IV. ÁP DỤNG HỆ THỐNGERP CHO CÔNG TY CỔ PHẦN KÍNH VÀ NHÔM HÀ NỘI(HGA)
c) Rủi ro khi triển khai hệ thống ERP
Việc triển khai thành công hệ thống ERP cho doanh nghiệp đòi hỏi rất nhiều kinh nghiệm làm việc của nhà cung cấp giải pháp cũng như mức độ sẵn sàng từ phía doanh nghiệp. Việc triển khai hệ thống ERP thường yêu cầu doanh nghiệp phải thay đổi ít nhiều mô hình kinh doanh của mình để việc áp dụng trở nên hiệu quả. Và đó đều là những yếu tố khách quan tác động đến việc áp dụng ERP. Nhưng vẫn có những hạn chế đến từ hệ thống ERP như:
• Thời gian triển khai và sử dụng có thể kéo dài: Do nhiều lý do khác nhau, thời gian hoàn thiện và triển khai một hệ thống ERP thường kéo dài vài tháng đến vài năm, đủ để làm nản lòng bất kỳ một tổ chức nào nếu không xác định rõ mục tiêu và lợi ích của hệ thống ERP. Việc kéo dài thời gian thông thường do quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, mức độ sẵn sàng sử dụng hệ thống, văn hoá làm việc của doanh nghiệp…
• Chi phí đầu tư đắt: Một giải pháp hỗ trợ cho việc quản trị nguồn lực doanh nghiệp lên đến vài chục ngàn Đô-la không phải là quá đắt so với giá trị của nguồn lực mà nó kiểm soát. Tuy nhiên, chi phí đầu tư quá cao thường là do khả năng của hệ thống không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp trong việc kiểm soát các nguồn lực.
• Sự chọn lựa các module thích hợp: Trong quá trình triển khai hệ thống, các quy trình kinh doanh, văn hoá doanh nghiệp, các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp nếu không được hiểu đúng sẽ tạo ra một hệ thống quá xa vời, dẫn đến việc không đám ứng yêu cầu kinh doanh, làm tăng nguy cơ đổ vỡ quy trình triển khai hệ thống ERP.
• Sự phụ thuộc vào nhà cung cấp và triển khai: Phần lớn các ứng dụng ERP được hiểu theo dạng “phần mềm may đo”, nghĩa là được làm ra cho một mục đích cụ thể của doanh nghiệp. Nếu nhà triển khai ngừng việc hỗ trợ sản phẩm, hệ thống sẽ nhanh chóng không thể đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp và không được phát triển tiếp.
• Sự đặc biệt của ngành nghề kinh doanh: Ngành nghề kinh doanh quá chuyên biệt của doanh nghiệp gây nhiều khó khăn cho việc tìm một giải pháp phù hợp. Việc này đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm ra một nhà triển khai thật sự có kinh nghiệm với ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp. Một số doanh nghiệp không thể tìm ra giải pháp phù hợp buộc phải tự phát triển giải pháp cho riêng mình với chi phí rất tốn kém.
• Mức độ phức tạp của hệ thống: Hệ thống ERP là sự liên kết của nhiều module đảm nhiệm các chức năng khác nhau. Hệ thống càng lớn thì càng khó bảo trì. Bên cạnh đó, không hẳn là hệ thống đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp là nhân viên trong doanh nghiệp sẽ có thể sử dụng thành thạo ngay. Việc triển khai hệ thống ERP lúc này sẽ đòi hỏi thêm chi phí đào tạo khá tốn kém.
• Khả năng tương thích với các hệ thống được mở rộng: Tuy rằng yêu cầu của một hệ thống ERP là khả năng tích hợp dữ liệu với các hệ thống khác. Nhưng thông thường không có tiêu chuẩn cụ thể cho việc tích hợp dữ liệu do các hệ thống quá khác nhau. Doanh nghiệp thường tốn thêm chi phí cho việc tích hợp dữ liệu hoặc doanh nghiệp phải tính toán lại khả năng triển khai giải pháp cùng với các hệ thống có sẵn (nếu có).
d) Lợi ích sau khi triển khai ERP
Việc áp dụng ERP vào công tác quản lý của doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả mọi nguồn lực của mình. Nhưng nó không phải là công cụ tạo ra doanh thu hàng năm, mà nó chính là chìa khoá giúp doanh nghiệp thu được khoản lợi nhuận bị thất thoát bằng cách giảm thiểu những rủi ro phát sinh trong quá trình doanh nghiệp hoạt động. Các lợi ích mà hệ thống ERP đem lại bao gồm:
Truy cập thông tin nhanh chóng, an toàn và ổn định: Được ứng dụng các công nghệ tiên tiến trong ngành Công nghệ thông tin, hệ thống ERP cho phép người sử dụng truy cập nguồn dữ liệu của doanh nghiệp nhanh chóng. Có khả năng phân quyền sử dụng dữ liệu và dạng dữ liệu nào được phép sử dụng trong phạm vi quyền hạn được phân bổ.
Giúp đồng bộ các nguồn dữ liệu và quy trình xử lý trùng lặp: Yêu cầu quan trọng mà bất kỳ hệ thống ERP nào cũng phải đáp ứng chính là khả năng đồng bộ dữ liệu & tích hợp dữ liệu. Các nguồn dữ liệu trong doanh nghiệp dù nằm ở đâu nếu được đồng bộ thì sẽ làm giảm sự trùng lặp và tăng tính thống nhất cho dữ liệu. Từ các hệ thống khác có thể truy cập vào cùng một dữ liệu và việc thay đổi dữ liệu được kiểm soát chặt chẽ.
Giảm thời gian lưu chuyển và xoay vòng nhanh: Quy trình kinh doanh thường bị gián đoạn bởi sự chậm trễ trong quá trình xử lý và báo cáo giữa các bộ phận. Hệ thống ERP đảm bảo làm giảm thiểu thời gian chậm trễ trong việc chuyển thông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.
Giảm chi phí vô lý: Tiết kiệm thời gian, tăng khả năng quản lý bằng một hệ thống phân tích toàn diện mọi mặt trong một tổ chức. Hệ thống ERP giúp các quy trình xử lý dùng các nguồn lực có sẵn và các kết quả xử lý sẽ luôn được sẵn sàng cho một quy trình khác.
Khả năng tương thích nhanh với quy trình kinh doanh: Hệ thống ERP đáp ứng tốt cho việc thay đổi các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp hoặc tái cấu trúc doanh nghiệp. Các thành phần trong hệ thống có thể được thêm vào hoặc bớt ra cho phù hợp với mục đích sử dụng.
Tăng cường khả năng bảo trì hệ thống: Nhà phân phối và triển khai các hệ thống ERP thường ký kết với doanh nghiệp các hợp đồng hỗ trợ dài hạn như là một phần của việc mua hệ thống. Điều này sẽ giúp nhà phân phối và triển khai bám sát các yêu cầu thay đổi hệ thống từ phía doanh nghiệp.
Tăng cường khả năng mở rộng hệ thống: Các hệ thống ERP thường được yêu cầu có khả năng tích hợp với những hệ thống có sẵn của doanh nghiệp hoặc những hệ thống được thêm vào như hệ thống quản lý quan hệ khách hàng hay hệ thống quản lý chuỗi cung ứng.
Đáp ứng yêu cầu thương mại điện tử và kinh doanh số: Nguồn dữ liệu của doanh nghiệp thông qua cơ chế bảo mật và phân quyền có thể đáp ứng trực tiếp yêu cầu thương mại điện tử của doanh nghiệp. Ngoài ra, hệ thống ERP sẽ giúp rút ngắn khoảng cách địa lý trong môi trường cộng tác.
e) Thu hoạch:
Triển khai hệ thống ERP tiêu tốn nhiều tiền của và công sức của doanh nghiệp. Chưa hết, vận hành ra sao để ERP thực sự mang lại hiệu quả không dễ dàng chút nào. Có thể khái quát một số thay đổi cơ bản mà ERP mang lại cho HGA như sau:
Ứng dụng ERP, nghĩa là HGA phải rà soát lại toàn bộ để chuẩn hóa các bước quy trình: gỡ bỏ những thủ tục rườm rà, kém hiệu quả; giảm thiểu những bước công việc chồng chéo, không cần thiết; quy trình sẽ tinh gọn, tiên tiến hơn và luôn được phân tích theo hướng tổng thể; tiên lượng những khả năng có thể xảy ra để có thể phát triển và mở rộng.
Thay đổi thói quen, tư duy làm việc và nâng cao kỹ năng quản lý: nhân viên không còn trông chờ vào cuối tháng đối chiếu, các sự kiện phát sinh đều ghi nhận theo thời gian thực; tự nghiên cứu học hỏi, tự đào tạo để bắt kịp với những chuẩn mực quản lý hiện đại; khái niệm ranh giới phòng ban gần như không còn nữa, ERP vừa phục vụ cho tác nghiệp chi tiết của từng nhân viên, vừa giải quyết mối quan hệ tổng thể trong doanh nghiệp, tất cả đều tích hợp xuyên suốt.
Chia sẻ thông tin trong môi trường cộng tác, hỗ trợ lẫn nhau: dữ liệu nhập một lần, hợp nhất cho nhiều người cùng sử dụng; tự động hóa các tác nghiệp, tính chính xác cao, kiểm soát chéo lẫn nhau theo các bước quy trình; tính bảo mật luôn được đảm bảo, trách nhiệm quản trị thông tin được phân định rõ ràng; giảm phần lớn khối lượng công việc cho bộ phận kế toán thống kê; tạo điều kiện để nâng cao năng suất lao động.
Kiểm soát tốt hơn nhờ tối ưu hóa được các nguồn lực: giảm lượng hàng tồn kho, thu hồi tốt hơn các khoản công nợ; sản xuất dùng vừa đủ, đúng lúc nguyên vật liệu; giảm đáng kể chi phí sản xuất kinh doanh nhằm tăng trưởng lợi nhuận; nâng cao cơ hội cạnh tranh, hoạch định chiến lược, làm gia tăng giá trị thương hiệu HGA.
Và quan trọng hơn là hệ thống phân phối: tất cả các đại lý, nhân viên và nhà phân phối được hưởng lợi từ dự án ERP, giúp HGA quản lý và kiểm soát tốt tình hình biến động thị trường, điều này rất quan trọng và có ý nghĩa sống còn đối với doanh nghiệp