6. Bố cục của đề tài
2.5. Qui trình thực hiện các nghiệp vụthanh toán quốc tế tại Ngân hàng
hàng IndovinaChi nhánh Hà Nội
2.5.1.Nghiệp vụ chuyển tiền quốc tế tại Ngân hàng Indovina Chi nhánh Hà Nội
2.5.1.1. Khái quát
Nghiệp vụ chuyển tiền cung cấp cho khách hàng các tiện ích trong thanh toán quốc tế: tiền được chuyên từ cá nhân, doanh nghiệp trong nước đến người thụ hưởng ở nước ngoài hoặc tiền từ cá nhân, doanh nghiệp ở nước ngoài được chuyển về cho người thụ hưởng trong nước, phục vụ cho nhu cầu giao thương hàng hóa, dịch vụ và các nhu cầu khác.
Nghiệp vụ chuyển tiền quốc tế ngoài chức năng phục vụ trong giao thương hàng hóa, dịch vụ còn có thể sử dụng để chuyển tiền cho người thân, bạn bè ở nước ngoài; đầu tư, góp vốn kinh doanh. Tuy nhiên, phải có những giấy tờ hợp lệ chứng minh việc chuyển tiền là hợp pháp và tuân theo những qui định về chuyển tiền ra nước ngoài của nhà nước
2.5.1.2.Các luật lệ, qui định phạm vi quốc gia và quốc tế
Do đây là dịch vụ chuyển tiền trên phạm vi quốc tế nên nghiệp vụ này được điều chỉnh bởi các qui định về quản lý ngoại hối của NHNN nhằm phục vụ cho các mục tiêu về dự trữ ngoại hối và cán cân TTQT của quốc gia trong từng thời kỳ. Những qui định chặt chẽ về nghiệp vụ chuyển tiền quốc tế cũng được áp dụng ở nhiều nước để ngăn chặn việc rửa tiền có thể xảy ra trong phạm vi quốc gia và quốc tế
Ngân hàng cung cấp dịch vụ chuyển tiền quốc tế phải đảm bảo tiền được chuyển đến cho người thụ hưởng trong khoảng thời gian nhanh nhất với mức phí hợp lý, đồng thời phải tuân thủ chặt chẽ các qui định của NHNN
2.5.1.3. Nghiệp vụ chuyển tiền về từ nước ngoài
Nghiệp vụ chuyển tiền về từ nước ngoài bao gồm những qui trình,nghiệp vụ theo sơ đồ như sau:
37
Sơ đồ 2.7: Sơ đồ nghiệp vụ chuyển tiền về từ nƣớc ngoài Ngƣời thực
hiện Sơ đồ quá trình thực hiện
Mô tả các bƣớc Nhân viên Trưởng/phó phòng Nhân viên Nhân viên Trưởng/phó phòng,kiểm soát viên Nhân viên 1 2 3 4 5 6 Nhận và kiểm tra điện
Ký duyệt
Hạch toán giao dịch
In bút toán kèm điện
Ký duyệt
38
Mô tả các bước qui trình nghiệp vụ:
1.Nhận và kiểm tra đối chiếu số lượng điện (MT103, MT202) nhận về từ nước ngoài với báo cáo in từ SWIFT để đảm bảo không điện nào bị thiếu sót. 2.Trình Trưởng/Phó Phòng ký duyệt điện. Nếu chưa chính xác thì chuyển lại cho nhân viên kiểm tra điện
3.Vào hệ thống gọi giao dịch ra theo số tham chiếu trên điện, kiểm tra thông tin người hưởng, kiểm tra việc thu phí (đối với khách hàng có mức phí ưu đãi) sau khi tài khoản người hưởng được ghi có. Nếu tài khoản người hưởng ở tại các Chi nhánh, ghi có vào tài khoản trung gian của Hội sở và Chi nhánh và gửi điện gốc cho Chi nhánh.
Chú ý:
Đối với các khoản tiền chuyển về tài khoản vốn chuyên dùng của doanh nghiệp, nhân viên Thanh toán quốc tế vào hệ thống chỉnh lại chân ghi có là tài khoản trung gian LI4599611 - POP Cashiering Dept. Sau đó, chuyển bàn copy của điện SWIFT và bút toán đã được Trưởng/Phó phòng ký duyệt cho phòng Ngân Quỹ.Nhân viên phòng Ngân Quỹ sẽ xác định mục đích chuyển (góp vốn, tăng vốn, vay nước ngoài...) để yêu cầu doanh nghiệp xuất trình đầy đủ giấy tờ chứng minh mục đích chuyển trước khi ghi có vào tài khoản vốn chuyên dùng của khách.
4&5.In bút toán kèm điện trình kiểm soát viên/Trưởng/Phó phòng ký duyệt. Nếu có vấn đề thì chuyển lại cho nhân viên hạch toán lại
6. Lưu hồ sơ
2.5.1.4.Nghiệp vụ chuyển tiền ra nước ngoàitại Ngân hàng Indovina Chi nhánh Hà Nội
Nghiệp vụ chuyển tiền về từ nước ngoài bao gồm những qui trình,nghiệp vụ theo sơ đồ như sau:
39
Sơ đồ 2.8:Sơ đồnghiệp vụ chuyển tiền ra nƣớc ngoài
Ngƣời thực
hiện Sơ đồ quá trình thực hiện
Mô tả các bƣớc Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Trưởng/phó phòng,kiểm soát viên Nhân viên Nhân viên 1 2 3 4 5 6 7 Nhận và kiểm tra điện
Kiểm tra tài khoản
Chọn tài khoản nostro
Hạch toán giao dịch
Ký duyệt duduêyduyệt
Lưu hồ sơ
40
Mô tả các bước qui trình nghiệp vụ:
1.Nhận và kiểm tra điện và tính xác thực của chứng từ (chữ ký,condấu,mã khóa...)dựa trênnhữngquiđịnhcủaNHNN và tập quán Ngân hàng quốc tế. Sau đó, đối chiếu những qui định về phòng chổng rửa tiền OF- AC. Chú ý:Đối với giao dịch trên tài khoản vốn chuyên dùng, khi chuyển tiền ra phảixácđịnh rõ loại hình chuyển (rút vốn, giảm vốn, trả nợ/lãi vay...) và yêucầukhách hàng xuất trình đầy đủ giấy tờ chứng minh mục đích chuyển.
2.Kiểm tra tài khoản khách hàng để đảm bảo tài khoản khách hàng có đủ tiền để chuyển đi và các khoản phí phát sinh từ giao dịch.
3.Chuẩn bị nguồn để chuyển khoản nguồn đó đến Ngân hàng thụ hưởng thông qua Ngân hàng đại lý phù hợp(tài khoản nostro)
4.Hạch toán giao dịch vào hệ thống, tạo bút toán ghi nợ từ tài khoản khách khoản tiền chuyển, ghi có tài khoản Ngân hàng đại lý, thu các phí liên quan, tạo điện MT103 theo dạng đúng của hệ thống SWIFT. Lưu ý thông tin về Ngân hàng người hưởng và chi tiết người hưởng phải chính xác.
5.Chuyển toàn bộ hồ sơ cho kiểm soát viên, Trưởng/Phó Phòng duyệt. Nếu có sai sót chuyển lại cho nhân viên hạch toán lại
6.Lưu hồ sơ.
7.Đối chiếu số dư (nostro) với Ngân hàng trung gian và hệ thống
2.5.2.Nghiệp vụ thanh toán nhờ thu xuất khẩu tại Ngân hàng Indovina Chi nhánh Hà Nội
2.5.2.1 Khái quát
Nhờ thu là phương thức thanh toán trong đó người bán sau khi đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng/cung ứng dịch vụ cho khách hàng sẽ uỷ thác cho Ngân hàng của mình thu hộ số tiền từ người mua trên cơ sở chứng từ lập ra.
2.5.2.2 Nghiệp vụ thanh toán nhờ thu xuất khẩu
Nghiệp vụ thanh toán nhờ thu xuất khẩu bao gồm những qui trình, nghiệp vụ theo sơ đồ như sau:
41
Sơ đồ 2.9: Sơ đồ nghiệp vụ thanh toán nhờ thu xuất khẩu Ngƣời thực
hiện
Sơ đồ quá trình thực hiện Mô tả các bƣớc Nhân viên TTQT Nhân viên TTQT Nhân viên TTQT Trưởng/phó phòng TTQT Nhân viên TTQT Nhân viên TTQT Nhân viên TTQT Nhân viên TTQT 1 2 3 4 5 6 7 8 Hạch toán giao dịch
Soạn thảo thư nhờ thu
Gửi chứng từ
Theo dõi thanh toán
Ghi có TK khách hàng
Lưu hồ sơ Ký duyệt
Nhận và kiểm tra chứng từ
42
Mô tả các bước qui trình nghiệp vụ:
1. Nhận chứng từ, kiểm tra sự phù hợp giữa các chứng từ(chữ ký, con dấu, mã khóa...)dựa trên những qui định của NHNN và tập quán Ngân hàng quốc tế
2.Thực hiện hạch toán trên hệ thống Flexcube (phầnmềm ứng dụng tích hợp nhiều hoạt động nghiệp vụ Ngân hàng, mở ra khả năng xử lý đa dịch vụ với cơ sở dữ liệu tập trung)
3.Soạn thảo thư gửi nhờ thu có kèm chỉ thị thanh toán (có kiểm duyệt của Trưởng/Phó phòng)
4.Trình duyệt chứng từ cho Kiểm soát viên và Trưởng phòng ký và xác nhận. Nếu có sai sót chuyển lại cho nhân viên hạch toán lại
5.Gửi thư nhờ thu và chứng từ cho Ngân hàng thu hộ bên nước nhà nhập khẩu.
6.Theo dõi chặt chẽ việc chấp nhận thanh toánhoặc thanh toán để có các biện pháp kịp thời để tư vấn nhằm bảo đảm quyền lợi cho khách hàng là nhà xuất khẩu
7.Khi nhận được báo có từ nước ngoài, vào lại hệ thống gọi lại giao dịch để thực hiện bước thanh toán, ghi Có vào tài khoản khách hàng và thông báo cho khách các chi phí phát sinh liên quan. Sau đó in bút toán trình trưởng phòng ký duyệt
8.Sao lưu chứng từ.
2.5.2.3.Nghiệp vụ nhờ thu nhập khẩu
Ngược lại với nghiệp vụ thanh toán nhờ thu xuất khẩu, nghiệp vụ thanh toán nhờ thu nhập khẩu phục vụ cho nhà nhập khẩu bằng cách nhận và chuyển các chứng từ cho nhà nhập khẩu để đi nhận hàng và thực hiện thanh toán cho bên xuất khẩu, cụ thể theo sơ đồ qui trình nghiệp vụnhư sau:
43
Sơ đồ 2.10: Sơ đồ nghiệp vụ thanh toán nhờ thu nhập khẩu Ngƣời thực
hiện Sơ đồ quá trình thực hiện
Mô tả các bƣớc Nhân viên TTQT Nhân viên TTQT Nhân viên TTQT Nhân viên TTQT Trưởng/phó phòng TTQT Nhân viên TTQT Nhân viên TTQT Nhân viên TTQT 1 2 3 4 5 6 7 8 Nhận và kiểm tra chứng từ Lưu chứng từ
Soạn thảo thư nhờ thu
Hạch toán giao dịch
Thông báo chứng từ về
Giao chứng từ
Thanh toán và lưu hồ sơ Ký duyệt
44
Mô tả các bước qui trình nghiệp vụ: 1.Nhận và kiểm tra chứng từ
Nhận chứng từ từ phòng Hành chính.Kiểm tra mốc ngày tháng ghi trên thư chỉ thị thanh toán để đảm bảo răng mốc dấu được đóng chính xác và rõ ràng
2.Lưu chứng từ
Sao chụp một bản đầy đủ các chứng từ nhận nhờ thu để làm hồ sơ lưu cho Ngân hàng (Đảm bảo vận đơn đường biển hoặc đường hàng không được sao chụp từ bản gốc).
3. Soạn thư thông báo chứng từ nhờ thu
Soạn thư thông báo chứng từ nhờ thu liệt kê đầy đủ loại và số lượng của từng loại chứng từ. Đối với chứng từ nhờ thu theo D/A, kỳ hạn và ngày đáo hạn phải được nêu chính xác trên thư thông báo.
4.Hạch toán giao dịch
Hạch toán vào hệ thống Flexcube số tiền nhờ thu theo hóa đơn thuơng mại, ghi có vào tài khoản Ngoại bảng của Ngân hàng
5.Ký duyệt
Chuyển toàn bộ chứng từ nhờ thu (bao gồm cácbản gửi cho khách hàng và bản sao của Ngân hàng lưu) cùng với thư thông báo chứng từ về và bút toán cho kiếm soát viên duyệt.
6.Thông báo chứng từ về
Fax thư thông báo chứng từ về đã được Trưởng/Phó phòng ký duyệt cho người thanh toán hối phiếu đồng thời theo dõi việc thanh toán/chấp nhận của người thanh toán hối phiếu. Nếu có sai sót thì chuyên lại cho nhân viên thực hiện hạch toán lại
Chú ý:
- Đối với các chứng từ nhận qua fax phải đảm bảo rằng có hợp đồng thỏa thuận giao dịch fax giữa Ngân hàng với khách hàng.
45
- Đối với bất kỳ thư thông báo hay hối phiếu mà chữ ký, dấu mốc của người thanh toán hối phiếu không phù hợp, không có thỏa thuận giao dịch qua fax...sẽ bị từ chối. Nếu không, phải xin ý kiến của kiểm soát viên trước khi thực hiện.
- Đối với chứng từ vận đơn lập theo lệnh của Ngân hàng, vận đơn phải đuợc ký hậu đầy đủ trên mặt sau của 2 bản gốc với dấu và chữ ký được ủy quyền của Ngân hàng.
- Đối với chứng từ có vận đơn hàng không, Ngân hàng phải lập thư ủy quyền giao hàng được xem như việc ký hậu cho chứng từ (trường hợp khách hàng yêu cầu, có thể ký hậu trực tiếp lên mặt sau vận đơn hàng không).
7.Giao chứng từ.
8.Thanh toán và lưu hồ sơ.
2.5.3.Nghiệp vụthanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ tại Ngân hàng Indovina Chi nhánh Hà Nội
2.5.3.1.Khái quát
Thư tín dụng (L/C) là một bản cam kết dùng trong thanh toán, trong đó một Ngân hàng (Ngân hàng phục vụ người nhập khẩu) theo yêu cầu của người nhập khẩu tiến hành mở và chuyển đến Chi nhánh hay đại lý của Ngân hàng này ở nước ngoài (Ngân hàng phục vụ người xuất khẩu) một L/C cho người được hưởng (Người xuất khẩu) một số tiền nhất định trong thời hạn qui định, với điều kiện người được hưởng phải xuất trình đầy đủ các chứng từ phù hợp với những nội dung, điều kiện ghi trong thư tín dụng.
2.5.3.2.Thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ đối với hàng xuất khẩu
Thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ đối với hàng xuất khẩubao gồm những qui trình,nghiệp vụ sau:
46
Sơ đồ 2.11: Sơ đồ nghiệp vụ thanh toán bằng phƣơng thức tín dụng chứng từ đối với hàng xuất khẩu
Ngƣời thực hiện
Sơ đồ quá trình thực hiện Mô tả các bƣớc Nhân viên TTQT 1 Nhân viên,trưởng /phó phòng TTQT 2 Nhân viên,trưởng /phó phòng TTQT 3 Nhân viên TTQT,kiểm soát viên 4 Nhân viên TTQT 5 Thông báo L/C Xử lý chứng từ Thanh toán chứng từ Chiết khấu chứng từ Lưu hồ sơ
47
Mô tả các bước qui trình nghiệp vụ: 1.Thông báo L/C
- Nhận L/C từ hệ thống SWIFT hoặc dưới dạng thư từ các Ngân hàng khác gửi về. Nếu nhận thông báo dưới dạng thư thì phải xác minh được chữ ký trên thư thông báo kèm theo nhằm đảm bảo tính xác thực của L/C.
- Nhập tất cả các thông tin liên quan đến L/C vào hệ thống Flexcube sau khi lấy số tham chiếu (Excel). Hệ thống sẽ sinh ra các bút toán hạch toán trên tài khoản ngoại bảng, bút toán thu phí thông báo, trả phí thông báo cho Ngân hàng thông báo thứ nhất...
- In thư thông báo L/C, bút toán kèm theo L/C gốc trình kiểm soát viên ký duyệt.
- Fax thư thông báo L/C có chữ ký của Trưởng/Phó Phòng cho người xuất khẩu và theo dõi ghi nhận ngày giờ giao L/C bản gốc cho người xuất khẩu.
- Lưu bản copy, gửi bản chính L/C.
2.Xử lý chứng từ
- Nhận bộ chứng từ do người xuất khẩu xuất trình cùng với L/C gốcđược thông báo đúng.
- Đối chiếu các thông tin ghi trên mẫu xuất trình chứng từ, trị giá bộ chứng từ, số lượng từng loại chứng từ đóng dấu ghi ngày giờ ký nhận.
- Kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ đối với các điều kiện và điều khoản của L/C. Trong trường hợp chứng từ có bất hợp lệ, thông báo cho khách hàng và thực hiện theo chỉ thị của khách.
- Lấy số tham chiếu (Excel) và in một bản ghi nhận về số lượng chứng từ nhận để gửi, tính hợp lệ của chứng từ để lưu và theo dõi.
- Vào hệ thống Flexcube, nhập dữ liệu liên quan đến bộ chứng từ để tạo bút toán hạch toán vào tài khoản ngoại bảng và thư thông báo đòi tiền thể hiệnđầy đủ tên,số lượng từng loại chứng từ gửi đi, các chì thị liên quan đến bộ
48 chứng từ và chỉ thị thanh toán.
- Đóng dấu mặt sau L/C gốc, ghi nhận số tiền bộ chứng từ được gửi đi đòi tiền, số tham chiếu, số dư còn lại của L/C, ngày phát sinh giao dịch.
- Trình bộ chứng từ, bút toán, thư đòi tiền, L/C gốc cho kiểm soán viên kiểm tra, ký duyệt.
- Gửi chứng từ, hối phiếu (nếu có) và thư đòi tiền có chữ ký của Trưởng/Phó Phòng đi theo chi thị trong L/C
3.Thanh toán bộ chứng từ
- Theo dõi việc thanh toán đối với chứng từ trả ngay, chấp nhận chứng từ đối với chứng từ trả chậm và tra soát trong trường hợp thanh toán hay chấp nhận bị chậm trễ.
- Khi nhận được tiền thanh toán, thao tác trên hệ thống, tiến hành bước ghi có vào tài khoản khách và thu các khoản phí liên quan, số tiền khách hàng nhận được và các khoản phí phải trả (trong và ngoài nước) được thể hiện rổ trên Giấy Báo Có. In bút toán thanh toán, Giấy Báo Có trình kiểm soát viên kiểm duyệt và Trưởng/Phó Phòng ký.
4.Chiết khấu bộ chứng từ
- Đối với trường hợp khách hàng yêu cầu chiết khấu bộ chứng từ, trong điều kiện bộ chứng từ đã được kiểm tra cẩn thận và không có bất hợp lệ, soạn giấy xác nhận tình trạng hợp lệ của bộ chứng từ, có chữ ký của cán bộ hữu quyền rồi chuyển cho phòng Quản lý tín dụng để xử lý các quy trình tiếp theo của nghiệp vụ chiết khấu chứng từ.
- Khi nhận được tiền thanh toán từ Ngân hàng phát hành, thanh toán bình thường rồi chuyển liên thứ hai của Giấy Báo Có cho phòng QLTD để thu nợ.
5.Lưu và đóng hồ sơ
2.5.3.3.Thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ đối với hàng nhập khẩu
49
Tu chỉnh L/C bao gồm những qui trình,nghiệp vụ sau:
Sơ đồ 2.12: Sơ đồ nghiệp vụ thanh toán bằng phƣơng thức tín dụng chứng từ đối với hàng nhập khẩu
Ngƣời thực
hiện Sơ đồ quá trình thực hiện
Mô tả các bƣớc Nhân viên TTQT,Ngân Quỹ,QLTD 1 Nhân viên TTQT,QLTD 2 Nhân viên,trưởng/ phó phòng TTQT 3 Nhân viên,trưởng/ phó phòng TTQT Nếu có 4 Nhân viên,trưởng/ phó phòng TTQT 5 Nhân viên,trưởng/ phó phòng TTQT 6 Kiểm tra đơn yêu cầu mở
L/C Mở L/C Lưu hồ sơ Thanh toán L/C Phát hành thư bảo lãnh