Trong quá trình sử dụng, TSCĐ bị hao mòn và hư hỏng cần phải sửa chữa, thay thế để khôi phục năng lực hoạt động. Công việc sửa chữa có thể do doanh nghiệp tự làm hoặc thuê ngoài và được tiến hành theo kế hoạch hay ngoài kế toán. Tuỳ theo quy mô, tính chất của công việc sửa chữa, kế toán sẽ phản ánh vào các TK thích hợp.
1. Sửa chữa thường xuyên TSCĐ.
Sửa chữa thường xuyên mang tính duy tu bảo dưỡng. Do khối lượng công việc sửa chữa không nhiều, quy mô sửa chữa nhỏ, chi phí phát sinh đến đâu được tập hợp trực tiếp vàp chi phí kinh doanh đến đó.
Nếu việc sửa chữa do doanh nghiệp tự làm, chi phí sửa chữa được tập hợp như sau:
Nợ các TK liên quan (627, 641, 642)
Có các TK chi phí (111, 112, 152, 214, 334, 338...) Trường hợp thuê ngoài
Nợ các TK liên quan (627, 641, 642)
Có các TK chi phí (111, 112, 331): tổng số tiền phải trả. Nợ TK 133 (1331) Thuế GTGT được khấu trừ.
2. Sửa chữa lớn TSCĐ.
a. Sửa chữa lớn có trong kế hoạch
BT1: Phản ánh số trích trước chi phí sửa chữa lớn Nợ TK 627, 641, 642
BT2: Phản ánh chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh. Nợ TK 241 (2413):
Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 152, 334, 338...
BT3: Kết chuuyển chi phí sửa chữa lớn khi sửa chữa đã hoàn thành Nợ TK 335
Có TK 241 (2413)
Trường hợp chi phí sửa chữa lớn thực tế lớn hơn chi phí trích trước thì phải trích tiếp phần chênh lệch vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Nợ TK 627, 641, 642: phần chênh lệch Có TK 335
Trường hợp chi phí trích trước lớn hơn chi phí thực tế phát sinh thì được hạch toán vào thu nhập bất thường của doanh nghiệp.
Nợ TK 335: phần chênh lệch Có TK 721
b. Sửa chữa lớn ngoài kế hoạch
BT1: phản ánh chi phí lớn thực tế phát sinh Nợ TK 241 (2413)
Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 152, 331, 334...
BT2: Kết chuyển chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh khi sửa chữa lớn đã hoàn thành
Nợ TK 142 (1421)
Có TK 241 (2413)
BT3: Phân bổ phần chi phí sửa chữa lớn Nợ TK 627, 641, 642
Có TK 142 (1421)
Sửa chữa lớn nâng cấp là việc sửa chữa nhằm kéo dài tuổi thọ của TSCD hay nâng cao năng suất, tính năng tác dụng của TSCĐ. Việc hạch toán sửa chữa nâng cấp được tập hợp riêng theo từng công trình qua TK 241 (2413). Khi công trình hoàn thành bàn giao, giá trị nâng cấp sẽ được ghi tăng nguyên giá TSCĐ bằng bút toán.
Nợ TK 211: nguyên giá (giá thành sửa chữa thực tế)
Có TK 241 (2415): giá thành thực tế công tác sửa chữa