c. Các báo, tạp chí trong ngành và ngoài ngành
2.1.3.Phƣơng pháp nghe báo cáo
Nghe báo cáo là nghe ngƣời khác trình bày tình hình sự việc (Đây còn đƣợc coi là kỹ năng nghe của chuyên viên). Qua khảo sát, nghe báo cáo là phƣơng pháp thu thập thông tin có vị trí quan trọng thứ ba sau hai PPTTTT là phƣơng pháp đọc - ghi chép thông tin và phƣơng pháp sao chụp tài liệu.
Mục đích của phƣơng pháp nghe báo cáo là thu thập những thông tin chủ yếu qua trao đổi thực tế của chuyên viên. Bằng phƣơng pháp này, chuyên viên dễ nắm bắt thông tin và rút ngắn đƣợc thời gian truyền tin.
Có hai hình thức nghe báo cáo là nghe báo cáo kèm theo việc đọc các văn bản và nghe báo cáo trực tiếp bằng lời, báo cáo qua điện thoại (không có kèm theo văn bản chính thức hay có văn bản chỉ ở dạng bản thảo, tóm tắt)
Đối với hình thức nghe báo cáo kèm theo đọc văn bản
Hình thức nghe báo cáo kèm theo đọc văn bản là phƣơng pháp thu thập thông tin đƣợc sử dụng xuất phát từ các quy định về chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của chuyên viên.
Theo quy định, chuyên viên ghi biên bản cho các hội nghị, cuộc họp của Bộ hoặc tham gia xây dựng, góp ý các đề án, các văn bản theo sự phân công của lãnh đạo bộ, lãnh đạo văn phòng [44;2], [42;4]. Chuyên viên sử dụng phƣơng pháp này không chỉ nhằm mục đích thực hiện nhiệm vụ ghi biên bản hoặc thông báo kết luận của lãnh đạo bộ sau hội họp mà còn có thêm những thông tin làm cơ sở dữ liệu chuẩn bị cho các yêu cầu tin về sau. Vì vậy, trong quá trình nghe, chuyên viên kết hợp với phƣơng pháp đọc và ghi chép để thu thập thông tin. (Vấn đề này chúng tôi đã trình bày ở phần 2.1.1)
Đối với hình thức nghe báo cáo trực tiếp bằng lời, báo cáo qua điện thoại
Đây chính là quá trình trao đổi trực tiếp, trao đổi qua điện thoại giữa chuyên viên với các cán bộ, công chức trong VPB hoặc giữa chuyên viên với các cá nhân các đơn vị thuộc bộ. Nội dung các trao đổi này thƣờng có phạm vi hẹp, sự việc vấn đề nhỏ, chủ yếu là để kiểm tra thông tin. Ví dụ:
- Trao đổi giữa chuyên viên tổng hợp Văn phòng Bộ Nội vụ với các cán bộ khác trong VPB về tiến độ triển khai Đề án về Tin học hoá quản lý hành chính Nhà nƣớc theo Quyết định số 112/2001/ QĐ-TTg của Thủ tƣớng Chính phủ mà lãnh đạo bộ cần chuyên viên báo cáo ngay.
- Trao đổi giữa chuyên viên tổng hợp Văn phòng Bộ Công nghiệp với các chuyên viên Vụ Pháp chế về việc đã tới thời hạn trình dự thảo Thông tƣ liên tịch giữa Bộ Công nghiệp với Bộ Thƣơng mại hƣớng dẫn giao và thực hiện hạn ngạch xuất khẩu hàng dệt may vào thị trƣờng Hoa Kỳ năm 2005.
Về lý thuyết, để thu thập thông tin có hiệu quả, chuyên viên thƣờng phải tập trung vào quá trình nghe báo cáo, dành thời gian để nghe thông tin và đặc biệt phải có thái độ sẵn sàng nghe để thu thập thông tin.
Trong thực tế quá trình nghe báo cáo của chuyên viên là hoạt động xảy ra thƣờng xuyên và rất phức tạp. Mỗi đối tƣợng trình bày báo cáo theo một phong cách khác nhau, ở các không gian và thời gian khác nhau… Vì vậy, chuyên viên phải kiên nhẫn để lắng nghe đầy đủ thông tin báo cáo, không kết luận vội vàng (đặc biệt đối với các báo cáo của các đối tƣợng không trình bày mạch lạc về ý). Sau đó, chuyên viên phải nhanh chóng tóm tắt thông tin, lựa chọn những thông tin sẽ sử dụng.
Đối với hình thức nghe báo cáo trực tiếp, báo cáo qua điện thoại, chuyên viên kết hợp nghe báo cáo với ghi chép thông tin, phỏng vấn hoặc sử dụng các phƣơng tiện hỗ trợ nhƣ máy ghi âm, máy vi tính.
Nhƣ vậy việc sử dụng có hiệu quả kỹ năng nghe báo cáo cùng việc sử dụng bổ sung các phƣơng pháp thu thập thông tin khác của chuyên viên sẽ giúp cho chuyên viên cung cấp thông tin cho lãnh đạo đầy đủ, chính xác và toàn diện.