c. Các báo, tạp chí trong ngành và ngoài ngành
2.1.2.Phƣơng pháp sao chụp tài liệu
Sao chụp tài liệu là sử dụng máy photocopy để tạo ra các bản khác theo đúng bản gốc. Qua khảo sát, sao chụp tài liệu đƣợc các chuyên viên lựa chọn là phƣơng pháp thu thập thông tin phổ biến thứ hai trong các phƣơng pháp thu thập thông tin.
Sao chụp tài liệu nhằm mục đích cung cấp bổ sung thông tin có giá trị hoặc trích dẫn nguồn tin cho lãnh đạo. Sao chụp những tài liệu cần thiết cho lãnh đạo sẽ giúp cho lãnh đạo có cơ sở và căn cứ để ban hành các quyết định quản lý chính xác. Đồng thời cũng phần nào minh chứng đƣợc độ chính xác của thông tin do chuyên viên cung cấp.
Chuyên viên tổng hợp thƣờng sao chụp các tài liệu để cung cấp thông tin cho lãnh đạo gồm:
- Các văn bản sử dụng để làm căn cứ thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Ví dụ:
+ Nghị định của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ;
+ Các văn bản của bộ và cơ quan khác quy định và hƣớng dẫn thực hiện nhiệm vụ của bộ;
+ Chƣơng trình – kế hoạch công tác của bộ và các đơn vị có liên quan; - Các văn bản là căn cứ trực tiếp để giải quyết công việc nhƣ biên bản cuộc họp, tờ trình xin ý kiến của các đơn vị.
- Các báo cáo thống kê tổng hợp của các đơn vị về tình hình thực hiện nhiệm vụ.
- Các sách, báo, tạp chí có bài viết liên quan đến vấn đề cần giải quyết công việc. Ví dụ: Để cung cấp thông tin cho lãnh đạo Bộ Công nghiệp ban hành Chỉ thị triển khai công tác phòng, chống dịch nhiễm khuẩn hô hấp cấp tính trong các đơn vị trực thuộc Bộ Công nghiệp thì các chuyên viên sao chụp
các bài viết có liên quan đƣợc đăng trên các sách, báo, tạp chí để cung cấp thông tin cho lãnh đạo.
Đối với phƣơng pháp sao chụp tài liệu để thu thập thông tin hầu nhƣ không đòi hỏi năng lực hay kỹ năng nghề nghiệp trong việc sao chụp (vì đã có phƣơng tiện máy móc hỗ trợ). Tuy nhiên, trách nhiệm quan trọng của chuyên viên là lựa chọn các văn bản tài liệu và thực hiện theo quy trình, thủ tục để sao chụp thông tin:
Một là, đối với tài liệu quan trọng khi thấy cần thiết, chuyên viên sẽ đề nghị lãnh đạo văn phòng làm thủ tục sao tài liệu (sao lục, trích sao).
Sao lục là sao đầy đủ, chính xác toàn bộ nội dung của văn bản và đƣợc trình bày theo đúng thể thức do Nhà nƣớc quy định. Bản sao lục đƣợc Chánh Văn phòng Bộ ký thừa lệnh. Ví dụ:
Khi trình lãnh đạo bộ ký ban hành Thông tƣ hƣớng dẫn về kỹ thuật bảo vệ an toàn lƣới điện cao áp thì chuyên viên tổng hợp đề nghị Chánh Văn phòng Bộ cho sao lục Nghị định số 54/1999/NĐ-CP ngày 08/7/1999 của Chính phủ về Bảo vệ an toàn lƣới điện cao áp.
Trích sao là sao đầy đủ, chính xác một phần nội dung của văn bản và đƣợc trình bày theo đúng thể thức do Nhà nƣớc quy định. Bản trích sao đƣợc Chánh Văn phòng Bộ ký thừa lệnh. Ví dụ:
Chuyên viên tổng hợp đề nghị Chánh Văn phòng Bộ cho sao lục trang 02 của Nghị định số 54/1999/NĐ-CP ngày 08/7/1999 của Chính phủ về bảo vệ an toàn lƣới điện cao áp.
Hai là, đối với những những văn bản, tài liệu, các bài viết có thông tin chỉ mang tính chất tham khảo thì chuyên viên chỉ cần sao chụp thông thƣờng (photocopy) một phần hoặc toàn bộ tài liệu. Tuy nhiên, những thông tin của những tài liệu này chỉ đƣợc sử dụng để tham khảo hoặc có tính chất thông báo, trao đổi thông tin để biết. Bởi vì giá trị của thông tin trong tài liệu không cao và có thể bị thay thế hoặc giả mạo nội dung.
Nhƣ vậy, phƣơng pháp sao chụp tài liệu cũng đƣợc chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ sử dụng thƣờng xuyên trong quá trình thu thập thông tin phục vụ hoạt động quản lý (chỉ sau phƣơng pháp đọc và ghi chép thông tin).