5. Kết cấu của đề tài
3.2.1. Thực trạng Công tác bán hàng tại Công ty cổ phần Viglacera HạLong
45 3.2.1.1. Phương thức bán hàng
Với tình hình giá cả tăng không kiểm soát như hiện nay thì vấn đề giảm chi phí tối đa là vấn đề đang được doanh nghiệp quan tâm để hạ giá thành sản phẩm, nâng cao doanh số bán ra, hoàn thành mục tiêu đề ra. Do đó, lựa chọn phương thức bán hàng phù hợp, linh hoạt cũng là một khâu quan trọng trong quá trình bán hàng. Dựa vào quy mô hoạt động của công ty, đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất cũng như đặc tính sản phẩm công ty đã lựa chọn các hình thức bán hàng chủ yếu sau:
Phương thức bán hàng qua kênh phân phối đại lý cấp 1 trong nước và nước ngoài hay còn gọi là các nhà phân phối
Phương thức bán hàng trực tiếp cho đội ngũ nhân viên tiêu thụ của Công ty. 3.2.1.2. Quy trình bán hàng, phương thức thanh toán và chứng từ sử
dụng
Sơ đồ quy trình bán hàng
Sơ đồ 3.1: Quy trình bán hàng
Khách hàng: là những nhà phân phối sau khi ký hợp đồng kinh tế, hợp đồng ký
quỹ (nếu có) thì thủ tục bán hàng theo quy trình như sau: ( Phụ lục 1)
Đơn đặt hàng: Khách hàng lập đơn đặt hàng có chữ ký xác nhận của người đại
diện hoặc người ủy quyền đại diện gửi trực tiếp hoặc fax về phòng bán hàng. Nội dung đơn hàng ghi rõ số lượng, tên hàng, số xe hoặc tên người nhận hàng. Phiếu xuất kho: Nhân viên phòng bán hàng có trách nhiệm xác nhận đúng là
nhà phân phối cấp 1 của Công ty sẽ viết phiếu xuất kho thành 4 liên: liên 1: lưu, liên 2: khách hàng, liên 3: thủ kho, liên 4: phòng kinh doanh.
Phiếu thu / UNC: trường hợp khách hàng mua hàng và thanh toán trực tiếp tại
phòng bán hàng thì kế toán lập phiếu thu. Ủy nhiệm chi dùng trong trường hợp khách hàng mua hàng thanh toán bằng chuyển khoản thì phải gửi hoặc fax về phòng bán hàng kèm đơn hàng.
46
Hóa đơn GTGT: Sau khi làm thủ tục xuất hàng và thủ tục thanht oán hoàn tất,
kế toán có trách nhiệm xuất hóa đơn giá trị gia tăng cho khách hàng.
Thủ kho: nhận phiếu làm thủ tục xuất hàng, kiểm tra hàng trên xe đúng số
lượng ký xuất hết cho xe ra khỏi kho.
Bảo vệ: Kiểm tra hàng hóa trên xe căn cứ trên phiếu xuất kho của khách hàng,
ghi lại số liệu trong sổ nhật ký hàng ngày, số liệu khớp đúng đóng mộc đã xuất hết cho xe ra khỏi cổng.
Bán hàng xuất khẩu: Quy trình tương tự như bán hàng trong nước 3.2.1.3. Kế toán doanh thu bán hàng
Công ty tuân thủ theo chuẩn mực 14 “doanh thu và thu nhập khác” ban hành theo
thông tư số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2011.
Ví dụ 1 (phụ lục 2) Hóa đơn GTGT 0000291 ngày 24/06/2011 bán hàng cho Công ty
vật liệu xây dựng Quế Đông với tổng giá trị thanh toán 387.477.720 Đ, gồm VAT: 10% thanh toán bằng chuyển khoản.
Nhập số liệu vào phần mềm máy tính ,bút toán doanh thu được hạch toán như sau: Nợ TK 1121 : 387.477.720 đồng
Có TK 5111 : 352.225.200 đồng
Có TK 3331 : 35.222.520 đồng
3.2.1.4. Kế toán giá vốn hàng bán
Căn cứ theo ví dụ 1 bút toán giá vốn hàng bán được hạch toán theo PPKKTX như sau:
Nợ TK 632 : 272.573.270 đồng
Có TK 155 : 272.573.270 đồng
3.2.1.5. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu gồm: a. Chiết khấu Thương Mại, tài khoản sử dụng 521 a. Chiết khấu Thương Mại, tài khoản sử dụng 521
b. Giảm giá hàng bán, tài khoản sử dụng 532 c. Hàng bán bị trả lại, tài khoản sử dụng 531.
Trong việc hạch toán, kế toán công ty Hạ Long không sử dụng các loại tài khoản giảm trừ doanh thu: TK 521. TK 532, TK 531.
47
Đối với chiết khấu thương mại: Công ty Hạ Long trả chiết khấu cho các nhà phân phối, nhân viên tiêu thụ bằng sản phẩm. căn cứ vào qui định trả hàng chiết khấu cho nhà phân phối theo mức độ hoàn thành doanh thu của tháng này, nhà phân phối sẽ được nhận phần chiết khấu được hưởng bằng hàng vào tháng sau.
Khi nhận hàng chiết khấu công ty sẽ xuất hóa đơn cho hàng chiết khấu với đơn giá > = 10% đơn giá bán thực tế, kế toán hạch toán tương tự bút toán bán hàng.
Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
Ví dụ 2:( phụ lục 2) Xuất trả hàng chiết khấu tháng 5 cho đại lý Quế Đông với số
tiền chiết khấu được hưởng là:15.915.125đồng theo hóa đơn GTGT số 0000301 ngày 26/06/2011. Trị giá hóa đơn 1.767.172đ gồm VAT 10%, thanh toán bằng tiền mặt.
Nhập số liệu vào phần mềm máy tính
Trị giá xuất kho theo PP BQGQ bút toán doanh thu được hạch toán như sau: Nợ TK 1111 : 1.767.172 đồng
Có TK 5111 : 1.606.520 đồng
Có TK 3331 : 160.652 đồng
Căn cứ vào bảng BC chi tiết bán hàng tháng 07 của cty hạch toán được tổng doanh thu bán hàng:
Nợ TK 1121 : 128.364.140.275 đồng.
Có TK 5111 :116.694.672.977 đồng.
Có TK 3331 : 11.669.467.298 đồng
- Kết chuyển doanh thu thuần của hoạt động bán hàng, xác định kết quả kinh doanh:
Nợ TK 511: 116.694.672.977 đồng
Có TK 911: 116.694.672.977 đồng
Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
Căn cứ theo ví dụ 2 ở trên bút toán giá vốn hàng bán ngày 26/06 được hạch toán như sau:
Nợ TK 632 : 15.890.152 đồng
48
Căn cứ vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn tổng giá vốn hàng bán của công ty trong tháng 07/2011 :
Nợ TK 632 : 88.770.062.045 đồng
Có TK 155 :88.770.062.045 đồng
Kết chuyển giá vốn hàng bán, xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK 911: : 88.770.062.045 đồng
Có TK 632: : 88.770.062.045 đồng
Đối với trường hợp hàng bán bị trả lại là do hàng kém phẩm chất, sản phẩm bị
cong vênh vượt mức cho phép hay màu sắc không đồng đều công ty sẽ đổi lô hàng khác đạt tiêu chuẩn cho khách. Công việc phải làm trước khi đổi là lập biên bản xác nhận hàng kém phẩm chất có chữ ký của nhân viên thị trường, thủ kho, bộ phận KCS.
Đối với trường hợp giảm giá hàng bán: Phía khách hàng sẽ gửi về công ty một
tờ Đơn xin mua hàng giảm giá, sau khi được Tổng giám đốc hay người được ủy quyền ký vào đơn đồng ý bán, kế toán sẽ tiến hành xuất hàng và xuất hóa đơn giá trị gia tăng theo đơn giá được giảm trực tiếp trên giá bán. Khi đó việc hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng giống như hạch toán giống như xuất bán hàng bình thường.
3.2.1.6. Kế toán chi phí bán hàng gồm:
Chi phí lương bộ phận bán hàng, mua công cụ, dụng cụ phục vụ phòng bán hàng,bảo hiểm, ăn ca, hao mòn tài sản….
Ví dụ 3: Căn cứ bảng kê hóa đơn dịch vụ mua vào hóa đơn GTGT số 0037602
ngày 27/04/2011 chi tiền quảng cáo trên báo cưu chiến binh trị giá 9.090.909 đồng, gồm VAT 10%.Thanh toán bằng tiền mặt. ( phụ lục 5)
Kế toán hạch toán bút toán chi phí:
Nợ TK 641 : 8.181.818 đồng
Nợ TK 3331 :909.091 đồng
Có TK 1111 : 9.090.909 đồng
Căn cứ số liệu phòng kế toán – Bảng tổng hợp chi phí bán hàng tháng 07/2011 của
49
Kết chuyển chi phí bán hàng xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK 911 : 10.374.148.773 đồng
Có TK 641 : 10.374.148.773 đồng
3.2.1.7. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp.
Chi phí lương bộ phận bán hàng, mua công cụ, dụng cụ phục vụ phòng bán hàng,bảo hiểm, ăn ca, hao mòn tài sản….
Chi lương tháng 06 cho bộ phận quản lý doanh nghiệp 1.129.209.562đồng ( số liệu tháng 07/2011P. TC-KT_ Sổ cái chữ T tài khoản 642 – phụ luc 4)
Kế toán hạch toán bút toán chi phí:
Nợ TK 642 : 1.129.209.562đồng Có TK 334 :1.129.209.562đồng
Căn cứ số liệu phòng kế toán – Bảng tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp tháng
07/2011 của Công ty là 3.170.991.942 đồng
Kết chuyển chi phí bán hàng xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK 911 : 3.170.991.942 đồng
Có TK 642 : 3.170.991.942 đồng
3.2.1.8. Chi phí khác và thu nhập khác
Theo số liệu tháng 07/2011 P.TC-KT sổ cái chữ T tài khoản 911. Thanh lý TSCĐ: 169.326.613 đồng
Hạch toán :
Nợ TK 1121 : 1.129.209.562đồng Có TK 711 :1.129.209.562đồng Kết chuyển thu nhập khác xác định kết quả kinh doanh:
Nợ TK 711 : 1.129.209.562đồng
Có TK 911 : 1.129.209.562đồng
Theo số liệu tháng 07/2011 P.TC-KT, kế toán hạch toán TK chi phí khác: Nợ TK 811 : 13.900.000 đồng
Có TK 111 : 13.900.000 đồng
50 Nợ TK 911 : 13.900.000 đồng
Có TK 811 : 13.900.000 đồng
3.2.1.9. Kế toán doanh thu HĐTC và chi phí HĐTC
Doanh thu HĐTC tài khoản sử dụng: TK 515
Căn cứ vào bảng cân đối phát sinh các tài khoản, kế toán hạch toán:
Doanh thu HĐTC từ lãi tiền gửi tháng 07/2011: Nợ TK 112 : 25.305.899 đồng
Có TK 515 : 25.305.899 đồng
Kết chuyển doanh thu HĐTC: Nợ TK 515 : 25.305.899 đồng
Có TK 911 : 25.305.899 đồng
Chi Phí HĐTC tài khoản sử dụng: TK 635
Căn cứ vào bảng CĐ phát sinh các tài khoản hạch toán
- Chi phí HĐTC từ lãi vay tháng 07/2011 của công ty: Nợ TK 635: 6.982.046.085 đồng
Có TK 112: 6.982.046.085 đồng Kết chuyển chi phí HĐTC:
Nợ TK 911 : 6.982.046.085 đồng
Có TK 635 6.982.046.085 đồng
3.2.2. Kế toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh tại công ty Cổ phần Viglacera Hạ Long. Viglacera Hạ Long.
Dựa vào các số liệu thực tế từ P. TCKT tổng hợp số liệu kế toán tháng 07/2011theo Bảng cân đối phát sinh tài khoản Tháng 07/2011 ( phụ lục 5), Báo cáo thuế đầu ra, đầu vào Tháng 07/2011. Ta tính được các số liệu tổng hợp như sau. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ: 116.694 Tr.đồng
51
b. Chi phí bán hàng: 10.374 Tr.đồng
c. Chi phí quản lý doanh nghiệp: 3.170 Tr.đồng d. Doanh thu hoạt đồng tài chính: 25. Tr.đồng e. Chi phí tài chính: 6.983 Tr.đồng
f. Thu nhập khác: 169 Tr.đồng
g. Chi phí khác: 13 Tr.đồng
h. Lợi nhuận trước thuế: = 116.694 +25 +169 - 88.770 - 10.374- 3.170 -
6.983 -13 = 7.578 Tr.đồng
3.2.2.1. Kế toán thuế thu nhập doanh nghiệp
Công ty sử dụng tài khoản 8211 để hạch toán chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành.Không có thuế thu nhập hoãn lại phát sinh.
Chứng từ và sổ sách sử dụng: Phụ lục tờ khai thuế, tờ khai tự quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp tháng 07/2011 = Lợi nhuận trước thuế x 25% = 7.578 x 25% = 1.894 Tr.đồng
3.2.2.2. Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và hệ thống sổ sách liên quan tại Công ty Cổ phần Viglacera Hạ Long liên quan tại Công ty Cổ phần Viglacera Hạ Long
i. Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh tháng 07/2011
CTY CỔ PHẦN VIGLACERA HẠ LONG Phường H Khẩu, TP.HạLong, tỉnh Quảng Ninh MST: 5700101147
BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH THÁNG 07 / năm 2011 (Đvt: Tr.đồng)
STT Chỉ tiêu Mã Thuyết minh Kỳ này
(1) (2) (3) (4) (5)
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 1 VI.25 116.694
2 Các khoản giảm trừ 2
3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (10 = 01 – 02)
10 116.694
4 Giá vốn hàng bán 11 VI.27 88.770
5 Lợi nhuận gộp bán hàng và cung cấp dịch vụ (20 = 10 – 11)
52
6 Doanh thu hoạt động tài chính 21 VI.26 25
7 Chi phí tài chính 22 VI.28 6.982
- Trong đó: Lãi vay phải trả 23
8 Chi phí bán hàng 24 10.374
9 Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
[30 = 20 + (21 - 22) - (24 + 25)]
30 3.170
11 Thu nhập khác 31 169
12 Chi phí khác 32 13
13 Lợi nhuận khác (40=31-32) 40 136
14 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (50=30+40)
50 3.306
15 Chi phí thuế TNDN hiện hành 51 VI.30 1.894 16 Chi phí thuế TNDN hoãn lại 52 VI.30
17 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (60=50-51-52)
60 1.412
18 Lãi cơ bản trên cổ phiếu 70
Ngày…..tháng….năm 2011
Người lập biểu Kế toán trưởng T.Giám đốc
(Ký họ tên) (Ký họ tên) (Ký họ tên)
(Bảng 3.1: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh)
ii. Sổ Nhật ký chung
TỔNG CÔNG TY VIGLACERA Mẫu sổ S03b – DN
CÔNG TY CP VIGLACERA HẠ LONG (Ban hành theo quy định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG
THÁNG 07/2011
NGÀY SỐ CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI TK NỢ TK CÓ SỐ TIỀN
627 112 657,501,600 01/07 30 Nhập than cám 133 112 65,750,160 641 112 87,869,545 01/07 308 Thuê kho An Bình 133 112 8,786,955 …. …. … … … … 31/07 92739 Bán hàng cho Phúc Hưng 112 511 75,460,500
53
112 3331 7,546,050
31/07 90065 Chi phí khác XNKD 642 111 6,305,000
TỔNG CỘNG 1,317,017,030,526
Ngày….tháng….năm…..
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Bảng 3.3: Sổ Nhật ký chung tháng7/2011
TỔNG CÔNG TY VIGLACERA Mẫu sổ S03b – DN
CÔNG TY CP VIGLACERA HẠ LONG (Ban hành theo quy định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng
Tháng 07 năm 2011 (đơn vị tính: VNĐ)
iii. Sổ chi tiết tài khoản 511- Doanh thu bán hàng Chứng từ Diễn giải TK Đ.Ư Phát sinh Ngày Số Nợ Có
01 6255 Bán hàng cho Công ty Hiền Gia 131 4.500.000 … …. …. … … 31 Bán thành phẩm cho Công ty Phúc Hưng 131 75.460.500
31 Kết chuyển doanh thu 511 911 116.694.672.977
Tổng cộng 116.694.672.977 116.694.672.977 Số dư cuối kỳ
Ngày…tháng…năm 2011
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
54
iv. Sổ cái tài khoản 511- Doanh thu bán hàng
TỔNG CÔNG TY VIGLACERA Mẫu sổ S03b – DN
CÔNG TY CP VIGLACERA HẠ LONG (Ban hành theo quy định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006
của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng
Tháng 07 năm 2011 (đơn vị tính: VNĐ)
Chứng từ Diễn giải TK Đ.Ư Phát sinh
Ngày Số Nợ Có Dư đầu kỳ Phải thu khách hàng 131 … 116.694.672.977 Kết quả HĐSXKD thành phẩm 116.694.672.977 Tổng cộng 116.694.672.977 116.694.672.977 Số dư cuối kỳ Ngày…tháng…năm 2011
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
55
v. Sổ chi tiết tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán CÔNG TY CỔ PHẦN VIGLACERA HẠ LONG
Phường Hà Khẩu, TP.HạLong, tỉnh Quảng Ninh MST: 5700101147
Ngày….tháng….năm…..
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 632 –Giá vốn hàng bán
Tháng 07 năm 2011 (đơn vị tính: VNĐ) Chứng từ Phát sinh Số dư Ngày Số Diễn giải TK ĐƯ Nợ Có Nợ Có
01/07 Bán sản phẩm cho cty Hiền Gia 155 4.500.000
---- --- --- --- 31/07 Bán sản phẩm cho cty Phúc Hưng 155 75.460.500 Tổng số phát sinh 88.770.062.045 Kết chuyển giá vốn 911 911 88.770.062.045 88.770.062.045 Số dư cuối kỳ:
56
vi. Sổ cái tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán CÔNG TY CỔ PHẦN VIGLACERA HẠ LONG
Phường Hà Khẩu, TP.HạLong, tỉnh Quảng Ninh MST: 5700101147
Ngày….tháng….năm…..
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản 632 –Giá vốn hàng bán
Tháng 07 năm 2011 (đơn vị tính: VNĐ) Chứng từ Phát sinh Số dư Ngày Số Diễn giải TK ĐƯ Nợ Có Nợ Có Thành phẩm 155 88.770.062.045 Kết quả HĐSXKD thành phẩm 911 88.770.062.045 Tổng số phát sinh 88.770.062.045 88.770.062.045 Số dư cuối kỳ:
57
vii. Sổ chi tiết tài khoản 641 – Chi phí bán hàng
Ngày….tháng….năm…..
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
TỔNG CÔNG TY VIGLACERA Mẫu sổ S03b – DN
CÔNG TY CP VIGLACERA HẠ LONG (Ban hành theo quy định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản 641 –Chi phí bán hàng
Tháng 07 năm 2011 (đơn vị tính: VNĐ) Chứng từ Phát sinh Số dư Ngày Số Diễn giải TK ĐƯ Nợ Có Nợ Có
01 Thanh toán tiền tiếp khách 111 623.771.000
… … …. … ….
31 Phí kiểm hóa hàng xuất khẩu 331 12.190.909 Tổng số phát sinh 10.374.148.773
KC chi phí bán hàng 911 10.374.148.773 10.374.148.773 Số dư cuối kỳ:
58
viii. Sổ chi tiết tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp