c. Các báo, tạp chí trong ngành và ngoài ngành
2.1.5.Các phƣơng pháp điều tra, khảo sát thực tế
Nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý nhà nƣớc, các cơ quan có thể áp dụng các phƣơng pháp điều tra, khảo sát thực tế để thu thập các thông tin về tình hình kinh tế - xã hội. Đây là một nhóm các phƣơng pháp mà chuyên viên sử dụng để thu thập thông tin từ thực tế. Khác với các báo cáo thống kê định kỳ chính thức là đƣợc thực hiện thƣờng xuyên theo quy định của bộ về thời gian, nội dung báo cáo; còn phƣơng pháp điều tra, khảo sát thực tế chỉ đƣợc tiến hành khi nào cần thiết.
Vận dụng các phƣơng pháp này, mục đích của chuyên viên nhằm thu thập thông tin thực tế bổ sung cho các thông tin đã thu thập qua đọc - nghiên cứu, ghi chép, nghe báo cáo vv.
Qua khảo sát, đây là các phƣơng pháp đứng thứ 5 trong các phƣơng pháp thu thập thông tin. Phƣơng pháp điều tra, khảo sát thực tế bao gồm nhiều phƣơng pháp cụ thể nhƣ:
- Phƣơng pháp quan sát - Phƣơng pháp phỏng vấn
- Phƣơng pháp thống kê xã hội học - Phƣơng pháp thực nghiệm
- Phƣơng pháp trắc nghiệm - Phƣơng pháp ví dụ điển hình
- Phƣơng pháp thẩm tra, đối chiếu vv.
Mỗi một phƣơng pháp điều tra, khảo sát thực tế có những ƣu điểm và hạn chế khác nhau. Tuy nhiên, qua khảo sát chúng tôi thấy chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ thƣờng chỉ sử dụng một số phƣơng pháp chủ yếu là:
- Phương pháp quan sát, - Phương pháp phỏng vấn,
Các phƣơng pháp còn lại hầu nhƣ chƣa đƣợc sử dụng trong thực tiễn công tác của chuyên viên.
1). Phƣơng pháp quan sát
Quan sát là phƣơng thức cơ bản để nhận thức vấn đề qua theo dõi các hoạt động của con ngƣời và sự vật, hiện tƣợng.
Khi sử dụng phƣơng pháp này, chuyên viên có thể thông qua việc quan sát các đối tƣợng để nắm bắt thông tin về đối tƣợng. Đó là những thông tin mà chuyên viên không thể thu thập đƣợc qua các phƣơng pháp đọc, ghi chép hay tra cứu qua mạng…Phƣơng pháp quan sát còn có ƣu điểm là không gây ra biến động đối với đối tƣợng cần khai thác thông tin nên cũng đƣợc chuyên viên sử dụng để thu thập thông tin. So với phƣơng pháp thu thập thông tin bằng cách nghe báo cáo, phƣơng pháp quan sát giúp chuyên viên có hiểu biết rộng và sâu hơn nội dung, yêu cầu công việc, đồng thời có thể quan sát đƣợc tinh thần, thái độ của đối tƣợng để tham mƣu và cung cấp thông tin cho lãnh đạo. Những thông tin thu thập qua quan sát tƣơng đối khách quan, chính xác song đòi hỏi chuyên viên phải có trình độ cao đặc biệt là khả năng xử lý các “tín hiệu không lời”.
Thông thƣờng, chuyên viên thƣờng sử dụng phƣơng pháp quan sát tuỳ theo tính chất công việc. Chuyên viên có thể sử dụng phƣơng pháp quan sát
trong các hội nghị, cuộc họp của lãnh đạo bộ, VPB hoặc qua tiếp dân. Những vấn đề mà chuyên viên thƣờng quan tâm trong quá trình quan sát chính là cử chỉ, thái độ, tình cảm, phản ứng của các đối tƣợng để từ đó rút ra các thông tin liên quan.
Ví dụ: Chuyên viên tổng hợp Văn phòng Bộ Nội vụ tham gia hội nghị thảo luận để triển khai xây dựng chƣơng trình ISO - Bộ Nội vụ. Trong hội nghị này, chuyên viên quan sát phản ứng của các thành phần tham gia để ghi chép lại thông tin cung cấp cho lãnh bộ ban hành kết luận hội nghị. Đƣơng nhiên phƣơng pháp quan sát này có sử dụng kết hợp với các phƣơng pháp thu thập thông tin khác nhƣ phƣơng pháp ghi chép, phƣơng pháp nghe báo cáo.Ví dụ:
Chuyên viên Văn phòng Bộ Giao thông vận tải tiếp và trả lời một số công dân theo ý kiến của Lãnh đạo Bộ về việc giải quyết các dự án cầu đƣờng bộ hiện nay đang tạm dừng thi công (do PMU 18 làm chủ đầu tƣ hiện đang có sai phạm trong nội bộ về quản lý kinh tế). Trong đó, chuyên viên quan sát thái độ, phản ứng của công dân và các nhà báo để cung cấp thông tin cho lãnh đạo.
Đƣơng nhiên, trong lúc quan sát kết hợp với ghi chép, chuyên viên không thực hiện một cách máy móc mà chủ động phản ánh những nội dung có liên quan, so sánh và chọn lọc thông tin qua quan sát. Trong quan sát, chuyên viên không chỉ mô tả đầy đủ các thông tin đặc trƣng của đối tƣợng và kết hợp phân tích các đặc điểm để thu thập thông tin. Ví dụ:
Chuyên viên tổng hợp VPB Công nghiệp tham gia họp báo cùng lãnh đạo ngành điện trƣng cầu dân ý về các phƣơng án tăng giá điện (theo yêu cầu của lãnh đạo bộ). Chuyên viên theo dõi, quan sát, tổng hợp ý kiến, phân tích thông tin báo cáo lãnh đạo Bộ Công nghiệp.
Để sử dụng có hiệu quả phƣơng pháp quan sát, chuyên viên thƣờng căn cứ vào mục đích, yêu cầu công việc, điều kiện thực hiện… xác định trƣớc phạm vi - nội dung của thông tin cần thu thập, vị trí quan sát, các phƣơng tiện hỗ trợ. Qua đó, tiết kiệm thời gian và thu đƣợc thông tin có hiệu quả cao. Ngoài ra, để phục vụ cho quá trình thu thập thông tin, chuyên viên kết hợp giữa phƣơng pháp quan sát với các phƣơng pháp thu thập thông tin khác nhƣ phỏng vấn, ghi chép…
Tuy nhiên hạn chế của phƣơng pháp quan sát là khó quan sát những tình huống cấp bách, ngẫu nhiên và chỉ sử dụng phƣơng pháp quan sát thì chuyên viên không thể thu thập đầy đủ thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý.
2). Phƣơng pháp trao đổi phỏng vấn trực tiếp
Trao đổi phỏng vấn trực tiếp là quá trình chuyên viên hỏi ý kiến các cá nhân có liên quan về một vấn đề nào đó.
Việc sử dụng phƣơng pháp phỏng vấn để thu thập thông tin có ƣu điểm là bản thân ngƣời trả lời cũng là ngƣời quan sát công việc của chính mình nên có thể cung cấp những thông tin mà thƣờng không dễ quan sát đƣợc. Vì vậy chuyên viên sử dụng triệt để các thông tin đƣợc cung cấp qua phỏng vấn sẽ thu đƣợc những tƣ liệu mà không thể có đƣợc từ bất kỳ một nguồn gốc nào khác.
Qua khảo sát và tìm hiểu PPTTTT của các chuyên viên, phƣơng pháp phỏng vấn đƣợc sử dụng vào các mục đích nhƣ:
Một là, chuyên viên có thể trao đổi trực tiếp với lãnh đạo để tìm hiểu chính xác nhu cầu thông tin của lãnh đạo. Ví dụ:
Lãnh đạo Bộ Nội vụ yêu cầu chuyên viên cung cấp thông tin về tình hình cải cách hành chính của các cơ quan trong năm 2005. Chuyên viên có thể hỏi lại lãnh đạo về các cơ quan mà lãnh đạo cần cung cấp là các cơ quan ngành giáo dục hay các cơ quan kinh tế hay các cơ quan ngành xây dựng…
Hai là, chuyên viên phải trao đổi, hỏi lại để kiểm tra và thu thập thông tin chính xác khi giữa kết quả báo cáo của đơn vị và thực tế công việc không khớp nhau.
Ví dụ: Chuyên viên tổng hợp Văn phòng Bộ Nội vụ trao đổi với chuyên viên Vụ Tiền lƣơng về kết quả báo cáo tháng 2/2005 của Vụ không khớp với kết quả báo cáo 6 tháng đầu năm 2005 của Vụ.
Hoặc có những thông tin cần cung cấp cho lãnh đạo nhưng cơ sở dữ liệu của chuyên viên không đầy đủ thì chuyên viên phải phát vấn trực tiếp lãnh đạo các đơn vị hoặc các cá nhân để thu thập bổ sung thông tin. Ví dụ:
Lãnh đạo Bộ Công nghiệp yêu cầu chuyên viên báo cáo tình hình tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo của bộ trong năm 2005. Khi tổng hợp, chuyên viên thấy còn thiếu thông tin về công tác này trong ngành năng lƣợng và dầu khí. Vì vậy, chuyên viên trao đổi với chuyên viên Vụ Năng lƣợng và Dầu khí đề nghị cung cấp thông tin về việc tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo của ngành để chuyên viên tổng hợp cung cấp cho lãnh đạo.
Nhƣ vậy, đối tƣợng mà chuyên viên trao đổi phỏng vấn có thể là lãnh đạo bộ, lãnh đạo văn phòng, các cán bộ, công chức… Trong quá trình phỏng vấn để thu thập thông tin của chuyên viên có thể có phỏng vấn chuẩn bị trƣớc, phỏng vấn không chuẩn bị trƣớc, trao đổi trực tiếp, trao đổi qua điện thoại vv.
Thực chất phỏng vấn là đƣa ra những câu hỏi với các đối tƣợng để thu thập thông tin. Qua khảo sát thực tế, trƣớc khi phỏng vấn, chuyên viên chuẩn bị sẵn thông tin là các câu hỏi chính thức, câu hỏi bổ sung để phục vụ mục đích thu thập thông tin. Ví dụ:
Chuyên viên tổng hợp văn phòng Bộ Công nghiệp khi trao đổi với chuyên viên Vụ Năng lƣợng và Dầu khí đề nghị cung cấp thông tin về việc tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo của ngành cần chuẩn bị câu hỏi chính thức: Tình hình công tác như thế nào? và chuẩn bị câu hỏi để đối chiếu:
Tình hình công tác so với năm trước có gì khác?
Tuy nhiên, việc sử dụng phƣơng pháp phỏng vấn để thu thập thông tin có hạn chế là thông tin qua trao đổi miệng nên đôi khi không có giá trị pháp lý hoặc quá trình đối đáp không rõ ràng của chuyên viên với các đối tƣợng sẽ khiến cho thông tin mất đi tính chân thực. Vì vậy, qua khảo sát các chuyên viên thƣờng sử dụng phƣơng pháp phỏng vấn kết hợp với phƣơng pháp đọc – ghi chép thông tin, phƣơng pháp sao chụp tài liệu, phƣơng pháp nghe báo cáo… để thu thập thông tin.
Nói chung phƣơng pháp trao đổi phỏng vấn trực tiếp không thể là phƣơng pháp thu thập thông tin có thể thực hiện đơn lẻ của chuyên viên trong việc thu thập thông tin phục vụ hoạt động quản lý.
***
Tóm lại, chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ có vai trò rất quan trọng trong việc thu thập thông tin. Xét đến cùng để cung cấp thông tin đáp ứng các yêu cầu trong thời đại số hóa, chuyên viên phải có những kỹ năng và kỹ xảo
để có thể thu thập thông tin đầy đủ, chính xác. Đây là các phƣơng pháp nghiệp vụ đầu tiên trong việc tổ chức quá trình thông tin. Các thông tin đƣợc thu thập sẽ là cơ sở, là tiền đề cho việc sử dụng các phƣơng pháp xử lý thông tin. Tất cả đều hƣớng tới mục đích là cung cấp thông tin có giá trị phục vụ hoạt động quản lý của cơ quan bộ.