2.2.2.1 Chi phí sản xuất trực tiếp
Để thuận tiện cho công tác quản lý và hạch toán chi phí, kế toán của Công ty đã tiến hành phân loại chi phí kinh doanh theo yếu tố chi phí. Theo cách phân loại này, các chi phí trực tiếp của Công ty bao gồm:
Ăn uống
Phòng nghỉ
Vé tham quan
Tàu tham quan
Cước vận chuyển
Chi phí dịch vụ mua ngoài cho khách
Bảo hiểm
Tiền thuê hướng dẫn viên địa phương
(Hướng dẫn viên địa phương là người làm nhiệm vụ tại địa phương, có hiểu biết chuyên sâu và có trách nhiệm giúp đỡ hướng dẫn viên du lịch suốt tuyến thực hiện nhiệm vụ tổ chức ăn, ngủ, tham quan, giải trí...cho du khách tại địa bàn nơi mình phụ trách.)
Chứng từ sử dụng
Phiếu chi, giấy báo nợ, hóa đơn GTGT, giấy đề nghị tạm ứng,....
Tài khoản sử dụng
Để tập hợp các chi phí phát sinh, kế toán Công ty sử dụng tài khoản: TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
Tài khoản 154 được mở chi tiết cho từng lĩnh vực hoạt động và được chia thành các tài khoản cấp 2 có nội dung sau:
TK 1541 – Chi phí trực tiếp của hoạt động kinh doanh lữ hành dành cho khách Việt Nam.
TK 1542 - Chi phí trực tiếp của hoạt động kinh doanh du lịch dành cho khách hàng nước ngoài.
TK 1541: Tài khoản này được sử dụng để tập hợp toàn bộ các chi phí trực tiếp liên quan đến việc tổ chức tour du lịch cho khách Việt Nam bao gồm các chi phí như: ăn nghỉ, thuê xe, vé tham quan thắng cảnh, thuê cộng tác viên,…
39
TK 1542: Việc tập hợp chi phí cho tài khoản này cũng tương tự như TK 1541. Tuy nhiên, tài khoản này chỉ theo dõi các chi phí trực tiếp của hoạt động kinh doanh du lịch dành cho khách nước ngoài đến Việt Nam du lịch
Phương pháp hạch toán
Hiện nay, Công ty sử dụng tài khoản 1541 để tập hợp tất cả các chi phí trực tiếp của hoạt động kinh doanh lữ hành dành cho khách Việt Nam và TK 1542 để tập hợp tất cả các chi phí trực tiếp của hoạt động kinh doanh du lịch dành cho khách hàng nước ngoài theo từng kỳ mà không phân biệt đơn hàng. Do vậy, công ty không thể tính giá thành cho từng tour riêng biệt.
Ví dụ: Một tour du lịch Hạ Long vào đầu quý 3 năm 2013 có những nghiệp vụ liên quan đến công tác kế toán tập hợp chi phí như sau:
Ngày 01 tháng 07 năm 2013, chi tiền mặt tạm ứng cho anh Nguyễn Trọng Quang là nhân viên của phòng hướng dẫn theo đơn đề nghị tạm ứng 25.000.000 đồng để đưa đoàn đi tham quan Hạ Long.
Bảng 2.2 Giấy đề nghị tạm ứng Đơn vi: Công ty Cổ phần Du lịch Quốc
tế Hữu Nghị
Địa chỉ: 160 Tân Hương - Đông Hương- Tp Thanh Hóa – Thanh Hóa
Mẫu số: 03 - TT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày .01..tháng .07..năm ..2013
Số: 00125. Kính gửi: Phòng Kế Toán – Tài chính
Tên tôi là: Nguyễn Trọng Quang Địa chỉ: Phòng hướng dẫn
Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 25.000.000 đồng (Viết bằng chữ) Hai mươi lăm triệu đồng chẵn
Lý do tạm ứng: Đưa khách đi tham quan Hạ Long (Từ ngày 03 tháng 07 đến ngày 08 tháng 07) Thời gian thanh toán: Ngày 09 tháng 07 năm 2013
Giám đốc (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Người đề nghị thanh toán (Ký, họ tên) (Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính) Kế toán tổng hợp lập phiếu chi, ký nhận sau khi tiến hành duyệt chi. Trên cơ sở phiếu chi, thủ quỹ xuất tiền và ghi vào sổ quỹ.
40
Bảng 2.3 Phiếu chi Đơn vị: Công ty cổ phần du lịch Quốc tế
Hữu Nghị
Bộ phận: Phòng Kế Toán – Tài chính
Mẫu số: 02 - TT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Ngày 01 tháng 07 năm 2013 Quyển số: ...01... Số: 01 Nợ: 141 Có: 111 Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Trọng Quang
Địa chỉ: Phòng Hướng dẫn Lý do chi: Tạm ứng
Số tiền: 25.000.000 đồng (viết bằng chữ): Hai mươi lăm triệu đồng chẵn... Kèm theo: 01 chứng từ gốc. Ngày 01 tháng 07 năm 2013. Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận tiền (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Hai mươi lăm triệu đồng chẵn
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): ... + Số tiền quy đổi: ...
(Nguồn: Phòng Kế Toán – Tài chính) Dựa vào phiếu chi, kế toán tổng hợp nhập dữ liệu vào phần mềm theo đối tượng tương ứng. Hạch toán nghiệp vụ này như sau:
Nợ TK 141 25.000.000 Có TK 1111 25.000.000
Ngày 2 tháng 7 năm 2013, công ty chi 350.000 đồng tiền mặt mua nước tinh khiết, khăn ướt để chuẩn bị tour đi Hạ Long (chỉ có hóa đơn bán hàng thông thường), kế toán tổng hợp viết phiếu chi sau đó nhập vào phần mềm như sau:
Nợ TK 1541 350.000 Có TK 1111 350.000
41
Bảng 2.4 Phiếu chi Đơn vị: Công ty cổ phần du lịch Quốc tế
Hữu Nghị
Bộ phận: Phòng Kế Toán – Tài chính
Mẫu số: 02 - TT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Ngày 02 tháng 07 năm 2013 Quyển số: ...01... Số: 05 Nợ: 1541 Có: 1111 Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Trọng Quang
Địa chỉ: Phòng Hướng dẫn
Lý do chi: Chi mua nước tinh khiết, khăn ướt cho Tour Hạ Long Số tiền: 350.000 đồng (viết bằng chữ): Ba trăm năm mươi ngàn đồng chẵn... Kèm theo: 01 chứng từ gốc. Ngày 02 tháng 07 năm 2013. Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận tiền (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Ba trăm năm mươi ngàn đồng chẵn.
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): ... + Số tiền quy đổi: ...
(Nguồn: Phòng Kế Toán – Tài chính)
Ngày 2 tháng 7 năm 2013, dựa vào bảng đăng ký danh sách người đi tour tiến hành mua bảo hiểm cho khách tour. Công ty chi 220.000 đồng tiền mặt để mua bảo hiểm cho khách tour. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 1541 200.000 Nợ TK 133 20.000 Có TK 1111 220.000
42
Bảng 2.5 Phiếu chi Đơn vị: Công ty cổ phần du lịch Quốc tế
Hữu Nghị
Bộ phận: Phòng Kế Toán – Tài chính
Mẫu số: 02 - TT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Ngày 02 tháng 07 năm 2013 Quyển số: ...01... Số: 06 Nợ: 1541, 133 Có: 1111 Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Trọng Quang
Địa chỉ: Phòng Hướng dẫn
Lý do chi: Chi mua bảo hiểm cho khách hàng Tour Hạ Long Số tiền: 220.000 đồng (viết bằng chữ): Hai trăm hai mươi nghìn đồng chẵn ... Kèm theo: 01 chứng từ gốc. Ngày 02 tháng 07 năm 2013. Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận tiền (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Hai trăm hai mươi nghìn đồng chẵn
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): ... + Số tiền quy đổi: ...
(Nguồn: Phòng Kế Toán – Tài chính)
Ngày 09 tháng 07 năm 2013, sau khi hoàn thành một Tour du lịch cho khách, hướng dẫn viên tập hợp các chứng từ, hóa đơn, bản kê chi phí trong chuyến để nộp lại cho phòng kế toán, đồng thời hướng dẫn viên nộp giấy Thanh toán tạm ứng
43
Bảng 2.6: Giấy thanh toán tiền tạm ứng Đơn vị: Công ty Cổ phần Du lịch
Quốc tế Hữu Nghị
Bộ phận: Phòng Kế toán-Tài chính
Mẫu số: 04 - TT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG
Ngày 09 tháng 07 năm2013
Số: ..15... Nợ: ..1111... Có: ...141... - Họ và tên người thanh toán: ...Nguyễn Trọng Quang... - Bộ phận (hoặc địa chỉ): ...Phòng Hướng dẫn..
- Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây:
Diễn giải Số tiền
A 1
I- Số tiền tạm ứng 25.000.000 1. Số tạm ứng các kỳ trước chưa chi hết 0 2. Số tạm ứng kỳ này: 25.000.000
- Phiếu chi số: 01...ngày 01/07/2013 25.000.000
- Phiếu chi số: ...ngày... ... - .... ... II- Số tiền đã chi 23.500.000
1. Chứng từ số HĐ 0081663 ngày 07/07/2013 16.720.000 2. ... ...
III- Chênh lệch 1.500.000
1. Số tạm ứng chi không hết (I – II) 1.500.000 1. Chi quá số tạm ứng (II – I) ... Giám đốc (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Kế toán thanh toán (Ký, họ tên) Người đề nghị thanh toán (Ký, họ tên) (Nguồn: Phòng Kế toán-Tài chính)
44
Bảng 2.7: Hóa đơn giá trị gia tăng
(Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính) STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6 = 4 x 5 1 Buồng nghỉ 10 800.000 8.000.000 2 Ăn trưa 05/07/13 20 120.000 2.400.000 3 Ăn tối 05/07/13 20 120.000 2.400.000 4 Ăn trưa 06/07/13 20 120.000 2.400.000 Cộng tiền hàng: 15.200.000 Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 1.520.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 16.720.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười sáu triệu bảy trăm hai mươi nghìn đồng chẵn.
Mẫu số: 01GTKT3/001 Ký hiệu: HH/12P Số: 0081663 HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho người mua Ngày 07 tháng 07 năm 2013
Đơn vị bán hàng: Khách sạn Ha Long Hotel Mã số thuế: 2 6 0 0 4 1 8 7 1 8
Địa chỉ: Tp Hạ Long, Tỉnh Quảng Ninh ĐT: *Số tài khoản:
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty cổ phần du lịch quốc tế Hữu Nghị Mã số thuế: 2 8 0 0 6 7 4 3 1 5
Địa chỉ: 160 Tân Hương, Đông Hương, Tp Thanh Hóa, Tỉnh Thanh Hóa Hình thức thanh toán: Tiền mặt *Số tài khoản:
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
45
Kế toán tổng hợp căn cứ vào chứng từ hạch toán nghiệp vụ vào phần mềm như sau: Nợ TK 1541 15.200.000
Nợ TK 133 1.520.000 Có TK 141 16.720.000
Những hóa đơn, chứng từ khác của chuyến đi được hướng dẫn viên thanh toán bằng tiền tạm ứng, kế toán tổng hợp hạch toán tương tự như trên.
Sau khi thanh toán, số tiền tạm ứng thừa được hướng dẫn viên trả bằng tiền mặt. Kế toán lập phiếu thu và hạch toán nghiệp vụ này như sau:
Nợ TK 1111 1.500.000 Có TK 141 1.500.000 Bảng 2.8: Phiếu Thu
Công ty Cổ phần Du lịch Quốc tế Hữu Nghị 160 Tân Hương – Đông Hương – Tp Thanh
Hóa
Mẫu số: 01 - TT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC
Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU Ngày 09 tháng 07 năm2013 Quyển số: 01 Số: PT000043 Nợ: 1111 Có: 141 Họ và tên người nôp tiền: Nguyễn Trọng Quang
Địa chỉ: Phòng Hướng dẫn Lý do nộp: Hoàn nhập tạm ứng
Số tiền: 1.500.000 đồng (Viết bằng chữ): Một triệu năm trăm nghìn đồng chẵn Kèm theo: 01 Chứng từ gốc. Ngày 09 tháng 07 năm 2013 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Một triệu năm trăm nghìn đồng chẵn
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): ... + Số tiền quy đổi: ...
Ngày 10 tháng 07 năm 2013, công ty thanh toán tiền cước vận chuyển cho nhà xe bằng tiền mặt 16.000.000 đồng theo hóa đơn GTGT
46
Bảng 2.9: Hợp đồng thuê xe
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---o0o--- HỢP ĐỒNG THUÊ XE Số : ……/13/HĐVC/Huunghitour
1. Căn cứ vào luật thương mại nước CHXHCN Việt Nam đã được Quốc Hội khoá
11, kỳ họp thứ 7 thông qua ngày 14/06/2005 và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2006
2. Căn cứ vào nhu cầu, khả năng của mỗi bên.
Hôm nay, ngày 02 tháng 07 năm 2013 tại Văn phòng công ty cổ phần du lịch quốc tế Hữu Nghị
Chúng tôi gồm có:
ĐƠN VỊ CHO THUÊ XE (BÊN A) : CÔNG TY TNHH VẬN TẢI HÀNH KHÁCH VÀ THƯƠNG MẠI DU LỊCH THỌ MƯỜI
Địa chỉ : Phố Quán Chua, xã Thọ Vực, Huyện Triệu Sơn tỉnh Thanh Hóa Điện thoại : 037.3561.520 Fax : ……….
Mã Số Thuế : 2801243689
Tài khoản số : ………. Đại diện : Ông(Bà) Nguyễn Đức Thọ Chức vụ: Giám đốc
ĐƠN VỊ THUÊ XE (BÊN B) : CÔNG TY CỔ PHẦN DU LỊCH QUỐC TẾ HỮU NGHỊ .
Địa chỉ : 160 Tân Hương , Đông Hương, TP Thanh Hóa.
Điện thoại : (84 – 373) 859 145 Fax : (84 - 373) 759 158 Tài khoản số : 3530201001464 Tại: NHNN & PTNT Thanh Hoá Chi nhánh số2.
Mã số thuế : 2800 674 315
Đại diện : Ông ( Bà) : Đỗ Hoàng Hữu Chức vụ : Tổng Giám Đốc Sau khi bàn bạc, hai bên đi đến thống nhất Bên B giao cho bên A vận chuyển đoàn khách cho bên B với các nội dung sau:
Điều 1: Điều khoản chung:
1. Số lượng xe: 1 xe Loại xe : County Số ghế: 29 2. Tuyến đường hoạt động : Thanh Hóa – Hạ Long
3. Km giới hạn:... Phụ trội: ... 4. Thời gian :
- Đón khách : Từ 4h ngày 03 tháng 07 năm 2013 - Trả khách : Từ 22h ngày 08 tháng 07 năm 2013 5. Địa điểm đón, trả khách Huyện Ủy Huyện Vĩnh Lộc
47
Điều 2: Trách nhiệm của bên A.
1. Đảm bảo chất lượng xe tốt, đúng chủng loại theo hợp đồng, có bảo hiểm trên xe cho khách, giấy tờ kinh doanh hợp pháp.
2. Chỉ định lái xe an toàn, có thái độ tốt, đảm bảo đúng giờ, đúng lịch trình đã ký kết.
3. Chịu trách nhiệm về tốc độ giao thông, chi phí bến, cầu, phà, phí đường bộ, tình trạng kỹ thuật của xe trong thời gian phục vụ đoàn.
4. Mua bảo hiểm của khách hàng trên xe theo pháp luật Việt Nam quy định. Điều 3: Trách nhiệm của bên B
1. Thanh toán đầy đủ và đúng hạn cước phí thuê xe cho bên A( bao gồm cả tiền phát sinh(nếu có) ngay sau khi kết thúc hợp đồng.
2. Bên B có trách nhiệm thông báo cho bên A trước 02 ngày nếu hủy bỏ hợp đồng hoặc có thay đổi về thời gian và địa điểm đón khách.
3. Bên B có trách nhiệm bố trí số lượng người không quá quy định vận tải của xe. 4. Không mang các chất cháy nổ, các loại hàng hóa bị cấm do nhà nước Việt Nam
quy định lên xe của bên A.
Điều 4: Giá trị hợp đồng và phương tức thanh toán
1. Tổng giá trị hợp đồng : 16.000.000đ ( Đã bao gồm 10% VAT)
( Bằng chữ : Mười sáu triệu đồng chẵn)
2. Số tiền tạm ứng là: Không
3. Số còn lại : 16.000.000đ ( Mười sáu triệu đồng chẵn )
Bên B sẽ thanh toán cho bên A vào ngày 10/07/ 2013 4. Phương thức thanh toán: Thanh toán bằng: Tiền mặt Điều 5: Điều khoản khác.
1. Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký kết. Nếu một trong hai bên đơn phương huỷ bỏ hợp đồng phải chịu bồi thường 50% tổng giá trị hợp đồng. 2. Hai bên cam kết thực hiện đúng, đầy đủ các điều khoản của hợp đồng nêu trên.
Trường hợp bất khả kháng như: thiên tai, địch họa, chiến tranh hoặc có một bên vi phạm hay có sự rủi ro sảy ra, tuỳ theo từng trường hợp, hai bên cùng bàn bạc giải quyết.
3. Trong trường hợp tranh chấp không thể giải quyết bằng thương lượng sẽ đưa ra Tòa án kinh tế tỉnh Thanh Hóa.
4. Hợp đồng này được làm thành (02) bản. Mỗi bên giữ (01) bản có giá trị như nhau. Có hiệu lực kể từ ngày ký.
48
Kế toán lập phiếu chi theo hóa đơn GTGT, đồng thời nhập số liệu vào phần mềm tương ứng với nhiệm vụ hạch toán như sau:
Nợ TK 1541 14.545.455 Nợ TK 133 1.454.545 Có TK 331 16.000.000
Nợ TK 331 16.000.000 Có TK 1111 16.000.000
49
Bảng 2.10: Hóa đơn giá trị gia tăng
(Nguồn
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán) STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6 = 4 x 5
1 Thuê xe 29 đi Hạ Long
14.545.455
Cộng tiền hàng: 14.545.455 Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 1.454.545 Tổng cộng tiền thanh toán: 16.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười sáu triệu bảy trăm hai mươi nghìn đồng chẵn.
Mẫu số: 01GTKT3/001 Ký hiệu: HH/12P Số: 0000668 HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho người mua Ngày 10 tháng 07 năm 2013
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Vận tải hành khách và Thương mại Du lịch Thọ Mười
Mã số thuế: 2 8 0 1 2 4 3 6 8 9