quốc doanh,một đơn vị kinh tế độc lập hoạt động có tài khoản riêng.Vì vậy vốn là một yếu tố không thể thiếu đợc trong qúa trình sản xuất kinh doanh của công ty.do vậy ở mỗi giai đoạn phát triển vốn của công ty cũng có những thay đổi đáng kể.
Về TSCĐ, năm 2005 tài sản của công ty mới chỉ có 1.000.000.000 đồng đến năm 2006 là 3.150.000.000 đồng.Và đến năm 2008 tổng tài sản lên tới 4.150.000.000 đồng mặc dù TSCĐ mua sắm từ nhiều nguồn khác nhau trong đó có cả nguồn vốn đi vay.
Vốn lu động dự trữ cho công ty năm 2005 là 2.000.000.000 đồng cho đến năm 2008 con số là là 4.000.000.000 đồng.
Ngoài ra công ty con phải kể đến nhiều loại vốn khác nh vốn bằng tiền,vốn trong thanh toán,vốn lu động khác….
Tóm lại :
Vốn công ty nói riêng hay vốn đơn vị kinh tế nói chung là yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất.Vốn và sức lao động góp phần thúc đẩy quá trình mở rộng sản xuất, kinh doanh. Đồng thời tạo ra nhiều thuận lợi cho công ty đảm bảo cho đời sống cán bộ công nhân viên trong toàn công ty ngày một nâng cao rõ rệt.
Mục tiêu phấn đấu của công ty là làm thế nào để sử dụng đồng thời vốn và sức lao động đạt hiệu quả cao nhất.Muốn nh vậy phải quyết tâm, nỗ lực một cách đầy đủ nhất, tìm mọi biện pháp giảm chi phí tối đa, tiết kiệm NVL, vật t lao động, tiền vốn, nâng cao năng lực sản xuất, sử dụng máy móc thiết bị hết công suất và nâng cao trình độ quản lý nghiệp vụ nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất.Bằng mọi biện pháp làm tăng nhanh lần quay vòng của đồng vốn tránh tình trạng ứ đọng.
III. Tổ chức bộ máy kế toán tai công ty cổ phần quảngcáo và thơng mại hàm nghi cáo và thơng mại hàm nghi
1. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Có thể nói bộ máy tổ chức kế toán ở bất kỳ một công ty nào cũng đóng vai trò quan trọng .đây là trung tâm xử lý thông tin đầu vào từ cơ sở sản xuất
kinh doanh cũng nh cung cấp thông tin đầu ra cho quản lý. Hiệu quả của bộ máy kế toán thể hiện ở chất lợng thông tin cung cấp có đầy đủ chính xác kịp thời thì mới nâng đợc tính tối u của quyết định quản lý. Muốn vậy bộ máy kế toán phảI phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty.
Bộ máy kế toán của công ty cổ phần quảng cáo và thơng mại Hàm Nghi đợc tổ chức theo hình thức tập trung gồm 5 thành viên, mỗi thành viên gắn liền với những chức năng, nhiệm vụ của mình liên quan mật thiết lẫn nhau trong công việc để tạo ra hiệu quả công tác, kịp thời cung cấp các thông tin số liệu chính xác cho Giám đốc công ty. Bộ máy kế toán của công ty cổ phần quảng cáo và thơng mại Hàm Nghi đợc thể hiện trong sơ đồ( 1.3).
Sơ đồ 1.3:
Tổ chức bộ máy kế toán của công ty cổ phần quảng cáo và thơng mại Hàm Nghi
2. Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ( 01 ngời)
Có nhiệm vụ cập nhật số liệu, ghi chép phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất vật t, công cụ dụng cụ. Theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình biến động của tất cả các loại vật t về số lợng và giá cả cung cấp số liệu kịp thời cho các phần hành kế toán khác và chủ doanh nghiệp. Hiện nay ở công ty cổ phần quảng cáo và thơng mại Hàm Nghi áp dụng phơng pháp tính giá bình quân gia quyền cho vật liệu xuất kho, việc tính giá trung bình đã đợc cài đặt sẵn trong phần mềm hàng nên tháng kế toán vật t chỉ cần chạy bút toán tính giá trung bình cho vật t thì lập tức máy sẽ tự động tính giá trung bình rồi cập nhật vào phiếu suất, nhập kho và các sổ liên quan.
3. Kế toán tài sản cố định, ké toán tiền lơng( 01 ngời)
Làm nhiệm vụ sau:
- Hạch toán sự biến động của TSCĐ Kế toán tr ởng Kế toán vật liệu công cụ, dụng cụ Kế toán TSCĐ l ơng BHXH Kế toán thanh toán Thủ kho thủ quỹ
- Hàng tháng tiến hành trích khấu hao cho các đối tợng sử dụng. Phân bổ khấu hao cho từng bộ phận, phân xởng sản xuất.
- Tổng hợp số liệu của từng phân xởng, căn cứ vào bảng chấm công của phòng hành chính, cuối tháng lập bảng thanh toán tiền lơng cho công nhân.
4. Kế toán thanh toán( 01 ngời)
Chịu trách nhiệm về mọi khoản thu chi của công ty, thanh toán với các đối tác về việc khoản vay ngắn hạn, vay dài hạn, tiền gửi ngân hàng. Cuối mỗi tháng đối chiếu với sổ quỹ trên bảng cân đối.
5. Thủ quỹ, thủ kho( 01 ngời)
Nhiệm vụ của thủ quỹ là thu tiền bán hàng, nhập xuất các t liệu sản xuất, phát tiền lơng, thởng, tạm ứng cho nhân viên khi có đầy đủ chứng từ thu chi. Cuối tháng khóa sổ, rút sổ d đối chiếu với sổ sách kế toán thu chi và kế toán vật liệu.
6. Kế toán trởng
Kế toán trởng đồng thời là kế toán tổng hợp. Cuối mỗi tháng, mỗi quý có trách nhiệm kiểm tra tất cả các chứng từ ghi vào sổ cái.
Tổ chức hạch toán, tính ra chi phí lỗ lãI từ hoạt động sản xuất. Kế toán trởng là ngời chịu trách nhiệm về tài chính của công ty, về lợi nhuận, các khoản công nợ nhà nớc, cá nhân, tập thể có liên quan đến công ty.
Kế toán trởng còn có chức năng chỉ huy, điều hành các nhân viên phòng kế toán, phân công, kiểm tra, giám sát mọi hoạt động sản xuất, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh cua công ty.
Để phù hợp với tính chất, đặc điểm tổ chức cũng nh sản xuất kinh doanh của công ty,ban lãnh đạo công ty đã cho phép phòng tài vụ của công ty ứng dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán.
7. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty
Đó là phần mềm thơng hiệu SmartSoff của công ty cổ phần phần mềm kế toán doanh nghiệp Việt nam (VASJ). đây là một phần mềm tơng đối đơn giản dễ sử dụng nhng vẫn đảm bảo yêu cầu công tác hạch toán kế toán của công ty.
Với đặc điểm riêng của công ty cùng với hệ thống phần mềm phòng kế toán đã sử dụng hình thức sổ kế toán là Nhật ký chung.
theo hình thức này,tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản nghiệp vụ đó,sau đó lấy số liệu trên các sổ nhât ký để chuyển ghi sổ cáI theo từng nghiệp phát sinh.
- Sổ nhật ký chung,nhật ký thu tiền,nhật ký chi tiền - Sổ cái các tài khoản
- Sổ chi tiết tiền mặt,tiền gửi ngân hàng - Sổ chi tiết vật liệu,sổ chi tiết tạm ứng - Sổ tính giá thành theo vụ việc
- Sổ theo dõi thanh toán với ngời mua,ngời bán - Sổ chi tiết bán hàng,sổ chi tiết TSCĐ
- Sổ theo dõi thuế GTGT
- Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh
Công ty cổ phần quảng cáo và thơng mại Hàm Nghi là công ty sản xuất kinh doanh khá lớn,do vậy các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ thờng rất nhiều nhng với phơng pháp hạch toán thích hợp và phù hợp với tính chất, đặc điểm của đơn vị cùng với trình độ kế toán của các nhân viên nói chung là tốt đã phản ánh đầy đủ tình hình biến động tài chính cũng nh chi phí sản xuất kinh doanh của công ty giúp Ban giám đốc hiểu rõ về tình hình tài chính và lập kế hoạch sản xuất kinh doanh trong tơng lai phù hợp.
Danh mục tài khoản kế toán đợc công ty mã hóa cài đặt trong chơng trình phần mềm kế toán.
Ưng dụng phần mềm kế toán máy sẽ có đợc thông tin tài chính,kế toán cần thiết một cách kịp thời mà nghiên cứu, lu trữ là hết sức cần thiết.Thể hiện trên sơ đồ (2.2) không tốn nhiều công sức.tuy nhiên có thể quản lý, xử lý, lu trữ dữ liệu một cách chính xác tiện lợi cho việc kết chuyển, tra cứu, lu trữ là hết sức cần thiết.Thể hiện ở sơ đồ:
sơ đồ 2.2:
Do đó kế toán của công ty đã nắm vững yêu cầu khi làm kế toán máy là: 1.Cài đặt và khởi động chơng trình
2. Sử lý nghiệp vụ: - Phân loại chứng từ - Định khoản - Xử lý trùng lặp - Phơng pháp mã số 3. Nhập dữ liệu
- Nhập các dữ liệu cố định(nhập 1 lần) chọn phơng pháp kê khai hàng tồn kho( kê khai thờng xuyên)
+ Khai báo các thông số
+ Nhập các dự liệu vào các danh mục - Nhập các dữ liệu phát sinh của kỳ cáo cáo + Vào màn hình nhập dữ liệu phát sinh + Các thông báo và chỉ dẫn khi nhập + Quy trình nhập dữ liệu mới
+Quá trình sửa, xóa dòng dữ liệu +Quá trình phục hồi dữ liệu
- Xử lý dữ liệu mỗi khi ta nhập thêm dữ liệu mới,sửa hay xóa dữ liệu đã đợc nhập.
- Xem,in sổ sách,báo cáo
Theo chế độ hiện hành tập hợp chi phí theo 3 khoản mục: + Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chứng từ kế toán Phần mềm kế toán Sổ kế toán - Sổ tổng hợp - sổ chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Máy vi tính - báo cáo thực tập - báo cáo kt quản trị
+ Chi phí nhân công trực tiếp + Chi phí sản xuất chung
Quy trình hạch toán chi phí ản xuất của công ty bao gồm: + Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
+ Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp + Hạch toán chi phí sản xuất chung
* Để ứng dụng phần mềm kế toán máy bộ phận kế toán của công ty đã:
- Xác định đối tợng kế toán tập hợp chi phí và giá thành của công ty là:các loại cataloge,tờ rơi,tờ gấp,biển quảng cáo,nhãn hiệu... của từng đơn hàng do đó khi phát sinh mỗi đơn đặt hàng mới kế toán đặt cho đơn hàng đó một mã gọi là mã vụ việc:
Sau khi hợp đồng đợc 2 bên kí kết từ màn hình nhập liệu kế toán chọn ô” danh mục vụ việc hợp đồng” lập mã vụ việc mới cho đơn hàng trên sau khi điền các dữ liệu đầy đủ lúc này trong kho dữ liệu đã ghi nhận danh mục vụ việc này là:
* V005: in 5.000 cuốn cataloge giới thiệu công ty An Phát
- áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, tố chức vận dụng các tài khoản kế toán phù hợp với đặc điểm yêu cầu quản lý của công ty. Xây dựng hệ thống danh mục tài khoản, kế toán chi tiết cho từng đối tợng đểkế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
Công việc tập hợp này đợc hệ thống phần mềm sử lý tự động.