thẩm định và trình hồ sơ đề án của các đơn vị cho lãnh đạo
Khi đề án do các đơn vị thuộc bộ đƣợc giao đã xây dựng xong, chuyên viên tổng hợp có nhiệm vụ kiểm tra, thẩm định và báo cáo chánh văn phòng trình lãnh đạo bộ họp xem xét tập thể trƣớc khi quyết định.
Khi trình hồ sơ đề án, chuyên viên cung cấp đầy đủ các thông tin nhƣ: - Tờ trình của chủ đề án cần thuyết minh rõ nội dung đề án, giải trình việc tiếp thu ý kiến tham gia của các đơn vị liên quan, luận cứ của các kiến nghị và các ý kiến khác nhau
- Nội dung đầy đủ của đề án - Dự thảo văn bản sẽ ban hành
Ví dụ: Chuyên viên tổng hợp văn phòng Bộ Công nghiệp trình hồ sơ đề án hệ thống quản lý chất lƣợng ISO cho lãnh đạo Bộ Công nghiệp.
5). Fax văn bản
Fax cũng là phƣơng tiện đƣợc chuyên viên sử dụng, cung cấp thông tin cho lãnh đạo bộ, lãnh đạo văn phòng và các cá nhân, đơn vị thuộc bộ. Khi lãnh đạo bộ, lãnh đạo văn phòng đi công tác hoặc khi chuyên viên đi công tác có thể gửi báo cáo cho lãnh đạo bằng cách fax văn bản.
Do không có tính bảo mật nên hình thức fax chỉ đƣợc chuyên viên cung cấp cho lãnh đạo bộ và lãnh đạo văn phòng những thông tin thƣờng.
Ngoài ra, chuyên viên có thể sử dụng fax để cung cấp thông tin cho các cá nhân, đơn vị liên quan các thông tin nhƣ:
- Chƣơng trình - kế hoạch công tác
- Thông báo kết luận của lãnh đạo bộ và lãnh đạo văn phòng …
6). Cung cấp thông tin văn bản qua mạng Internet, mạng nội bộ
Chuyên viên có thể gửi văn bản hoặc qua mạng Internet, mạng nội bộ cho lãnh đạo bộ hoặc các đơn vị.
Tuy nhiên, qua khảo sát, hình thức cung cấp thông tin bằng văn bản này ít đƣợc chuyên viên sử dụng. Nguyên nhân là do giá trị pháp lý của thông tin qua các hình thức này chƣa đƣợc đảm bảo và do hạn chế về trình độ tin học của các đối tƣợng sử dụng thông tin.
Ngoài ra, chuyên viên còn cung cấp thông tin bằng văn bản là việc chuẩn bị các bài viết, trả lời phỏng vấn của các báo, đài, tạp chí, trả lời chất vấn của đại biểu Quốc hội, kiến nghị của cử tri về những vấn đề thuộc lĩnh vực quản lý Nhà nƣớc của bộ theo sự chỉ đạo của Bộ trƣởng.
Nhƣ vậy, cung cấp thông tin bằng văn bản là hình thức cung cấp thông tin quan trọng và phổ biến nhất của chuyên viên. Muốn cung cấp thông tin theo hình thức này, chuyên viên cần có vốn ngôn ngữ phong phú, tƣ duy khoa học, mạch lạc và khả năng bút pháp (khả năng trình bày, diễn đạt một vấn đề).
2.3.2. Cung cấp thông tin bằng lời
Đây là hình thức cung cấp thông tin trực tiếp giữa chuyên viên với ngƣời có yêu cầu cung cấp thông tin. Hình thức cung cấp thông tin trực tiếp không đòi hỏi chuyên viên phải trình bày các thông tin thu thập đƣợc thành một văn bản hoàn chỉnh mà chỉ cần ghi chép các thông tin cần thiết vào sổ tay hoặc qua trí nhớ để trình bày trực tiếp. Đôi khi báo cáo trực tiếp bằng lời có thể cần kèm theo văn bản, sơ đồ, hình ảnh trình chiếu…Đây là hình thức cung cấp thông tin đƣợc sử dụng cả yêu cầu thông tin thƣờng kỳ và yêu cầu thông tin đột xuất.