2.1.4.1 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán
Công ty cổ phần du lịch Quốc tế Hữu Nghị tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Là một Công ty có quy mô nhỏ, tổ chức hoạt động tập trung trên cùng một địa bàn nên việc lựa chọn loại hình tổ chức công tác kế toán tập trung là hết sức hợp lý. Cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty như sau:
36
Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
(Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính)
2.1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán
Kế toán trưởng: Là người lãnh đạo Phòng Kế toán – Tài chính, có quyền hạn cao nhất, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Ban giám đốc. Kế toán trưởng có nhiệm vụ giúp Ban giám đốc kí duyệt, quyết toán các hợp đồng, báo cáo tình hình biến động tài chính của Công ty và chỉ đạo các nhân viên kế toán thực hiện các chính sách kế toán của Công ty. Định kỳ báo cáo tình hình kinh doanh cho ban lãnh đạo Công ty.
Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ giúp kế toán trưởng trong việc thực hiện công tác kế toán như thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản trong Công ty. Theo dõi các khoản thuê xe, khoản doanh thu chi phí trong một chương trình Tour mang về thanh toán, xem xét chương trình, chứng từ, hóa đơn có hợp lý hay không phục vụ công tác hoàn tạm ứng, từ đó tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành của sản phẩm du lịch.
Kế toán thuế: Định kỳ lập các báo cáo tài chính để làm việc với cơ quan thuế: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính. Thực hiện nghĩa vụ thuế với Nhà nước.
Thủ quỹ: Quản lý thu – chi tiền liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty.
2.1.4.3 Hình thức kế toán của Công ty
Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty là chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, theo Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán do Nhà nước ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ngày 14 tháng 9 năm 2006.
Kỳ kế toán năm: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12. Kỳ hạch toán: theo quý
Công ty Cổ phần Du lịch Quốc tế Hữu Nghị hiện nay không có hàng tồn kho. Khi phát sinh nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm, công cụ, … công ty sử dụng hình thức mua ngoài trực tiếp. Hàng tồn kho được công ty hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Công ty sử dụng phương pháp khấu hao Tài sản cố định theo đường thẳng. Công ty cổ phần du lịch Quốc tế Hữu Nghị áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung”
KẾ TOÁN TRƯỞNG
37
có áp dụng phần mềm kế toán. Từ các chứng từ gốc liên quan phát sinh hàng ngày, kế toán tổng hợp sẽ ghi vào Sổ nhật ký sau đó phân loại chứng từ, nhập vào phần mềm kế toán theo nghiệp vụ phát sinh liên quan. Cuối tháng, kết xuất thông tin ra sổ chi tiết, sổ tổng hợp và các báo cáo tài chính.
Phần mềm kế toán sử dụng tại Công ty là phần mềm MISA SME.Net 2012 phiên bản R59. Nội dung hạch toán tại phần mềm theo Quyết định số 48/2006/QĐ- BTC của Bộ Tài chính ngày 14 tháng 9 năm 2006.
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung (có áp dụng phần mềm kế toán) tại Công ty Cổ phần Du lịch Quốc tế Hữu Nghị
Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính) 2.2 Thực trạng công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty cổ phần du lịch quốc tế Hữu Nghị
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Đối với doanh nghiệp nhỏ như Công ty, sử dụng phương pháp này là hiệu quả bởi có thể quản lý tốt hơn tình hình biến động của các tài sản trong Công ty. Phần mềm kế toán hỗ trợ giảm khối lượng công việc, giảm bớt sai sót trong quá trình tính toán, đảm bảo tiến độ chính xác, kịp thời cung cấp số liệu phục vụ công tác quản lý. Tại Công ty Cổ phần DLQT Hữu Nghị, mảng kinh doanh tổ chức tour du lịch trong nước cho khách Việt Nam chiếm tỷ trọng gần như tuyệt đối trong hoạt động kinh doanh. Vì vậy, để minh họa cho công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, em xin chọn kỳ hạch toán là quý III năm 2013 cho các tour du lịch trong nước.
Chứng từ gốc Nhập vào phần mềm kế toán Xử lý dữ liệu Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết Sổ cái
38
2.2.1 Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất
Đối tượng tập hợp chi phí kinh doanh dịch vụ của Công ty Cổ phần DLQT Hữu Nghị là theo loại hình tour:
Tour dành cho khách Việt Nam
Tour dành cho khách nước ngoài vào Việt Nam
2.2.2 Kế toán tập hợp chi phí sản xuất 2.2.2.1 Chi phí sản xuất trực tiếp 2.2.2.1 Chi phí sản xuất trực tiếp
Để thuận tiện cho công tác quản lý và hạch toán chi phí, kế toán của Công ty đã tiến hành phân loại chi phí kinh doanh theo yếu tố chi phí. Theo cách phân loại này, các chi phí trực tiếp của Công ty bao gồm:
Ăn uống
Phòng nghỉ
Vé tham quan
Tàu tham quan
Cước vận chuyển
Chi phí dịch vụ mua ngoài cho khách
Bảo hiểm
Tiền thuê hướng dẫn viên địa phương
(Hướng dẫn viên địa phương là người làm nhiệm vụ tại địa phương, có hiểu biết chuyên sâu và có trách nhiệm giúp đỡ hướng dẫn viên du lịch suốt tuyến thực hiện nhiệm vụ tổ chức ăn, ngủ, tham quan, giải trí...cho du khách tại địa bàn nơi mình phụ trách.)
Chứng từ sử dụng
Phiếu chi, giấy báo nợ, hóa đơn GTGT, giấy đề nghị tạm ứng,....
Tài khoản sử dụng
Để tập hợp các chi phí phát sinh, kế toán Công ty sử dụng tài khoản: TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
Tài khoản 154 được mở chi tiết cho từng lĩnh vực hoạt động và được chia thành các tài khoản cấp 2 có nội dung sau:
TK 1541 – Chi phí trực tiếp của hoạt động kinh doanh lữ hành dành cho khách Việt Nam.
TK 1542 - Chi phí trực tiếp của hoạt động kinh doanh du lịch dành cho khách hàng nước ngoài.
TK 1541: Tài khoản này được sử dụng để tập hợp toàn bộ các chi phí trực tiếp liên quan đến việc tổ chức tour du lịch cho khách Việt Nam bao gồm các chi phí như: ăn nghỉ, thuê xe, vé tham quan thắng cảnh, thuê cộng tác viên,…
39
TK 1542: Việc tập hợp chi phí cho tài khoản này cũng tương tự như TK 1541. Tuy nhiên, tài khoản này chỉ theo dõi các chi phí trực tiếp của hoạt động kinh doanh du lịch dành cho khách nước ngoài đến Việt Nam du lịch
Phương pháp hạch toán
Hiện nay, Công ty sử dụng tài khoản 1541 để tập hợp tất cả các chi phí trực tiếp của hoạt động kinh doanh lữ hành dành cho khách Việt Nam và TK 1542 để tập hợp tất cả các chi phí trực tiếp của hoạt động kinh doanh du lịch dành cho khách hàng nước ngoài theo từng kỳ mà không phân biệt đơn hàng. Do vậy, công ty không thể tính giá thành cho từng tour riêng biệt.
Ví dụ: Một tour du lịch Hạ Long vào đầu quý 3 năm 2013 có những nghiệp vụ liên quan đến công tác kế toán tập hợp chi phí như sau:
Ngày 01 tháng 07 năm 2013, chi tiền mặt tạm ứng cho anh Nguyễn Trọng Quang là nhân viên của phòng hướng dẫn theo đơn đề nghị tạm ứng 25.000.000 đồng để đưa đoàn đi tham quan Hạ Long.
Bảng 2.2 Giấy đề nghị tạm ứng Đơn vi: Công ty Cổ phần Du lịch Quốc
tế Hữu Nghị
Địa chỉ: 160 Tân Hương - Đông Hương- Tp Thanh Hóa – Thanh Hóa
Mẫu số: 03 - TT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày .01..tháng .07..năm ..2013
Số: 00125. Kính gửi: Phòng Kế Toán – Tài chính
Tên tôi là: Nguyễn Trọng Quang Địa chỉ: Phòng hướng dẫn
Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 25.000.000 đồng (Viết bằng chữ) Hai mươi lăm triệu đồng chẵn
Lý do tạm ứng: Đưa khách đi tham quan Hạ Long (Từ ngày 03 tháng 07 đến ngày 08 tháng 07) Thời gian thanh toán: Ngày 09 tháng 07 năm 2013
Giám đốc (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Người đề nghị thanh toán (Ký, họ tên) (Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính) Kế toán tổng hợp lập phiếu chi, ký nhận sau khi tiến hành duyệt chi. Trên cơ sở phiếu chi, thủ quỹ xuất tiền và ghi vào sổ quỹ.
40
Bảng 2.3 Phiếu chi Đơn vị: Công ty cổ phần du lịch Quốc tế
Hữu Nghị
Bộ phận: Phòng Kế Toán – Tài chính
Mẫu số: 02 - TT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Ngày 01 tháng 07 năm 2013 Quyển số: ...01... Số: 01 Nợ: 141 Có: 111 Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Trọng Quang
Địa chỉ: Phòng Hướng dẫn Lý do chi: Tạm ứng
Số tiền: 25.000.000 đồng (viết bằng chữ): Hai mươi lăm triệu đồng chẵn... Kèm theo: 01 chứng từ gốc. Ngày 01 tháng 07 năm 2013. Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận tiền (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Hai mươi lăm triệu đồng chẵn
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): ... + Số tiền quy đổi: ...
(Nguồn: Phòng Kế Toán – Tài chính) Dựa vào phiếu chi, kế toán tổng hợp nhập dữ liệu vào phần mềm theo đối tượng tương ứng. Hạch toán nghiệp vụ này như sau:
Nợ TK 141 25.000.000 Có TK 1111 25.000.000
Ngày 2 tháng 7 năm 2013, công ty chi 350.000 đồng tiền mặt mua nước tinh khiết, khăn ướt để chuẩn bị tour đi Hạ Long (chỉ có hóa đơn bán hàng thông thường), kế toán tổng hợp viết phiếu chi sau đó nhập vào phần mềm như sau:
Nợ TK 1541 350.000 Có TK 1111 350.000
41
Bảng 2.4 Phiếu chi Đơn vị: Công ty cổ phần du lịch Quốc tế
Hữu Nghị
Bộ phận: Phòng Kế Toán – Tài chính
Mẫu số: 02 - TT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Ngày 02 tháng 07 năm 2013 Quyển số: ...01... Số: 05 Nợ: 1541 Có: 1111 Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Trọng Quang
Địa chỉ: Phòng Hướng dẫn
Lý do chi: Chi mua nước tinh khiết, khăn ướt cho Tour Hạ Long Số tiền: 350.000 đồng (viết bằng chữ): Ba trăm năm mươi ngàn đồng chẵn... Kèm theo: 01 chứng từ gốc. Ngày 02 tháng 07 năm 2013. Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận tiền (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Ba trăm năm mươi ngàn đồng chẵn.
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): ... + Số tiền quy đổi: ...
(Nguồn: Phòng Kế Toán – Tài chính)
Ngày 2 tháng 7 năm 2013, dựa vào bảng đăng ký danh sách người đi tour tiến hành mua bảo hiểm cho khách tour. Công ty chi 220.000 đồng tiền mặt để mua bảo hiểm cho khách tour. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 1541 200.000 Nợ TK 133 20.000 Có TK 1111 220.000
42
Bảng 2.5 Phiếu chi Đơn vị: Công ty cổ phần du lịch Quốc tế
Hữu Nghị
Bộ phận: Phòng Kế Toán – Tài chính
Mẫu số: 02 - TT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Ngày 02 tháng 07 năm 2013 Quyển số: ...01... Số: 06 Nợ: 1541, 133 Có: 1111 Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Trọng Quang
Địa chỉ: Phòng Hướng dẫn
Lý do chi: Chi mua bảo hiểm cho khách hàng Tour Hạ Long Số tiền: 220.000 đồng (viết bằng chữ): Hai trăm hai mươi nghìn đồng chẵn ... Kèm theo: 01 chứng từ gốc. Ngày 02 tháng 07 năm 2013. Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận tiền (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Hai trăm hai mươi nghìn đồng chẵn
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): ... + Số tiền quy đổi: ...
(Nguồn: Phòng Kế Toán – Tài chính)
Ngày 09 tháng 07 năm 2013, sau khi hoàn thành một Tour du lịch cho khách, hướng dẫn viên tập hợp các chứng từ, hóa đơn, bản kê chi phí trong chuyến để nộp lại cho phòng kế toán, đồng thời hướng dẫn viên nộp giấy Thanh toán tạm ứng
43
Bảng 2.6: Giấy thanh toán tiền tạm ứng Đơn vị: Công ty Cổ phần Du lịch
Quốc tế Hữu Nghị
Bộ phận: Phòng Kế toán-Tài chính
Mẫu số: 04 - TT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG
Ngày 09 tháng 07 năm2013
Số: ..15... Nợ: ..1111... Có: ...141... - Họ và tên người thanh toán: ...Nguyễn Trọng Quang... - Bộ phận (hoặc địa chỉ): ...Phòng Hướng dẫn..
- Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây:
Diễn giải Số tiền
A 1
I- Số tiền tạm ứng 25.000.000 1. Số tạm ứng các kỳ trước chưa chi hết 0 2. Số tạm ứng kỳ này: 25.000.000
- Phiếu chi số: 01...ngày 01/07/2013 25.000.000
- Phiếu chi số: ...ngày... ... - .... ... II- Số tiền đã chi 23.500.000
1. Chứng từ số HĐ 0081663 ngày 07/07/2013 16.720.000 2. ... ...
III- Chênh lệch 1.500.000
1. Số tạm ứng chi không hết (I – II) 1.500.000 1. Chi quá số tạm ứng (II – I) ... Giám đốc (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Kế toán thanh toán (Ký, họ tên) Người đề nghị thanh toán (Ký, họ tên) (Nguồn: Phòng Kế toán-Tài chính)
44
Bảng 2.7: Hóa đơn giá trị gia tăng
(Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính) STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6 = 4 x 5 1 Buồng nghỉ 10 800.000 8.000.000 2 Ăn trưa 05/07/13 20 120.000 2.400.000 3 Ăn tối 05/07/13 20 120.000 2.400.000 4 Ăn trưa 06/07/13 20 120.000 2.400.000 Cộng tiền hàng: 15.200.000 Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 1.520.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 16.720.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười sáu triệu bảy trăm hai mươi nghìn đồng chẵn.
Mẫu số: 01GTKT3/001 Ký hiệu: HH/12P Số: 0081663 HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho người mua Ngày 07 tháng 07 năm 2013
Đơn vị bán hàng: Khách sạn Ha Long Hotel Mã số thuế: 2 6 0 0 4 1 8 7 1 8
Địa chỉ: Tp Hạ Long, Tỉnh Quảng Ninh ĐT: *Số tài khoản:
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty cổ phần du lịch quốc tế Hữu Nghị Mã số thuế: 2 8 0 0 6 7 4 3 1 5
Địa chỉ: 160 Tân Hương, Đông Hương, Tp Thanh Hóa, Tỉnh Thanh Hóa Hình thức thanh toán: Tiền mặt *Số tài khoản:
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
45
Kế toán tổng hợp căn cứ vào chứng từ hạch toán nghiệp vụ vào phần mềm như sau: Nợ TK 1541 15.200.000
Nợ TK 133 1.520.000 Có TK 141 16.720.000
Những hóa đơn, chứng từ khác của chuyến đi được hướng dẫn viên thanh toán bằng tiền tạm ứng, kế toán tổng hợp hạch toán tương tự như trên.
Sau khi thanh toán, số tiền tạm ứng thừa được hướng dẫn viên trả bằng tiền mặt. Kế toán lập phiếu thu và hạch toán nghiệp vụ này như sau:
Nợ TK 1111 1.500.000 Có TK 141 1.500.000 Bảng 2.8: Phiếu Thu
Công ty Cổ phần Du lịch Quốc tế Hữu Nghị 160 Tân Hương – Đông Hương – Tp Thanh
Hóa
Mẫu số: 01 - TT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC
Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU Ngày 09 tháng 07 năm2013 Quyển số: 01 Số: PT000043 Nợ: 1111 Có: 141 Họ và tên người nôp tiền: Nguyễn Trọng Quang
Địa chỉ: Phòng Hướng dẫn Lý do nộp: Hoàn nhập tạm ứng
Số tiền: 1.500.000 đồng (Viết bằng chữ): Một triệu năm trăm nghìn đồng chẵn Kèm theo: 01 Chứng từ gốc. Ngày 09 tháng 07 năm 2013