Bộ máy quản lý của khách sạn Indochina II theo kiểu trực tuyến - chức năng . Sơ đồ này có những điểm tốt và có những tồn tại. Cụ thể như sau:
− Ưu điểm:
Tạo điều kiện cho nhân viên từng bộ phận phát huy khả năng và tập trung chuyên môn,kĩ năng cho công việc của mình. Vì thế nâng cao hiệu quả công việc.
Việc tổ chức đào tạo nhân viên mới và nâng cao trình độ của nhân viên trong bộ phận cũng dễ dàng và hiệu quả cao hơn do có sự đồng nhất trong chuyên môn.
− Nhược điểm:
Việc chuyên môn hóa các bộ phận mang lại hiệu quả rất lớn trong công việc nhưng nó lại mang lại những điều vô cùng nguy hiểm đó là khi bộ phận được chuyên môn sẽ không chú ý đến hoạt động của các bộ phận khác cho nên rất dễ dẫn đến tình trạng tư tưởng bè phái gây khó khăn cho bộ phận khác. Điều này dẫn đến việc kinh doanh chung bị ảnh hưởng và mục tiêu chung của khách sạn bị chia nhỏ rất khó thực hiện được. Vì vậy người quản lý chung phải tạo ra những mối liên kết giữa các bộ phận không dẫn đến tình trạng đó.
Mỗi bộ phận có một người ra chỉ thị và họ không chấp nhận hoặc rất khó thì hành sự đóng góp ý kiến và sự đổi mới trong toàn hệ thống. Và vì vậy mà vai trò của người lãnh đạo cấp cao nhất( giám đốc) sẽ trở nên quá tải dẫn đến hiện tượng trì trệ ra quyết định chậm chạp và lệch hướng mục tiêu chung của khách sạn.
Một người có uy tín ở bộ phận này nhưng lại không có tiếng nói ở bộ phận khác do họ không am hiểu về nhiệm vụ của bộ phận khác. Và như thế việc thăng chức lên cấp cao hơn là rất khó khăn do sự hiểu biết tổng quát không tốt.
Như vậy theo hình thức này thì đòi hỏi người quản lý cấp cao nhất phải luôn luôn theo sát hoạt động của khách sạn, và phải có những ràng buộc nhất định giữa các bộ phận về trách nhiệm thì mô hình này mới thực sự mang đến hiệu quả cao cho khách sạn.
2.1.5. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong khách sạn Indochina II
Để đảm bảo cho sự hoạt động được đồng đều và liên tục trong khách sạn thì các bộ phận phải có những chức năng và nhiệm vụ nhất định nằm trong những yêu cầu chung và mục tiêu chung của toàn hệ thống. Cụ thể như sau:
Giám đốc khách sạn: Chỉ đạo mọi việc như các hoạt động trong khách sạn từ
nhỏ đến lớn, báo cáo kết quả tài chính, lập ra quy tắc trong việc quản lý nhân sự, quản lý tỷ lệ phòng bán ra và phòng còn trống, khu vực thực phẩm,…
2.1.5.1) Bộ phận lễ tân
− Chức năng:
Đặt buồng: giải quyết các yêu cầu về dịch vụ buồng trước được nhần bởi điệnt thoại, fax, máy tính.
Làm các thủ tục đăng ký khách sạn và trả buồng.
Giao tiếp: giải quyết các thông tin đến và đi cho khách, liên hệ các dịch vụ, các hoạt động, các sự kiện với khách
− Nhiệm vụ:
Giới thiệu, bán dịch vụ buồng và các dịch vụ khác của khách sạn. Nhận đặt buồng và bố trí buồng cho khách.
Tiếp đón lịch thiệp và làm các thủ tục đăng ký khách sạn cho khách
Trực tiếp hoặc phối hợp với các bộ phận khác phục vụ khách trong suốt thời gian lưu trú tại khách sạn.
Tiếp nhận các ý kiến tư vấn và xử lý những khiểu nại của khách, đồng thời chuyển những thông tin cần thiết ch các bộ phận dịch vụ của khách sạn nhằm cải tiến chất lượng phục vụ.
Giữ mối quan hệ chặt chẽ với cơ quan hữu quan và các cơ sở dịch vụ ở ngoài khách sạn để đáp ứng nhu cầu của khách và giải quyết các vấn đề phát sinh.
Theo dõi, cập nhật, tổng hợp các chi phí của khách Làm thủ tục thanh toán và tiễn khách
Lưu trữ hồ sơ về khách
Cân đối sổ sách, thống kê tổng hợp tình hình đặt buồng, công suất buồng và doanh thu cua khách sạn.
Đảm bảo an toàn tính mạng và tài sản cho khách và khách sạn. Đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau, không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn và cải tiến phương pháp làm việc.
2.1.5.2) Bộ phận buồng
− Chức năng:
Bộ phận buồng chịu trách nhiệm tổ chức lo liệu đón tiếp, phục vụ nơi nghỉ ngơi của khách, quản lý việc cho thuê buồng và quán xuyến quá trình khách ở, qua đó thể hiện trình độ văn minh lịch sự, truyền thống mến khách của dân tộc
− Nhiệm vụ:
Làm vệ sinh, bản dưỡng và bài trí các buồng khách, các khu vực công cộng như: hành lang, cầu thang, khu vực sảnh, các khu vực ngoại vi trước và sau khách sạn.
Phục vụ các dịch vụ thuộc phạm vi bộ phận buồng như: dịch vụ đồ uống trong mini bar, giặt là, chăm sóc người ốm, cho thuê đồ dùng sinh hoạt, .. theo yêu cầu của khách và phù hợp với quy định của khách sạn.
Đảm bảo đồng phục nhân viên, đồ vải cho các bộ phận dịch vụ và giặt là đồ cho khách
Giữ yên tĩnh và an toàn tuyệt đối về tính mạng và tài sản của khách và khách sạn. Thực hiện các biện pháp chống cháy, chống độc, bảo mật phòng gian, thực hiện tẩy trùng, diệt chuột, gián, phòng chống dịch bệnh.
Chịu trách nhiệm về toàn bộ tài sản thuộc khu vực buồng. Kiểm soát chi tiêu của bộ phận. Nghiên cứu thiết bị, hoá chất hữu hiệu hơn, thực hành tiết kiệm điện . nước. Tổ chức quản lý và giữ gìn hành lý khách để quên, kịp thời thông báo với lễ tân để tìm biện pháp trả kịp thời cho khách.
Kiểm tra và duy trì những số liệu cần thiết về tình hình khách, về hệ thống buồng, về các dịch vụ phát sinh để giúp đối chiếu với lễ tân và cải tạo bảo dưỡng buồng.
Giữ mối quan hệ với lễ tân và các bộ phận khách như: bàn, bar, bếp, kỹ thuật bảo dưỡng, kế toán, bảo vệ, tiếp thị và bán hàng để xúc tiến dịch vụ và nâng cao chất lượng phục vụ.
2.1.5.3) Bộ phận bàn
− Chức năng
Đón tiếp và phục vụ khách các món ăn đồ uống đảm bảo chất lượng nhằm tạo hiệu quả kinh doanh
− Nhiệm vụ:
Chịu trách nhiệm phục vụ khách ăn uống những bữa ăn thường và các bữa tiệc lớn, nhỏ đúng giờ, kịp thời, chính xác, đúng nguyên tắc và động tác quy định.
Tìm hiểu và năm vững yêu cầu của khách, pjối hợp chặt chẽ với bộ phận bếp, bar để đáp ứng tốt mọi yêu cầu của khách
Tạo ra mô trường hấp dẫn để khách thưởng thức món ăn đồ uống thông qua việc sắp đặt, bài trí phòng ăn, bàn ăn, kiểm soát thiết bị ánh sáng, nhiệt độ và cả phong cách giao tiếp.
Duy trì tốt vệ sinh an toàn thực phẩm và vệ sinh môi trường, có biện pháp bảo vệ tuyệt đối an toàn tính mạng và tài sản cho khách.
Thực hiện tốt việc quản lý tài sản, lao động, kỹ thuật và tnhững quy định của khách sạn.
Thường xuyên thu thập thông tin từ khách, nghiêm chỉnh báo cáo với kãnh đạo và bộ phận liên quan để nâng cao chất lượng phục vụ
Thường xuyên tray dồi kiến thức nghiệp vụ chuyên môn, ngoại ngữ, có ý thức đoàn kết giúp đỡ lân nhau nhằm nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả.
2.1.5.4) Bộ phận bar
− Chức năng:
Bộ phận bar có chức năng kinh doanh phục vụ nhằm thoả mãn yêu cầu về đồ uống cho khách trong thời gian ngắn nhất ở mọi lúc, mọi nơi trong khách sạn
− Nhiệm vụ:
Pha chế các loại đồ uống có chất lượng, đảm bảo vệ sinh đáp ứng nhu cầu khách.
Đi sâu nghiên cứu từng nhóm đồ uống, cách sản xuất và sử dụng phù hợp với yêu cầu của khách.
Phục vụ khách tại quầy, tại bàn khách và các bộ phận khác về đồ uống theo yêu cầu đảm bảo tiêu chuẩn định mức và trình tự phục vụ quy định
Đảm bảo thanh toán chính xác với khách và thực hiện tốt quản lý nguyên liệu, hàng hoá, lao động và kỹ thuật.
Đoàn kết, giúp đỡ lẫn nhau, không ngừng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn và cải tiến phương pháp phục vụ.
2.1.5.5) Bộ phận bếp
Chế biến các món ăn theo yêu cầu của khách và khách sạn Duy trì mối quan hệ với các bộ phận khác.
2.1.5.6) Bộ phận bán hàng – marketing
Thực hiện bán phòng cho khách đoàn
Tạo dựng và duy trì mối quan hệ với các công ty, đại lý du lịch Phối hợp với ban quản lý khách sạn đưa ra mức giá phòng phù hợp Theo dõi sự biến động của đối thủ cạnh tranh, thị trường du lịch
Giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ của khách sạn Phối hợp với các bộ phận khác trong khách sạn.
2.1.5.7) Bộ phận tổ chức – hành chính
Bộ phận nhân sự không phục vụ khách hàng, không liên quan gì đến kinh doanh nhưng đóng một vai trò quan trọng để khách sạn hoạt động có hiệu quả. Trưởng phòng nhân sự được xem như chuyên gia về luật lao động của nhà nước, có thể làm công tác cố vấn cho trưởng các bộ phận khác về vấn đề này. Khó khăn của bộ phận nhân sự nảy sinh khi nó tác động vào các bộ phận khác trong khách sạn.
Mặc dù bộ phận nhân sự tuyển mộ, phỏng vấn và sàng lọc các nhân viên có triển vọng, nhưng quyết định thuê nhân viên lại nằm trong các bộ phận tiếp nhận. Cũng giống như quyết định thăng chức hoặc kỷ luật, sự đóng góp của bộ phận nhân sự chỉ được giới hạn trong phạm vi cố vấn hoặc diễn giải các vấn đề mang tính pháp lý. Hiệu quả của bộ phận nhân sự tuỳ thuộc phần lớn vào khả năng của giám đốc các bộ phận khác.
2.1.5.8) Bộ phận kế toán
− Chức năng:
Bộ phận kế toán thực hiện 2 chức năng: cố vấn và điều hành trực tiếp − Nhiệm vụ:
Vai trò truyền thống của bộ phận kế toán là ghi chép lại các giao dịch về tài chính, chuẩn bị và diễn giải các báo cáo tài chính, cung cấp cho ban quản lý bộ phận khác bản báo cáo định kỳ về kết quả hoạt động đạt được. Nhiệm vụ thường xuyên bao gồm việc chuẩn bị bảng lương, kế toán thu và kế toán chi.
Kế toán giá thành và kiểm soát các chi phí của toàn bộ hoạt động trong khách sạn.
2.1.5.9) Bộ phận kĩ thuật
Chịu trách nhiệm lắp đặt, bảo trì, sửa chữa các thiết bị điện, nước, máy móc phục vụ cho hoạt động của toàn khách sạn.
2.1.5.10) khối dịch vụ bổ sung
Cung cấp đảm bảo cho khách về công việc Phối hợp với các bộ phận khác trong công việc.