IV. ÁP DỤNG HỆ THỐNGERP CHO CÔNG TY CỔ PHẦN KÍNH VÀ NHÔM HÀ NỘI(HGA)
d) Giải pháp Quản Lý Sản xuất (HGA).
Tập hợp các nhu cầu sản xuất tại thời điểm nhất định ( không có trước sự dự báo ) Khó khăn trong việc lập kế hoạch sản xuất cụ thể.
Khả năng hoạch định nguồn nguyên vật liệu khó khăn để đưa quyết định.
Vấn đề định mức nguyên vật liệu và các công đoạn sản xuất cụ thể thế nào là hợp lý. Vấn đề quản lý thông tin các công đoạn sản xuất….
• Giải pháp
v
• Sơ đồ quy trình sản xuất theo hệ thống
• Phân tích Giải Pháp
Xây dựng chức năng tập hợp nhu cầu sản xuất. Chức năng này thực hiện việc tập hợp các yêu cầu về hàng hóa từ nguồn dự báo và đơn hàng của khách hàng để lập ra nhu cầu hàng hóa cần sản xuất tại những thời điểm nhất định.
Phòng Kế Hoạch (bộ phận đánh giá năng lực sản xuất) Bộ Phận Sản Xuất Bộ Phận Xưởng Bộ PhậnNhà Máy
Khi có được tư liệu nhu cầu sản xuất doanh nghiệp cần triển khai bước tiếp theo là lập kế hoạch cho việc sản xuất vật tư, việc này giúp cho doanh nghiệp quản lý được thông tin kế hoạch sản xuất và dự tính nguồn nguyên vật liệu cung ứng cho việc sản xuất.
Quản lý việc định mức nguyên vật liệu và công đoạn sản xuất. cho phép nhà máy xây dựng các định mức nguyên vật liệu cho các loại sản phẩm. Nhờ vậy, việc quản lí thông tin của quá trình sản xuất và tính giá thành sẽ được thực hiện dễ dàng hơn.
Tính giá thành sản xuất: trên cơ sở xây dựng các định mức nguyên vật liệu, quản lí các công đoạn sản xuất và các chi phí phân bổ khác, chức năng tính giá thành sản phẩm của hệ thống sẽ thực hiện việc tính giá thành thành phẩm chính xác và nhanh chóng.
e) Giải Pháp Quản Lý Kho Hàng ( HGA )
• Đặt vấn đề
Quản lý kho hàng trong ERP bao gồm từ việc xây dựng bộ mã vật tư, hàng hóa đến quản lý những giao dịch phát sinh, hệ thống kho bãi cũng như các chính sách tồn trữ. Quản lý kho hàng là một trong những phân hệ xương sống, cốt lõi của hệ thống ERP. Các DN triển khai ERP thường mong muốn phân hệ quản lý kho hàng giúp họ quản lý chặt chẽ hơn giá trị hàng tồn kho cũng như tăng vòng quay hàng tồn kho để tăng vòng quay vốn.
Làm sao để quản lý tốt những giao dịch phát sinh, các vật tư tồn kho đã lâu chưa có hướng giải quyết.
Làm sao để quản lý chặt chẽ vấn đề hàng tồn kho ở mức tối thiểu và giải quyết hàng tồn kho để nhanh chóng hơn trong việc quay vòng vốn.
Thông thường, để kiểm soát hàng nhập kho, doanh nghiệp phải chờ có đủ hóa đơn chứng từ mới tiến hành lập phiếu nhập, trong khi thực tế thì hàng đã nhập kho hoặc đưa vào sản xuất. Việc không nắm bắt số liệu tồn kho chính xác ảnh hưởng nhiều đến công tác khác: tính nhu cầu nguyên vật liệu, sản xuất, bán hàng, điều động hàng hóa, thiếu thừa vật tư, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong sản xuất kinh doanh.
• Quản lý hệ thống kho
Hệ thống kho trong ERP được quản lý theo dạng đa cấp. Bắt đầu từ một nhà máy, công ty đến từng kho trong hệ thống và chi tiết hơn nữa là quản lý đến các khu vực, vị trí trong kho nếu DN có nhu cầu quản lý.
• Bộ mã vật tư, hàng hóa thống nhất, linh hoạt
Hệ thống ERP cho phép linh động khai báo bộ mã vật tư, hàng hóa do cấu trúc mã bao gồm nhiều phân đoạn và kiểu dữ liệu của từng phân đoạn do người sử dụng tự định nghĩa. Bước này cần có người tư vấn giúp DN lựa chọn cấu trúc phù hợp và cần đưa thông tin nào vào bộ mã.
• Phân nhóm vật tư, hàng hóa nhiều chiều
Do DN thường muốn chuyển tải thông tin cần quản lý, thông tin phục vụ thống kê vào bộ mã, gây khó khăn cho việc xây dựng bộ mã vật tư, hàng hóa thì với hệ thống ERP, một phần thông tin đó được chuyển vào quản lý trong khái niệm phân nhóm. Ví dụ, cùng một mặt hàng, bộ phận kế toán có nhu cầu phân nhóm theo nguồn gốc, phòng kinh doanh phân theo mức độ tiêu thụ, bộ phận sản xuất lại phân theo góc độ của qui trình sản xuất. Với ERP, tất cả các nhu cầu phân loại khác nhau của từng phòng ban đều được đáp ứng.
• Lưu trữ nhiều thông tin vật tư, hàng hóa
Trong hệ thống ERP hàng hóa được lưu trữ kèm theo thông tin quản lý bao gồm: kích thước, trọng lượng, thể tích; thời gian mua hàng, nhận hàng, có cần kiểm nghiệm hay không; thời gian sản xuất và một số file đính kèm (bản vẽ, thông số kỹ thuật, hình ảnh...). Ngoài ra còn có một số vùng cho phép người sử dụng mở rộng để khai báo thêm các thông tin cần quản lý theo đặc thù của DN.
Đơn vị tính của hàng hóa khi nhập kho khác với khi xuất kho là điều bình thường. Vì thế, hệ thống ERP cho phép người sử dụng tự định nghĩa các đơn vị tính và công thức qui đổi giữa chúng.
• Kiểm soát hàng tồn kho
Tùy theo từng loại mặt hàng mà DN xác định mức độ kiểm soát tương ứng. Mặt hàng càng giá trị càng cần quản lý chi tiết và chặt chẽ. Hệ thống ERP cung cấp nhiều cách kiểm soát vật tư, hàng hóa: quản lý phiên bản (nếu cùng một mặt hàng nhưng có sự thay đổi nhỏ thì có thể dùng phiên bản của vật tư để theo dõi, tránh việc khai báo mã mới không cần thiết và cũng giữ được lịch sử thay đổi của mặt hàng); quản lý theo lô (lô vật tư, ngày hàng hóa nhập kho, theo đơn hàng nào, nhà cung cấp nào); quản lý theo số serial; quản lý vị trí trong kho.
• Giao dịch kho tức thời, chính xác về lượng và giá trị
Các giao dịch kho chuẩn đều được định nghĩa sẵn trong hệ thống ERP. Vấn đề quan trọng ở đây là nghiệp vụ phát sinh phải được ghi nhận tức thời vào hệ thống. Việc ghi nhận không mất nhiều thời gian, lại mang tính kế thừa và kiểm soát bởi hầu hết giao dịch nhập xuất đều căn cứ trên một nguồn cụ thể. Ví dụ nhập kho mua hàng, thông tin để ghi nhận nhập kho được kế thừa thông tin từ đơn hàng, vừa giảm công nhập liệu và tăng tính đối chiếu và kiểm soát. Đồng thời, do giao dịch nào cũng đều đi kèm số lượng và giá trị nên tại bất cứ thời điểm nào, khi nhìn vào tồn kho, DN cũng thấy được cả lượng tồn và giá trị tồn. Tính chính xác trong giao dịch kho thể hiện ở chỗ nếu việc ghi nhận nhập xuất sai thì người sử dụng chỉ có thể làm giao dịch điều chỉnh mà không được sửa đè lên dữ liệu cũ. Điều này giúp lãnh đạo có thể tin vào số liệu tồn kho của mình.
Phân nhóm vật tư, hàng hóa nhiều chiều ví dụ phòng kê toán phân nhóm theo nguồn gốc, phòng kinh doanh phân nhóm theo mức độ tiêu thụ, bộ phận sản xuất lại phân theo góc độ của quy trình….
• Yêu Cầu Chức Năng
Cập nhật số lượng thường xuyên vào dữ liệu của hệ thống các vật đang có, số lượng bao nhiêu, các vật tư sắp có, các loại vật tư đã hết……
Một yêu cầu của hệ thống khi thực hiện mà bất kì một doanh nghiệp nào cũng cần có đó là cảnh báo tình trạng của vật tư và vật liệu sản xuất nhằm phục vụ tốt nhất cho các dự án chào thầu và các dự án thi công.
f) Giải Pháp Quản Lý Tài Chính ( HGA )
• Đặt Vấn Đề :
Tài nguyên chính của doanh nghiệp: Tiền. Phân hệ này giúp lãnh đạo có cái nhìn tổng thể về các họat động của doanh nghiệp thông qua các chỉ số tài chính, lập ngân sách. Trên cơ sở các thông tin về tình hình thực hiện ngân sách, thông tin về nguồn tài chính (số dư, công nợ,..), có các quyết định chính xác, kịp thời
• Xây dựng ngân sách
Tạo các điều khoản thu chi.
Xác định ngân sách tối thiểu, tối đa và kế hoạch cho mỗi thời kỳ tương ứng với các điều khoản thu chi.
Phân bổ ngân sách các khoản thu chi theo thời kỳ, theo phòng ban.
• Quản lý dự án
Lập dự án.
Lập kế hoạch thu chi cho dự án, định kỳ thu chi. Phân bổ các khoản thu chi của dự án vào ngân sách. Duyệt kế hoạch thu chi của dự án.
Thực hiện thu chi cho dự án theo kế hoạch.
• Theo dõi việc thực hiện ngân sách
Thực hiện phân bổ các khoản thu chi để tính toán và cập nhật thông tin thực về tình hình thực hiện ngân sách.
Điều chỉnh kế hoạch ngân sách khi cần.
Kiểm tra và phân tích việc thực hiện ngân sách.
So sánh giữa các điều khoản thu (chi) trong cùng một kỳ ngân sách.
So sánh việc thực hiện ngân sách với kế hoạch lập ra trong cùng một kỳ ngân sách. So sánh một điều khoản giữa các kỳ khác nhau.
Tính lại số thực tế của các điều khoản. Tính toán các tỷ số tài chính.
Đánh giá ngân sách theo điều khoản, kế hoạch và thời kỳ. Phân tích trên các tỷ số tài chính.
So sánh số các khoản thu chi ngân sách theo thời kỳ và hiện lên biểu đồ.
• Quản lý các tài nguyên
Xem và cập nhật tình hình số dư các tài nguyên: tiền mặt, tiền ngân hàng, hàng hóa, tài sản, chứng khoán,…
Kiểm tra số dư khi sử dụng các nguồn tài chính. Chuyển đổi giữa các nguồn tài nguyên.
Đánh giá số dư của các nguồn tài chính qua các khoảng thời gian. Đánh giá mức độ lưu trữ các loại nguồn tài chính tối ưu.
Thiết lập cảnh báo.
Hiện biểu đồ biến động của các số dư các nguồn tài nguyên theo thời gian.