3.2.1.1 Đặc điểm chung về chế độ kế toỏn:
Nhằm đỏp ứng yờu cầu và sự phỏt triển của Xó hội cũng như yờu cầu nhanh nhạy trong việc cung cấp thụng tin, Kế toỏn mỏy đang trở nờn ngày càng phổ biến trong hầu hết cỏc Doanh nghiệp trờn cả nước. Khụng nằm ngoài xu thế đú, Cụng ty Vilexim hiện nay cũng đang ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn là hỡnh thức Chứng từ ghi sổ với phần mềm kế toỏn hỗ trợ Fast Accounting.
Cụng ty cổ phần Xuất nhập khẩu và hợp tỏc đầu tư Vilexim bắt đầu thực hiện kế toỏn trờn mỏy từ năm 2000, cho đến nay đó được 12 năm. Việc ỏp dụng phần mềm kế toỏn vào cụng tỏc kế toỏn đó làm giảm đỏng kể khối lượng cụng việc của nhõn viờn kế toỏn trong phũng đồng thời làm tăng tớnh chớnh xỏc về số liệu của cỏc sổ kế toỏn, bỏo cỏo kế toỏn cung cấp.
Với sự phong phỳ của thị trường phần mềm kế toỏn hiện nay, phần mềm kế toỏn Fast Accounting cũng đó cú nhiều sự cải tiến nhằm nõng cao hiệu quả xử lý, đảm bảo cập nhật chế độ mới nhất của Bộ Tài chớnh đồng thời cũng để nõng cao sức cạnh tranh của Fast so với cỏc phần mềm kế toỏn khỏc.
Hỡnh 2.2.1.1: Ảnh chụp màn hỡnh phần mềm FAST Phần mềm Fast 2006 gồm cú 10 phõn hệ nghiệp vụ, đú là:
- Hệ thống.
- Kế toỏn tổng hợp.
- Kế toỏn tiền mặt, tiền gửi và tiền vay. - Kế toỏn bỏn hàng và cụng nợ phải thu. - Kế toỏn mua hàng và cụng nợ phải trả.
- Kế toỏn hàng tồn kho.
- Kế toỏn chi phớ và lỗ lói lụ hàng. - Kế toỏn tài sản cố định.
- Kế toỏn cụng cụ dụng cụ. - Bỏo cỏo thuế.
Chương trỡnh cho phộp lưu cả ngày lập chứng từ và ngày hạch toỏn đồng thời cũng cho phộp sửa lại ngày lập chứng từ và ngày hạch toỏn, giỳp kế toỏn viờn cú thể linh động hơn trong việc sửa chữa cỏc sai sút, nhầm lẫn trong quỏ trỡnh nhập liệu.
Fast cho phộp chạy nhiều chương trỡnh trờn cựng một mỏy tớnh cũng như cho phộp chọn đơn vị thành viờn làm việc (Nhập chứng từ phỏt sinh hoặc lờn bỏo cỏo của đơn vị thành viờn đú). Điều này đặc biệt hỗ trợ cho cụng tỏc kế toỏn tại doanh nghiệp với đặc điểm cú nhiều đơn vị thành viờn phụ thuộc thực hiện cỏc cụng việc độc lập khỏc nhau. Đối với cụng ty cú nhiều đơn vị thành viờn và số liệu của mỗi đơn vị thành viờn được nhập riờng sau đú gửi về văn phũng cụng ty, chương trỡnh cho phộp quản lý riờng số liệu của từng đơn vị thành viờn tại văn phũng cụng ty và số liệu tổng hợp toàn cụng ty của tất cả cỏc đơn vị thành viờn.
Việc tra cứu trờn Fast vừa cú thể theo mó lại vừa cú thể theo tờn, rất thuận tiện trong trường hợp mó khú nhớ thỡ ta cú thể nhớ tờn rồi tra cứu ra mó.
Chương trỡnh cũn cho phộp kết xuất ra Excel cú dũng tổng cộng vỡ thụng thường khi xuất ra Excel, ta phải dựng hàm để cộng số liệu do dũng tổng cộng khụng được hiển thị trờn Excel.
3.2.1.2 Chế độ kế toỏn ỏp dụng tại Cụng ty:
Theo QĐ số 15 - 2006 BTC ngày 20 thỏng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chớnh, chế độ kế toỏn ỏp dụng tại Cụng ty như sau:
- Niờn độ kế toỏn: Bắt đầu từ 01/01 -> 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ kế toỏn: Đồng Việt Nam.
- Hỡnh thức sổ kế toỏn ỏp dụng: Hỡnh thức Chứng từ ghi sổ. - Phương phỏp kế toỏn TSCĐ:
+ Nguyờn tắc xỏc định nguyờn giỏ: Theo giỏ thực tế.
+ Phương phỏp khấu hao: Khấu hao theo phương phỏp đường thẳng. - Phương phỏp hạch toỏn hàng tồn kho:
+ Nguyờn tắc đỏnh giỏ: Theo giỏ gốc.
+ Phương phỏp xỏc định trị giỏ HTK cuối kỳ: Căn cứ kết quả kiểm kờ cuối kỳ. + Phương phỏp hạch toỏn hàng tồn kho: P.P Kờ khai thường xuyờn.
- Phương phỏp tớnh thuế: Cụng ty ỏp dụng phương phỏp tớnh thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ, cỏc loại thuế được tớnh theo đỳng quy định của Bộ Tài Chớnh.
- Hàng tồn kho hạch toỏn theo phương phỏp thực tế đớch danh theo L/C; 3.2.1.3 Đặc điểm về đơn vị tiền tệ, nguyờn tắc hạch toỏn ngoại tệ:
Như tất cả cỏc đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu khỏc, bờn cạnh việc sử dụng đơn vị tiền tệ kế toỏn là Đồng Việt Nam thỡ sử dụng ngoại tệ trong giao dịch là việc làm tất yếu của Vilexim. Cụng ty thực hiện kế toỏn cỏc chỉ tiờu kinh doanh cú gốc ngoại tệ theo chuẩn mực kế toỏn Việt Nam số 10 – VAS được ban hành và cụng bố tại Quyết định số 165/2002/QĐ-BTC và Thụng tư số 105/2003/TT-BTC ngày 04/11/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chớnh.
Trong quỏ trỡnh thực hiện, để tiện cho việc theo dừi tỡnh hỡnh biến động của cỏc chỉ tiờu kinh doanh cú gốc ngoại tệ, Cụng ty Vilexim sử dụng tỷ giỏ thực tế để ghi sổ. Hàng ngày, kế toỏn tiền gửi ngõn hàng theo dừi tỷ giỏ thực tế trong ngày của cỏc loại ngoại tệ do Ngõn hàng Ngoại thương cụng bố để ghi vào sổ tỷ giỏ. Cỏc loại ngoại tệ thường được cụng ty sử dụng trong giao dịch là: USD, EURO, JPY, BAHT, HKD, CNR...
Phương phỏp hạch toỏn ngoại tệ theo tỷ giỏ giao dịch thực tế được xỏc định như sau:
- Đối với cỏc khoản doanh thu, chi phớ mua sắm vật tư, hàng hoỏ, TSCĐ, dịch vụ cú gốc ngoại tệ thỡ sử dụng tỷ giỏ giao dịch thực tế.
- Đối với cỏc khoản phải thu, phải trả, vay ngõn hàng – quy đổi theo giỏ thực tế khi nhận nợ, khi thanh toỏn cỏc khoản nợ – quy đổi theo tỷ giỏ thực tế ngày nhận nợ, lói hạch toỏn vào TK 515, lỗ hạch toỏn vào TK 635.
- Đối với cỏc nghiệp vụ xuất ngoại tệ, xỏc định tỷ giỏ xuất là tỷ giỏ bỡnh quõn sau mỗi lần nhập, lói chờnh lệch tỷ giỏ hạch toỏn vào TK 515, lỗ chờnh lệch tỷ giỏ hạch toỏn vào TK 635
- Đối với việc mua bỏn ngoại tệ thỡ tỷ giỏ quy đổi là tỷ giỏ mua hoặc tỷ giỏ bỏn thực tế. Cuối niờn độ, kế toỏn đỏnh giỏ lại số dư của tài khoản tiền cú gốc ngoại tệ theo tỷ giỏ do NH Nhà nước cụng bố vào cuối năm Tài chớnh.