Thiết lập hệ thống thơng tin theo dõi, điều khiển quá trình bán hàng
Với quy mơ cơng ty khá lớn, cần phải cĩ một hệ thống thơng tin một cách hợp lý, kịp thời, chính xác, gĩp phần nâng cao tính cạnh tranh và hiệu quả hoạt động, đặc biệt là về khách hàng, đối thủ cạnh tranh, thơng tin trên thị trường , hạn chế những thơng tin lệch lạc, thiếu chính xác.
Hiện nay Trung tâm kinh doanh doanh nghiệp đã ứng dụng phần mềm MISA CRM.NET 2008 vào cơng tác quản lý. Theo đĩ, quản lý cấp trên cĩ thể dễ dàng xem xét hiệu quả làm việc của nhân viên vào bất cứ lúc nào. Theo dõi tiến độ thực hiện cơng việc của nhân viên như: lượng doanh thu, lượng khách hàng hiện cĩ, số lần tiếp xúc với khách hàng, số khách hàng mới vừa khai thác, tiến độ thực
hiện , dự báo doanh số của nhân viên từ đĩ cĩ những điều chỉnh và hỗ trợ kịp thời .
Giám sát hoạt động bán hàng
Mỗi nhĩm bán hàng của Trung tâm nhìn chung đều cĩ các trưởng nhĩm theo dõi và quản lý, kiểm tra nhân viên. Trong nhĩm thường xuyên tổ chức các cuộc họp hàng tuần để trao đổi, học hỏi kinh nghiệm, đề ra những phương pháp kinh doanh mới hiệu quả phù hợp cho thị trường được phân cơng, khuyến khích đưa ra những ý tưởng sáng tạo đĩng gĩp cho nhĩm nĩi riêng và Trung tâm kinh doanh doanh nghiệp nĩi chung.
Cấp quản lý theo dõi các nhĩm xây dựng kế hoạch làm việc ngày và dung lượng thời gian thực hiện cơng việc nhằm tạo cho nhân viên thĩi quen sắp xếp, tổ chức cơng việc cho hợp lý và sử dụng thời gian một cách hiệu quả đồng thời tạo điều kiện cho việc theo dõi, quản lý nhân viên.
Bên cạnh đĩ, các quản lý thường xuyên theo dõi và đánh giá nhân viên thơng qua báo cáo của các trưởng nhĩm. Các nhân viên mới thơng thường sẽ được trưởng phịng giám sát và hỗ trợ nhiều hơn để làm quen với cơng việc.
Tuy là giám sát, nhưng thực chất là việc nhắc nhở để nhân viên hồn thành tốt cơng việc được giao, làm cho nhân viên thấy mối quan hệ giữa quyền lợi của bản thân với quyền lợi của cơng ty, từ đĩ cố gắng hơn nữa để đạt hiệu quả cao trong cơng việc.
Kiểm tra và đánh giá hoạt động bán hàng
Hằng tháng, dựa trên kết quả giám sát, theo dõi hoạt động của nhân viên, cùng với bảng chấm cơng và thang điểm đánh giá tiêu chuẩn, trưởng phịng sẽ theo đĩ tiến hành đánh giá. Tiêu chí chủ yếu là kết quả bán hàng (vì doanh thu kế hoạch đặt ra là mục tiêu hướng đến của tất cả các nhĩm nên cơ sở chủ yếu của việc đánh giá là mức độ hồn thành và hiệu quả cơng việc, thơng qua kết quả doanh thu đạt được)
- Nhân viên đuợc đánh giá tốt thì sẽ được khen thưởng hoặc cĩ điều kiện thăng tiến vào những vị trí cao hơn.
- Nhân viên năng lực kém, khơng hồn thành tốt cơng việc: bước đầu là tìm hiểu nguyên nhân, hỗ trợ nhân viên bằng cách đưa ra những gĩp ý, động viên, nếu nhân viên vẫn khơng cải thiện thì buộc phải thơi việc.
Cơng ty Misa cĩ quy định định kỳ trong năm, tổng cơng ty và các phịng ban, văn phịng xem xét việc tái bổ nhiệm cho từng vị trí lãnh đạo, quản lý. Căn cứ để xem xét đánh giá chức vụ sau một nhiệm kỳ chủ yếu là hiệu quả cơng việc mang lại, và sự tín nhiệm của nhân viên dưới quyền.
Đi đơi với việc bổ nhiệm, là miễn nhiệm chức vụ đối với các vị trí khơng hồn thành nhiệm vụ được giao khi hết nhiệm kỳ cơng ty sẽ xem xét để tái bổ nhiệm hoặc bãi/miễn nhiệm, như thế bất cứ nhân viên nào cũng cĩ cơ hội để ứng cử vào các chức vụ quản lý của Cơng ty:
• Đối với cấp Trưởng nhĩm: nhiệm kỳ được bổ nhiệm là 06 tháng
• Đối với cấp Trưởng, Phĩ phịng: nhiệm kỳ được bổ nhiệm là 01 năm
• Đối với cấp Giám đốc, Phĩ Giám đốc trở lên: nhiệm kỳ được bổ nhiệm là 02 năm
Điều này tạo động lực để mỗi thành viên MISA khơng ngừng tự tìm tịi, sáng tạo, nâng cao trình độ chuyên mơn, nghiệp vụ và cĩ cơ hội được khẳng định mình trong cơng việc cũng như trong các vị trí quản lý.