6. Cấu trúc của luận văn
2.2.1. Lỗi thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản báo cáo
Văn bản báo cáo mắc lỗi thể thức và lỗi kỹ thuật trình bày là văn bản không tuân thủ qui định về thể thức cũng nhƣ kỹ thuật trình bày của văn bản báo cáo.
Trong số 10.812 lỗi đã thống kê, lỗi thể thức và kỹ thuật trình bày có 2.120 trƣờng hợp, chiếm xấp xỉ 19,6% (2.120/10.812). (Xin xem bảng 2.2).
Trong số 2.120 lỗi vừa nói, lỗi thể thức có 514 trƣờng hợp, chiếm xấp xỉ 24,2% (514/2.120); và lỗi kỹ thuật trình bày có 1.606 trƣờng hợp, chiếm xấp xỉ 75,8 % (1.606/2.120).
Nếu tính trên toàn số lỗi đã thống kê thì lỗi thể thức chỉ chiếm xấp xỉ 4,75% (514/10.812) và lỗi kĩ thuật trình bày chiếm xấp xỉ 14,85 % (1.606/10.812).
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 42 http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Về số lƣợng và tỉ lệ % của loại lỗi về thể thức và kỹ thuật trình bày, xin xem bảng tổng kết 2.4 dƣới đây. Tỉ lệ % tính theo hai số liệu: số lỗi thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản (2.120 lỗi) và tổng số lỗi đã thống kê đƣợc (10.812 lỗi).
Bảng 2.4: Bảng tổng kết lỗi thể thức và kỹ thuật trình bày Loại lỗi
SL / TL%
Lỗi thể thức Lỗi kĩ thuật
trình bày Tổng số
Số lƣợng 514 1606 2.120
Tỉ lệ % /2120 24,2 75,8 100
/ 10812 4,75 14,85 19,6% /10.812
Xét theo chủ thể ban hành báo cáo và kiểu văn bản báo cáo, số lƣợng và tỉ lệ phần trăm của nhóm lỗi thể thức và kỹ thuật trình bày xin xem bảng tổng kết 2.5 và 2.6 dƣới đây. Tỉ lệ phần trăm đƣợc tính theo số lỗi của nhóm này: 2.120.
Bảng 2.5: Bảng tổng kết số lỗi thể thức và lỗi kĩ thuật trình bày theo chủ thể ban hành báo cáo
SL / TL% Chủ thể BHBC Số lƣợng Tỉ lệ % Cấp Trung ƣơng 92 4,3 Cấp tỉnh 367 17,3 Cấp huyện 527 24,9 Cấp xã 835 39,4 Trƣờng học 299 14,1 Tổng số 2.120 100
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 43 http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Bảng 2.6: Lỗi thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản phân loại theo chủ thể ban hành báo cáo
(Tỉ lệ phần trăm tính theo số lỗi thể thức: 514 và KTTB: 1606) Loại lỗi
Chủ thế BH
Lỗi thể thức (TL% tính theo sô 514)
Lỗi kỹ thuật trình bày văn bản (TL% tính theo sô 1.606) Số lƣợng Tỷ lệ % Số lƣợng Tỷ lệ % Cấp Trung ƣơng 20 3,9 72 4,5 Cấp tỉnh 77 15,0 290 18,1 Cấp huyện 130 25,3 397 24,7 Cấp xã 205 39,9 630 39,2 Trƣờng học 82 15,9 217 13,5 Cộng 514 100,0 1.606 100,0
Nhìn vào bảng tổng kết 2.5 và 2.6, dễ dàng nhận thấy báo cáo do Trung ƣơng ban hành có số lỗi thấp nhất; tiếp đến là đơn vị trƣờng, rồi đến cấp tỉnh, cấp huyện và cuối cùng là cấp xã có văn bản báo cáo mắc lỗi nhiều nhất.
Số lỗi về thể thức (514) chiếm xấp xỉ 24,2%, và số lỗi về kĩ thuật trình bày chiếm xấp xỉ 75,8% trên tổng số cả hai loại ( 2.120).
2.2.1.1. Lỗi về thể thức văn bản báo cáo
a) Số liệu thống kê:
- Nhƣ nói ở trên, trong số 2.120 lƣợt lỗi thuộc nhóm thứ nhất (lỗi thể thức và kĩ thuật trình bày) đã thống kê trên 400 văn bản báo cáo, lỗi thể thức có 514 trƣờng hợp, chiếm xấp xỉ 24,2% (514/2.120).
Nếu tính trên tổng số lỗi đã thống kê thì lỗi thể thức chỉ chiếm xấp xỉ 4,75% (514/10.812). Về số lƣợng và tỉ lệ % của loại lỗi về thể thức, xin xem bảng tổng kết 2.7 dƣới đây.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 44 http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Bảng 2.7: Bảng tổng kết lỗi thể thức trong văn bản BC đã khảo sát Loại lỗi
SL / TL% Lỗi thể thức
Số lƣợng 514
Tỉ lệ % /2.120 24,2
/ 10.812 4,75
(Số báo cáo mắc lỗi thể thức và số lỗi trung bình trên một báo cáo xin xem phụ lục số I)
- Xét theo các kiểu văn bản báo cáo, lỗi thể thức có tần số xuất hiện không giống nhau. Trong ba kiểu văn bản báo cáo mà luận văn đã chọn làm ngữ liệu khảo sát, kiểu báo cáo định kì mắc lỗi thể thức nhiều nhất, (303 lƣợt), chiếm xấp xỉ 59% (303/514). Kiểu báo cáo đột xuất chiếm tỉ lệ thấp nhất, chỉ có xấp xỉ 8,3% (43/514). Số còn lại là báo cáo chuyên đề chiếm xấp xỉ 32,7% (168/514). Xin xem bảng tổng kết 2.8 dƣới đây:
Bảng 2.8: Bảng tổng kết loại lỗi thể thức tính theo kiểu văn bản BC Tỉ lệ % tính trên số lỗi thể thức (514)
SL /TL%
Kiểu báo cáo Số lƣợng Tỉ lệ %
Báo cáo định kì 303 59,0
Báo cáo chuyên đề 168 32,7
Báo cáo đột xuất 43 8,3
Tổng số 514 100
- Xét theo chủ thể ban hành văn bản báo cáo, có thể thấy, văn bản có chủ thể ban hành là cấp Trung ƣơng mắc lỗi thể thức thấp nhất (20 lƣợt), văn bản báo cáo đƣợc ban hành ở cấp xã vẫn là những báo cáo mắc lỗi nhiều nhất (205 lƣợt). Xin xem bảng tổng kết 2.9.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 45 http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Bảng 2.9: Báo cáo mắc lỗi thể thức đƣợc phân loại theo chủ thể ban hành SL / TL% Chủ thể ban hành BC Số lƣợng Tỉ lệ % Số lỗi thể thức / 514 Số lỗi thống kê / 10.812 Cấp Trung ƣơng 20 3,9 0,18 Cấp tỉnh 77 15,0 0,71 Cấp huyện 130 25,3 1,2 Cấp xã 205 39,9 1,9 Trƣờng học 82 15,9 0,76 Tổng số 514 100,0 4,75
- Xét theo các thành phần thể thức tạo nên cấu trúc của văn bản báo cáo, 514 lƣợt lỗi này đƣợc phân bố không giống nhau. Có thể xem số lƣợt mắc lỗi thể thức tính theo 10 thành phần thể thức của văn bản báo cáo bằng bảng tổng kết 2.10 dƣới đây:
Bảng 2.10: Bảng tổng kết lỗi thể thức theo 10 thành phần thể thức và chủ thể ban hành báo cáo (tỉ lệ % tính theo số lỗi về thể thức: 514) Chủ thể ban hành báo cáo Tp TT/ SL,% Trung ƣơng Tỉnh Huyện Xã Trƣờng Tổng kết
Quốc hiệu (Tiêu đề) SL 0 1 1 5 0 7
% 0,2 0,2 1,0 1,4
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
SL 0 18 9 9 6 42
% 3,5 1,8 1,8 1,2 8,2
Số, ký hiệu của văn bản SL 3 12 31 37 18 101
% 0,6 2,3 6,0 7,2 3,5 19,6
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
SL 2 6 18 18 17 61
% 0,4 1,2 3,5 3,5 3,3 11,9
Tên gọi và trích yếu nội dung của văn bản
SL 4 3 7 14 6 34
% 0,8 0,6 1,4 2,7 1,2 6,6
Nội dung văn bản SL 4 14 33 44 21 116
% 0,8 2,7 6,4 8,6 4,1 22,6 Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của ngƣời có thẩm quyền SL 2 9 9 30 4 54 % 0,4 1,8 1,8 5,8 0,8 10,5
Dấu của cơ quan, tổ chức SL 2 3 8 6 0 19 % 0,4 0,6 1,6 1,2 3,7 Nơi nhận SL 3 5 11 23 3 45 % 0,6 1,0 2,1 4,5 0,6 8,8 Các thành phần khác SL 0 6 3 19 7 35 % 1,2 0,6 3,7 1,4 6,8 Tổng cộng 20 77 130 205 82 514
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 46 http://www.lrc-tnu.edu.vn/
b) Các dạng lỗi thể thức
Nhƣ đã nói, thể thức của một văn bản báo cáo gồm 10 thành phần bắt buộc. Bảng thống kê 2.10 cho thấy, số lƣợng lỗi xuất hiện theo 10 thành phần thể thức không giống nhau. Đặc biệt, kiểu lỗi trong một thành phần thể thức cũng khá đa dạng.
Dƣới đây là 10 dạng lỗi tƣơng ứng 10 thành phần thể thức của văn bản báo cáo mà chúng tôi đã thống kê đƣợc:
(1) Lỗi viết Quốc hiệu (Tiêu đề)
Một văn bản báo cáo buộc phải có Quốc hiệu (với báo cáo thuộc khối chính quyền thì bắt buộc dùng Quốc hiệu: “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam/ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”), hoặc tiêu đề (với báo cáo thuộc khối Đảng thì phải dùng tiêu đề: “Đảng Cộng sản Việt Nam”).
Theo tƣ liệu thống kê của chúng tôi, có hai dạng lỗi về thành phần này mà ngƣời viết báo cáo đã mắc, đó là:
+ Không viết Quốc hiệu hoặc tiêu đề: Đây là thành phần bắt buộc của một văn bản báo cáo, song đôi khi ngƣời viết lại “quên” không viết, đó là phạm lỗi. Trong số 7 lƣợt lỗi này xuất hiện trong tƣ liệu điều tra của chúng tôi thì có ba trƣờng hợp văn bản báo cáo không viết Quốc hiệu hoặc tiêu đề. Điều cần nói là cả ba trƣờng hợp đều rơi vào kiểu báo cáo đột xuất ở cấp xã.
+ Viết nhầm Quốc hiệu: Nhƣ vừa nói, báo cáo thuộc khối Đảng không
viết Quốc hiệu mà viết tiêu đề. Thế nhƣng ngƣời viết báo cáo lẽ ra phải viết tiêu đề thì lại viết Quốc hiệu. Tức là, trong bản báo cáo về công tác Đảng nhƣng ngƣời viết báo cáo lại thay vì ghi tiêu đề thì lại ghi Quốc hiệu.
(2) Lỗi về viết tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Theo tƣ liệu điều tra của chúng tôi, lỗi về thành phần thể thức thứ 2 này có 42 trƣờng hợp và có hai dạng lỗi mà ngƣời viết báo cáo đã mắc, đó là:
+ Ghi thiếu hoặc thừa yếu tố của tên cơ quan ban hành văn bản: Ví dụ, ngƣời viết báo cáo lẽ ra phải viết đầy đủ tên cơ quan, kiểu nhƣ: “Đại học Thái
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 47 http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Nguyên, Trƣờng Đại học Sƣ phạm” thì lại chỉ viết tắt là: “Trƣờng ĐH Sƣ phạm Thái Nguyên”. Trong văn phong hành chính cần phải nói chính xác, đầy đủ tên. Ngƣợc lại, viết thừa yếu tố cũng là không đúng. Ta không đƣợc viết “Trƣờng Đại học Thái Nguyên”, phải lƣợc yếu tố “Trƣờng”.
Một ví dụ khác: Hội đồng Lý luận phê bình văn học nghệ thuật Trung ƣơng là cơ quan trực thuộc Ban Tuyên giáo Trung ƣơng, vì vậy tên cơ quan cấp trên của Hội đồng này chỉ cần ghi là Ban Tuyên giáo Trung ƣơng, không cần ghi thêm Ban Chấp hành Trung ƣơng (là cơ quan cấp trên của Ban Tuyên giáo Trung ƣơng) nữa.
+ Viết sai tên cơ quan ban hành văn bản: Có một số cơ quan nay đã thay bằng tên mới nhƣng ngƣời viết báo cáo vẫn dùng tên cũ. Về nguyên tắc hành chính, viết nhƣ vậy là sai. Chẳng hạn, Trƣờng Cao đẳng Sƣ phạm Thái Nguyên hiện nay trƣớc kia có tên là Trƣờng Sƣ phạm 10+3 Bắc Thái, nay có ngƣời viết là “Trƣờng (Sƣ phạm) 10+3 Thái Nguyên”, nhƣ vậy là sai.
(3) Lỗi về viết số, ký hiệu văn bản
- Đây là dạng lỗi về thể thức văn bản báo cáo có tần số xuất hiện cao thứ hai theo tƣ liệu điều tra của chúng tôi (101/514).
- Biểu hiện lỗi loại này khá đa dạng:
+ Không sử dụng số văn bản hoặc có sử dụng nhƣng không ghi thứ tự ban hành theo năm hành chính (đối với văn bản khối cơ quan nhà nƣớc) hoặc theo nhiệm kì (đối với văn bản các cơ quan khối Đảng).
+ Không ghi chữ số “0” vào trƣớc các số nhỏ hơn 10 trong phần ghi số, kí hiệu văn bản BC;
+ Ghi thiếu nội dung trong ký hiệu văn bản. Ký hiệu văn bản bao gồm tên loại văn bản (theo bảng chữ viết tắt qui định) và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nƣớc ban hành văn bản. Qua khảo sát, chúng tôi thấy có 21 báo cáo chỉ có tên loại văn bản (BC) mà không có chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Những trƣờng hợp nhƣ vậy là mắc lỗi về thể thức văn bản.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 48 http://www.lrc-tnu.edu.vn/
+ Không ghi tên cơ quan chủ quản của cơ quan ban hành văn bản. Ví dụ văn bản của Hội đồng xét duyệt đề tài, sáng kiến thuộc Sở Nội vụ thì phải ghi tên Sở Nội vụ ở phía trên tên Hội đồng.
(4) Lỗi về viết địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
- Lỗi thuộc thành phần thể thức này có 61 trƣờng hợp. Theo kết quả điều tra của chúng tôi, văn bản báo cáo mắc lỗi thành phần thể thức này có số lƣợng cao thứ ba.
- Biểu hiện lỗi loại này rơi vào hai dạng:
+ Ghi sai tên địa danh theo qui định: Thông tƣ 01/2011/TT-BNV qui định địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ƣơng là tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; văn bản của UBND tỉnh, thành phố thuộc Trung ƣơng (gọi chung là cấp tỉnh) và các sở, ban, ngành thuộc tỉnh phải ghi địa danh ban hành văn bản là tên tỉnh. Đối với trƣờng hợp tên thành phố thuộc tỉnh trùng với tên tỉnh (nhƣ Thái Nguyên, Lạng Sơn, Cà Mau…) thì văn bản của cơ quan hành chính thành phố phải ghi thêm hai chữ thành phố (TP.), ví dụ TP.Thái Nguyên, … Tuy nhiên, các cơ quan khối Đảng không thực hiện theo qui định này. Hƣớng dẫn 11-HD/VPTW nêu rõ: “Văn bản của các cơ quan đảng cấp trung ương và của cấp tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương ghi địa điểm ban hành văn bản là tên thành phố, hoặc thị xã tỉnh lỵ mà cơ quan ban hành văn bản có trụ sở…”. Đối chiếu hai văn bản
quy định trên thì báo cáo của UBND tỉnh Quảng Ninh cần ghi tên địa danh ban hành văn bản là Quảng Ninh, trong khi báo cáo của Tỉnh uỷ Quảng Ninh lại phải ghi địa danh ban hành văn bản là Hạ Long (thành phố tỉnh lỵ, nơi đóng trụ sở Tỉnh uỷ Quảng Ninh) thì mới đúng thể thức qui định.
Đối với địa danh ban hành văn bản là đơn vị hành chính chỉ có 1 âm tiết (Ví dụ: Huế, Vinh, Mẹt, Kép…), Hƣớng dẫn 11-HD/VPTW qui định phải ghi cấp hành chính trƣớc địa danh ban hành báo cáo (Ví dụ: Thành phố Huế, Thị trấn Kép…).
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 49 http://www.lrc-tnu.edu.vn/
+ Sai về ngày, tháng, năm ban hành văn bản: lỗi dạng này có thể là không có ngày ban hành văn bản (để trống, chƣa điền ngày); không có số 0 trƣớc ngày nhỏ hơn 10 và trƣớc tháng 1,2; ngƣợc lại có trƣờng hợp ghi số 0 trƣớc các tháng từ tháng 3 đến tháng 9 cũng là sai quy định.
(5) Lỗi về tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn. Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản. Đối chiếu qui định trên, văn bản báo cáo bắt buộc phải có đầy đủ tên loại và trích yếu nội dung. Theo kết quả điều tra của chúng tôi, lỗi về thành phần thể thức thứ 5 này có 34 trƣờng hợp chủ yếu là trích yếu chƣa phản ánh đầy đủ nội dung chính của BC; có trƣờng hợp trích yếu quá dài nhƣng cũng có trƣờng hợp trích yếu lại quá ngắn, không thể hiện đƣợc nội dung chính của báo cáo.
(6) Lỗi về nội dung văn bản
- Đây là dạng lỗi về thể thức văn bản báo cáo có tần số xuất hiện cao nhất theo kết quả điều tra của chúng tôi (116/514).
- Biểu hiện lỗi loại này khá đa dạng:
+ Nội dung sơ sài, văn phong không phù hợp với thể loại văn bản hành chính công vụ, thiếu tính trang trọng. Nhiều báo cáo chúng tôi khảo sát sử dụng ngôn ngữ nói nên văn phong thiếu đi tính trang trọng cần có của thể loại văn bản hành chính – công vụ. Nội dung nhiều báo cáo rất sơ sài (nhất là báo cáo kết quả công tác tháng), chủ yếu là liệt kê công việc, thiếu phân tích, đánh giá kết quả, chỉ ra nguyên nhân, biện pháp nhân rộng mô hình (hoặc khắc phục nhƣợc điểm, nếu có).
+ Cách diễn đạt rƣờm rà, dùng nhiều từ địa phƣơng. Lỗi này tập trung nhiều ở báo cáo của cấp xã và các trƣờng học phổ thông. Trong số các xã thì các xã miền núi thuộc huyện Chợ Mới (Bắc Kạn) mắc lỗi này nhiều nhất.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 50 http://www.lrc-tnu.edu.vn/
+ Khi viện dẫn lần đầu các văn bản liên quan không ghi cụ thể, đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, tháng năm ban hành, tên cơ quan ban hành, trích yếu nội dung văn bản.
+ Bố cục báo cáo thiếu chặt chẽ; các đề mục trong báo cáo không thống nhất, thiếu mục. Nguyên nhân của lỗi dạng này chủ yếu do ngƣời soạn thảo không lập đề cƣơng, dàn ý trƣớc khi viết.
(7) Lỗi viết chức vụ, họ tên và chữ kí của người có thẩm quyền