6. Cấu trúc của luận văn
3.1.2. Nguyên nhân khách quan
Nói đến nguyên nhân khách quan dẫn đến mắc lỗi trong khi tạo lập văn bản báo cáo phải kể đến một số nguyên nhân sau đây:
3.1.2.1. Nguyên nhân thứ nhất: Chưa có một văn bản qui định chính thức, thống nhất về thể thức cũng như kĩ thuật trình bày… một văn bản báo cáo.
Theo chúng tôi đƣợc biết, đến nay chƣa có một văn bản nào hƣớng dẫn chính thức và thống nhất những qui định về thể thức cũng nhƣ kĩ thuật trình bày một văn bản báo cáo áp dụng chung cho tất cả các thể loại báo cáo của các cơ quan trong hệ thống chính trị. Các cơ quan quản lý nhà nƣớc thực hiện theo Thông tƣ 01/2011/TT-BNV; các cơ quan Đảng thực hiện Hƣớng dẫn 11- HD/VPTW. Qui định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của các đoàn thể chính trị - xã hội về cơ bản giống qui định tại Hƣớng dẫn 11-HD/VPTW của Văn phòng Trung ƣơng Đảng tuy nhiên cũng có sự khác biệt giữa qui định của các đoàn thể. Chẳng hạn, văn bản của Liên đoàn Lao động, Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam qui định phải viết Quốc hiệu trong khi văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Hội Nông dân Việt Nam lại qui định ghi tiêu đề là tên của tổ chức đó (ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH, HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM)…
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 84 http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Còn rất nhiều khác biệt về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của các cơ quan trong hệ thống chính trị mà trong phạm vi giới hạn của luận văn, chúng tôi không thể trình bày hết đƣợc. Đây là một trong những nguyên nhân cơ bản dẫn đến các kiểu lỗi của văn bản.
Để viết báo cáo, ngƣời viết có thể tham khảo một số sách hƣớng dẫn về thể thức, kỹ thuật trình bày, mẫu các loại báo cáo (và nhiều thể loại văn bản khác) đang đƣợc bày bán rất nhiều trên thị trƣờng. Tuy nhiên mức độ tin cậy của các cuốn sách loại này còn cần phải kiểm chứng. Ví dụ cuốn Kỹ thuật soạn
thảo văn bản do Vũ Hoa Tƣơi biên soạn, Nhà xuất bản Lao động, Hà Nội,
2014, có giới thiệu Thông tƣ 01/2011/TT-BNV về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Tuy nhiên nếu áp dụng theo tài liệu này thì không đúng bởi vì cách trình bày các thành phần thể thức của văn bản trích dẫn này nhiều điểm không đúng qui định trong Thông tƣ 01/2011/TT-BNV.
Lại có những cuốn giáo trình dạy cho các trƣờng đại học nhƣng mỗi giáo trình lại có một qui định riêng, một quan niệm riêng. Ví dụ, về phân loại báo cáo, cuốn Giáo trình Kĩ thuật soạn thảo văn bản Quản lí kinh tế của tác giả Nguyễn
Thế Phán đƣa ra ba tiêu chí để phân loại, theo đó là 7 loại văn bản báo cáo.
Cuốn Những vấn đề cơ bản về soạn thảo văn bản do tác giả Tạ Hữu Ánh biên soạn lại đƣa ra bốn tiêu chí phân loại, theo đó là 6 loại văn bản báo cáo đƣợc phân biệt.
Việc phân loại báo cáo là vấn đề phức tạp, song nhƣ đã trình bày, chỉ nói về tiêu chí phân loại và kết quả phân loại báo cáo cũng đã thấy sự không đồng nhất giữa các nhà nghiên cứu.
Về định nghĩa báo cáo, cũng thấy có sự khác biệt giữa các nhà nghiên cứu. Về vấn đề này, xin xem các các văn bản ở phần tƣ liệu tham khảo.
Để thấy đƣợc sự khác biệt trong hƣớng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, chúng tôi tạm so sánh vài nét về kỹ thuật trình bày thể thức trong
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 85 http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Bảng 3.1: Những điểm khác nhau cơ bản trong trình bày thể thức văn bản của Đảng và văn bản quản lý nhà nƣớc
Thành phần thể thức Văn bản của Đảng Văn bản của cơ quan quản lý nhà nƣớc
Tiêu đề, Quốc hiệu Tiêu đề:
ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
Cỡ chữ 15, in hoa, đứng đậm Đƣờng kẻ có độ dài bằng độ dài tiêu đề
Ví dụ:
ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
Quốc hiệu:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
(cỡ chữ 12-13, in hoa, đứng đậm)
Tiêu ngữ: Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
(cỡ chữ 13 - 14, in thƣờng, đứng đậm) Phía dƣới có đƣờng kẻ ngang, nét liền, có độ
dài bằng độ dài của dòng chữ Ví dụ:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Tên cơ quan ban hành văn bản
- Tên cơ quan tổ chức cấp trên (nếu có), cỡ chữ 14, in hoa, đứng, không đậm;
- Tên cơ quan ban hành, cỡ chữ 14, in hoa, đứng, đậm; - Phía dƣới có dấu sao (*).
Ví dụ:
TỈNH ỦY THÁI NGUYÊN
BAN TUYÊN GIÁO
*
- Tên cơ quan tổ chức cấp trên (nếu có), cỡ chữ 12-13, in hoa, đứng, không đậm;
- Tên cơ quan ban hành, cỡ chữ 12-13, in hoa, đứng, đậm;
- Phía dƣới có đƣờng kẻ ngang nét liền, có độ dài bằng 1/3 đến 1/2 dòng chữ.
Ví dụ:
UBND TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ NỘI VỤ
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 86 http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Thành phần thể thức Văn bản của Đảng Văn bản của cơ quan quản lý nhà nƣớc
Số, ký hiệu văn bản
- Số văn bản là số thứ tự đƣợc ghi liên tục từ số 01 cho mỗi loại văn bản của cấp ủy, ủy ban kiểm tra, ban tham mƣu giúp việc cấp ủy, đảng đoàn, ban cán sự đảng trực thuộc cấp ủy ban hành trong 1 nhiệm kỳ của cấp ủy.
- Sau từ số không có dấu hai chấm (:); giữa số và ký hiệu có dấu gạch ngang (-), giữa tên loại và tên cơ quan ban hành có dấu gạch chéo (/)
Ví dụ:
Số 02-BC/BTGTU Cỡ chữ 14, in thƣờng, đứng
- Số văn bản là số thứ tự, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Sau từ số có dấu hai chấm (:); giữa số và ký hiệu có dấu gạch chéo (/), giữa tên loại và tên cơ quan ban hành có dấu gach ngang (-)
Ví dụ:
Số: 02/QĐ-SNV Cỡ chữ 13, in thƣờng, đứng
Địa điểm (Địa danh) và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Văn bản của các cơ quan Đảng cấp Trung ƣơng và của cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng ghi địa điểm ban hành văn bản là tên thành phố, hoặc thị xã tỉnh lỵ mà cơ quan ban hành văn bản có trụ sở.
- Cỡ chữ 14, in thƣờng, nghiêng
- Đƣợc trình bày ở phía bên phải dƣới tiêu đề của văn bản
Ví dụ văn bản của Tỉnh ủy Phú Thọ (có trụ sở tại thành phố Việt Trì):
Văn bản của các cơ quan, tổ chức thì ghi địa danh hành chính cấp đó.
- Cỡ chữ 13 – 14, in thƣờng, nghiêng
- Đƣợc trình bày ở giữa phía dƣới Quốc hiệu Ví dụ:
Văn bản của UBND tỉnh Phú Thọ (có trụ sở tại thành phố Việt Trì):
Phú Thọ,…
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 87 http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Thành phần thể thức Văn bản của Đảng Văn bản của cơ quan quản lý nhà nƣớc
Việt Trì,……..
Tên loại, trích yếu nội
dung văn bản - Tên loại văn bản + Cỡ chữ 16, in hoa, đứng, đậm
- Trích yếu nội dung văn bản
+ Cỡ chữ 14 – 15, in thƣờng, đứng, đậm. + Không có dòng kẻ bên dƣới
Ví dụ:
CHỈ THỊ
Về công tác tuyển quân năm 2014 - Trích yếu nội dung công văn
+ Cỡ chữ 12, in thƣờng, nghiêng
+ Không quy định cụ thể về việc cách dòng so với số và ký hiệu văn bản.
Vi dụ: Công văn của Đảng ủy Trƣờng Chính trị tỉnh do Văn phòng Đảng ủy soạn thảo về việc đăng ký cử cán bộ đi đào tạo
Số 06–CV/BTGTU
Về việc đăng ký cử cán bộ đi đào tạo
- Tên loại văn bản
+ Cỡ chữ 14, in hoa, đứng, đậm
- Trích yếu nội dung văn bản
+ Cỡ chữ 14, in thƣờng, đứng, đậm
+ Dòng kẻ bên dƣới nét liền, có độ dài bằng
1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ
Ví dụ:
CHỈ THỊ
Về việc tăng cƣờng công tác quản lý, điều hành và bình ổn giá những tháng
cuối năm 2013
- Trích yếu nội dung công văn + Cỡ chữ 12- 13, in thƣờng, đứng
Đặt canh giữa dƣới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản Ví dụ: Công văn của Sở Nội vụ do Phòng Cán bộ - Công chức soạn thảo về việc đánh giá cán bộ, công chức, viên chức năm 2013
Số 06/SNV-CBCC
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 88 http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Thành phần thể thức Văn bản của Đảng Văn bản của cơ quan quản lý nhà nƣớc
V/v đánh giá cán bộ, công chức, viên chức năm 2013
Nội dung văn bản
- Cỡ chữ 14 – 15, in thƣờng, đứng;
Không quy định cụ thể về cách trình bày.
Cỡ chữ 13 – 14, in thƣờng, đứng (đƣợc dàn đều cả hai lề); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng chọn tối thiểu từ cách dòng đơn hoặc 15pt trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng.
Thể thức đề ký văn bản Dấu hiệu chữ viết tắt thể thức đề ký là gạch chéo (/) Ví dụ: T/M; K/T; T/L - Thể thức đề ký + Cỡ chữ 14, in hoa, đứng, đậm - Chức vụ ngƣời ký + Cỡ chữ 14, in hoa, đứng, không đậm - Họ tên ngƣời ký + Cỡ chữ 14, in thƣờng, đứng, đậm Ví dụ: T/M BAN THƢỜNG VỤ BÍ THƢ
Dấu hiệu sau các chữ viết tắt thể thức đề ký là dấu chấm (.) Ví dụ: TM.; KT.; TL. - Thể thức đề ký + Cỡ chữ 13 - 14, in hoa, đứng, đậm - Chức vụ ngƣời ký + Cỡ chữ 13-14, in hoa, đứng, đậm - Họ tên ngƣời ký + Cỡ chữ 13-14, in thƣờng, đứng, đậm Ví dụ:
TM. UỶ BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 89 http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Thành phần thể thức Văn bản của Đảng Văn bản của cơ quan quản lý nhà nƣớc
Nguyễn Văn A
Trần Văn B
Nơi nhận - Từ nơi nhận: cỡ chữ 14, in thƣờng, đứng, phía dƣới có đƣờng kẻ ngang nét liền bằng độ dài dòng chữ - Nơi nhận cụ thể: cỡ chữ 12, in thƣờng, đứng Ví dụ:
Nơi nhận:
- Ban Tuyên giáo Trung ƣơng; - Huyện ủy Đồng Hỷ; - Lƣu: VT, VPĐU. - Từ nơi nhận: cỡ chữ 12, in nghiêng, đậm - Nơi nhận cụ thể: cỡ chữ 11, in thƣờng, đứng Ví dụ: Nơi nhận: - Các sở, ban, ngành;
- UBND các huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh ; - Lƣu: VT, HC.
- Đánh số trang văn bản
- Bắt đầu từ trang thứ 2 phải đánh số trang, cách mép trên trang giấy 10mm và cách đều 2 mép phải, trái của phần có chữ.
- Từ trang thứ 2 phải đánh số trang, số trang đƣợc trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy, bằng chữ in thƣờng, cỡ chữ 13 - 14, kiểu chữ đứng
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 90 http://www.lrc-tnu.edu.vn/
3.1.2.2. Nguyên nhân thứ hai: Do ảnh hưởng của tiếng dân tộc hay tiếng địa phương
Trong số các lỗi mà luận văn đã khảo sát, có một số lỗi xảy ra là do ngƣời viết bị ảnh hƣởng của ngôn ngữ dân tộc / tiếng địa phƣơng. Nói cách khác, do ngƣời viết bị ảnh hƣởng của cách phát âm / dùng tiếng dân tộc, tiếng địa phƣơng mà phạm lỗi sử dụng ngôn ngữ trong khi soạn thảo báo cáo. Chẳng hạn, những lỗi thanh điệu, kiểu nhƣ: sửa (bò), xạ / xá hội chủ nghịa / nghía;
những lỗi dùng từ nhƣ: “rấy” (nƣơng rấy), “đảng bảo” (đảm bảo)… đều là những lỗi do ảnh hƣởng của tiếng dân tộc hay tiếng địa phƣơng.
3.1.2.3. Nguyên nhân thứ ba: Do những qui định về thể thức và kĩ thuật trình bày của văn bản báo cáo khá phức tạp
Có lẽ bất cứ ai đọc những qui định về thể thức hay kỹ thuật trình bày báo cáo trong các tài liệu mà chúng tôi đã dẫn đều có suy nghĩ chung nhƣ ngƣời viết luận văn này: Những vấn đề lí thuyết này quá phức tạp. Sự phức tạp thể hiện ở sự chi tiết các qui định về thể thức và kĩ thuật trình bày. Nếu nghiêm túc thực hiện tất cả những qui định này ngƣời viết báo cáo phải tốn không ít thời gian và công sức để tìm hiểu những văn bản qui định. Nhiều cán bộ có quá trình công tác lâu năm, rất thuần thục trong viết báo cáo và trình bày báo cáo nhƣng lại gặp khó khăn khi chuyển công tác sang cơ quan khác (ví dụ từ cơ quan Đảng sang cơ quan chính quyền và ngƣợc lại) vì qui định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của hai hệ thống cơ quan này có nhiều điểm khác biệt… Tóm lại, để nắm đƣợc những qui định thể thức và kỹ thuật trình bày, ngƣời viết báo cáo phải nghiên cứu một cách nghiêm túc mới có thể hiểu và vận dụng đƣợc. Một khi ngƣời viết báo cáo chƣa nắm đƣợc những nội dung lí thuyết này thì việc soạn thảo văn bản tất yếu sẽ mắc lỗi.