c. Các báo, tạp chí trong ngành và ngoài ngành
2.2.Phƣơng pháp xử lý thông tin
Nhƣ đã trình bày ở trên, thông tin có vai trò vô cùng quan trọng đối với hoạt động của cơ quan bộ và lãnh đạo bộ. Thông tin là nguyên liệu của hoạt động quản lý và là cơ sở để ra các quyết định quản lý. Lãnh đạo bộ không thể có các quyết định đúng đắn khi không có thông tin, đặc biệt là các quyết định liên quan đến mục tiêu, chiến lƣợc, kế hoạch phát triển của bộ, ngành.
Bản chất quá trình thông tin là thu thập thông tin, xử lý thông tin và cung cấp thông tin cho lãnh đạo. Ba giai đoạn, ba quy trình này có vai trò quan trọng, bổ sung hỗ trợ cho nhau. Chuyên viên muốn cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý phải tiến hành các phƣơng pháp thu thập thông tin . Nhƣng để thông tin có giá trị, có ích trong việc ra quyết định quản lý thì chuyên viên phải có các biện pháp, cách thức tác động vào thông tin đã thu thập.
Vì vậy, xử lý thông tin là nhiệm vụ quan trọng hơn cả của chuyên viên trong tổ chức quá trình thông tin. Suy cho cùng, chất lƣợng, hiệu quả của hoạt động quản lý phụ thuộc vào chất lƣợng của thông tin sau khi đƣợc xử lý. Xử lý thông tin là tác động lên các dữ liệu để đạt đƣợc thông tin theo những mục tiêu, yêu cầu nhất định.
Phƣơng pháp xử lý thông tin (PPXLTT) là trình tự các bƣớc, biện pháp tác động vào thông tin nhằm rút ra những thông tin mới, có giá trị phục vụ hoạt động quản lý. PPXLTT của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ đƣợc thực hiện bằng một quy trình có sự tác động chủ quan của ngƣời xử lý thông tin. Quy trình xử lý thông tin của chuyên viên là trình tự các bƣớc sử dụng các phƣơng pháp phân tích, đánh giá vấn đề, sự vật, hiện tƣợng từ đó rút ra các thông tin có giá trị phục vụ hoạt động quản lý. Nói nhƣ vậy không có
nghĩa thông tin đƣợc xử lý trên cơ sở ý kiến chủ quan mang tính áp đặt của chuyên viên.
Về lý thuyết, khi xử lý thông tin ngƣời ta thƣờng áp dụng các phƣơng pháp nhƣ:
- Phân loại và tổng hợp thông tin - Phân tích tin
- Xác định độ tin cậy của thông tin - Lựa chọn thông tin
Tuy nhiên, không phải tất cả chuyên viên đều sử dụng các phƣơng pháp xử lý thông tin nêu trên. Qua khảo sát và phỏng vấn trực tiếp các chuyên viên việc sử dụng các phƣơng pháp xử lý thông tin có khác nhau, có chuyên viên cho rằng phƣơng pháp xác định độ tin cậy của thông tin là quan trọng nhất, có ý kiến lại có ý kiến lại cho rằng phƣơng pháp quan trọng nhất là phƣơng pháp lựa chọn thông tin. Hoặc có chuyên viên cho rằng chỉ sử dụng một số phƣơng pháp nhƣng có chuyên viên sử dụng cả 4 phƣơng pháp xử lý thông tin. Kết quả khảo sát đánh giá mức độ sử dụng các phƣơng pháp xử lý thông tin nhƣ sau:
stt Phƣơng pháp
xử lý thông tin
đánh giá mức độ sử dụng
01 Phân loại tin 70%
02 Phân tích tin 65%
03 Xác định độ tin cậy của thông tin 55%
04 Lựa chọn thông tin 75%
05 Tổng hợp thông tin 95%
Theo chúng tôi, các phƣơng pháp xử lý thông tin có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, nếu sử dụng các phƣơng pháp xử lý thông tin nêu trên sẽ đảm bảo giá trị của thông tin cung cấp. Sau đây, chúng tôi sẽ trình bày và phân tích tổng thể việc sử dụng các phƣơng pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của các chuyên viên.