a. lập kế hoạch sản xuất.
* Kế hoạch sản xuất gồm 3 loại: kế hoạch năm, kế hoạch quý, kế hoạch tháng, các loại kế hoạch sản xuất này do phòng xuất nhập khẩu lập và có ý nghĩa như sau:
- Kế hoạch sản xuất năm là kế hoạch sản xuất có tính định hướng chung theo mục tiêu phát triển sản xuất kinh doanh của công ty trong vòng một năm.
- Kế hoạch sản xuất quý, tháng là kế hoạch sản xuất có tính tác nghiệp trực tiếp, ngay lập tức trong thời gian ngắn và cụ thể.
* Căn cứ chung để lập kế hoạch.
- Phương hướng phát triển sản xuất kinh doanh của công ty, công ty.
- Khả năng ký kết hợp đồng với khách hàng và các hợp đồng đã được ký kết.
- Khả năng hạn ngạch có thể trúng thầu (nếu sản phẩm vào thị trường có hạn ngạch).
- Mức giá chung cho mỗi loại sản phẩm có khả năng được ký kết. - Xu hướng phát triển của thị trường, thị hiếu và sản phẩm.
- Năng lực sản xuất của công ty và các nguyên liệu sản xuất khác có thể huy động.
* Bộ phận lập kế hoạch.
- Kế hoạch sản xuất năm, quý là do cán bộ thống kê tổng hợp lập dưới sự chỉ đạo trực tiếp của tổng giám đốc và do tổng giám đốc phê duyệt.
- Kế hoạch sản xuất tháng (Kế hoạch tác nghiệp) do trưởng phòng xuất nhập khẩu lập dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc điều hành và do giám đốc điều hành phê duyệt.
* Tác dụng.
- Kế hoạch sản xuất năm được hoạch định, là căn cứ mục tiêu sản xuất của công ty trong năm, được báo cáo trực tiếp cho cơ quan chủ quản (công ty dệt may Việt Nam, bộ công nghiệp) và các ban ngành có liên quan (tổng cục thống kê, cục thống kê Hà Nội…).
- Kế hoạch sản xuất quý chủ yếu được lập để báo cáo công ty (để nắm hướng phát triển sản xuất trong thời gian trước mắt) và báo cáo ngân hàng (để làm căn cứ vay các khoản tiền tại ngân hàng phục vụ cho sản xuất kinh doanh).
- Kế hoạch sản xuất tháng được coi là kế hoạch tác nghiệp, là căn cứ cho các đơn vị sản xuất tổ chức triển khai sản xuất thực hiện hợp đồng đã ký với khách hàng, kế hoạch được chuyển tới tất cả các phòng ban để cùng hợp tác, phối hợp thực hiện.
* Điều chỉnh kế hoạch.
- Điều chỉnh kế hoạch thường được sử dụng cho hai loại kế hoạch: Kế hoạch sản xuất năm và Kế hoạch sản xuất tháng.
- Đối với kế hoạch sản xuất năm: do những nguyên nhân thuộc phần căn cứ chung để lập kế hoạch có sự thay đổi lớn làm đảo lộn toàn bộ các dự kiến ban đầu buộc công ty phải thay đổi chủ trương sản xuất, mặt hàng sản xuất, cơ cấu sản xuất, cơ cấu chủng loại sản phẩm… Trong trường hợp này, sau khi xem xét khắc phục mà khả năng không khắc phục được, công ty sẽ căn cứ vào tình hình thực tế làm lại kế hoạch sản xuất và báo cáo cho giám đốc để đưa ra quyết định điều chỉnh.
- Đối với kế hoạch sản xuất tháng: do những nguyên nhân, tình huống cụ thể (ví dụ như: Khách hàng thay đổi thời gian giao nhận hàng hóa, nguyên vật liệu, mẫu mã… hoặc có sự cố trong sản xuất như mất điện, ảnh hưởng của thời tiết của đơn vị cung ứng hải quan…) chủ quan hoặc khách quan công ty phải thay đổi kế hoạch sản xuất, tiến độ sản xuất và giao hàng thì phòng xuất nhập khẩu phải thông báo và bàn bạc thỏa thuận với khách hàng về những vấn đề có liên quan làm căn cứ để điều chỉnh kế hoạch sản xuất tháng cho phù hợp, những vấn đề này phải được lãnh đạo công ty phê chuẩn.
b. Chuẩn bị sản xuất.
Chuẩn bị sản xuất là khâu quan trọng có tính quyết định của quá trình sản xuất, nó bảo đảm cho quá trình sản xuất được tiến hành đồng bộ, nhịp nhàng và liên tục, đảm bảo hiệu quả của quá trình sản xuất.
Tài liệu kỹ thuật: là bao gồm một hệ thống những yêu cầu của khách hàng trong đó nêu rõ tên hàng, mã hàng, số lượng sản phẩm, tỉ lệ cỡ, tỉ lệ màu, các thông số kích thước và tiêu chuẩn kỹ thuật, định mức nguyên phụ liệu, bảng phối màu, sơ đồ giá, hướng dẫn gắn mác, mẫu giấy, mẫu hiện vật…
Hệ thống tài liệu kỹ thuật đòi hỏi công ty phải tuân thủ nghiêm túc những yêu cầu chỉ dẫn của khách hàng, có như vậy mới đảm bảo thỏa mãn những thỏa thuận của hai bên trong hợp đồng (hoặc phụ lục hợp đồng).
Tài liệu kỹ thuật sẽ được khách hàng giao cho phòng xuất nhập khẩu và được phòng này chuyển đến từng phòng có liên quan đến các bộ phận có liên quan chủ yếu và trước tiên là phòng kỹ thuật- phòng chức năng và kỹ thuật sản xuất.
* Lệnh sản xuất.
Là văn bản cụ thể hóa của kế hoạch sản xuất tháng trong đó yêu cầu bộ phận sản xuất thực hiện nội dung sản xuất như sản xuất hàng gì (tên hàng), số lượng sản phẩm, định mức nguyên phụ liệu, ngày vào chuyền, thời gian giao hàng… Lệnh sản xuất được trưởng phòng xuất nhập khẩu ký trước khi gửi cho các bộ phận khác. Trong quá trình triển khai lệnh sản xuất, nếu không có gì thay đổi thì đó là biểu mẫu chính thức. Trong trường hợp có sự thay đổi một trong các yếu tố (đã nêu trên) trong lệnh thì phải phát lệnh mới, lệnh cũ được hủy bỏ và thu hồi, cán bộ mặt hàng sẽ lưu file lỗi.
Thứ tự của lệnh ban đầu được đánh theo số tự nhiên: 1,2,3… và kèm chữ (A), thứ tự của lệnh mới thay thế lệnh cũ được giữ nguyên số tự nhiên và kèm theo lần lượt các chữ (B), (C),(D),… Trong trường hợp lệnh sản xuất chỉ thay đổi rất ít thì phòng xuất nhập khẩu có thể không thay đổi lệnh mà chỉ ra một thông báo kèm theo cho các đơn vị nhận lệnh.
* Xem xét một số vấn đề thuộc tài liệu kỹ thuật.
Sau khi có lệnh sản xuất được ban hành (đối với hàng gia công), thì cán bộ mặt hàng chuyển mẫu gốc cho phòng kỹ thuật xác định mức phụ liệu, khi vải về kho phòng kỹ thuật lập bảng màu và báo lại định mức nguyên phụ liệu để cán bộ mặt hàng tiến hành cân đối xác định số nguyên phụ liệu đưa vào sản xuất (trường hợp thiếu và được sự thỏa thuận của khách, cán bộ mặt hàng sẽ xác định số lượng nguyên phụ liệu cần mua). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đối với hàng FOB, phòng kỹ thuật và phòng kinh doanh tiếp thị phải xác định được mẫu giấy, thông số kỹ thuật, định mức nguyên phụ liệu và phòng kinh doanh tiếp thị phải lập phương án mua nguyên phụ liệu trước khi ký hợp đồng
FOB. Sau khi hợp đồng FOB được ký kết, cán bộ phòng kinh doanh tiếp thị phải hoàn thành phương án mua nguyên phụ liệu theo nhu cầu, tuân thủ quy trình mua hàng.
Khi vải về phòng kinh doanh tiếp thị, phòng kỹ thuật xác định được màu chỉ (nếu màu chỉ chưa được xác định ở phương án mua nguyên phụ liệu) và từ đó lên bảng phối màu.
Xem xét một số vấn đề về định mức hợp đồng FOB, bảng phối màu, màu chỉ,… là trách nhiệm của phòng kỹ thuật (chính) và phòng xuất nhập khẩu (phối hợp) nếu là hợp đồng gia công, là trách nhiệm của phòng kỹ thuật (chính) và phòng kinh doanh tiếp thị (phối hợp) nếu là hợp đồng FOB.
* Theo dõi tiến độ nhận nguyên phụ liệu.
Trước cán bộ mặt hàng phài hoàn thành các thủ tục nhập khẩu phải sao các chứng từ cần thiết có liên quan đến hàng nhập như: P/L, INV (nếu có), bảng phối màu (nếu có) cho phòng phục vụ sản xuất (hoặc thủ kho), thông báo thời gian giao hàng về để phục vụ sản xuất bố trí phương tiện và tiếp nhận.
Khi hàng nhập về, thủ kho tiến hành nhận hàng đối chiếu với P/L, bảng phối màu với số lượng chất lượng thực nhập. Thủ kho làm các thủ tục nhập cần thiết như lập biên bản nhận hàng và có thể yêu cầu giám định (của VINACONTROL) nếu có ghi hàng nhập thiếu nhiều, đồng thời thủ kho báo cáo với cán bộ mặt hàng theo dõi lô hàng để thông báo kịp thời với khách hàng hoặc đại diện của khách hàng bằng điện thoại, fax (văn bản nếu cần), để có hướng điều chỉnh kịp thời (với hàng gia công) hoặc thông báo với nhà cung cấp để có hướng giải quyết (với hàng FOB).
Khi nguyên phụ liệu đã nhập về, đủ hay thiếu, cán bộ mặt hàng vẫn phải cân đối nguyên phụ liệu đưa vào sản xuất.
Cân đối nguyên phụ liệu là quá trình cân đối liên tục từ khi chuẩn bị nguyên phụ liệu đến khi kết thúc quá trình sản xuất, đảm bảo được yêu cầu của khách hàng.
Khi hàng về kho, cán bộ mặt hàng lấy số liệu nguyên phụ liệu thực nhập kho để tiến hành cân đối giữa lượng nguyên phụ liệu thực nhập và nhu cầu sản xuất theo từng mã hàng, một mặt cán bộ mặt hàng lập bảng cân đối trình phụ trách phòng xem xét và duyệt đưa vào sản xuất, một mặt thông báo với khách hàng (nếu là hàng gia công), thông báo với nhà cung ứng (nếu là hàng FOB) để có căn cứ giải quyết ngay (nếu cần thiết) và sau này.
Sau khi cân đối và thông báo cho khách hàng hoặc nhà cung ứng tùy tình hình mà trưởng phòng xuất nhập khẩu quyết định phát lệnh sản xuất chính thức (nếu đủ điều kiện) hoặc hủy lệnh sản xuất (nếu không đủ điều kiện), trường hợp này phải được lãnh đạo công ty phê duyệt và sự thỏa thuận của khách hàng.
c. Triển khai lệnh sản xuất * Theo dõi tiến độ sản xuất.
Cán bộ mặt hàng thường xuyên lấy số liệu vào chuyền may và ra chuyền may. Theo dõi bằng văn bản theo từng mã hàng. Nếu tiến độ sản xuất chậm phải tìm hiểu nguyên nhân và báo cáo kịp thời tình hình sản xuất cho trưởng phòng xuất nhập khẩu để có hướng giải quyết kịp thời.
* Phối hợp với khách hàng.
Cán bộ mặt hàng luôn luôn phải phối hợp với khách hàng để giải quyết những vướng mắc trong quá trình thực hiện hợp đồng.
* Phối hợp với nội bộ (với các bộ phận liên quan).
- Với phòng phục vụ sản xuất: khâu vận chuyển nguyên phụ liệu, bán thành phẩm và cung ứng bao bì. Cán bộ mặt hàng phải cung cấp những thông tin về loại
bao bì, in ấn cho phòng phục vụ sản xuất để phòng phục vụ sản xuất phối hợp thực hiện.
- Với phòng kỹ thuật: về định mức, thông số kỹ thuật, mẫu mã,…
- Với bộ phận sản xuất: chuyển các yêu cầu về đóng gói (vệ sinh công nghiệp) cùng chi tiết đóng gói thành phẩm (P/L).