3.2.2.1. Về phương thức bán hàng
Để mở rộng thị trường tiêu thụ, đa dạng hóa các phương thức bán hàng công ty cần có những cơ chế, chính sách giá cả phù hợp để mở rộng thêm thị trường thông qua hình thức mở thêm các đại lý gửi hàng bán ở nhiều địa phương. Khi áp dụng phương pháp này, kế toán mở TK 157 “hàng gửi đi bán” được sử dụng để theo dõi giá trị sản phẩm dịch vụ và hàng hóa mà công ty gửi bán nhưng chưa đươc chấp nhận thanh toán, số hàng này vẫn thuộc quyền sở hữu của công ty.
Mở tài khoản này, kế toán hạch toán như sau:
Khi gửi thành phẩm cho đơn vị nhận bán đại lý, căn cứ phiếu xuất kho, kế toán ghi:
Nợ TK 157: Hàng gửi đi bán Có TK 155: Thành phẩm
Nếu phát sinh chi phí trong quá trình gửi bán đại lý. + Công ty chịu:
Nợ TK 641: Chi phí chưa có thuế GTGT
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 111,112: Tổng giá thanh toán + Nếu công ty chi hộ cho cơ sở nhận đại lý:
Nợ TK 138 (1388): Số tiền đã ghi theo giá thanh toán Có TK 111, 112, 331
Khi nhận được bảng thanh toán hàng bán đại lý do cơ sở nhận đại lý lập và các chứng từ thanh toán, kế toán phản ánh doanh thu, hoa hồng đại lý dành cho bên nhận bán hàng đại lý:
Trường hợp bên nhận đại lý đã chiết khấu tiền hoa hồng, kế toán ghi: Nợ TK 111.112: Số tiền thực nhận theo giá thanh toán
Nợ TK 641: Hoa hồng đại lý
Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của dịch vụ đại lý Có TK 511: Giá bán chưa có thuế GTGT
Có TK 333 (33311): Thuế GTGT đầu ra (nếu có)
Trường hợp hoa hồng trả theo định kỳ (đơn vị nhận hàng đại lý không khấu trừ ngay tiền hoa hồng), kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112, 131: Giá bán chưa có thuế của hàng hóa đã bán Có TK 511: Giá bán chưa có thuế GTGT
Có TK 333 (33311): Thuế GTGT đầu ra (nếu có)
Khi tính và thanh toán tiền hoa hồng cho cơ sở nhận đại lý, kế toán ghi: Nợ TK 641: Khoản hoa hồng phải trả
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ của dịch vụ đại lý
Có TK 111, 112: Tổng giá thanh toán hoa hồng cho đại lý Xác định giá vốn của số hàng gửi đại lý đã xác định tiêu thụ:
Nợ TK 632: Trị giá thực tế của số hàng gửi bán Có TK 157: Trị giá thực tế của hàng gửi bán
3.2.2.2. Về tài khoản sử dụng
Với hàng hóa, kế toán đã làm tốt được việc mở các tài khoản chi tiết để theo dõi số lượng nhập – xuất – tồn. Tuy nhiên, các khoản phải thu khách hàng thì mới chỉ dừng lại ở số liệu tổng hợp. Vì thế kế toán nên mở thêm các tài khoản con, mở thêm
các sổ chi tiết để dõi. Việc theo dõi chi tiết các khoản phải thu sẽ giúp cho doanh nghiệp nắm được tình hình thu hồi công nợ của mình về thời gian, trị giá các khoản nợ; giúp công ty có các biện pháp thu nợ đúng thời hạn tránh tình trạng không thu hồi được nợ, tình trạng khách hàng trì hoãn việc thanh toán để chiếm dụng vốn, từ đó tăng nhanh vòng quay vốn cho công ty. Bên cạnh đó, việc theo dõi chi tiết các khoản phải thu sẽ giúp việc tổng hợp, báo cáo vào cuối kỳ của kế toán quản trị cho ban giám đốc được nhanh chóng và gọn nhẹ hơn, đảm bảo cho việc tính toán và trích lập các khoản nợ phải thu khó đòi được hợp lý.
Một số đề xuất liên quan đến việc mở sổ chi tiết để theo dõi các khoản nợ phải thu của khách hàng trên theo tiêu chí như:
Mở sổ theo dõi chi tiết theo thời hạn phải thu các khoản nợ đó như : các khoản thu có thời hạn dưới 15 ngày, các khoản thu có thời hạn từ 15 đến 30 ngày, các khoản thu có thời hạn từ 30 đến 60 ngày, các khoản phải thu có thời hạn từ 60 đến 90 ngày, các khoản phải thu có thời hạn trên 90 ngày... (mẫu sổ – phụ lục số 3.1).
3.2.2.3. Về hình thức chiết khấu thanh toán
Hiện nay công ty chưa áp dụng hình thức chiết khấu thanh toán, khả năng thu hồi nợ của công ty tương đối chậm. Để khuyến khích khách hàng thanh toán nợ trước và đúng hạn, công ty nên áp dụng hình thức chiết khấu thanh toán nhằm khuyến khích người mua thanh toán tiền hàng sớm hơn. Khi áp dụng hình thức này kế toán mở thêm TK 635 “Chi phí tài chính” để hạch toán.
Căn cứ vào biên bản thỏa thuận giữa công ty với khách hàng, kế toán ghi sổ theo định khoản :
Nợ TK 635: Phần chiết khấu thanh toán khách hàng được hưởng Nợ TK 111,112: Phần nợ thực thu của công ty
Có TK 131: Khoản nợ phải thu của khách hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.2.2.4. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Thời gian luân chuyển chứng từ từ bộ phận này sang các bộ phận khác của công ty là chậm nên đôi khi kế toán không kịp thời cập nhật thông tin. Nguyên nhân chính của tình trạng này là do sự cách xa về địa lý giữa phòng kế toán, phòng kinh doanh với
kho. Để khắc phục tình trạng này, mỗi bộ phận phải tự hoàn thiện để khi chứng từ đến sẽ thu thập thông tin ngay rồi chuyển qua bộ phận kế tiếp.
3.2.2.5. Về sổ sách kế toán
Cùng với việc áp dụng hình thức chiết khấu thanh toán, Công ty mở sổ chi tiết và sổ cái TK 635 để theo dõi các khoản chiết khấu thanh toán mà công ty khấu trừ cho khách hàng. Chiết khấu thanh toán được theo dõi chi tiết cho từng khách hàng và từng loại hàng bán. Việc theo dõi chi tiết các khoản giảm trừ doanh thu sẽ giúp cho công ty quản lý chặt chẽ hơn giai đoạn bán hàng, nâng cao hiệu quả tiêu thụ.
3.2.2.6. Về lập dự phòng phải thu khó đòi.
Nhằm phản ánh đúng tình hình kinh doanh của công ty, kế toán cần lập dự phòng phải thu khó đòi, đặc biệt khi nền kinh tế kém ổn định và các khoản nợ phải thu ở công ty phát sinh thường xuyên, có giá trị lớn thì việc lập dự phòng là rất cần thiết.
Trong quá trình theo dõi công nợ với khách hàng, kế toán cần phân loại, đánh giá để đưa ra những khoản thu đủ điều kiện xếp là phải thu khó đòi. Từ đó , xác định số dự phòng cần lập và có biện pháp thu hồi các khoản thu khó đòi đó.
Theo thông tư 228/2009/TT – BTC:
Điều kiện xác định khoản phải thu khó đòi:
Các khoản phải thu khó đòi được xác định khi đảm bảo các điều kiện sau:
- Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu, xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác.
Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu khó đòi theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất.
- Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi:
+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác.
+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng...) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn hoặc đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án, hoặc đã chết.
Kế toán phải dự kiến mức tốn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên. Trong đó:
Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng tới dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. + 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 năm trở lên.
Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, hoặc đang bị cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết.... thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.
Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng vào bảng kê chi tiết làm căn cứ hạch toán.
Sau khi xác định được khoản phải thu khó đòi và số trích lập dự phòng, kế toán sẽ tiến hành hạch toán với phương pháp hạch toán như sau:
* Chứng từ sử dụng:
+ Các chứng từ liên quan đến khoản phải thu khó đòi ( hóa đơn GTGT, hợp đồng kinh tế, bảng theo dõi công nợ....)
+ Bảng báo cáo tình hình công nợ phải thu với khách hàng đã quá hạn (phụ lục 3.2) + Bảng tổng hợp các khoản nợ theo thời gian và số dự phòng cần trích lập (phụ lục
3.3)
* Tài khoản sử dụng: TK 139 “Dự phòng nợ phải thu khó đòi” TK 139 có kết cấu như sau:
Bên Nợ:
- Hoàn nhập dự phòng - Xóa nợ phải thu khó đòi
Bên Có:
- Số dự phòng phải thu khó đòi được trích lập trong kỳ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Số dư bên Có: Số dự phòng phải thu khó đòi hiện có vào cuối kỳ.
Cuối mỗi kỳ, dựa vào tình hình theo dõi các khoản thu, kế toán sẽ tính toán số trích lập dự phòng phải thu khó đòi và xử lý các khoản phải thu khó đòi.
Năm đầu tiên, kế toán căn cứ bảng kê chi tiết các khoản nợ và số dự phòng cần trích lập, kế toán ghi :
Nợ TK 642: Số dự phòng cần trích lập
Có TK 139: Số dự phòng cần trích lập.
Các năm tiếp theo, cuối kỳ, sau khi tính toán, nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập kỳ này lớn hơn số dự phòng phải thu khó đòi hiện có, kế toán trích lập thêm số chênh lệch và ghi tăng vào tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 642: Số chênh lệch cần lập thêm kỳ này
Có TK 139: Số chênh lệc cần lập thêm kỳ này.
Trường hợp số dự phòng phải thu khó đòi cần lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng phải thu khó đòi hiện có, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch và ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp.
Nợ TK 139: Số chênh lệch phải hoàn nhập kỳ này
Có TK 642: Số chênh lệch phải hoàn nhập kỳ này.
Đối với các khoản nợ xác định là không thu hồi được, kế toán tiến hành xóa nợ và hạch toán như sau:
Nợ TK 642: Giá trị khoản nợ chưa trích lập dự phòng Nợ TK 139: Giá trị khoản nợ đã lập dự phòng
Có TK 131: Tổng giá trị khoản nợ phải thu .
Đồng thời theo dõi khoản nợ đã xử lý vào tài khoản ngoài bảng, ghi Nợ TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý”.
Khi thu hồi được khoản nợ đã xác định là không thu hồi được, kế toán ghi nhận phần giá trị đã thu hồi được:
Nợ TK 111,112: Giá trị nợ đã thu hồi được Có TK 711: Giá trị nợ đã thu hồi được.
Đồng thời, kế toán ghi giảm giá trị phần nợ khó đòi đã xử lý, ghi Có TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý”.
Kế toán theo dõi tình hình trích lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi trên: sổ cái TK 139 (phụ lục 3.4).