c. Các nguồn tin
2.1.Phƣơng pháp thu thập thông tin
Chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ chính là các thƣ ký tổng hợp có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý.
Nhƣ chúng tôi đã trình bày ở chƣơng 1, để cung cấp thông tin cho lãnh đạo, chuyên viên phải xác định những thông tin cần thu thập và xác định nguồn tin. Quan trọng hơn, chuyên viên phải sử dụng các phƣơng pháp để thu thập thông tin. Việc sử dụng các phƣơng pháp thu thập thông tin là cơ sở để chuyên viên cung cấp những thông tin chính xác, có giá trị phục vụ hoạt động quản lý.
Phƣơng pháp thu thập thông tin (PPTTTT) là cách thức, biện pháp cụ thể mà chuyên viên sử dụng để khai thác thông tin. Có rất nhiều PPTTTT, tuy nhiên không có phƣơng pháp nào là tuyệt đối hoàn hảo để có thể phù hợp với bất kỳ loại thông tin nào. Vì vậy, chuyên viên phải kết hợp các phƣơng pháp khác nhau để thu thập thông tin đầy đủ, chính xác, đáp ứng các yêu cầu về thông tin của đối tƣợng.
Qua khảo sát thực tế chúng tôi thấy các chuyên viên tổng hợp ở văn phòng bộ thƣờng sử dụng một số phƣơng pháp thu thập thông tin nhƣ sau:
- Phương pháp đọc và ghi chép thông tin. - Phương pháp sao chụp tài liệu.
- Phương pháp tra cứu qua mạng. - Phương pháp nghe báo cáo.
- Điều tra, khảo sát thực tế (phương pháp quan sát; phương pháp phỏng vấn).
Qua kết quả khảo sát, chúng tôi thấy các chuyên viên đánh giá mức độ quan trọng và mức độ sử dụng phổ biến của một số phƣơng pháp thu thập thông tin theo thứ tự sau đây:
PHƢƠNG PHáP thu thập thông tin
Đánh giá mức độ quan trọng
đánh giá mức độ sử dụng phổ biến
Đọc và ghi chép thông tin 01 80%
Sao chụp tài liệu 02 75%
Nghe báo cáo 03 80%
Tra cứu qua mạng 04 70%
Điều tra khảo sát thực tế 05 35%
Sau đây, chúng tôi sẽ trình bày cụ thể các PPTTTT của chuyên viên qua khảo sát trực tiếp ở Văn phòng Bộ Nội vụ, Văn phòng Bộ Công nghiệp và văn phòng một số cơ quan bộ khác.