3.1.1.1 Hỡnh thức tổ chức:
Cụng ty Vilexim là một cụng ty tiến hành cỏc hoạt động xuất nhập khẩu với quy mụ lớn, cú nhiều chi nhỏnh trờn khắp cả nước. Do đú, bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty được tổ chức theo mụ hỡnh kế toỏn vừa tập trung vừa phõn tỏn, đảm bảo cụng tỏc kế toỏn được đầy đủ, hiệu quả và cụng tỏc quản lý được tiến hành dễ dàng, thuận tiện hơn. Theo đú, tại trụ sở chớnh ở Hà Nội, thành lập phũng kế toỏn trung tõm, ở cỏc đơn vị phụ thuộc lớn, đủ trỡnh độ quản lý được phõn cấp quản lý kinh tế tài chớnh nội bộ mức độ cao như: chi nhỏnh thành phố Hồ Chớ Minh, Hải Phũng... thỡ cho tổ chức kế toỏn riờng; cũn ở cỏc đơn vị trực thuộc nhỏ hoặc chưa đủ trỡnh độ phõn cấp quản lý kinh tế tài chớnh nội bộ ở mức độ cao như chi nhỏnh Hà Tõy, Hưng Yờn, Trung tõm Xuất khẩu lao động,...khụng cho tổ chức kế toỏn riờng mà chỉ bố trớ nhõn viờn hạch toỏn làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toỏn ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phũng kế toỏn trung tõm.
Ở phũng kế toỏn trung tõm tại Hà Nội cú nhiệm vụ:
- Thực hiện cụng việc kế toỏn phỏt sinh ở đơn vị chớnh và cỏc đơn vị phụ thuộc khụng cú tổ chức kế toỏn riờng.
- Hướng dẫn, kiểm tra cụng tỏc kế toỏn ở cỏc đơn vị trực thuộc.
- Thu nhận, kiểm tra bỏo cỏo kế toỏn ở cỏc đơn vị trực thuộc cú tổ chức kế toỏn riờng gửi đến và lập bỏo cỏo kế toỏn tổng hợp toàn đơn vị tổng thể.
Ở cỏc đơn vị kế toỏn phụ thuộc cú nhiệm vụ thực hiện toàn bộ cụng việc kế toỏn phỏt sinh ở đơn vị mỡnh, cụng tỏc tài chớnh, thống kờ trong phạm vi đơn vị mỡnh và định kỳ gửi cỏc bỏo cỏo kế toỏn, thống kờ gửi về phũng kế toỏn trung tõm.
Cỏc nhõn viờn hạch toỏn ở cỏc đơn vị phụ thuộc khụng cú tổ chức kế toỏn riờng thực hiện cỏc phần hành cụng việc hạch toỏn được phũng kế toỏn trung tõm giao dịch và định kỳ gửi chứng từ kế toỏn về phũng kế toỏn trung tõm.
3.1.1.2 Cơ cấu tổ chức:
Để đỏp ứng một cỏch tốt nhất yờu cầu và khối lượng cụng việc của Cụng ty, hiện nay phũng Tài chớnh kế toỏn gồm 7 nhõn viờn được phõn cụng theo từng phần hành, cụng việc. Cụ thể:
+ Kế toỏn trưởng:
- Cú trỏch nhiệm theo dừi, đụn đốc, kiểm tra, giỏm sỏt cụng việc hàng ngày của cỏc kế toỏn viờn.
- Chỉ đạo xõy dựng kế hoạch tài chớnh hàng năm.
- Chịu trỏch nhiệm chung trước giỏm đốc về cụng tỏc Kế toỏn tài chớnh của toàn Cụng ty.
- Cung cấp kịp thời thụng tin cho Ban giỏm đốc, Ngõn hàng, nhà đầu tư, nhà cung cấp... phục vụ cho việc nhanh chúng ra quyết định, nõng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của Cụng ty.
+ Kế toỏn tổng hợp:
- Tổng hợp số liệu kế toỏn, thực hiện cỏc quyết toỏn cuối kỳ của cụng ty. - Kế toỏn vốn kinh doanh, kế toỏn tiền lương của toàn cụng ty.
- Kế toỏn TSCĐ, CCDC và cỏc chi phớ thuộc văn phũng cụng ty.
- Kế toỏn thuế GTGT. Lập bỏo cỏo tài chớnh, kiểm tra kế toỏn cỏc đơn vị nội bộ. + Kế toỏn bỏn hàng:
- Kiểm tra giỏ và quyết toỏn tiờu thụ. + Kế toỏn mua hàng:
- Kế toỏn hàng tồn kho.
- Theo dừi quyết toỏn thuế nhập khẩu. + Kế toỏn Ngõn hàng và thanh toỏn:
- Kế toỏn tiền gửi ngõn hàng, liờn hệ với Ngõn hàng thực hiện cụng việc mở L/C. - Kế toỏn thanh toỏn, kế toỏn tiền đang chuyển.
+ Kế toỏn tiền mặt: - Xuất phiếu thu, chi tiền mặt. - Theo dừi tiền mặt tồn quỹ.
Sơ đồ bộ mỏy kế toỏn :
Hỡnh 2.1.1: Sơ đồ bộ mỏy kế toỏn tại CTCP XNK và hợp tỏc đầu tư VILEXIM
Phú phũng Bộ phận tổng hợp Kế toỏn thanh toỏn tiền mặt Kế toỏn hàng húa Thủ quỹ Kế toỏn ngõn hàng Kế toỏn chi nhỏnh Trưởng phũng