Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của công ty TNHH Doosol Việt Nam được thể hiện ở bảng 2.1 sau đây:
Bảng 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của công ty TNHH Doosol Việt Nam.
Nguồn: Phòng hành chánh-nhân sự công ty TNHH Doosol Việt Nam.
PHÓ GIÁM ĐỐC TC-HC TC-KT KH-KD KT- KCS TỔNG GIÁM ĐỐC Phân xưởng I Phân xưởng II Phân xưởng III
Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban:
*Giám đốc
Giám đốc là người lãnh đạo, chịu trách nhiệm cao nhất trong việc điều hành hoạt động sản xuất-kinh doanh tại công ty. Đồng thời Giám đốc là người trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán bộ và công tác tài chính của công ty.
*Phó giám đốc sản xuất
Phó giám đốc sản xuất là người tham mưu giúp việc cho Giám đốc về lĩnh vực hoạt động sản xuất-kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trong việc đảm bảo tiến độ sản xuất, kế hoạch cung ứng các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất.
*Phòng tổ chức hành chính
Phòng tổ chức hành chính có chức năng tham mưu cho Giám đốc công ty trong các mặt công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, thanh tra bảo vệ, thi đua khen thưởng và kỷ luật. Phòng còn tham gia tổ chức các hoạt động hành chính quản trị để phục vụ cho sản xuất, kinh doanh và đời sống của cán bộ công nhân viên. Phòng gồm 14 người trong đó có 1 Trưởng phòng phụ trách, giúp việc cho trưởng phòng có 1 Phó phòng. Phòng có các nhiệm vụ cụ thể sau:
- Nghiên cứu, đề xuất cơ cấu tổ chức bộ máy, sắp xếp cán bộ theo yêu cầu nhiệm vụ của công ty, đảm bảo các hoạt động đồng bộ, thông suốt, tinh gọn.
- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo sử dụng lao động, kế hoạch; kế hoạch lao động tiền lương hàng tháng, quý, năm và tổ chức theo kế hoạch đã duyệt.
- Xây dựng quy chế tiền lương, tiền thưởng và tổ chức thực hiện theo chế độ của Nhà nước.
- Chịu trách nhiệm giải quyết các chế độ quyền lợi đối với người lao động như: BHXH, hưu trí, mất sức lao động…
- Lập kế hoạch trang bị bảo hộ lao động cho công nhân phù hợp với điều kiện lao động thiết bị nhà xưởng của công ty.
- Phục vự các Hội nghị, nơi làm việc của Ban Giám đốc, các phòng khác *Phòng tài chính-kế toán.
Phòng tài chính-kế toán là bộ phận nghiệp vụ có chức năng tham mưu cho Giám đốc về các mặt: tổ chức hạch toán, quản lý tài sản hàng hóa, vật tư tiền vốn theo các nguyên tắc quản lý kinh tế của Nhà nước và chì đạo của Công ty. Phòng gồm 6 người trong đó có 1 Trưởng phòng phụ trách, giúp việc cho trưởng phòng có 1 phó phòng. Các nhiệm vụ chính:
- Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm, hàng quý và hàng tháng theo kế hoạch sản xuất-kinh doanh.
- Tổ chức ghi chép, tính toán phản ánh trung thực tình hình hoạt động sản xuất-kinh doanh của công ty về tài sản, vật tư, hàng hóa, tiền vốn. Tổng hợp số liệu để phân tích kết quả hoạt động sản xuất-kinh doanh của công ty hàng quý và cả năm.
- Trích nộp các khoản phải nộp vào Ngân sách Nhà nước và các quỹ công ty theo đúng yêu cầu, kịp thời đầy đủ, xử lý các khoản công nợ.
- Lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Nhà nước.
- Thực hiện kiểm kê định kỳ và đột xuất, đảm bảo yêu cầu chất lượng và thời gian.
*Phòng kế hoạch-kinh doanh
Phòng kế hoạch-kinh doanh có chức năng tham mưu cho Giám đốc trong việc xác định phương hướng sản xuất, kinh doanh trong từng thời kỳ và điều hành hoạt động sản xuất-kinh doanh trong công ty. Phòng gồm 18 người trong đó có
một trưởng phòng, 1 phó phòng, những người còn lại phụ trách các mãng công việc cụ thể. Với chức năng trên, phòng có các nhiệm vụ sau:
- Điều tra, nghiên cứu, thu thập thông tin về nhu cầu thị trường, giá cả, chủng loại hàng hóa, thị hiếu người tiêu dung trong và ngoài nước. - Xây dựng kế hoạch sản xuất-kinh doanh, tổng hợp hệ thống kế hoạch
sản xuất-kinh doanh.
- Tổ chức khai thác nguồn hàng sản xuất gia công, xây dựng các hợp đồng kinh tế, tính toán các phương án sản xuất-kinh doanh đảm bảo đúng hợp đồng đã ký.
- Làm các thủ tục xuất nhập khẩu cho công ty và các đơn vị công ty nhận ủy thác.
- Chuẩn bị các điều kiện theo yêu cầu sản xuất, nắm vững năng lực sản xuất, phương tiện, thiết bị nhà xưởng, lao động vật tư, số lượng sản phẩm, địa chỉ và thời gian giao hàng trong từng thời kỳ sản xuất. - Tổ chức các cơ sở gia công theo sự chỉ đạo của Giám đốc.
- Xây dựng kế hoạch tác nghiệp, theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch và tiêu thụ sản phẩm của từng hợp đồng.
- Xây dựng kế hoạch giá thành sản phẩm, giá bán, giá gia công và các hàng hóa nguyên phụ liệu.
- Quản lý các kho nguyên phụ liệu, máy móc phụ tùng, nhiên liệu phụ vụ sản xuất và phương tiện vận tải.
- Quản lý và tổ chức vận chuyển hàng hóa theo kế hoạch. *Phòng kỹ thuật-KCS
Phòng kỹ thuật có chức năng tham mưu giúp Giám đốc về khâu kỹ thuật, làm mẫu để tiến hành khai thác các hợp đồng. Phòng này gồm 7 người trong đó có 1 trưởng phòng phụ trách, giúp việc cho trưởng phòng có 1 phó phòng.
- Tham gia với phòng kế hoạch đàm phán các hợp đồng gia công, sản xuất.
- Nghiên cứu nhu cầu thị trường về mẫu thời trang từ đó đề xuất may mẫu chào hàng, mẫu đối theo các đơn hàng cần thiết.
- Tổ chức gia công và chịu trách nhiệm chất lượng theo dõi tiến độ giao hàng, đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật hợp đồng đã ký.
- Kiểm tra định mức nguyên phụ liệu các phân xưởng, quan hệ với các cơ quan chức năng về các định mức nguyên phụ liệu và các giao dịch khác về kỹ thuật.
- Phúc tra thành phẩm theo quy định của công ty.
- Xây dựng các tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật của công nhân: cắt, may, là, ép… Phối hợp với Phòng tổ chức-hành chính để tổ chức thi tuyển lao động, thi giữ bậc, nâng bậc cho công nhân.
*Các phân xưởng may
Các phân xưởng may có chức năng tổ chức sản xuất sản phẩm may mặc theo kế hoạch và đảm bảo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng sản phẩm và tiến độ giao hàng theo quy định. Công ty TNHH Doosol Việt Nam có 3 phân xưởng: Phân xưởng I gồm 187 người, Phân xưởng II gồm 260 người, Phân xưởng III gồm 120 người. Mỗi phân xưởng có 1 Quản đốc phụ trách, giúp việc cho quản đốc có 1 đến 2 phó quản đốc, các phân xưởng có nhiệm vụ cụ thể như sau:
- Xây dựng và thực hiện kế hoạch điều độ sản xuất từng tuần, tháng trên cơ sở kế hoạch sản xuất của công ty giao.
- Căn cứ vào hợp đồng công ty đã ký giao cho từng phân xưởng, các phân xưởng chủ động quan hệ với chuyên gia các hãng để thiết kế, may mẫu đối và xây dựng các định mức lao động, nguyên phụ liệu,
nhiên liệu, vật tư. Phối hợp với phòng kế hoạch cân đối nguyên phụ liệu của khách hàng giao, bảo đảm vật tư theo các mã hàng. - Chuẩn bị các mẫu động, mẫu cứng, sơ đồ cắt theo đúng yêu cầu kỹ
thuật để tổ chức sản xuất.
- Xây dựng quy trình công nghệ, tiêu chuẩn kỹ thuật, thiết kế bố trí các dây chuyền sản xuất phù hợp với từng mã hàng. Xây dựng đơn giá tiền lương, thanh toán lương cho từng phân xưởng.
- Đề xuất các phương án cải tiến quy trình công nghệ, hợp lý hóa sản xuất để tổ chức lao động khoa học trong từng phân xưởng.
- Hướng dẫn, kiểm tra kỹ thuật ở các tổ sản xuất của từng phân xưởng, kiểm hóa sản phẩm nhập kho, chịu trách nhiệm chất lượng hàng hóa đối với khách hàng.
- Tổ chức đóng gói ở từng phân xưởng theo sự phân công của công ty. - Quản lý máy móc thiết bị và tài sản hàng hóa do công ty giao, chấp
hành đầy đủ việc bảo toàn, sửa chữa điều chỉnh thiết bị trong phân xưởng. Xây dựng kế hoạch bảo dưỡng định kỳ, sửa chữa lớn thiết bị để công ty duyệt.
- Thực hiện nghiêm túc các quy trình công nghệ, định mức tiêu hao nguyên, nhiên phụ liệu, phụ tùng máy, định mức lao động và yêu cầu lỹ thuật của công ty.
- Nghiêm chỉnh chấp hành các quy định về an toàn lao động, máy móc thiết bị, công tác phòng cháy chữa cháy, bảo hộ lao động, vệ sinh công nghiệp.
- Rèn luyện tay nghề cho công nhân, phối hợp với các Phòng tổ chức- hành chính, Phòng kỹ thuật tổ chức thi tuyển lao động giữ bận, nâng bậc cho công nhân.