c. Các báo, tạp chí trong ngành và ngoài ngành
2.2.2.Phƣơng pháp phân tích tin
Quá trình phân loại và tổng hợp thông tin của chuyên viên đã lựa chọn sơ lƣợc thông tin về một vấn đề và sắp xếp theo một trật tự logic nhất định. Tuy nhiên, phân loại và tổng hợp thông tin vẫn chƣa đánh giá đƣợc giá trị của thông tin. Vì vậy chuyên viên cần phải tiến hành phân tích thông tin.
Phân tích thông tin là phƣơng pháp không thể thiếu đƣợc trong quá trình xử lý thông tin của chuyên viên. Tuy nhiên, qua khảo sát, phương pháp này chỉ được đánh giá có vị trí quan trọng thứ 4 trong các phương pháp xử lý thông tin của chuyên viên (65% chuyên viên sử dụng phƣơng pháp này)
Phân tích là phát hiện ra các mối liên hệ tất yếu bên trong của hiện tƣợng nghiên cứu. Phân tích thông tin là sự tƣ duy lý thuyết các sự kiện kinh tế, xã hội, chính trị, văn hoá để phát hiện ra các mối liên hệ tất yếu bên trong của hiện tƣợng nghiên cứu [12;258].
Qua các định nghĩa trên, chúng tôi cho rằng, phân tích thông tin là quá trình phân chia – tích hợp các tin tức để tìm ra những mối liên hệ tất yếu bên trong của vấn đề, sự vật, hiện tƣợng. Tuy nhiên, phân tích thông tin không đƣợc áp đặt ý kiến chủ quan hay suy diễn cảm tính mà phải căn cứ vào thông tin của sự vật, hiện tƣợng đƣợc phản ánh, nghiên cứu.
Vì vậy, chuyên viên muốn phân tích thông tin phải kết hợp với các phƣơng pháp hỗ trợ nhƣ so sánh, đánh giá, nhận định tình hình, phân tích nguyên nhân và đề ra các giải pháp về vấn đề, sự vật, hiện tƣợng đó.
Qua thực tế khảo sát công tác, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên, chúng tôi thấy chuyên viên thƣờng phân tích thông tin theo 2 hình thức là phân tích nguồn tin và phân tích nội dung thông tin:
1). Phân tích nguồn tin
Thông tin đƣợc thu thập từ rất nhiều nguồn tin, vì vậy phân tích nguồn cũng đồng thời phân tích cơ sở hình thành thông tin từ đó xác định bƣớc đầu giá trị của thông tin. Về cơ bản phân tích nguồn giúp chuyên viên có những căn cứ, cơ sở nhận định, đánh giá sự vật, hiện tƣợng, vấn đề.
Mỗi nguồn tin có một giá trị riêng biệt, khi phân tích nguồn chuyên viên thƣờng đặt câu hỏi và kết hợp phƣơng pháp so sánh để nhận định đánh giá thông tin.
Thông tin được cung cấp bởi nguồn tin nào? Đây là câu hỏi rất quan trọng vì nó liên quan tới việc đánh giá tin. Trả lời câu hỏi này, chuyên viên dễ dàng nhận thấy các nguồn tin nhƣ:
- Đối với nguồntin từ văn bản, công báo, tài liệu lƣu trữ (nguồn tin bán công khai ). Đây là nguồn tin có giá trị pháp lý cao mà chuyên viên sử dụng nhiều nhất để cung cấp cho lãnh đạo. Ví dụ:
Chuyên viên tổng hợp Văn phòng Bộ Nội vụ sử dụng Pháp lệnh cán bộ công chức của UBTVQH quy định điều kiện thi, xét tuyển công chức, viên chức trong báo cáo việc thực hiện thi tuyển công chức của Bộ Nội vụ năm 2005.
Tuy nhiên trong quá trình sử dụng thông tin chuyên viên thƣờng trích dẫn nguồn để tiện cho việc tra cứu, kiểm tra thông tin. Bởi vì cùng một thông
tin nhƣng có đơn vị chịu trách nhiệm chính, các đơn vị khác chỉ mang tính hỗ trợ.
- Đối với những nguồn tin qua sách, báo, tạp chí trong và ngoài ngành (nguồn tin công khai): chuyên viên có thể sử dụng nhƣ một dạng thông tin tham khảo. Ví dụ:
Chuyên viên tổng hợp Văn phòng Bộ Công nghiệp có thể sử dụng thông tin từ Tạp chí Công nghiệp Việt Nam về tình hình thiếu điện mùa khô năm 2005.
- Đối với nguồn tin lấy từ thực tế, qua trao đổi trực tiếp: Đây là nguồn tin không có giá trị pháp lý cao nhƣng thƣờng xuyên hình thành trong hoạt động của cơ quan bộ. Vì vậy, chuyên viên cũng chỉ sử dụng thông tin này ở dạng thông tin trao đổi để biết.
Nhƣ vậy, việc phân tích nguồn tin sẽ giúp chuyên viên đánh giá đƣợc giá trị thông tin sẽ sử dụng để cung cấp cho lãnh đạo. Đƣơng nhiên khi phân tích nguồn, chuyên viên phải kết hợp so sánh để rút ra những nhận định về thông tin đã thu thập.
2). Phân tích nội dung thông tin
Trong 2 hình thức phân tích tin thì phân tích nội dung đƣợc chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ sử dụng nhiều hơn và là hình thức phân tích thông tin quan trọng hơn. Nó đảm bảo cho chuyên viên có nhiều căn cứ, cơ sở để nhận định, đánh giá thông tin.
Để phân tích nội dung thông tin, chuyên viên phải thực hiện các bƣớc nghiệp vụ sau đây:
Trƣớc hết, chuyên viên tiến hành chi tiết hoá các thông tin tổng hợp Đối với những thông tin sau khi đƣợc chuyên viên phân loại, tổng hợp nhƣng mới ở dạng thông tin tổng hợp, chuyên viên phải phân chia ra thành các thông tin chi tiết, cụ thể. Qua thực tế khảo sát, đây là phƣơng pháp mà các chuyên viên thƣờng xuyên sử dụng để xử lý thông tin. Ví dụ:
Chuyên viên tổng hợp Văn phòng Bộ Nội vụ phân tích thông tin “ Năm 2004, tổng số cán bộ, công chức, viên chức của bộ là 898 ngƣời” có thể phân chia tiếp thông tin ra các vấn đề:
- Sự nghiệp đào tạo: 455 ngƣời - Sự nghiệp khoa học: 30 ngƣời - Sự nghiệp khác: 168 ngƣời
Sau đó chuyên viên có thể phân chia tiếp cán bộ, công chức, viên chức của các nhóm này theo trình độ:
- Trên Đại học - Đại học, Cao đẳng
- Trung học chuyên nghiệp - Trình độ khác
Chuyên viên cũng có thể phân chia tiếp các nhóm đối tƣợng này theo biên chế hoặc hợp đồng v.v
Theo chúng tôi, những chuyên viên có kỹ năng, nghiệp vụ cao thì sẽ tiến hành phân chia sâu và phân chia triệt để thông tin. Điều này phần nào cũng giúp lãnh đạo đánh giá, so sánh trình độ giữa các chuyên viên.
Hai là, đối với các thông tin chi tiết, chuyên viên tiến hành khái quát hoá Có nghĩa là, trên cơ sở các thông tin ở dạng chi tiết - cụ thể, chuyên viên tích hợp lại thông tin.
Ví dụ: Chuyên viên tổng hợp Văn phòng Bộ Công nghiệp có các thông tin: - Tình hình hợp tác song phƣơng với Nhật Bản trong lĩnh vực công nghiệp dệt may…
- Tình hình hợp tác song phƣơng với CHDCND Triều Tiên trong lĩnh vực công nghiệp dệt may…
- Tình hình hợp tác song phƣơng với Hàn Quốc trong lĩnh vực công nghiệp dệt may…
- Tình hình hợp tác song phƣơng với Trung Quốc trong lĩnh vực công nghiệp dệt may…
Chuyên viên sẽ tiến hành tích hợp lại thành thông tin“Tình hình hợp
tác song phương với một số nước Châu á trong lĩnh vực công nghiệp dệt may (Nhật Bản, CHDCND Triều Tiên, Hàn Quốc, Trung Quốc)…”
Ba là, chuyên viên tiến hành nhận xét các thông tin đã chi tiết, khái quát
Qua khảo sát thực tế, các chuyên viên thƣờng tiến hành đặt câu hỏi để nhận xét các thông tin :
Tình hình, hiện tượng, sự việc diễn ra như thế nào, kết quả đem lại như thế nào? Trả lời câu hỏi này sẽ giúp chuyên viên có những căn cứ, nhận định về vấn đề để sử dụng thông tin phục vụ hoạt động quản lý.
Ví dụ: Chuyên viên tổng hợp Văn phòng Bộ Công nghiệp báo cáo cho Bộ trƣởng: Trong quý 2 đầu năm 2005 giá bông có tăng hơn so với quý 1 năm 2005. (Lấy kết quả từ Báo cáo của Tổng Công ty Bông Việt Nam)
Bốn là, chuyên viên tiến hành lý giải các thông tin đã nhận xét
Làm tốt các phƣơng pháp, nghiệp vụ này phần nào khẳng định vai trò của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ là ngƣời trợ giúp đắc lực cho lãnh đạo. Trong thực tế, đây là nghiệp vụ rất quan trọng của chuyên viên.
Cụ thể, chuyên viên sẽ đặt câu hỏi lí do tại sao mà tình hình xảy ra như vậy ?. Trả lời câu hỏi này, chuyên viên sẽ rút ra đƣợc nguyên nhân của tình trạng đó. Chuyên viên phải lý giải đƣợc trong các nguyên nhân, căn cứ đâu là nguyên nhân, căn cứ quan trọng nhất.
Ví dụ: Giá bông tăng do biến động của tình hình thời tiết dẫn tới việc không đủ sản lƣợng xuất khẩu bông sang thị trƣờng Mỹ và thị trƣờng EU.
Đồng thời, để lý giải các thông tin đã nhận xét, chuyên viên phải lý giải ở nhiều chiều, nhiều góc độ nhƣ:
- Căn cứ vào tình hình thực tế giúp chuyên viên đánh giá những tác động khách quan và chủ quan để đƣa ra các nhận định. Ví dụ:
Tình hình có một số cán bộ, công nhân viên chức sử dụng bằng giả không chỉ do tình hình buông lỏng quản lý chất lƣợng giáo dục mà còn do quá trình tuyển dụng không kiểm tra, thẩm định bằng cấp cẩn thận.
- Căn cứ vào kết quả thống kê tổng hợp để đánh giá nguyên nhân của sự vật hiện tượng. Ví dụ:
Chuyên viên tổng hợp Văn phòng Bộ Nội vụ trên cơ sở thống kê tổng hợp của các ngành nhƣ Tài chính, Công nghiệp, Thƣơng mại, Y tế…đánh giá tình hình đào tạo bồi dƣỡng công chức, viên chức cả nƣớc trong năm 2005 có những bƣớc chuyển biến rõ rệt về chất lƣợng và số lƣợng.
Năm là, trong quá trình phân tích nội dung thông tin, chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ đã sử dụng kết hợp các phƣơng pháp so sánh nhƣ:
- So sánh kết quả thực hiện với chỉ tiêu đề ra trong một khoảng thời gian để đánh giá cụ thể mức độ đạt được trong kỳ và chỉ tiêu phấn đấu đề ra.
Ví dụ:
Bộ Nội vụ giao kế hoạch biên chế cho Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc năm 2005 là …biên chế, thực tế đạt đƣợc là … biên chế.
- So sánh giữa các đơn vị với tổng thể cơ quan Bộ nhằm nghiên cứu kết cấu và biến đổi kết cấu của sự việc, vấn đề, hiện tượng cần nghiên cứu. Ví dụ:
Sản phẩm ngành công nghiệp năm 2004 tăng 10% so với năm 2003 trong đó sản phẩm công nghiệp nặng tăng 4%, sản phẩm công nghiệp nhẹ tăng 6%.
- So sánh giữa các đơn vị, các bộ phận trong cùng tổng thể (cơ quan Bộ) cùng thời gian để rút ra các nhận định. Ví dụ:
Tình hình đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, công chức trong cơ quan Bộ Công nghiệp năm 2005 là…… trong đó:
- Vụ Tổ chức cán bộ kết quả là… - Vụ Kế hoạch và Đầu tƣ kết quả là… - Vụ Hợp tác quốc tế kết quả là… - Văn phòng bộ kết quả là… - Vụ Pháp chế kết quả là…
- Vụ Năng lƣợng và Dầu khí kết quả là…v.v
- So sánh các chỉ tiêu có liên quan nhằm đánh giá mức độ phổ biến của hiện tượng nghiên cứu ít hay nhiều. Ví dụ:
Tình hình đội ngũ công nhân ngành công nghiệp đƣợc hƣởng chính sách ƣu đãi so với số lƣợng công nhân trong cả nƣớc đƣợc hƣởng chính sách.
Sáu là, từ đó chuyên viên có thể đƣa ra các kiến nghị đề xuất
Tuỳ thuộc vào vấn đề và yêu cầu tin, chuyên viên có thể phải trả lời câu hỏi là các đề xuất, kiến nghị về vấn đề đó ra sao?. Ví dụ:
Tình hình xăng dầu tăng có đƣợc phép điều chỉnh tăng giá các sản phẩm công nghiệp không? Vì các báo cáo của các Cục, Tổng Công ty của Bộ
Công nghiệp đều đề nghị tăng giá. Chuyên viên tổng hợp Văn phòng Bộ Công nghiệp trong trƣờng hợp này phải phân tích các kiến nghị, đề xuất để tham mƣu cho lãnh đạo Bộ.
Nhƣ vậy, trong quá trình xử lý thông tin, chuyên viên đã sử dụng phƣơng pháp phân tích tin. Việc phân tích tin có thể sử dụng hình thức phân tích nguồn hoặc phân tích nội dung thông tin nhƣng phải kết hợp với phƣơng pháp so sánh, phƣơng pháp đánh giá và áp dụng linh hoạt các phƣơng pháp bổ trợ này. Đây là bƣớc đệm quan trọng cho phƣơng pháp xử lý thông tin tiếp theo là xác định độ tin cậy của thông tin.