IV. ÁP DỤNG HỆ THỐNGERP CHO CÔNG TY CỔ PHẦN KÍNH VÀ NHÔM HÀ NỘI(HGA)
g) Giái Pháp Quản Lý Kế Toán, Công Nợ
• Đặt vấn đề
• Kế Toán
Bất cứ hệ thống phần mềm ERP nào cũng có module kế toán. Tuy nhiên, phạm vi của Module này như thế nào trong hệ thống thì với mỗi phần mềm lại có thể khác nhau…
Khi ban lãnh đạo một doanh nghiệp nghĩ đến việc ứng dụng tin học (phần mềm) trong hoạt động quản lý của mình thì điều đầu tiên họ hay nghĩ đến là tin học hoá công tác kế toán. Đây có thể là thói quen của người Việt nam nhưng cũng có thể là điều tự nhiên vì khối lượng thông tin liên quan đến phòng kế toán trong doanh nghiệp có thể chiếm 60 đến 70% toàn bộ khối lượng thông tin của doanh nghiệp. Thông tin kế toán cũng là thông tin quan trọng bậc nhất của mỗi doanh nghiệp, ngoài ra thông tin kế toán là mảng thông tin được “chuẩn hoá” nhiều nhất vì nó được hình thành theo các chuẩn mực và phải tuân thủ những quy định của chế độ kế toán nhà nước. Do đó, việc “phần mềm” hoá hoạt động kế toán cũng là việc dễ thực hiện nhất. Đây cũng là lý do mà phần lớn các doanh nghiệp Việt nam hiện nay đã trang bị phần mềm kế toán mà chưa trang bị nhiều các phần mềm phục vụ tự động hoá hoặc quản lý công việc của các phòng ban khác (phòng kế hoạch, phòng kinh doanh…),
• Công Nợ
Phân hệ Quản lý công nợ theo dõi tất cả các khoản công nợ phải thu, phải trả, nợ vay, tạm ứng,… Dữ liệu của phân hệ này được thừa hưởng tự động từ các phân hệ khác (Mua hàng,
bán hàng, tiền mặt, ngân hàng, kế toán tổng hợp,…). Quản lý công nợ tốt giúp doanh nghiệp chủ động được dòng tiền, giảm các khoản công nợ quá hạn, công nợ khó đòi,…
• Phân tích giải pháp
Quản lý hoạt động thu chi
Hoạt động thu chi sẽ được quản lý chặt chẽ dưới hình thức thu chi theo yêu cầu, quá trình này bao gồm:
Lập các phiếu yêu cầu thu chi. Cho phép tạm ngưng, hủy bỏ, phục hồi, xóa và điều chỉnh yêu cầu thu chi.
Duyệt yêu cầu thu chi.
Phân bổ các khoản thu chi vào điều khoản trong hệ thống điều khoản của kế hoạch ngân sách.
Thực hiện yêu cầu thu chi bao gồm thực hiện yêu cầu thu chi thông thường và yêu cầu thu chi của dự án.
Xem phiếu yêu cầu thu chi đã duyệt theo kỳ hoặc từ ngày đến ngày.
Xem các phiếu yêu cầu thu chi đã thực hiện theo kỳ hoặc từ ngày đến ngày. Xem lịch thu chi.
Trong các trường hợp đặc biệt hoạt động thu chi được tiến hành tức thời không qua xét duyệt. Hình thức thu chi này được thực hiện đơn giản hơn:
Lập phiếu thu chi tức thời.
Định khoản vào điều khoản ngân sách.
Theo dõi tạm ứng từ các dự án
Lập phiếu yêu cầu tạm ứng và thu hồi. Duyệt tạm ứng.
Thực hiện thu chi tạm ứng.
Xem số dư tạm ứng của nhân viên.
Cập nhật lại số dư của nhân viên đối với doanh nghiệp. Thiết lập nhắc nhở.
Theo dõi số dư công nợ của nhân viên đối với công ty.
Thông tin công nợ dự án
Công nợ phải trả và công nợ phải thu được thiết lập khi tạo yêu cầu thu hoặc chi liên quan đến khách hàng.
Xem công nợ và các phiếu thu/chi quá hạn liên quan đến một khách hàng. Điều chỉnh số dư công nợ khách hàng.
Thiết lập chế độ nhắc nhở (nợ) đối với khách hàng. Biểu đồ so sánh nợ có của khách hàng theo thời gian. So sánh tổng nợ và có giữa các khách hàng.
Khả năng thanh toán của khách hàng qua các thời kỳ.
Theo dõi công nợ chi tiết, đa chiều:
Dự án, công trình,…
Đối tượng (Khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên,..). Nhân viên bán hàng.
Hóa đơn, đơn đặt hàng, hợp đồng vay,…
Nguyên tệ gốc (USD, EUR,..)và quy đổi sang VNĐ
Quản lý hạn thanh toán
Theo dõi công nợ trong hạn, đến hạn, quá hạn. Tuổi nợ phải thu, phải trả.
Kế hoạch thu nợ/trả nợ Chiết khấu thanh toán Phạt trả chậm
Hạn mức công nợ.
Tiện ích
Tự động tạo bút toán đánh giá lại công nợ nguyên tệ. Tự động vét công nợ số lẻ.
Tiện ích bù trừ công nợ.
Tra cứu số dư công nợ, hạn mức công nợ ngay trong màn hình lập đơn hàng, hóa đơn bán hàng, phiếu thu/báo có ngân hàng.
Lập báo cáo tài chính
Lập báo cáo thu chi.
Xem các thông số về khả năng thanh toán.
Phân tích chỉ số tài chính (cho người dùng tạo chỉ số từ các điều khoản). Phân tích hàm số (cho người dùng tạo hàm số từ các chỉ số).
Phân tích ngân sách. Phân tích tổng quát.