2.4.5.1. Đặc điểm
Tiền lương (hay tiền công) là số tiền thù lao mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động mà họ đóng góp cho doanh nghiệp để tái sản xuất sức lao động, bù đắp hao phí lao động của họ trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Để trả tiền lương cho người lao động đúng (hợp lý), doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Đúng với chế độ tiền lương của Nhà nước. - Gắn với quản lý lao động của doanh nghiệp.
Các yêu cầu trên có quan hệ chặt chẽ với nhau và chỉ có trên cơ sở yêu cầu đó thì tiền lương mới kích thích được người lao động trong nâng cao tay nghề, nâng cao ý thức kỷ luật, thi đua lao động sản xuất, thúc đẩy được sản xuất phát triển và ngược lại.
Hạch toán lao động, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương không chỉ liên quan tới quyền lợi của người lao động, mà còn liên quan đến các chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, giá thành sản phẩm của doanh nghiệp, liên quan đến tình hình chấp hành các chính sách về lao động tiền lương của Nhà nước.
Để phục vụ yêu cầu quản lý chặt chẽ, có hiệu quả, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương cần thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức hạch toán đúng thời gian, số lượng, chất lượng và kết quả lao động của người lao động, tính đúng và thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản liên quan khác cho người lao động.
- Tính toán, phân bổ hợp lý, chính xác chi phí tiền lương, tiền công và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp cho các đối tượng sử dụng liên quan.
- Định kỳ tiến hành phân tích tình hình sử dụng lao động, tình hình quản lý và chỉ tiêu quỹ tiền lương, cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan.
Việc tính trả lương có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tùy theo đặc điểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý. Trên thực tế, thường áp dụng các hình thức trả lương sau:
- Hình thức tiền lương thời gian: Là hình thức tiền lương theo thời gian làm việc, cấp bậc kỹ thuật và thang lương của người lao động. Theo hình thức này:
Tiền lương phải trả
= Thời gian làm việc thực tế
x Mức lương
thời gian
- Hình thức tiền lương theo sản phẩm: Là hình thức tiền lương tính theo số lượng, chất lượng sản phẩm, công việc đã hoàn thành đảm bảo yêu cầu chất lượng và đơn giá tiền lương tính cho một đơn vị sản phẩm, công việc đó. Theo hình thức này:
Tiền lương
phải trả =
Số lượng, khối lượng CV, sản phẩm hoàn
thành
x
Đơn giá tiền lương sản phẩm
Ngoài tiền lương, người lao động còn được các khoản phụ cấp, trợ cấp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế…, các khoản này cũng góp phần trợ giúp người lao động và tăng thêm thu nhập cho họ trong các trường hợp khó khăn, tạm thời hoặc vĩnh viễn mất sức lao động. Các khoản trích theo lương bao gồm:
- Qũy bảo hiểm xã hội (BHXH) : Được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số quỹ lương cơ bản và các khoản phụ cấp của người lao
trên tổng số tiền lương cơ bản và các khoản phụ cấp của người lao động thực tế phát sinh trong tháng.
- Kinh phí công đoàn (KPCĐ) : Hình thành do việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tổng số lương thực tế phải trả cho người lao động thực tế phát sinh trong tháng, tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
- Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) : Được trích lập theo tỷ lệ quy định trên tổng số lương cơ bản và các khoản phụ cấp của người lao động thực tế phát sinh trong tháng.
Hiện nay, tỷ lệ tính các khoản trích theo lương như sau:
Chỉ tiêu BHXH 22% BHYT 4.5% BHTN 3% KPCĐ 2% Trừ vào CP của DN 16% 3% 2% 2% Trừ vào lương 6% 1,5% 1%
2.4.5.2. Chứng từ sử dụng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Bảng chấm công: Mẫu số 01a-LĐTL
- Bảng chấm công làm thêm giờ: Mẫu số 01b-LĐTL - Bảng thanh toán lương: Mẫu 02-LĐTL
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành: Mẫu số 05-LĐTL - Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ: Mẫu 06-LĐTL
- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương: Mẫu 10-LĐTL - Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội: Mẫu 11-LĐTL
2.4.5.3. Tài khoản sử dụng
Để tiến hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán sử dụng tài khoản 334 “Phải trả người lao động” và tài khoản 338 “Phải trả, phải nộp khác” hạch toán.
Nội dung và kết cấu của các tài khoản này như sau: TK 334 “Phải trả người lao động” Nợ Có
- Các khoản tiền và khoản khác đã trả - Các khoản tiền lương, tiền công, tiền cho người lao động. thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã - Các khoản khấu trừ vào tiền lương của hội và các khoản khác còn phải trả, phải người lao động. chi cho người lao động.
- Các khoản tiền lương và thu nhập của người lao động chưa lĩnh, chuyển sang các khoản thanh toán khác.
Dư (nếu có) : Số tiền trả thừa cho người Dư: Tiền lương, tiền công, tiền thưởng có lao động. tính chất lương và các khoản khác còn phải trả người lao động.
TK 338 “Phải trả, phải nộp khác” Nợ Có
- Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý. -Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ - Khoản BHXH phải trả cho người lao tính vào chi phí kinh doanh, khấu trừ động. lương nhân viên.
- Các khoản đã chi về KPCĐ. -Gía trị tài sản thừa chờ xử lý.
- Xử lý giá trị tài sản thừa, các khoản đã - Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, trả, đã nộp khác. phải trả được cấp bù.
TK 338 có các tài khoản cấp 2:
- TK 3381: Tài sản thừa chờ giải quyết - TK 3382: Kinh phí công đoàn
- TK 3383: Bảo hiểm xã hội - TK 3384: Bảo hiểm y tế
- TK 3385: Phải trả về cổ phần hóa
- TK 3386: Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn - TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện - TK 3388: Phải trả, phải nộp khác - TK 3389: Bảo hiểm thất nghiệp
2.4.5.4. Phương pháp kế toán
Phương pháp kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương được khái quát như sau: TK 141, 138 TK 512 (4) (2) (3) (7) (6) TK 338(2,3,4,9) (5) TK 334 TK 642, 154 (1) TK 111, 112 TK 3388
(1) Các khoản khấu trừ lương, tạm ứng (2) Trả lương bằng sản phẩm, hàng hóa
(3) Tiền lương tạm giữ khi công nhân đi vắng (4) Trả lương cho công nhân viên
(5) Tổng tiền lương phải trả cho người lao động (6) Các khoản trích theo lương vào chi phí sản xuất (7) Chuyển tiền nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
2.4.5.5. Sổ kế toán
- Sổ Cái tài khoản. - Sổ Nhật ký chung. - Bảng chấm công.
- Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội. Ví dụ minh họa:
1. Chứng từ CTK04/016 ngày 30/04/2011, hạch toán tiền lương tháng 04/2011 cho công nhân sản xuất, số tiền 87.917.548đ.
Nợ TK 1542 : 87.917.548đ Có TK 334 : 87.917.548đ
2. Chứng từ CTK 04/016 ngày 30/04/2011, hạch toán tiền lương tháng 04/2011 cho bộ phận quản lý, số tiền 35.945.649đ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nợ TK 64221 : 35.945.649đ Có TK 334 : 35.945.649đ
3. Chứng từ CTK 04/017 ngày 30/04/2011, trích BHXH, BHYT, BHTN của nhân viên.
Nợ TK 334 : 2.428.450đ Có TK 3383: 1.714.200đ