5. Kết cấu của đề tài
2.1.4.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Bao gồm sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết, sổ chữ T. 2.1.4.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Bao gồm các loại: báo cáo thuế, báo cáo tài chính và được báo cáo theo tháng, quý, năm
Về báo cáo thuế gồm có:
Tờ khai thuế GTGT
Bảng kê hóa đơn hàng hóa – dịch vụ bán ra, mua vào Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hóa
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tự in Báo cáo tài chính hàng tháng gồm:
38
Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Lưu chuyển tiền tệ
Thuyết minh báo cáo tài chính 2.1.4.6. Các chính sách kế toán khác
Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm
Đơn vị tiền tệ: Đồng Việt Nam
Hình thức kế toán: Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật Ký Chung
Các phương pháp kế toán đang áp dụng tại Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long:
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp tính giá xuất kho: bình quân gia quyền
Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp GTGT khấu trừ
39
2.1.4.7. Tổ chức công tác kế toán tại công ty
(Sơ đồ 2.2: Cơ cấu Tổ chức phòng TC-KT)
Trách nhiệm và quyền hạn.
Giám Đốc tài chính kiêm kế toán trưởng: điều hành mọi công
việc tại phòng kế toán, chịu sự lãnh đạo của Tổng Giám Đốc, trách nhiệm trước pháp luật và nhà nước các vấn đề liên phát sinh tại phòng tài chính – kế toán.Tham mưu cho giám đốc trong vấn đề sử dụng nguồn vốn hiệu quả.
P.Giám Đốc tài chính kiêm kế toán tổng hợp: là người tổng hợp
công việc của các kế toán viên, đôn đốc phân công công việc, qui định thời gian thực hiện và hoàn thành công việc của kế toán viên, kịp thời báo cáo khi có yêu cầu của Giám Đốc Tài Chính.
Kế toán công nợ: theo dõi các khoản công nợ của công ty đối
với các khoản nợ của khách hàng. Có trách nhiệm đôn đốc, thu hồi công nợ, lập báo cáo công nợ hàng tháng.
GĐ TC kiêm Kế toán trưởng
PGĐ TC kiêm Kế toán tổng hợp Kế toán công nợ Kế toán thanh toán Kế toán bán hàng Kế toán thành phẩm Kế toán vật tư Kế toán TSCĐ Kế toán thủ quỹ Kế toán ngân hàng Kế toán thuế
40
Kế toán thanh toán: Có trách nhiệm thanh toán các khoản chi
phí của Công ty khi có ký duyệt của TGĐ và GĐ tài chính
Kế toán bán hàng: có trách nhiệm lập hóa đơn bán hàng, thu
tiền hàng và báo cáo doanh thu hàng ngày, hàng tháng.
Kế toán thành phẩm: theo dõi nhập xuất thành phẩm và tính giá
thành
Kế toán vật tư: Theo dõi tình hình nhập xuất vật tư
Kế toán TSCĐ: Theo dõi tình hình khấu hao tài sản, có trách
nhiệm kiểm kê tài sản theo quý, theo năm
Thủ quỹ: Giữ tiền mặt tại két trong công ty, báo cáo quỹ tiền
mặt hàng ngày, hàng tháng
Kế toán ngân hàng: Lập hồ sơ vay vốn và có trách nhiệm về
mọi giao dịch liên quan đến ngân hàng.
Kế toán thuế: lập báo cáo thuế hàng tháng, quý, năm. Có trách
nhiệm kê khai thuế và có trách nhiệm trong mọi giao dịch với cơ quan thuế. Sơ đồ luân chuyển chứng từ
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhât ký chung được tách biệt thành hai quá trình riêng rẽ
Ghi theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trên sổ nhật ký chung.
41 SƠ ĐỒ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
(Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung)
Báo cáo tài chính Bảng cân đối phát sinh Chứng từ kế toán
Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ thẻ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp
42 Hình thức kế toán
Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung nhưng sử dụng phần mềm Asia. Phần mềm kế toán Asia được thiết kế theo nguyên tắc của hình thức Nhật ký chung. Phần mềm Asia in đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Sơ đồ hình thức kế toán máy
Ghi chú :
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
(Sơ đồ 2.4: Hình thức kế toán máy)
Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính:
Chứng từ kế toán
Sổ kế toán
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Phần mềm kế toán -Sổ tổng hợp -Sổ chi tiết Máy vi tính
43
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ
kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được
thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán Asia.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Số Cái) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, kế toán khóa sổ và lập báo cáo tài chính.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
CHƯƠNG 3. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH
3.1 Thuận lợi và khó khăn của Công ty 3.1.1. Thuận lợi
Hiện nay công ty đang dẫn đầu cả nước về lĩnh vực sản xuất gạch ngói bằng đất sét nung cả về số lượng và chất lượng. Sản phẩm của Công ty đã đáp ứng được yêu cầu của thị trường đó là bền, đẹp, phong phú được sản xuất trên dây chuyền công nghệ hiện đại, nguồn nguyên liệu được khai thác gần nhà máy nên cũng giảm bớt được chi phí, cộng với sự phát triển của các căn hộ cao cấp nên sản phẩm có sức tiêu thụ rất lớn.
Dây chuyền công nghệ sản xuất không bị gián đoạn, sản phẩm sản xuất ra được thị trường tiêu thụ hết.
Nguyên liệu chính là để sản xuất là đất sét. Đây là nguồn nguyên liệu tự nhiên dễ khai thác và vận chuyển.
Nguồn nhân lực có trình độ cao được đưa đi đào tạo cả trong nước và ngoài nước giàu kinh nghiệm, giàu nhiệt huyết.
Hiện tại cán bộ công nhân viên của công ty đa số là những người trẻ tuổi, năng động, có ý chí cầu tiến, ham học hỏi. Đây là điều rất thuận lợi đưa công ty đi trên con đường phát triển bền vững. Đời sống vật chất tinh thần của công nhiên viên tại công ty rất được lãnh đạo công ty quan tâm: Lãnh đạo công ty cho thuê giáo viên về mở các
44
lớp dạy học vi tính, anh văn, thể thao, khiêu vũ, có đội văn nghệ được đào tạo rất chuyên nghiệp, chuyên phục vụ những ngày lễ hội tại công ty. Có phòng ở dành cho công nhân được trang bị đầy đủ tiện nghi giường, nệm ,tivi, máy nước nóng để dùng khi mùa đông tới. Công ty còn xây dựng nhà trẻ mẫu giáo dành cho con em cán bộ công nhân viên, có hệ thống siêu thị tại công ty…đáp gần như đầy đủ mọi nhu cầu cuộc sống. Đó cũng là cách giữ chân người lao động làm việc lâu dài với công ty.
3.1.2. Khó khăn
Vì Sản phẩm chủ lực của Công ty là gạch gốm xây dựng, đây là sản phẩm tiêu hao rất nhiều nhiên liệu mà nguồn nguyên liệu thời gian qua chủ yếu là khai thác gần nơi sản xuất, nhưng thời gian tới nguồn nguyên liệu này sẽ bị thu hẹp, cộng với sản phẩm của Trung quốc tràn ngập thị trường Việt nam vừa rẻ lại đẹp và phong phú về mẫu mã và chủng loại, nên Công ty cũng cần phải nghiên cứu cho ra những sản phẩm có chất lượng cao hơn, giá cạnh tranh mới đáp ứng được nhu cầu phát triển của xã hội.
3.1.3. Chiến lược và phương hướng phát triển
Đầu tư công nghệ và trang thiết bị hiện đại, đẩy mạnh công tác nghiên cứu sản phẩm mới có chất lượng phù hợp với đa dạng đối tượng tiêu dùng trên cơ sở phát triển nguyên nhiêu liệu đặc trưng vùng Đông Bắc.
Cải tiến nâng cấp bao bì nhãn mác phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng trong và ngoài nước.
Mở rộng mạng lưới tiêu thụ phủ khắp trong và ngoài nước theo chiều rộng và chiều sâu, tập trung đầu tư vào các vùng thị trường còn yếu, đưa sản phẩm tới thị trường cấp quận huyện
Tăng cường quảng bá sản phẩm rộng rãi trên các phương tiện truyền thông. Nâng cao thị phần trong nước và tăng cường công tác xuất khẩu.
Tập trung vào công tác chống hàng giả và bảo vệ thương hiệu Viglacera Hạ Long quyết liệt hơn.
3.2 Thực trạng công tác bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần Viglacera Hạ Long Công ty cổ phần Viglacera Hạ Long
45 3.2.1.1. Phương thức bán hàng
Với tình hình giá cả tăng không kiểm soát như hiện nay thì vấn đề giảm chi phí tối đa là vấn đề đang được doanh nghiệp quan tâm để hạ giá thành sản phẩm, nâng cao doanh số bán ra, hoàn thành mục tiêu đề ra. Do đó, lựa chọn phương thức bán hàng phù hợp, linh hoạt cũng là một khâu quan trọng trong quá trình bán hàng. Dựa vào quy mô hoạt động của công ty, đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất cũng như đặc tính sản phẩm công ty đã lựa chọn các hình thức bán hàng chủ yếu sau:
Phương thức bán hàng qua kênh phân phối đại lý cấp 1 trong nước và nước ngoài hay còn gọi là các nhà phân phối
Phương thức bán hàng trực tiếp cho đội ngũ nhân viên tiêu thụ của Công ty. 3.2.1.2. Quy trình bán hàng, phương thức thanh toán và chứng từ sử
dụng
Sơ đồ quy trình bán hàng
Sơ đồ 3.1: Quy trình bán hàng
Khách hàng: là những nhà phân phối sau khi ký hợp đồng kinh tế, hợp đồng ký
quỹ (nếu có) thì thủ tục bán hàng theo quy trình như sau: ( Phụ lục 1)
Đơn đặt hàng: Khách hàng lập đơn đặt hàng có chữ ký xác nhận của người đại
diện hoặc người ủy quyền đại diện gửi trực tiếp hoặc fax về phòng bán hàng. Nội dung đơn hàng ghi rõ số lượng, tên hàng, số xe hoặc tên người nhận hàng. Phiếu xuất kho: Nhân viên phòng bán hàng có trách nhiệm xác nhận đúng là
nhà phân phối cấp 1 của Công ty sẽ viết phiếu xuất kho thành 4 liên: liên 1: lưu, liên 2: khách hàng, liên 3: thủ kho, liên 4: phòng kinh doanh.
Phiếu thu / UNC: trường hợp khách hàng mua hàng và thanh toán trực tiếp tại
phòng bán hàng thì kế toán lập phiếu thu. Ủy nhiệm chi dùng trong trường hợp khách hàng mua hàng thanh toán bằng chuyển khoản thì phải gửi hoặc fax về phòng bán hàng kèm đơn hàng.
46
Hóa đơn GTGT: Sau khi làm thủ tục xuất hàng và thủ tục thanht oán hoàn tất,
kế toán có trách nhiệm xuất hóa đơn giá trị gia tăng cho khách hàng.
Thủ kho: nhận phiếu làm thủ tục xuất hàng, kiểm tra hàng trên xe đúng số
lượng ký xuất hết cho xe ra khỏi kho.
Bảo vệ: Kiểm tra hàng hóa trên xe căn cứ trên phiếu xuất kho của khách hàng,
ghi lại số liệu trong sổ nhật ký hàng ngày, số liệu khớp đúng đóng mộc đã xuất hết cho xe ra khỏi cổng.
Bán hàng xuất khẩu: Quy trình tương tự như bán hàng trong nước 3.2.1.3. Kế toán doanh thu bán hàng
Công ty tuân thủ theo chuẩn mực 14 “doanh thu và thu nhập khác” ban hành theo
thông tư số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2011.
Ví dụ 1 (phụ lục 2) Hóa đơn GTGT 0000291 ngày 24/06/2011 bán hàng cho Công ty
vật liệu xây dựng Quế Đông với tổng giá trị thanh toán 387.477.720 Đ, gồm VAT: 10% thanh toán bằng chuyển khoản.
Nhập số liệu vào phần mềm máy tính ,bút toán doanh thu được hạch toán như sau: Nợ TK 1121 : 387.477.720 đồng
Có TK 5111 : 352.225.200 đồng
Có TK 3331 : 35.222.520 đồng
3.2.1.4. Kế toán giá vốn hàng bán
Căn cứ theo ví dụ 1 bút toán giá vốn hàng bán được hạch toán theo PPKKTX như sau:
Nợ TK 632 : 272.573.270 đồng
Có TK 155 : 272.573.270 đồng
3.2.1.5. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu gồm: a. Chiết khấu Thương Mại, tài khoản sử dụng 521 a. Chiết khấu Thương Mại, tài khoản sử dụng 521
b. Giảm giá hàng bán, tài khoản sử dụng 532 c. Hàng bán bị trả lại, tài khoản sử dụng 531.
Trong việc hạch toán, kế toán công ty Hạ Long không sử dụng các loại tài khoản giảm trừ doanh thu: TK 521. TK 532, TK 531.
47
Đối với chiết khấu thương mại: Công ty Hạ Long trả chiết khấu cho các nhà phân phối, nhân viên tiêu thụ bằng sản phẩm. căn cứ vào qui định trả hàng chiết khấu cho nhà phân phối theo mức độ hoàn thành doanh thu của tháng này, nhà phân phối sẽ được nhận phần chiết khấu được hưởng bằng hàng vào tháng sau.
Khi nhận hàng chiết khấu công ty sẽ xuất hóa đơn cho hàng chiết khấu với đơn giá > = 10% đơn giá bán thực tế, kế toán hạch toán tương tự bút toán bán hàng.
Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
Ví dụ 2:( phụ lục 2) Xuất trả hàng chiết khấu tháng 5 cho đại lý Quế Đông với số
tiền chiết khấu được hưởng là:15.915.125đồng theo hóa đơn GTGT số 0000301 ngày 26/06/2011. Trị giá hóa đơn 1.767.172đ gồm VAT 10%, thanh toán bằng tiền mặt.
Nhập số liệu vào phần mềm máy tính
Trị giá xuất kho theo PP BQGQ bút toán doanh thu được hạch toán như sau: Nợ TK 1111 : 1.767.172 đồng
Có TK 5111 : 1.606.520 đồng
Có TK 3331 : 160.652 đồng
Căn cứ vào bảng BC chi tiết bán hàng tháng 07 của cty hạch toán được tổng doanh thu bán hàng:
Nợ TK 1121 : 128.364.140.275 đồng.
Có TK 5111 :116.694.672.977 đồng.
Có TK 3331 : 11.669.467.298 đồng
- Kết chuyển doanh thu thuần của hoạt động bán hàng, xác định kết quả kinh doanh:
Nợ TK 511: 116.694.672.977 đồng
Có TK 911: 116.694.672.977 đồng
Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
Căn cứ theo ví dụ 2 ở trên bút toán giá vốn hàng bán ngày 26/06 được hạch toán như sau:
Nợ TK 632 : 15.890.152 đồng
48
Căn cứ vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn tổng giá vốn hàng bán của công ty trong tháng 07/2011 :
Nợ TK 632 : 88.770.062.045 đồng
Có TK 155 :88.770.062.045 đồng
Kết chuyển giá vốn hàng bán, xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK 911: : 88.770.062.045 đồng
Có TK 632: : 88.770.062.045 đồng
Đối với trường hợp hàng bán bị trả lại là do hàng kém phẩm chất, sản phẩm bị
cong vênh vượt mức cho phép hay màu sắc không đồng đều công ty sẽ đổi lô hàng khác đạt tiêu chuẩn cho khách. Công việc phải làm trước khi đổi là lập biên bản xác nhận hàng kém phẩm chất có chữ ký của nhân viên thị trường, thủ kho, bộ phận KCS.
Đối với trường hợp giảm giá hàng bán: Phía khách hàng sẽ gửi về công ty một
tờ Đơn xin mua hàng giảm giá, sau khi được Tổng giám đốc hay người được ủy quyền ký vào đơn đồng ý bán, kế toán sẽ tiến hành xuất hàng và xuất hóa đơn giá trị gia tăng theo đơn giá được giảm trực tiếp trên giá bán. Khi đó việc hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng giống như hạch toán giống như xuất bán hàng bình thường.
3.2.1.6. Kế toán chi phí bán hàng gồm:
Chi phí lương bộ phận bán hàng, mua công cụ, dụng cụ phục vụ phòng bán hàng,bảo hiểm, ăn ca, hao mòn tài sản….
Ví dụ 3: Căn cứ bảng kê hóa đơn dịch vụ mua vào hóa đơn GTGT số 0037602