Các phòng đều có chung 5 chức năng sau:
Thứ nhất, các phòng đều có chung chức năng là đề xuất, tham mƣu, giúp Giám đốc chi nhánh xây dựng kế hoạch, chƣơng trình công tác đồng thời tìm các giải pháp triển khai nhiệm vụ thuộc chức năng đƣợc giao, các văn bản hƣớng dẫn thuộc lĩnh vực nghiệp vụ đƣợc giao.
Thứ hai, các phòng chủ động tổ chức thực hiện các nhiệm vụ đƣợc giao, trực tiếp thực hiện, xử lý, tác nghiệp các nghiệp vụ thuộc lĩnh vực đƣợc giao theo đúng quy chế, thẩm quyền, quy trình nghiệp vụ góp phần hoàn thành nhiệm vụ kinh doanh của toàn chi nhánh. Các phòng phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về tính đúng đắn, chính xác, trung thực và đảm bảo tính an toàn, hiệu quả trong phạm vi nghiệp vụ của phòng đƣợc giao.
Thứ ba, các phòng tổ chức lƣu trữ hồ sơ, quản lý thông tin, tổng hợp và lập các báo cáo trong phạm vi nhiệm vụ, nghiệp vụ của phòng để phục vụ công tác quản trị điều hành của chi nhánh.
Thứ tƣ, thƣờng xuyên cải tiến phƣơng pháp làm việc, rèn luyện, đào tạo cán bộ về năng lực, chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp nhằm nâng cao chất lƣợng phục vụ khách hàng, tăng cƣờng khả năng cạnh tranh trên thị trƣờng, giữ uy tín, hình ảnh, ấn tƣợng tốt đẹp về Chi nhánh. Nghiên cứu, đề xuất ứng dụng công nghệ thông tin vào nghiệp vụ mà phòng đƣợc giao quản lý.
Cuối cùng, phối hợp chặt chẽ với các đơn vị khác trong Chi nhánh theo quy trình nghiệp vụ. Bên cạnh đó, luôn có ý thức xây dựng tập thể đoàn kết, vững mạnh, tích cực tham gia các phong trào thi đua. Thực hiện tốt công tác đào tạo cán bộ để góp phần phát triển nguồn nhân lực của chi nhánh.
2.1.2.2.Phòng Quan hệ khách hàng Doanh nghiệp
Phòng Quan hệ khách hàng có nhiệm vụ:
Tiếp thị và phát triển quan hệ khách hàng: Tham mƣu, đề xuất chính sách, kế hoạch phát triển quan hệ khách hàng; Trực tiếp tiếp thị và bán sản phẩm; Chịu trách nhiệm thiết lập, duy trì và phát triển quan hệ hợp tác với khách hàng và bán sản phảm của ngân hàng.
Tín dụng: Trực tiếp đề xuất hạn mức, giới hạn tín dụng và đề xuất tín dụng; Theo dõi, quản lý tình hình hoạt động của khách hàng. Kiểm tra, giám sát quá trình sử dụng vốn vay, tài sản đảm bảo nợ vay. Đôn đốc khách hàng trả nợ gốc và lãi. Đề xuất cơ cấu lại thời hạn trả nợ, theo dõi thu nợ gốc, lãi, phí (nếu có) đến khi tất toán hợp đồng tín dụng. Xử lý khi khách hàng không đáp ứng đƣợc các điều kiện tín dụng. Phát hiện kịp thời các khoản vay có dấu hiệu rủi ro và đề xuất xử lý. Phân loại, rà soát phát hiện rủi ro. Lập báo cáo phân tích, đề xuất các biện pháp phòng ngừa, xử lý rủi ro. Thực hiện xếp hạng tín dụng nội bộ cho khách hàng theo quy định và tham gia ý kiến về việc trích lập dự phòng rủi ro tín dụng. Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ đề nghị miễn/ giảm lãi, đề xuất miễn/ giảm lãi và chuyển phòng Quản lý rủi ro xử lý tiếp theo quy định. Tuân thủ các giới hạn, hạn mức tín dụng của ngân hàng đối với ngân hàng. Theo dõi việc sử dụng hạn mức của khách hàng.
2.1.2.3.Phòng Quan hệ khách hàng cá nhân
Phòng Quan hệ khách hàng cánhân có nhiệm vụ:
Tiếp thị và phát triển khách hàng: Tham gia, đề xuất chính sách và kế hoạch phát triển khách hàng cá nhân; Xây dựng và tổ chức thực hiện các chƣơng trình marketing tổng thể cho từng nhóm sản phẩm; Tiếp cận, triển khai và phát triển các sản phẩm tín dụng, dịch vụ ngân hàng dành cho khách hàng cá nhân của BIDV, phối hợp với các đơn vị liên quan/ đề nghị BIDV hỗ trợ tổ chức quảng bá, giới thiệu với khách hàng về những sản phẩm dịch vụ của BIDV dành cho khách hàng cá nhân, những tiện ích và những lợi ích mà khách hàng đƣợc hƣởng.
Là đơn vị đầu mối tiếp nhận và triển khai các sản phẩm bán lẻ ngân hàng tại Chi nhánh theo sự chỉ đạo của trụ sở chính BIDV và Ban lãnh đạo Chi nhánh; Xây dựng kế hoạch bán sản phẩm đối với khách hàng cá nhân;
Các nhiệm vụ khác;
2.1.2.4.Phòng quản lý rủi ro
Phòng quản lý rủi ro có nhiệm vụ chính: Công tác quản lý tín dụng:
Tham mƣu, đề xuất chính sách, biện pháp phát triển và nâng cao chất lƣợng hoạt động tín dụng;
Quản lý, giám sát, phân tích, đánh giá rủi ro tiềm ẩn đối với danh mục tín dụng của Chi nhánh, duy trì và áp dụng hệ thống đánh giá, xếp hạng tín dụng vào việc quản lý danh mục;
Đầu mối nghiên cứu, đề xuất trình lãnh đạo phê duyệt hạn mức, điều chỉnh hạn mức, cơ cấu, giới hạn tín dụng cho từng ngành, từng nhóm, từng khách hàng cụ thể với chỉ đạo của BIDV và tình hình thực tế của Chi nhánh. Kiểm tra việc thực hiện giới hạn tín dụng của các Phòng liên quan và đề xuất xử lý nếu có vi phạm;
Đầu mối đề xuất trình Giám đốc kế hoạch giảm nợ xấu của chi nhánh, của khách hàng và phƣơng án cơ cấu lại các khoản nợ vay của khách hàng theo quy định;
Giám sát việc phân loại nợ và trích lập dự phòng rủi ro, tổng hợp kết quả phân loại nợ và trích lập dự phòng rủi ro gửi phòng Tài chính kế toán để lập cân đối kế toán theo quy định;
Đầu mối phối hợp với các bộ phận có liên quan thực hiện đánh giá tài sản đảm bảo theo đúng quy định của BIDV;
Thu thập, quản lý thông tin về tín dụng, thực hiện các báo cáo về công tác tín dụng và chất lƣợng tín dụng của Chi nhánh, lập báo cáo phân tích thực trạng đảm bảo tài sản nợ vay của chi nhánh;
Thực hiện việc xử lý nợ xấu;
Công tác quản lý rủi ro tín dụng: Tham mƣu, đề xuất xây dựng các biện pháp quản lý rủi ro tín dụng; trình lãnh đạo cấp tín dụng/ bảo lãnh cho khách hàng; phối hợp, hỗ trợ các phòng quan hệ khách hàng để phát hiện, xử lý các khoản nợ có vấn đề; chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc thiết lập, vận hành, thực hiện và kiểm tra, giám sát hệ thống quản lý rủi ro của chi nhánh, chịu trách nhiệm về an toàn, chất lƣợng, giảm thiểu rủi ro trong hoạt động tín dụng theo phạm vi, nhiệm vụ đƣợc giao, đảm bảo mọi khoản tín dụng đƣợc cấp ra tuân thủ đúng quy định về quản lý rủi ro và trong mức chấp nhận rủi ro của BIDV và của chi nhánh;
Công tác quản lý rủi ro tác nghiệp: phổ biến các văn bản quy định, quy trình về quản lý rủi ro tác nghiệp của BIDV và đề xuất, hƣớng dẫn các chƣơng trình, biện pháp triển khai để phòng ngừa, giảm thiểu rủi ro tác nghiệp trong các khâu nghiệp vụ tại chi nhánh; hƣớng dẫn, hỗ trợ các phòng nghiệp
vụ trong chi nhánh tự kiểm tra và phối hợp việc đánh giá. Rà soát, phát hiện rủi ro tác nghiệp ở các phòng, các sản phẩm hiện có hoặc sắp có; áp dụng hệ thống quản lý, đo lƣờng rủi ro để đo lƣờng và đánh giá các rủi ro tác nghiệp xảy ra tại chi nhánh và đề xuất các giải pháp xử lý các sự cố rủi ro phát hiện đƣợc; Xây dựng, quản lý dữ liệu thông tin về rủi ro tác nghiệp tại Chi nhánh.
Công tác phòng chống rửa tiền: Tiếp thu, phổ biến các văn bản quy định, quy chế bề phòng chống rửa tiền của Nhà nƣớc nhƣ Luật các tổ chức tín dụng, quyết định số 378/2011/QĐ-NHNN về kế hoạch thực hiện công tác phòng chống rửa tiền và tài trợ khủng bố trong ngành ngân hàng và các văn bản của BIDV, tham mƣu cho giám đốc chi nhánh về việc hƣớng dẫn thực hiện trong Chi nhánh; Hƣớng dẫn, kiểm tra, hỗ trợ Phòng Dịch vụ khách hàng và các phòng liên quan thực hiện công tác phòng chống rửa tiền; Thực hiện chế độ báo cáo định kì/ đột xuất theo quy định.
Công tác quản lý hệ thống chất lƣợng ISO: là đầu mối phối hợp xây dựng quy trình quản lý hệ thống chất lƣợng theo các tiêu chuẩn ISO tại chi nhánh; Xây dựng và đề xuất với Giám đốc các chƣơng trình cải tiến hệ thống quản lý chất lƣợng, đo lƣờng mức độ đáp ứng sự hài lòng của khách hàng; Xây dựng kế hoạch và phối hợp thực hiện kế hoạch, triển khai, kiểm tra, đánh giá, duy trì hệ thống quản lý chất lƣợng tại các đơn vị trong Chi nhánh; Phối hợp với các tổ chức để đánh giá cấp chứng nhận duy trì hệ thống quản lý chất lƣợng, tổng hợp kết quả đánh giá hệ thống chất lƣợng của Chi nhánh.
Công tác kiểm tra nội bộ: Tham mƣu, giúp cho Giám đốc chi nhánh; Đầu mối phối hợp với đoàn kiểm tra của BIDV và các cơ quan có thẩm quyền để tổ chức các cuộc kiểm tra/ thanh tra/ kiểm toán tại Chi nhánh theo quy định; Tham mƣu cho Giám đốc Chi nhánh trong việc tổ chức tự kiểm tra thực hiện nhiệm vụ quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO, tham gia ý kiến về những vấn đề quản lý chất lƣợng tại Chi nhánh; Đầu mối tiếp nhận, tham mƣu cho Giám đốc chi nhánh xử lý các đơn thƣ khiếu nại, tố cáo phát sinh tại đơn vị liên quan đến sự việc và cán bộ thuộc thẩm quyền xử lý của Giám đốc Chi nhánh theo quy định của Pháp luật và của BIDV; Thực hiện các báo cáo thống kê liên quan đến hoạt động kiểm tra, giám sát, phòng chống tham nhũng, tội phạm theo quy định;
2.1.2.5.Phòng/Tổ Quản trị tín dụng
Phòng/Tổ Quản trị tín dụng có nhiệm vụ chính:
Trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ tác nghiệp và quản trị cho vay, bảo lãnh đối với khách hàng theo quy định, quy trình của BIDV và chi nhánh.
Thực hiện tính toán trích lập dự phòng rủi ro theo kết quả phân loại nợ của các Phòng quan hệ khách hàng theo quy định của BIDV, gửi kết quả cho Phòng Quản trị rủi ro để thực hiện rà soát, trình cấp có thẩm quyền quyết định.
Tuân thủ đúng quy trình kiểm soát nội bộ trong toàn chi nhánh, giám sát khách hàng tuân thủ các điều kiện của hợp đồng tín dụng và các nhiệm vụ khác.
2.1.2.6.Phòng dịch vụ/ Giao dịch khách hàng
Phòng dịch vụ/Giao dịch khách hàng có nhiệm vụ:
Công tác dịch vụ: Trực tiếp thực hiện quản lý tài khoản và giao dịch với khách hàng; phòng chống rửa tiền đối với các giao dịch phát sinh theo quy định của nhà nƣớc và của BIDV; phát hiện, báo cáo và xử lý kịp thời các giao dịch có dấu hiệu đáng ngờ trong tình huống khẩn cấp;
Nghiệp vụ thanh toán quốc tế: Trực tiếp thực hiện tác nghiệp các giao dịch tài trợ thƣơng mại với khách hàng; Phối hợp với các phòng liên quan để tiếp thị, tiếp cận phát triển khách hàng, giới thiệu và bán các sản phẩm về tài trợ thƣơng mại; Theo dõi, đánh giá việc sử dụng các sản phẩm tài trợ thƣơng mại; đề xuất cải tiến nâng cao chất lƣợng sản phẩm dịch vụ; Tiếp thu, tìm hiểu nhu cầu sử dụng dịch vụ của khách hàng, trƣớc tiên là dịch vụ liên quan đến nghiệp vụ đối ngoại; Tiếp nhận các ý kiến phản hồi từ khách hàng và đề xuất cách giải quyết, tƣ vấn cho khách hàng về các giao dịch đối ngoại, hợp đồng thƣơng mại quốc tế; Chịu trách nhiệm về việc phát triển và nâng cao hiệu quả hợp tác kinh doanh đối ngoại của Chi nhánh; chịu trách nhiệm về tính chính xác, đúng đắn, đảm bảo an toàn tiền vốn tài sản của Chi nhánh/ BIDV và của khách hàng trong giao dịch kinh doanh đối ngoại;
Các nhiệm vụ khác;
2.1.2.7.Tổ quản lý và dịch vụ kho quỹ
Trực tiếp thực hiện nghiệp vụ về quản lý kho quỹ và xuất/ nhập Quỹ chi; Chịu trách nhiệm: Đề xuất, tham mƣu với Giám đốc Chi nhánh về các biện pháp, điều kiện bảo đảm an toàn kho quỹ và an ninh tiền tệ, phát triển các dịch vụ về kho quỹ, thực hiện theo đúng quy chế, quy trình quản lý kho quỹ; Chịu trách nhiệm hoàn toàn về đảm bảo an toàn kho quỹ và an ninh tiền tệ, đảm bảo an toàn tài sản của Chi nhánh/ BIDV và của khách hàng.
Các nhiệm vụ khác.
2.1.2.8.Phòng kế hoạch – Tổng hợp
Phòng kế hoạch và tổng hợpcó nhiệm vụ:
Công tác kế hoạch – tổng hợp: Thu thập thông tin phục vụ công tác kế hoạch – tổng hợp; Tham mƣu, xây dựng kế hoạch phát triển và kế hoạch kinh doanh; Tổ chức triển khai kế hoạch kinh doanh; Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh; Giúp việc Giám đốc quản lý, đánh giá tổng thể hoạt động kinh doanh của Chi nhánh; Đầu mối tổng hợp công tác Marketing và phát triển dịch vụ ngân hàng tại Chi nhánh;
Công tác nguồn vốn;
Công tác điện toán: Trực tiếp thực hiện theo đúng thẩm quyển, đúng quy định, quy trình công nghệ thông tin tại Chi nhánh;
Các nhiệm vụ khác;
2.1.2.9.Phòng Tài chính – Kế toán
Phòng Tài chính – Kế toán có nhiệm vụ:
Quản lý và thực hiện công tác hạch toán kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp;
Thực hiện công tác hậu kiểm đối với hoạt động tài chính kế toán của Chi nhánh;
Thực hiện nhiệm vụ quản lý, giám sát tài chính;
Đề xuất, tham mƣu với Giám đốc Chi nhánh về việc hƣớng dẫn thực hiện chế độ tài chính, kế toán, xây dựng chế độ, biện pháp quản lý tài sản, định mức và quản lý tài chính, tiết kiệm chi tiêu nội bộ, hợp lý và đúng chế độ;
Quản lý thông tin và lập báo cáo;
Thực hiện công tác tiền lƣơng, ăn ca, bảo hiểm xã hội của Chi nhánh theo đúng quy định của Nhà nƣớc và của BIDV;
Các nhiệm vụ khác;
2.1.2.10.Phòng Tổ chức – Hành chính
Phòng Tổ chức – Hành chính có nhiệm vụ:
Công tác tổ chức – nhân sự: Đầu mối tham mƣu, đề xuất, giúp việc Giám đốc về việc triển khai thực hiện công tác tổ chức – nhân sự và phát triển nguồn nhân lực tại Chi nhánh;
Công tác hành chính: Thực hiện công tác văn thƣ theo quy định; Quản lý, sử dụng công dấu của Chi nhánh theo đúng quy định của Pháp luật và của BIDV; Đầu mối tổ chức hoặc đại diện cho Chi nhánh trong quan hệ giao tiếp, đón tiếp các tổ chức cá nhân trong, ngoài hệ thống BIDV; Kiểm tra, giám sát, tổng hợp, báo cáo về việc chấp hành nội quy lao động, nội quy cơ quan và các quy định thuộc phạm vi nhiệm vụ đƣợc giao quản lý.