* Làm thủ tục xuất khẩu.
Thực hiện các thủ tục hải quan như đăng ký định mức tiêu hao nguyên phụ liệu, tờ khai xuất khẩu, P/L, chỉ định giao hàng (nếu có), nộp lệ phí hải quan, thủ tục kiểm hàng…
Quan hệ với hãng vận tải (hàng không hoặc tàu biển) để định ngày giao hàng, phối hợp giao nhận container. Thực hiện những thủ tục chứng từ nhận hàng, chứng từ thanh toán như: E/l, C/O, B/L, INV,… và những giấy tờ có liên quan theo yêu cầu của hợp đồng, của khách hàng, của qui định L/C, của ngân hàng thanh toán,… và các yêu cầu khác (nếu cần).
* Giao hàng xuất khẩu.
Căn cứ vào tiến độ sản xuất và thời gian giao hàng của khách hàng, cán bộ mặt hàng thống nhất với chuyên gia lập danh sách các đơn hàng gia trong tuần (hoặc trong tháng) và yêu cầu khách hàng gửi “hướng dẫn giao hàng- shipping in struction”.
Cán bộ mặt hàng lập bản kê chi tiết (Packing list)- lệnh đóng gói sơ bộ cho các đơn hàng và chuyển lệnh này cho xí nghiệp đóng gói. Sau khi đóng gói xong cán bộ mặt hàng làm Packing list thực tế và chuyển cho chuyên gia để kiểm tra hàng.
Trên cơ sở shipping in struction, cán bộ mặt hàng trao đổi (trực tiếp hoặc bằng tel hoặc fax) cho hãng tàu (hay đại lý vận tải) chi tiết các đơn hàng xuất: tên
hàng, số lượng, số kiện, số khối, thời gian xuất và địa điểm dự kiến xuất hàng và yêu cầu hãng tàu (hoặc đại lý vận tải) xác nhận bằng văn bản (Booking note- xác nhận đóng hàng).
Trên cơ sở Booking note, cán bộ mặt hàng phải:
- Hoàn thành bộ hồ sơ xuất hàng chuyển cho cán bộ làm thủ tục hải quan tại Thành phố Hồ Chí Minh mở tờ khai xuất hàng.
Bộ hồ sơ xuất hàng bao gồm:
- Đánh máy một bộ tờ khai hải quan (3 tờ).
- Kèm bộ tờ khai hải quan gồm: phụ lục hợp đồng (có đơn hàng cần xuất), 3 packing list, chỉ định giao hàng (shipping intruction), 1 bản định mức của đơn hàng cần xuất.
Bộ hồ sơ trên được trình hải quan, được hải quan cho mở tờ khai xuất, cán bộ làm thủ tục hải quan (căn cứ vào yêu cầu của cán bộ mặt hàng) đăng ký ngày giờ kiểm và thông báo lại cho cán bộ mặt hàng.
Cán bộ mặt hàng phải:
- Lập invoice lô hàng xuất chuyển cho phòng phục vụ sản xuất (để làm hóa đơn khi xuất hàng).
- Căn cứ vào khối lượng lô hàng xuất, mức độ phức tạp, điều kiện phương tiện vận tải và hợp đồng của lô hàng xuất được đăng ký tại đâu mà cán bộ mặt hàng có thể yêu cầu lấy container về đóng tại đơn vị hoặc đóng ngay tại cảng đó.
- Fax booking note của hãng tàu (hoặc đại lý vận tải) cho cán bộ mặt hàng tại cảng để liên lạc mượn vỏ container.
- Thông báo cho phòng phục vụ sản xuất chuẩn bị phương tiện vận tải (nếu lô hàng nhỏ), bố trí lực lượng bốc hàng, và chuẩn bị giao hàng.
- Viết vào sổ theo dõi hàng xuất chi tiết lô hàng xuất: tên hàng, số lượng, đơn giá, số kiện,… để theo dõi.
- Khi có chỉ định giao hàng bằng máy bay của khách hàng, cán bộ mặt hàng liên hệ (điện thoại, fax) để đặt chỗ với đại lý hoặc hãng tàu và được đại lý hoặc hãng tàu xác nhận.
- Fax packing list, chỉ định giao hàng cho chi nhánh cảng để mở tờ khai xuất và gửi về phòng xuất nhập khẩu công ty phong bì niêm phong tờ khai xuất của hải quan cảng.
- Lập bộ chứng từ hàng xuất gửi theo hàng (E/L, C/O, P/L, INV….).
- Thông báo cho phòng phục vụ sản xuất chuẩn bị phương tiện vận tải, lực lượng bốc hàng và chuẩn bị thủ tục giao hàng.
- Viết vào sổ theo dõi hàng xuất chi tiết lô hàng xuất: tên hàng, số lượng, đơn giá, số kiện,… để theo dõi.
Sau khi hàng đã lên tàu, cán bộ mặt hàng lập bộ chứng từ hàng xuất theo yêu cầu của khách hàng, thông thường bộ hồ sơ gồm có:
- Giấy phép xuất khẩu (E/L – export licence)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – certificate of origin). - Vận đơn (B/L – bill of lading).
- Hóa đơn thương mại (INV – commercial invoice). - Bản kê chi tiết đóng gói (P/L – packing list). Lưu chứng từ hàng xuất - cán bộ mặt hàng phải: - 01 Bộ gửi cho khách hàng.
- Cán bộ mặt hàng lưu bộ copy.
- 01 Bộ gốc gửi ngân hàng (nếu thanh toán qua ngân hàng).
* Thực hiện quyết toán hợp đồng với khách hàng theo các điều khoản đã nêu trong hợp đồng.
* Thực hiện quyết toán với hải quan. * Hậu bán hàng.
Sau khi đã giao hàng cho khách phòng xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm liên hệ với khách hàng để nắm kết quả giao nhận, dựa vào các điều khoản đã ký (thời gian, số lượng, chất lượng…). Ghi nhận (nếu có) các ý kiến phản hồi từ phía khách hàng vào phiếu ghi nhận ý kiến khách hàng và đề nghị tổng giám đốc xem xét.
Tổng giám đốc xem xét ý kiến của khách hàng, nếu thấy ý kiến có cơ sở thì phân công cán bộ giải quyết. Khi cần thiết, tổng giám đốc có thể đề nghị đơn vị liên quan đến phối hợp để xem xét. Sau khi xem xét, cán bộ được phân công trả lời kiến nghị của khách hàng rồi trình tổng giám đốc.