Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là loại chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành công trình xây lắp, thường chiếm khoảng 68%-70% giá trị công trình. Do đó việc hạch toán chi phí này chính xác, đầy đủ có ý nghĩa quan trọng trong quản lý chi phí đồng thời đảm bảo tính chính xác giá thành sản phẩm xây lắp.
Để hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, Công ty sử dụng TK 621; “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”. TK621 được chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình. Và sử dụng TK152: “Nguyên liệu, vật liệu” để hạch toán trị giá vật liệu mua vào trong kỳ.
Với phương thức khoán gọn các hạng mục chi phí xuống các đội công trình. Đối với vật tư xuất dùng cho thi công do các đội công trình tự cung ứng dựa trên số dự toán. Do vậy, Công ty thường không dự trữ vật tư trong kho Công ty để xuất cho đội thi công làm giảm bớt chi phí vận chuyển từ kho Công ty đến các công trình.
Hàng tháng, căn cứ vào dự toán khối lượng xây lắp và định mức tiêu hao vật tư, các đội lập bảng kế hoạch mua vật tư. Khi có nhu cầu sử dụng vật tư, đội trưởng công trình sẽ cử nhân viên cung ứng viết giấy đề nghị tạm ứng, kế toán lập phiếu chi có đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị, thủ quỹ sẽ
xuất tiền theo đúng số tiền ghi trên phiếu chi.
Với số tiền tạm ứng, các đội tự mua vật tư và chuyển thẳng đến công trình. Thống kê-Kế toán sẽ tiến hành làm thủ tục nhập kho và lập luôn phiếu xuất kho để kịp thời đưa vật liệu vào sản xuất. Thủ tục này nhằm giúp Thống kê-Kế toán dễ hạch toán và quản lý.
Sau đó người xin tạm ứng sẽ gửi lại phòng Tài chính kế toán toàn bộ chứng từ gốc: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, Giấy đề nghị nhập xuất vật tư. Căn cứ các chứng từ này kế toán tiến hành nhập vào máy lần lượt từ phiếu nhập đến phiếu xuất.
Biểu số 2.1
Đơn vị: Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Quốc tế Minh Quân
Bộ phận: Đội XD số 6
Mẫu số: 03-TT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày.4.. tháng..10. năm 2012... Số:..86....
Kính gửi: Ban giám đốc Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Quốc tế Minh Quân
Tên tôi là: Trần Đức Minh Địa chỉ: Đội XD số 6
Đề nghị cho tạm ứng số tiền:. 283.440.0000 đ
(Viết bằng chữ): Hai trăm tám mươi ba triệu bốn trăm bốn mươi nghìn đồng chẵn. Lý do tạm ứng: Mua vật liệu thi công công trình tầng 20 dự án Royal City Hà Nội.
Người đề nghị tạm ứng
(Ký, họ tên)
Đội trưởng
(Ký, họ tên) Kế toán trưởng(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)Giám đốc
Biểu số 2.2
Đơn vị: Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Quốc tế Minh Quân
Bộ phận: Đội XD số 6
Mẫu số: 01-VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày.04.. tháng.10.. năm 2012....
Số: ....00125..
Nợ …152... Có ...141... - Họ và tên người giao:...Trần Đức Minh...
- Theo.HĐ GTGT..số..345 ngày..04.tháng.10 năm.2012.của:Cty CPXD Tây Đô... - Nhập tại kho:...PK1... Địa điểm: Hà Nội...
STT phẩm chất vật tư, dụng cụTên, nhãn hiệu, quy cách sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Gạch Viên 240.000 240.000 1.181 283.440.000 Cộng x x x x x 283.440.000
- Tổng số tiền (Viết bằng chữ):Hai trăm tám mươi ba triệu bốn trăm bốn mươi nghìn đồng chẵn.
Ngày.4.. tháng.10.. năm 2012. Người lập phiếu (Ký, họ tên) Đội trưởng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Giá thực tế của vật liệu bao gồm: Giá mua ghi theo hoá đơn người bán cộng chi phí thu mua và các chi phí vận chuyển, bốc dỡ tại kho.
Biểu số 2.3
Đơn vị: Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Quốc tế Minh Quân
Bộ phận: Đội XD số 6
Mẫu số: 02-VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC, ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày.4.. tháng.10.. năm ..2012..
Số: ...00180...
Nợ ...621...
Có ...152... - Họ và tên người nhận hàng: Lê Vũ Thắng
- Địa chỉ (bộ phận): Đội XD số 6
- Lý do xuất kho: Thi công công trình tầng 20 khu căn hộ cao cấp dự án Royal City - Xuất tại kho :...số 1... Địa điểm: Hà Nội
ĐVT: Đồng Việt Nam
STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư,dụng cụ,sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực
xuất
A B C D 1 2 3 4
1 Gạch Viên 240.000 240.000 1.185 284.4400.000
Cộng x x x x x 284.4400.000
- Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Hai trăm tám mươi ba triệu bốn trăm bốn mươi nghìn đồng chẵn...
Ngày.04.. tháng.10.. năm ..2012...
Người lập phiếu
(Ký, họ tên) Người nhận hàng(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)Thủ kho Kế toán trưởng(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)Giám đốc
Vật tư xuất sử dụng cho thi công công trình được hạch toán theo phương pháp giá bình quân gia quyền.
Khi kế toán nhập chứng từ vào máy, từ giao diện nền của phần mềm chọn “Kho” “Xuất Kho” “Ghi chép thông tin trên chứng từ”
Màn hình 2.1:Nhập Phiếu Xuất Kho
- Kế toán chọn “Đối tượng” để cập nhật mã người nhận: XD06_00003 - Sau đó điền vào Hộp thoại “Địa chỉ” là địa chỉ của chính công ty.
- Hộp thoại “Người nhận”: máy sẽ tự động nhập tên người nhận sau khi nhập Mã cho Hộp thoại “Đối tượng”.
- Hộp thoại “ Lý do xuất”: công trình tầng 20 Royal City, Hà Nội.
- Hộp thoại: “Kèm theo” là các chứng từ đi kèm với chứng từ gốc (Phiếu xuất kho) là: Giấy đề nghị xuất kho.
- Hộp thoại: “Ngày chứng từ” chọn 04/10/2012. - Hộp thoại: “Ngày hạch toán” chọn 04/10/2012. - Hộp thoại: “Số chứng từ” ghi XK00180.
- Mục: “Mã hàng”chọn GACH. - Mục “TK nợ”: TK 621.
- Mục “Đơn giá”, “Số lượng”, “Thành tiền”: Căn cứ vào Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Hợp đồng kinh tế, Báo giá kế toán ghi: SL 240.000, ĐG: 1.185đ, TT: 284.440.000
- Mục “ĐVT”: ghi viên.
- Sau khi nhập xong, phần mềm kế toán máy sẽ tự xử lý và kết chuyển số liệu qua Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sổ chi tiết TK 621, bảng tổng hợp nhập xuất tồn, Sổ cái TK 621.
Để xem sổ chi tiết tài khoản 621 của công trình tầng 20 khu căn hộ cao cấp dự án Royal City Hà Nội. Từ màn hình phần mềm kế toán chọn: “Giá thành”
“Tập hợp chi phí trực tiếp” “Tên đối tượng tập hợp chi phí” Màn hình 2.2
Màn hình 2.2
Sau khi kích chọn đối tượng tập hợp chi phí ta được danh sách các đối tượng liên quan….(Màn hình 2.3…)
Màn hình 2.3
Muốn xem Sổ cái: Từ giao diện chính kế toán chọn “Giá thành” “Sổ cái tài khoản theo công việc” “Mã tài khoản” và “Mã ĐT tập hợp CP”“Đồng ý”.
Màn hình 2.4