c. Các nguồn tin
2.1.1.Phƣơng pháp đọc và ghi chép thông tin
Đọc và ghi chép là cách thức, biện pháp sử dụng các ký hiệu chữ viết để thu nhận thông tin.
Đọc và ghi chép đƣợc đánh giá là phƣơng pháp phổ biến để thu nhận thông tin. Qua kết quả khảo sát thực tế cho thấy đây là phƣơng pháp đƣợc chuyên viên sử dụng nhiều và phổ biến nhất trong quá trình thu thập thông tin phục vụ hoạt động quản lý. Mục đích của phƣơng pháp đọc - nghiên cứu tài liệu và ghi chép là rút ra đƣợc những thông tin có liên quan phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo bộ và lãnh đạo văn phòng. Đọc và ghi chép thông tin có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, kết hợp - bổ sung cho nhau. Đọc để thu nhận thông tin và ghi chép chính là hình thức lƣu lại những thông tin đã đọc để phục vụ cho quá trình sử dụng thông tin. Sự kết hợp đọc và ghi chép có những ƣu thế nhất định nhƣ: tránh tình trạng chỉ nhớ thông tin tạm thời, khi đọc lại bản ghi chép giúp chuyên viên nhớ thông tin chính xác hơn, có hệ thống, theo trình tự v.v. làm cho việc thu thập thông tin có hiệu quả hơn.
Đối với chuyên viên, đọc tài liệu (hay nghiên cứu tài liệu) là để thu thập các thông tin sau:
- Một là, thu thập các thông tin về chủ trương, chính sách, quy định của Nhà nước, của Bộ về các lĩnh vực được giao phụ trách.
Ví dụ: Chuyên viên Bộ Nội vụ thƣờng đọc và thu thập các thông tin về chủ trƣơng, chính sách để cung cấp cho lãnh đạo bộ và lãnh đạo văn phòng nhƣ:
+ Thông tin về tổ chức bộ máy nhà nƣớc ( ở TW, ở địa phƣơng)
+ Thông tin về biên chế hành chính sự nghiệp, về đội ngũ cán bộ, công chức hành chính sự nghiệp ở các ngành, các cấp; thông tin về đội ngũ công chức lãnh đạo chủ chốt, cán bộ công chức cao cấp
+ Thông tin về quản lý tiền lƣơng và công tác tiền lƣơng + Thông tin về chính quyền địa phƣơng
+ Thông tin về các tổ chức phi chính phủ
+ Thông tin về cải cách hành chính trong nƣớc + Thông tin về hoạt động của Bộ Nội vụ
+ Các thông tin khác do yêu cầu của lãnh đạo bộ, lãnh đạo văn phòng.
- Hai là, thu thập thông tin về việc thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị thuộc Bộ.
Ví dụ: thu thập thông tin từ báo cáo công tác tuần, báo cáo công tác tháng, báo cáo công tác quý, báo cáo công tác năm của các đơn vị thuộc bộ.
- Ba là, thu thập các thông tin kinh tế - xã hội có liên quan đến hoạt động của ngành, cơ quan Bộ.v.v
Ví dụ: chuyên viên thu thập thông tin từ các bài viết trên báo, tạp chí trong và ngoài ngành có thông tin liên quan đến hoạt động của bộ.
Chuyên viên phải đọc rất nhiều văn bản, tài liệu và mỗi loại sử dụng các kỹ năng đọc khác nhau. Các nguồn tài liệu mà chuyên viên thƣờng đọc- nghiên cứu và phân loại bao gồm: