Hiện trạng tổ chức công tác quản lý lương và thuế TNCN tại Công ty

Một phần của tài liệu phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý tiền lương công ty cổ phần tập đoàn thành nam (Trang 30 - 31)

Công ty

Công ty cổ phần tập đoàn Thành Nam việc tổ chức quản lý lương một cách có hiệu quả là một vấn đề cần thiết của công ty để khuyến khích nhân viên làm việc hăng say và phù hợp với năng lực của mình; bên cạnh đó để góp phần giảm chi phí quản lý. Hiện nay quy mô chưa lớn, và không phát sinh nhiều nghiệp vụ nên quản lý các phân hệ kế toán nói chung và quản lý lương nói riêng đều bằng phềm mềm Exel. Ưu nhược điểm của phần mềm này như sau:

Ưu điểm:

Phần mềm Microsoft Office Excel sử dụng có nhiều tiện ích, rất phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Các chương trình tính toán quản lý lương được xử lý rất nhanh với điều kiện số bản ghi ít

Phần mềm Microsoft Office Excel có tốc độ lọc dữ liệu nhanh và rất dễ sử dụng trong trường hợp số bản ghi không nhiều lắm. Phần mềm này hiện nay đang được áp dụng phổ biến đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đồng thời doanh nghiệp không phải tốn nhiều chi phí để mua bản quyền của phần mềm.

Thực tế cho thấy mặc dù phần mềm Microsoft Office Excel sử dụng có nhiều tiện lợi nhưng các doanh nghiệp hiện nay đang dần từng bước áp dụng phần mềm Visual Foxpro. Lý do rất đơn giản vì các doanh nghiệp hiện đang thấy rất rõ những khuyết điểm mà phần mềm Microsoft Office Excel mang lại. Vậy

những khuyết điểm của phần mềm Microsoft Office Excel được thể hiện như sau:

Nhược điểm

Phần mềm excel hoạt động độc lập, không có sự kết nối dữ liệu vì thế không đáp ứng được tiêu chuẩn tin cậy của một hệ thống thông tin hoạt động tốt. chẳng hạn, khi có sự sửa chữa hoặc xoá danh mục nhân viên, rất có thể sẽ bỏ sót thông tin trong một tệp có liên quan nào đó, do việc cập nhật hoàn toàn là thủ công.

Phần mềm excel không có tính năng phân quyền, thông tin dễ dàng bị can thiệp trái phép bởi bất kỳ người dùng nào. Sự thiếu an toàn này có thể sẽ gây ra những thiệt hại khôn lường.

Việc tính toán hàng tháng dựa trên excel có thể mất thời gian tới vài ngày, sự chậm chạp này có thể gây nên việc thanh toán lương cho các cán bộ công nhân viên không kịp thời.Chưa có sự đồng bộ dữ liệu với các phân hệ kế toán khác trong đơn vị.

2.2.4. Các hồ sơ thu thập được tại Công ty:Hồ sơ cán bộ: Hồ sơ cán bộ:

Bảng lương tháng

Hình 4: Bảng lương tháng

Bảng trích nộp các khoản trích theo lương

Danh sách lao động và quỹ tiền lương trích nộp TNCN

Hình 6: Danh sách lao động và quỹ tiền lương trích nộp TNCN

Bảng chấm công:

2.3. GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI

Tên đề tài

Trong quá trình thực tập tại công ty em nhận thấy việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý lương sẽ có tính thực tiễn cao vì nó có thể giải quyết được những khó khăn nêu trên nên em đã chọn đề tài:” Phân tích thiết kế HTTT quản lý tiền lương” tại công ty cổ phần tập đoàn Thành Nam làm đề tài cho đồ án tốt nghiệp của mình

Ý nghĩa của đề tài

Từ việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý lương để đi đến 1 phần mềm vô cùng hữu ích đối với mọi doanh nghiệp trong điều kiện hiện nay. Nhờ những tiện ích của phần mềm này mà công việc tính lương, thu nhập cá nhân trở nên đơn giản, chính xác, linh hoạt, tiết kiệm chi phí, thời gian và nhân lực cho doanh nghiệp đồng thời nó còn được áp dụng rộng rãi cho các doanh nghiệp khác

Từ việc phân tích thiết kế HTTT quản lý tiền lương sẽ giúp chúng ta xây dựng phần mềm quản lý lương sẽ giúp cho công ty có thêm một công cụ quản lý lương hữu hiệu, phần mềm này thực hiện việc tính toán và chi trả lương cho nhân viên một cách chính xác và nhanh chóng, đồng thời đưa ra những báo cáo cần thiết về tiền lương sẽ giúp giám đốc công ty có những quyết định đúng đắn về tiền lương và chế độ đãi ngộ với nhân viên. Mặt khác lương là một công cụ vật chất hữu hiệu để khuyến khích nhân viên. Việc công ty trả lương đúng đắn, khen thưởng kịp thời sẽ tạo động lực mạnh mẽ cho nhân viên làm việc hăng say và gắn bó hơn với công ty.

Mục tiêu của đề tài

Quản lý lương là một việc làm cần thiết đối với mọi doanh nghiệp. Vì vậy việc phân tích thiết kế HTTT quản lý tiền lương để xây dựng phần mềm quản lý lương cho công ty sẽ cung cấp cho lãnh đạo công ty đặc biệt là bộ phận kế toán lương một công cụ tính lương hữu hiệu. Tính và trả lương cho công nhân viên một cách chính xác và kịp thời. Mặt khác chương trình được xây dựng cũng

nhằm đưa ra những báo cáo như bảng thanh toán lương và báo cáo thuế… Thông qua đó giúp cho lãnh đạo công ty có thể đánh gía được sự tích cực của người lao động trên khía cạnh đi làm đầy đủ, đúng giờ, tham gia làm thêm…

CHƯƠNG 3

XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN THÀNH NAM

3.1. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG:

3.1.1. Mục tiêu của hệ thống:

Tiền lương là yếu tố vô cùng quan trọng đối với bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất hay các doanh nghiệp thương mại và cung cấp dịch vụ. Việc quản lý tiền lương có hiệu quả có tác dụng to lớn đối với sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Trên cơ sở hệ thống hạch toán tiền lương hiện tại, cần xây dựng hệ thống mới khắc phục được những hạn chế của hệ thống cũ, và có nhiều sự trợ giúp hơn đối với công việc hạch toán của các nhân viên kế toán.

3.1.2. Mô tả bài toán và xác định yêu cầu:

Mô tả bài toán:

Công ty cổ phần tập đoàn Thành Nam quy định cách tính lương trong công ty như sau:

Công ty áp dụng cách tính lương cho mọi công nhân trong công ty là như nhau. Tức là mức lương nhân viên được hưởng phụ thuộc vào mức lương theo hợp đồng và mức lương phụ cấp chức vụ, tiền thưởng, tiền nghỉ tết, số ngày làm việc thực tế và những khoản thưởng, phạt, các khoản khấu trừ mà công nhân được hưởng. Các tham số này phụ thuộc vào chức vụ và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Ngoài ra để khuyến khích nhân viên làm việc, Công ty có thêm các khoản thưởng, phạt, phù hợp với chất lượng làm việc của cán bộ công nhân viên

Cách tính lương áp dụng trong công ty:

Công ty áp dụng hình thức trả lương 1 lần trong tháng.

Lương chính = mức lương theo hợp đồng * số ngày đi làm/số ngày Trong đó Bảo Hiểm bào gồnm BHXH, BHYT, BHTN

+ BHXH = 6% lương cơ bản + BHYT = 1.5% lương cơ bản + KPCĐ = 1% lương cơ bản + BHTN = 1%

Lương ngoài giờ = Mức lương theo hợp đồng/số ngày chuẩn*(số ngày làm thêm ngày nghỉ*1.5 + sô ngày làm thêm ngày lễ tết*2)

Tiền ăn ca = 20 000 đồng/ ngày* số ngày làm việc thực tế

Thu nhập chịu thuế TNCN = tổng thu nhập chưa tính thuế – 4000000 – sô người phụ thuộc * 160000 – các khoản giảm trừ

Thuê TNCN = Thu nhập chịu thuế * thuế suất

Tổng thu nhập chưa tính thuế = Lương cơ bản + lương ngoài giờ + Tiền ăn ca + Thưởng – BH, KPCĐ - Các khoản khấu trừ (Giảm trừ gia cảnh, làm từ thiện)

Với những người có mức thu nhập tính thuế > 0 sẽ có một mức thuế suất quy định theo khung chuẩn của bộ tài chính ban hành, để từ đó tính mức thuế thu nhập cá nhân mà cán bộ công nhân viên phải nộp cho cơ quan thuế.

Thuế thu nhập cá nhân = thuế suất* Tổng thu nhập

Biểu thuế TNCN

Bậc Tổng thu nhập 1 năm Thu nhập bình quân tháng /người Thuế suất

1 Đến 60.000.000 Đến 5.000.000 5 % 2 Trên 60.000.000 đến 180.000.0000 Trên 5.000.000 đến15.000.000 10 % 3 Trên 180.000.000 đến 300.000.000 Trên 15.000.000 đến25.000.000 20 % 4 Trên 300.000.000 đến 480.000.000 Trên 25.000.000 đến 40.000.000 30 % 5 Trên 480.000.000 Trên 40.000.000 40%

3.2. PHÂN TÍCH YÊU CẦU

+ Quản lý hồ sơ đối tượng trả lương.

+ Quản lý cách xác định thu nhập của người lao động.

+ Quản lý các phương pháp tính thuế thu nhập cho người lao động. + Quản lý các thông tin báo cáo:

Báo cáo thường xuyên: +Bảng lương tháng; + Báo cáo Cục Thuế; + Báo cáo Bảo hiểm; Báo cáo không thường xuyên:

+ Báo cáo theo yêu cầu của cán bộ

+ Báo cáo theo yêu cầu của các cơ quan chức năng khác

3.2.1. Các hồ sơ thu thập được:

+ hồ sơ cán bộ + Bảng chấm công + Bảng lương tháng

+ Bảng kê trích nộp BH, KPCĐ + Báo cáo thuế

+ Bảng phân bổ tiền lương + Danh sách các phòng ban

3.2.2. Mô hình nghiệp vụ của bài toánBiểu đồ ngữ cảnh:Biểu đồ ngữ cảnh: Biểu đồ ngữ cảnh:

Biểu đồ phân rã chức năng:

Hình 9: Biểu đồ phân rã chức năng

Mô tả chi tiết mức lá:

(1.1) Cập nhật hồ sơ cán bộ: Khi đơn vị tuyển thêm nhân sự mới, hoặc các cán bộ xin nghỉ việc, kế toán lương sẽ cập nhật những thông tin này vào hệ thống theo dõi nhân sự để kịp thời điều chỉnh lương.

(1.2) Cập nhật bảng chấm công: Các phòng ban gửi bảng chấm công của phòng ban mình tới bộ phận kế toán, tại đây kế toán lương sẽ tiến hành cập nhật các thông tin dữ liệu trên bảng chấm công để tính lương cho từng nhân viên

Hệ thống thông tin quản lý tiền lương 1.0 Cập nhật 2.0 Xử lý 3.0 Lập báo cáo 1.1 Cập nhật hồ sơ cán bộ 1.2 Cập nhật bảng chấm công 3.3 Lập báo cáo thuế thu nhập cá nhân 1.3 Cập nhật thông tin lương 2.3 Tính lương thực lĩnh 2.1 Tính bảo hiểm va kpcđ 3.2 Lập báo cáo bảo hiểm,kpcđ 2.2 Tính thuế thu nhập cá nhân 3.1 Bảng lương tổng hợp

(1.3) Cập nhật thông tin lương: Công việc này được thực hiện 1 lần ngay từ đầu hệ thống. Chỉ khi nào có sự thay đổi mới phải cập nhật lại. Các tham số gồm: mức lương theo hợp đồng, mức tiền điều chỉnh, tỷ lệ bảo hiểm, mức thuế TNCN.

(2.1) Tính bảo hiểm và kinh phí công đoàn: Căn cứ vào hệ số lương và mức lương cơ bản, kế toán lương sẽ tính được khoản BHXH, BHYT,BHTN, KPCĐ cần khấu trừ trong lương của cán bộ và cần nộp theo tỷ lệ đã quy định. số thuế cần nộp của mỗi người.

(2.2) Tính Thuế thu nhập cá nhân: Sau khi tính được các loại lương của cán bộ, kế toán lương tính được thu nhập của mỗi cán bộ, xác định những cán bộ cần nộp thuế và căn cứ vào biểu thuế TNCN, xác định được số thuế cần nộp của mỗi người.

(2.3) Tính lương thực lĩnh: Khi các dữ liệu đã được cập nhật xong, Cán bộ tiền lương sẽ tiến hành tính lương thực lĩnh cho các Cán bộ, bao gồm lương chính; lương làm thêm ngoài giờ và các khoản phụ cấp

(3.1) Lập bảng lương tổng hợp: Từ các thông tin đã cập nhật, kế toán lương tiến hành tổng hợp bảng lương tháng, gồm tất cả các loại lương.

(3.2) Báo cáo BHXH, BHYT, BHTN: Hàng tháng, kế toán lương tiến hành lập báo cáo BHXH,BHYT nộp cho cơ quan bảo hiểm để xác định số tiền cần nộp.

(3.3) Báo cáo thuế TNCN: Hàng năm, kế toán lương tiến hành lập báo cáo thống kê thu nhập nộp chi cục thuế, xác nhận số tiền cần nộp thuế TNCN của mỗi cá nhân trong đơn vị.

Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng

+ hồ sơ cán bộ + Bảng chấm công + Bảng lương tổng hợp

+ Bảng kê trích nộp BH, KPCĐ + Bảng phân bổ tiền lương

+ Danh sách các phòng ban + Biểu thuế thu nhập cá nhân + Thông tin lương

Ma trận thực thể dữ liệu :

Hình 10: ma trận thực thể

3.2.3. Mô hình khái niệm logic: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0

Hình 11: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 1.0 cập nhật 2.0 Xử lý 3.0 Báo cáo Cơ quan công đoàn Thủ quỹ Kế toán tông hợp

Cơ quan bảo hiểm

Bảng chấm công

Cập nhât thông tin lương

Thông tin

f Thông tin lương

b Bảng chấm công Báo cáo Báo cáo Báo cáo Báo cáo Chi cục thuế Báo cáo a Hồ sơ cán bộ d Bảng trích nộp kinh phí công đoàn e Bảng trích nộp thuế TNCN c Bảng lương tổng hợp

g Báo cáo trích nộp bảo hiểm và kpcd h

i

Báo cáo thuế TNCN Phòng ban H ồ s ơ c án b ộ Ban lãnh đạo B áo c áo i Danh sách phòng ban Phòng hành chính nhân sự

Các biểu đồ luồng dữ liệu mức 1

Biểu đồ của tiến trình 1.0 “Cập nhật thông tin”

Biểu đồ của tiến trình 2.0 “Xử lý”

Biểu đồ của tiến trình 3.0 “Báo cáo”

Mô hình khái niệm dữ liệu: Mô hình E – R:

+ Liệt kê, chính xác hóa, chọn lọc thông tin

Thông tin chính xác hóa của

các đặc trưng Viết gọn tên đặc trưng Đánh loại ở các bước

1 2 3

1. Hồ sơ cán bộ

STT STT X

Họ và tên Họ tên X

Ngày sinh Ngày sinh X

Giới tính Giới tính X

Quê quán Quê quán X

Chức vụ Chức vụ X

Phòng ban Phòng ban X

Ngày vào làm Ngày vào làm X

Lương theo hợp đồng Lương theo hợp đồng X

Trình độ Trình độ X

Số người phụ thuộc Số người phụ thuộc X

Nơi nhận Phòng ban X

Trưởng phòng hành chính Họ tên X

2. Bảng chấm công

Tháng năm Tháng năm chấm công X

Phòng ban Phòng ban X

STT STT X

Họ và tên Họ tên X

Số công làm ngày thường Số công làm ngày thường X

Số công làm ngày nghỉ Số công làm ngày nghỉ X

Sô công làm ngày lễ Số công làm ngày lễ tết X

Người chấm công Họ tên X

Người duyệt Họ tên X

3. Bảng lương

Tháng năm Tháng năm tính lương X

STT STT X

chức vụ Chức vụ X

Lương chính Lương chính X

Lương làm thêm Lương làm thêm X

Phụ cấp chức vụ Phụ cấp chức vụ X

Phụ cấp ăn trưa Phụ cấp ăn trưa X

Tiền thưởng Tiền thưởng X

BHYT, BHXH, KPCĐ BHXH, BHYT, KPCĐ X

Đóng góp từ thiện Đóng góp từ thiện X

Số tiền thực lĩnh Thực lĩnh X

Ghi chú Ghi chú X

Báo cáo lao động và tiền lương trích nộp thuế TNCN

Tháng năm nộp thuế Tháng năm nộp thuế X

Họ và tên Cán bộ X

Mã số thuế Mã số thuế X

Lương chính Lương chính X

Lương làm thêm Lương làm thêm X

Phụ cấp ăn trưa Phụ cấp ăn trưa X

Tiền thưởng Tiền thưởng X

Giảm trừ BH, KPCĐ Giảm trừ BH, KPCĐ X

Giảm trừ gia cảnh Số người phụ thuộc X

Đóng góp từ thiện Đóng góp từ thiện X

Người lập biểu Cán bộ X

Kế toán trưởng Cán bộ X

Giám đốc Cán bộ X

Thông tin lương

Tháng năm Tháng năm X

số tiền một bữa ăn trưa số tiền một bữa ăn trưa X

tỉ lệ BH, KPCĐ tỉ lệ BH, KPCĐ X

Mức thưởng Mức thưởng X

Đóng góp từ thiện Đóng góp từ thiện X

+Xác định các thực thể, thuộc tính và định danh của chúng:

Thực thể Thuộc tính

Định danh Thường

quán, chức vụ, mast, ngày vào làm, lương theo hợp đồng, trình độ, số người phụ thuộc

PHÒNG

BAN Mã phòng ban tên phòng ban

CHỨC VỤ Mã chức vụ Tên chức vụ, phụ cấp chức vụ

THUẾ Mã Số thuế Thuế suất, thu nhập chịu thuế, thuế

phải nộp THÔNG

TIN LƯƠNG

Tháng năm

Số tiền một bữa ăn trưa, tỉ lệ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, mức thưởng, đóng góp từ thiện

BẢNG

LƯƠNG Tháng năm

Lương chính, lương làm thêm, phụ cấp ăn trưa, phụ cấp chức vụ, tiền

Một phần của tài liệu phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý tiền lương công ty cổ phần tập đoàn thành nam (Trang 30 - 31)

Tải bản đầy đủ (DOC)

(77 trang)
w